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L'automatisation dans Wrike

Tableau 209. Disponibilité - Anciens plans


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L'automatisation de Wrike est un moyen simple de réduire la quantité de travail manuel répétitif, d'accélérer votre processus de travail et de minimiser le taux d'erreurs humaines. Ainsi, grâce à l'automatisation, au lieu de gérer tout le travail par vous-même, vous et votre équipe pouvez utiliser l'automatisation de diverses actions dans les tâches et les projets.

L'automatisation est facile à utiliser et ne nécessite aucune expérience de codage pour créer des règles. Les règles ont une structure simple de type « LORSQUE …, ALORS … ». L'outil de création de règles d'automatisation vous guide à travers le processus de création de règles. Il vous suffit d'indiquer à Wrike :

Automation-Automation_Rules.png
  • Les tâches ou les projets auxquels doit s'appliquer la règle 1

  • Quand déclencher la règle (instruction « LORSQUE ») 2

  • Les conditions que le déclencheur doit réunir avant de déclencher la règle (instruction additionnelle « SI »). Cette étape est facultative. 3

  • Quelle action doit être réalisée lorsque la règle est déclenchée (instruction « ALORS ») 4

Voici quelques exemples de règles d'automatisation :

  • LORSQUE les tâches (d'un projet donné) ne changent pas de statut 5 jours après avoir pris le statut « Changements en attente », ALORS @mentionner les chargés de mission et laisser un commentaire.

  • LORSQUE les projets (d'un espace donné) prennent le statut « Terminé », ALORS déplacer les projets dans le dossier « Archives ».

Informations importantes

  • Il y a une limite quant au nombre de règles que vous pouvez créer dans le compte : 1000 règles/compte pour les plans Team ; 2000 pour les plans Business Plus (et l'ancien Business) ; 3000 pour les plans Enterprise Standard (et l'ancien Enterprise) ; et 4000 pour les plans Enterprise Pinnacle. Les règles d'automatisation créées pour les types d'éléments personnalisés sont prises en compte dans la limite totale des règles d'un compte.

  • Il existe une limite mensuelle quant au nombre d'actions effectuées par automatisation dans le compte. Pour les comptes Business Plus (et anciens comptes Business), la limite est de 200 actions par siège utilisateur payé par mois. Pour les comptes Enterprise Standard (et anciens comptes Enterprise), elle est de 1 000 actions par siège utilisateur payé par mois et pour les comptes Enterprise Pinnacle, de 1 500 actions/siège utilisateur. Lorsque vous atteignez la limite, toutes les règles sont automatiquement désactivées et Wrike en informe tous les administrateurs de compte par e-mail. Wrike envoie également des notifications distinctes par e-mail à tous les administrateurs lorsque votre compte atteint 50 % puis 90 % de la limite d'actions mensuelles totales.

  • Il existe une limite quant au nombre d'actions effectuées par minute. Si une règle d'automatisation exécute plus de 200 actions par minute, elle sera automatiquement désactivée. D'autre part, si une règle d'automatisation exécute plus de 100 actions par minute pendant 5 minutes, elle sera également automatiquement désactivée. Dans les deux cas, le créateur de la règle, ou l'utilisateur à qui a été transférée la propriété de la règle, recevra une notification informant que la règle a été désactivée.

  • Chaque règle d'automatisation peut avoir un déclencheur (la commande SI) et jusqu'à 10 actions (la commande ALORS). Il n'y a pas de limite quant au nombre de conditions additionnelles (instruction SI).

  • Les actions exécutées via le moteur d'automatisation apparaissent dans le flux de la tâche ou du projet avec le bot d'automatisation comme auteur. Idem pour le rapport d'activité.

  • Les règles d'automatisation actives existantes ne seront pas déclenchées si les tâches ou les projets auxquels les règles doivent s'appliquer ont été initialement créés via une API, des actions groupées ou une importation Excel. Toutefois, si vous apportez ultérieurement des modifications manuelles à ces tâches ou projets ou vous modifiez les règles actives existantes, ces règles seront déclenchées par les éléments initialement créés via l'API, les actions groupées ou l'importation Excel. En outre, toutes les règles d'automatisation créées ou activées après la création initiale des tâches et des projets via l'API, les actions de masse ou l'importation Excel seront également déclenchées.

  • Les règles d'automatisation ne sont pas déclenchées si les modifications des tâches ou des projets sont effectuées par une autre règle d'automatisation.

  • Si la règle que vous avez créée cesse de fonctionner car ses paramètre initiaux ne sont plus applicables, Wrike désactive automatiquement la règle et vous en informe par e-mail. Par exemple, si le statut d'une tâche ou d'un projet dont dépend le déclencheur de la règle est supprimé du compte, la règle est désactivée.

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