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Étape 2 : Apprendre les principes fondamentaux

Aperçu

Maintenant que vous avez appris à naviguer dans votre compte, voyons maintenant comment vous pouvez utiliser Wrike pour organiser votre travail.

Les composantes principales de Wrike

Les espaces, les dossiers, les projets et les tâches sont les composantes principales de Wrike. Utilisez-les pour organiser votre travail, suivre vos actions et collaborer avec votre équipe.

Les tâches

Les tâches dans Wrike sont idéales pour organiser des éléments de courte durée ou d'une seule étape que vous pourrez visualiser comme les éléments d'un objectif plus large.

Les projets

Les projets sont des initiatives en plusieurs étapes avec un objectif clair et une date d’échéance. Utilisez-les lorsque vous avez besoin de suivre le statut de l'ensemble d'un projet, pas seulement des tâches individuelles.

Les dossiers

Les dossiers vous permettent de regrouper des tâches ou des projets connexes, par exemple par région ou type de travail (sur le même principe que le stockage des fichiers sur votre ordinateur).

Les espaces

Les espaces permettent de regrouper vos éléments de travail (tâches, projets et dossiers) dans un dossier racine, par exemple par équipe, client ou type de projet. Ils facilitent le regroupement des différents éléments utilisés par la même équipe et la navigation entre ces derniers.

Les éléments personnalisés

Sur certains comptes, vous pourrez également utiliser des éléments personnalisés. Ils sont basés sur des tâches et des projets, créés à partir de types d'éléments personnalisés et adaptés aux besoins de votre organisation ou de votre équipe. Mais la façon d'interagir avec eux dans l'espace de travail est pratiquement la même qu'avec les tâches et les projets classiques.

Les vues disponibles dans Wrike

Vous avez plusieurs options pour visualiser les dossiers, les projets ou les espaces : les vues Tableau, Tableau agile, et le Diagramme de Gantt en sont quelques exemples 1. Les options disponibles apparaissent après avoir cliqué sur un dossier, un projet, ou un espace.

La vue Tableau présente les données dans un format similaire à celui d'un tableur, la vue Tableau dans un tableau de type Kanban, tandis que le Diagramme de Gantt représente les calendriers de projet de façon visuelle. Chacune de ces vues offre donc un moyen unique de visualiser le même ensemble de tâches.

GS_Step_2-Views.png

Les filtres 2 déterminent les tâches que vous voyez. Par défaut, vous ne voyez que les tâches actives, mais vous pouvez modifier vos filtres à tout moment. Vous pouvez par exemple définir vos filtres pour visualiser les tâches terminées, les tâches assignées à une certaine personne ou les tâches programmées pour la semaine en cours. Vous pouvez détailler vos données exactement comme vous le souhaitez en appliquant plusieurs filtres et en enregistrant la configuration sélectionnée dans un préréglage. Il existe de nombreuses options de filtre et, si vous ne trouvez pas de tâche dans une liste, vérifiez bien les filtres que vous avez appliqués.

GS_Step_2-Filters.png

Vue

Utilisez-la pour 

Vue Tableau agile

  • Voir les tâches regroupées par statut dans un tableau de type Kanban.

  • Utiliser un glisser-déposer pour modifier les statuts des tâches.

  • Visualiser les vignettes des pièces jointes sans avoir à cliquer sur les tâches.

Vue Tableau

  • Gérer les données dans un format tableur pour obtenir une vue d’ensemble des attributs des éléments.

  • Ajouter, modifier et supprimer des champs personnalisés pour suivre des mesures telles que le budget, les KPI ou les points historiques.

Diagramme de Gantt

  • Visualiser la planification des projets.

  • Reprogrammer des tâches par glisser-déposer.

  • Créer des jalons et des dépendances de tâches.

  • Créer et partager des instantanés de projet.

Vue Fichiers

  • Obtenir une vue d’ensemble de tous les fichiers joints aux tâches dans un espace, un dossier ou un projet.

  • Trier ou filtrer les fichiers pour trouver ce dont vous avez besoin.

  • Ouvrir ou télécharger des fichiers.

Vue Flux

  • Suivre les mises à jour (nouveaux commentaires, réassignations, reprogrammations, etc.) liées aux tâches et aux sous-tâches qui sont incluses dans l’espace, le projet ou le dossier sélectionné.

Vue Statistiques

  • Visualiser des données en rapport avec les tâches sous forme d'infographie facile à interpréter.

  • Utiliser des diagrammes automatiquement mis à jour toutes les 15 minutes avec les données les plus récentes (pas besoin de créer de nouveaux rapports ni d'extraire de nouvelles informations).

Vue Journal

  • Visualiser les entrées du journal de toutes les tâches et les sous-tâches d'un dossier, d'un projet, ou d'un espace particulier.

Les types de vues dans Wrike

Les vues Wrike permettent aux utilisateurs de personnaliser, de filtrer, de trier et d'enregistrer des paramètres de vue afin de créer l'espace de travail qui leur convient le mieux. Wrike propose deux types de vues : les vues principales et les vues personnalisées.

GS_Step_2-View_Settings.png

Les vues principales

Vous pouvez configurer un ensemble de vues spécifiques pour chaque projet, dossier et espace et les convertir en vues principales pour vos équipes.

Les vues personnalisées

Avec les vues personnalisées vous pouvez créer et enregistrer plusieurs vues adaptées à un objectif spécifique ou une vue de travail. Vous pouvez enregistrer des paramètres de vue, comme ceux liés au filtrage et au tri, et les partager avec l'équipe sans que cela ne vous demande d'effort supplémentaire.

Les fonctionnalités et concepts de base de Wrike

Vous pouvez utiliser les fonctionnalités principales ci-après dans l'ensemble de votre compte Wrike. Familiarisez-vous avec elles pour tirer le meilleur parti de votre espace de travail.

Fonctionnalité

Sert à

Boîte de réception

Suivre les mises à jour importantes (comme les nouvelles tâches qui vous sont assignées), les commentaires vous @mentionnant et les notifications sur l’accès aux nouveaux éléments de travail

Tableaux de bord

Suivre la progression du travail

Partage

Donner accès aux éléments de travail

Suivi

S’abonner aux notifications sur les mises à jour

Assignation

Désigner une personne comme responsable de la réalisation et de la finalisation d'une tâche. Lorsque vous assignez une tâche ou un projet à quelqu’un, vous le partagez avec cette personne, qui commence suivre les mises à jour de cet élément.

Fonctionnalités disponibles pour les abonnements Business et Enterprise

Formulaires de demande

Simplifier la réception du travail issu des parties prenantes internes et externes

Rapports

Analyser les résultats d'un projet et la performance d’une équipe

Flux de travail personnalisés

Mapper les étapes des processus de travail

Champs personnalisés

Suivre les indicateurs importants tels que les budgets, les KPI ou les points de story

Calendriers

Visualiser les tâches et les projets sur les calendriers

Suivi du temps

Suivre le temps passé sur les tâches

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