L'automatisation dans Wrike
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise ; indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité : Team, Business, Enterprise, Pinnacle. ; Indisponibilité : Free ; |
L'automatisation de Wrike permet de réduire les tâches répétitives et manuelles, d'accélérer votre processus de travail et de minimiser le risque d'erreur humaine. Au lieu de gérer tout le travail par vous-même, vous et votre équipe pouvez utiliser l'automatisation de diverses actions dans les tâches, les projets et les éléments personnalisés dans Wrike.
L'automatisation est facile à utiliser et ne nécessite aucune expérience de codage pour créer des règles. Les règles ont une structure simple de type « LORSQUE …, ALORS … ». L'outil de création de règles d'automatisation vous guidera dans le processus. Il vous suffit d'indiquer à Wrike :
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Dans quel projet ou tâche appliquer la règle. 1
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Quand déclencher la règle (l'instruction « QUAND »). 2
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Les conditions additionnelles que le déclencheur doit réunir avant de déclencher la règle (instruction additionnelle « SI »). Cette étape est facultative. 3
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Les commentaires à indiquer ou les abonnés à mentionner. 4
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Quelle action découle du déclenchement de la règle (instruction « ALORS »). 5
Dans Wrike, l'automatisation est disponible à l'échelle du compte et à l'échelle de l'espace.
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Règle à l'échelle du compte |
Règle à l'échelle de l'espace |
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Gérée par |
Les administrateurs et les propriétaire du compte |
Les administrateurs d'espace |
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Éléments auxquels elle s'applique |
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Champ d'application |
Jusqu'à 10 dossiers, projets et espaces spécifiques sur l'ensemble du compte |
Jusqu'à 10 dossiersp et projets spécifiques sur l'ensemble de l'espace |
Voici quelques exemples de règles d'automatisation :
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LORSQUE les tâches (d'un projet donné) ne changent pas de statut 5 jours après avoir pris le statut « Changements en attente », ALORS @mentionner les chargés de mission et laisser un commentaire.
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LORSQUE les projets (d'un espace donné) prennent le statut « Terminé », ALORS déplacer les projets dans le dossier « Archives ».
Limites de règles par type de compte
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Comptes Team : jusqu'à 1 000 règles par compte
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Comptes Business Plus (et anciens comptes Business) : jusqu'à 2 000 règles
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Comptes Enterprise Standard (et anciens comptes Enterprise) : jusqu'à 3 000 règles
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Comptes Enterprise Pinnacle : jusqu'à 4 000 règles
Note
Les règles d'automatisation créées pour les types d'éléments personnalisés sont prises en compte dans la limite totale des règles de votre compte.
Limites d'actions mensuelles
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Comptes Team : 50 actions par mois et par siège utilisateur payant.
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Comptes Business Plus (et anciens comptes Business) : 200 actions par mois et par siège utilisateur payant
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Comptes Enterprise Standard (et anciens comptes Enterprise) : 1 000 actions par mois et par siège utilisateur payant.
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Comptes Enterprise Pinnacle : 1 500 actions par mois et par siège utilisateur payant.
Une fois la limite atteinte, toutes les règles sont automatiquement désactivées. Wrike informe tous les administrateurs de compte par e-mail et nous envoyons également des alertes lorsque votre compte atteint 50 % et 10 % de la limite d'actions mensuelles.
Limites d'utilisation
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Si une règle effectue plus de 200 actions par minute, elle est automatiquement désactivée.
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Si une règle effectue plus de 100 actions par minute pendant cinq minutes consécutives, elle est désactivée.
Dans tous les cas, le créateur de la règle ou le propriétaire actuel reçoit une notification.
Configuration des règles
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Chaque règle d'automatisation peut avoir un déclencheur (instruction « LORSQUE ») et jusqu'à 10 actions (instruction « ALORS »).
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Il n'y a pas de limite quant au nombre de conditions additionnelles (instruction « SI »).
Bot d'automatisation
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Les actions exécutées via l'automatisation apparaissent dans le flux de la tâche ou du projet avec le bot d'automatisation comme auteur. Cela s'applique également au rapport d'activité.
Conditions de déclenchement
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Si vous disposez d'une automatisation au niveau du compte et d'une règle d'automatisation au niveau de l'espace avec le même ensemble de déclencheurs et de conditions, elles seront déclenchées indépendamment et effectueront les actions correspondantes.
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Les règles d'automatisation actives ne se déclencheront pas pour les tâches, les projets ou les éléments personnalisés créés ou modifiés via l'API, les actions groupées ou une importation Excel.
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Les règles ne se déclencheront pas si des modifications sont apportées par la reprogrammation automatique des tâches. Les déclencheurs de date ne fonctionneront pas sur les éléments créés à partir de blueprints si une reprogrammation a été faite, y compris ceux initiés via des formulaires de demande.
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Si vous modifiez manuellement ces éléments ou des règles actives existantes, les règles se déclencheront.
Autres remarques
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Les règles ne seront pas déclenchées si plus de 29 éléments (tâches, projets ou éléments personnalisés) sont modifiés via des actions groupées.
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Les règles ne se déclencheront pas si des modifications sont apportées par une autre règle d'automatisation.
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Si une règle cesse de fonctionner parce que ses paramètres d'origine ne sont plus valides (par exemple, le statut d'une tâche est supprimé), Wrike désactivera la règle et vous en informera par e-mail.
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Les règles ne sont pas déclenchées par des modifications survenues avant la création ou l'activation de la règle.