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Étape 2 : Configurer votre espace de travail

Configuration de votre profil

Un profil personnalisé et à jour ajoute une touche personnelle à la collaboration en ligne.
Personnalisez ces 3 éléments pour mettre à jour l’apparence de votre espace de travail :

  1. Personnalisez votre profil : téléchargez votre avatar, saisissez votre fonction, le nom de l’entreprise et d’autres informations. Des informations de profil à jour sont vitales pour la collaboration d’équipe en ligne.
  2. Choisissez le thème de l’espace de travail. Noir ou blanc, léopard ou safari - adaptez Wrike à vos préférences. Le thème choisi s’appliquera uniquement à votre espace de travail personnel.
  3. Consultez les paramètres de notification. Toutes les notifications d’e-mail et de produits sont activées par défaut. Vous pouvez les modifier afin de ne recevoir d’e-mails que pour les modifications que vous souhaitez suivre. Si vous débutez avec Wrike, nous vous recommandons de laisser les paramètres par défaut. Après quelques semaines, vous pourrez y revenir pour peaufiner les notifications.

Administration basique du compte

Mettez à jour les paramètres de compte qui affecteront tous les espaces de travail de votre équipe :

  1. Téléchargez le logo de votre entreprise pour un espace de travail et des notifications par e-mail qui en portent la marque.
  2. Ajoutez les jours fériés de votre pays à l’agenda par défaut de l'équipe.

Organisation de votre travail avec des espaces et des dossiers

Définition des espaces

Les espaces sont des pôles qui concentrent tous les éléments de travail liés à un thème. Votre compte dispose d’un espace d’équipe public par défaut accessible à tous les membres de votre compte et de votre espace personnel où vous pouvez conserver votre travail privé.

Pour commencer, utilisez l’une de ces règles générales pour configurer la structure de votre espace. Vous pourrez toujours la modifier plus tard pour mieux adapter les processus de votre équipe :

  1. Les petites équipes peuvent gérer tous leurs projets dans l’espace d’équipe.
  2. Si vous avez plusieurs équipes, aménagez un espace pour chacune d’elles (par exemple : marketing, design, RH, informatique).
  3. Si votre travail est organisé par client, configurez un espace pour chaque client.
  4. Si vous avez des dizaines de clients, regroupez-les par région, taille ou importance et créez un espace pour chacun de ces groupes.

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Configuration de la structure des dossiers

Les dossiers vous aident à classer vos tâches et projets dans les espaces, par exemple par région, type de travail, sprint, etc. Par ailleurs, les dossiers peuvent être utilisés comme étiquette pour classer vos tâches ou projets pour un accès rapide, car une tâche peut être placée dans plusieurs dossiers à la fois. Vous pouvez coder les noms de dossier par couleur pour que vos étiquettes se démarquent visuellement.

Tags.png

Conseil de Wrike : nous vous recommandons fortement d’ajouter les dossiers suivants à votre compte :

Dossier d'archives : utilisez ce dossier pour stocker les éléments de travail terminés ou obsolètes. En savoir plus
Dossier base de connaissances : remplissez ce dossier avec des tâches contenant les règles d’utilisation de Wrike et les réponses aux questions les plus fréquentes de votre équipe. En savoir plus
Dossier de modèles : ajoutez-y des modèles de dossier et de projet. Créez un sous-dossier pour conserver des modèles de tâche individuels. Si vous êtes un abonné Business ou supérieur, nous vous recommandons d’activer Blueprints dans Labs. Blueprints est une nouvelle section (sous-arborescence) dans Wrike qui vous permet de créer des projets et des tâches sans interrompre le travail en cours.

Lancement de nouveaux projets

Que vous lanciez un nouveau produit, rédigiez un livre numérique ou prépariez une conférence, vous gérez un projet. Utilisez des projets pour gérer un groupe de tâches faisant partie d’un objectif plus large et ayant une date d’échéance. Voici un guide étape par étape sur la façon de lancer un nouveau projet à partir de zéro :

  1. Créez un projet en cliquant sur le bouton « + ». Remplissez le titre du projet, les dates d’échéance et le propriétaire du projet et choisissez la vue par défaut pour vos tâches (Liste, Tableau agile, Tableau ou Diagramme de Gantt).
  2. Remplissez votre projet avec des tâches. Considérez celles-ci comme des éléments d’action devant être exécutés pour atteindre un objectif de projet.
  3. Assignez les tâches aux utilisateurs. Idéalement, les tâches doivent être suffisamment petites pour être assignées à une seule personne. Sinon, pensez à diviser les tâches en sous-tâches et assignez chacune d’elles.
  4. Planifiez les tâches une par une ou en utilisant les modifications en masse.
  5. Passez au diagramme de Gantt pour visualiser votre planning. Assurez-vous d'avoir configuré des durées correctes pour chaque tâche et reprogrammez les tâches si nécessaire.
  6. Configurez les dépendances. Les dépendances vous aident à comprendre la manière dont les tâches sont interconnectées. Lorsque vous reprogrammez une tâche avec des dépendances, toutes les tâches dépendantes sont automatiquement reprogrammées. Une fois la tâche terminée, le chargé de mission de la tâche dépendante reçoit une notification lui indiquant qu'il peut commencer à travailler sur sa tâche.
  7. Convertissez les tâches clés en jalons. Les jalons sont utilisés comme points de référence pour marquer un événement majeur ou une décision rendue par la direction concernant un projet. Lorsque vous reprogrammez des tâches dépendantes sur le diagramme de Gantt, les jalons ne sont pas reprogrammés automatiquement.
  8. Si vous exécutez des projets répétitifs, vous pouvez l’enregistrer en tant que modèle, puis le dupliquer pour des projets ultérieurs.

Il existe plusieurs façons de suivre l’avancement du projet :

  1. Comprendre les priorités du projet à l’aide du tableau de bord du projet.
  2. Utiliser l’outil de mesure de progression de projet intégré qui calcule automatiquement la progression de votre projet en fonction des métriques sélectionnées et le met à jour en temps réel. (disponible pour les abonnements Business et supérieurs.)
  3. Créer un rapport basé sur les statuts du projet pour vérifier rapidement sa progression à travers tous les projets de votre équipe ou de votre entreprise. (Disponible pour les abonnements Business et supérieurs.)

Après avoir terminé de travailler sur le projet, marquez-le comme terminé et déplacez-le dans le dossier d'archives dédié.

Pour aller plus loin

Cours Wrike Discover :

Webinaires d’accueil :

Messages de la communauté :

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