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L'automatisation dans Wrike

Tableau 1. Disponibilité - Anciens plans

Free

Professionnel

Entreprise

Enterprise

Disponibilité : Business Héritage, Enterprise Héritage ; indisponibilité : Free Héritage, Professional Héritage ;

Tableau 2. Disponibilité

Free

Équipe

Entreprise

Enterprise

Pinnacle

Disponibilité : Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Indisponibilité : Free ;

Aperçu

L'automatisation de Wrike permet de réduire les tâches répétitives et manuelles, d'accélérer votre processus de travail et de minimiser le risque d'erreur humaine. Au lieu de gérer tout le travail par vous-même, vous et votre équipe pouvez utiliser l'automatisation de diverses actions dans les tâches, les projets et les éléments personnalisés dans Wrike.

L'automatisation est facile à utiliser et ne nécessite aucune expérience de codage pour créer des règles d'automatisation. Les règles ont une structure simple de type « LORSQUE …, ALORS … ». L'outil de création de règles d'automatisation vous guidera dans le processus. Il vous suffit d'indiquer à Wrike :

automation_in_wrike_overview_gimp_marker.png

  • Dans quel projet ou tâche appliquer la règle. 1

  • Quand déclencher la règle (l'instruction « QUAND »). 2

  • Les conditions additionnelles que le déclencheur doit réunir avant de déclencher la règle (instruction additionnelle « SI »). Cette étape est facultative. 3

  • Les commentaires à indiquer ou les abonnés à mentionner. 4

  • Quelle action découle du déclenchement de la règle (instruction « ALORS »). 5

Le flux de travail d'automatisation suit l'ordre suivant :

  1. Activation du Déclencheur : Le processus commence lorsqu'un événement déclencheur se produit (par exemple, "Le statut change en X").

  2. Vérification de la condition : Après l’activation du déclencheur, le système évalue si l’élément répond à la condition spécifiée (par exemple, «L’attributaire est Y»).

  3. Exécution de la règle : Si la condition est satisfaite, la règle s'exécute et l'action correspondante est effectuée. Sinon, aucune autre action n'est entreprise.

Notez que les conditions sont toujours évaluées après que le déclenchement se produise, et non avant ou simultanément.

Dans Wrike, l'automatisation est disponible à l'échelle du compte et à l'échelle de l'espace.

Règle à l'échelle du compte

Règle à l'échelle de l'espace

Gérée par

Les administrateurs et les propriétaire du compte

Les administrateurs d'espace

Éléments auxquels elle s'applique

  • Tâches et tous les éléments personnalisés basés sur des tâches au niveau du compte

  • Projets et tous les éléments personnalisés basés sur des projets au niveau du compte

  • Tâches

  • Projets

  • Éléments personnalisés au niveau de l'espace

  • Tous les éléments personnalisés au niveau du compte

Champ d'application

Jusqu'à 10 dossiers, projets et espaces spécifiques sur l'ensemble du compte

Jusqu'à 10 dossiersp et projets spécifiques sur l'ensemble de l'espace

Voici quelques exemples de règles d'automatisation :

  • LORSQUE les tâches (d'un projet donné) ne changent pas de statut 5 jours après avoir pris le statut « Changements en attente », ALORS @mentionner les chargés de mission et laisser un commentaire.

  • LORSQUE les projets (d'un espace donné) prennent le statut « Terminé », ALORS déplacer les projets dans le dossier « Archives ».

Limites et conditions

Limites de règles par type de compte

Note

Les règles d'automatisation créées pour les types d'éléments personnalisés sont prises en compte dans la limite totale des règles de votre compte.

Limites d'actions mensuelles

Une fois la limite atteinte, toutes les règles sont automatiquement désactivées. Wrike informe tous les administrateurs de compte par e-mail et nous envoyons également des alertes lorsque votre compte atteint 50 % et 10 % de la limite d'actions mensuelles.

Limites d'utilisation

  • Si une règle effectue plus de 200 actions par minute, elle est automatiquement désactivée.

  • Si une règle effectue plus de 100 actions par minute pendant cinq minutes consécutives, elle est désactivée.

Dans tous les cas, le créateur de la règle ou le propriétaire actuel reçoit une notification.

Configuration des règles

  • Chaque règle d'automatisation peut avoir un déclencheur (instruction « LORSQUE ») et jusqu'à 10 actions (instruction « ALORS »).

  • Il n'y a pas de limite quant au nombre de conditions additionnelles (instruction « SI »).

Bot d'automatisation

  • Les actions exécutées via l'automatisation apparaissent dans le flux de la tâche ou du projet avec le bot d'automatisation comme auteur. Cela s'applique également au rapport d'activité.

Conditions de déclenchement

Cas où les règles d'automatisation se déclenchent

  • Si vous disposez d'une automatisation au niveau du compte et d'une règle d'automatisation au niveau de l'espace avec le même ensemble de déclencheurs et de conditions, elles seront déclenchées indépendamment et effectueront les actions correspondantes.

  • Si vous modifiez manuellement ces éléments ou des règles actives existantes, les règles se déclencheront.

  • Si une règle cesse de fonctionner parce que ses paramètres d'origine ne sont plus valides (par exemple, le statut d'une tâche est supprimé), Wrike désactivera la règle et vous en informera par e-mail.

Cas où les règles d'automatisation ne se déclenchent pas

  • Les règles d'automatisation ne se déclenchent pas pour les tâches, projets ou éléments personnalisés créés ou modifiés via l’API.

    Il s'agit d'un comportement prévu pour éviter une surcharge causée par des mises à jour programmatiques à haut volume. Les outils pilotés par API peuvent générer beaucoup plus d'événements en peu de temps qu'un utilisateur humain. Nous vous recommandons d’intégrer toutes les actions nécessaires dans votre application personnalisée, car les automatisations Wrike ne s’exécutent pas sur ces modifications.

  • Les règles d’automatisation ne se déclencheront pas pour les tâches, projets ou éléments personnalisés créés via Excel import.

  • Les règles ne se déclencheront pas si des modifications sont apportées par la reprogrammation automatique des tâches. Les déclencheurs de date ne fonctionneront pas sur les éléments créés à partir de blueprints si une reprogrammation a été faite, y compris ceux initiés via des formulaires de demande.

  • Les règles ne seront pas déclenchées si plus de 29 éléments (tâches, projets ou éléments personnalisés) sont modifiés via des actions groupées.

  • Les règles ne se déclencheront pas si des modifications sont apportées par une autre règle d'automatisation. Exception : les règles utilisant les deux déclencheurs suivants peuvent être chaînées - elles peuvent déclencher d'autres règles avec le même déclencheur :

  • Les règles ne sont pas déclenchées par des modifications survenues avant la création ou l'activation de la règle.

Et après ?

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