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Champs personnalisés

Les champs personnalisés sont disponibles sur les comptes Business et supérieurs. Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateur, peuvent créer et gérer des champs personnalisés.

10 minutes de lecture

Aperçu

Utilisez les champs personnalisés pour suivre et enregistrer des informations au niveau des tâches, des dossiers, des projets ou des espaces. Dès que vous entrez des données dans un champ personnalisé, celui-ci apparaît dans la vue Tableau, dans la vue Tâche, et dans les panneaux d'informations des dossiers, des projets et des espaces. Utilisez les paramètres de partage pour maintenir privées les données des champs personnalisés ou partager des champs avec les membres de l'équipe pour leur permettre de disposer des mêmes informations.

Les champs personnalisés sont disponibles pour les utilisateurs réguliers et externes sur les comptes Wrike Business et supérieurs. Les collaborateurs ne peuvent pas créer, modifier ou remplir de champs personnalisés.

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Informations importantes

  • Vous pouvez ajouter des champs personnalisés aux dossiers, projets ou espaces individuels, ou à des chaînes de dossiers/projets et de sous-dossiers/sous-projets.
  • Vous pouvez ajouter à un dossier, un projet ou un espace autant de champs personnalisés que vous le souhaitez.
  • Utilisez les filtres pour afficher les tâches selon les critères des champs personnalisés.
  • Si vous exportez un dossier, un projet ou un espace vers Excel, les champs personnalisés et leurs valeurs seront automatiquement exportés.

Créer, ajouter et visualiser des champs personnalisés

Créer un champ personnalisé

  1. Sélectionnez un dossier, un projet ou un espace dans le panneau de navigation de gauche de l’espace de travail.
  2. Basculez vers la vue Tableau. 1
  3. Cliquez sur le signe « + » 2 , à droite du tableau.
  4. Tapez le nom de votre nouveau champ et appuyez sur la touche « Entrée » de votre clavier.
  5. Spécifiez les propriétés du champ dans la fenêtre contextuelle. Vous avez la possibilité de :
    • Modifier le nom du champ 3
    • Choisir un type de champ 4
    • Utiliser l'agrégation par défaut (disponible pour les champs personnalisés avec des valeurs numériques : nombres, pourcentages, devises et durées)
    • Sélectionner l'emplacement où doivent être appliqués les champs personnalisés 5
    • Désigner la personne avec laquelle le champ doit être partagé 6
  6. Cliquez sur « Créer ».

Votre champ personnalisé est créé et ajouté aux emplacements que vous avez spécifiés lors de l'étape 5.

Custom_Fields_-_Create_Field_Popup.png

Ajouter un champ personnalisé existant

Lorsqu'un champ personnalisé est créé, tout utilisateur avec qui le champ est partagé peut
  • L'ajouter à des dossiers, des projets ou des espaces complètement indépendants (faites cela pour réutiliser un champ existant).
  • L'ajouter à des sous-dossiers/sous-projets (faites cela si vous savez que le champ est partagé avec vous, mais que vous ne pouvez pas le voir automatiquement).

Pour ajouter un champ personnalisé existant

  1. Sélectionnez un dossier, un projet ou un espace dans le panneau de navigation de gauche de l’espace de travail.
  2. Basculez vers la vue Tableau.
  3. Cliquez sur le signe « + » qui apparaît à droite du tableau.
  4. Commencez à saisir le nom du champ personnalisé que vous souhaitez ajouter.
  5. Sélectionnez le champ personnalisé lorsqu’il s’affiche dans la liste déroulante.

Voir un champ personnalisé

Pour afficher un champ personnalisé :

  • Le projet ou le dossier où le champ personnalisé est visible doit être partagé avec vous (vous devez y avoir accès).
  • Le projet ou le dossier auquel le champ personnalisé est ajouté* doit être partagé avec vous (vous devez y avoir accès).
  • Vous devez être membre d'un espace dans lequel le champ personnalisé est ajouté ou visible.
  • Le champ personnalisé doit être partagé avec vous.

*Le dossier, le projet ou l'espace auquel un champ est ajouté peut être différent du dossier, projet ou espace dans lequel il est visible. Par exemple, si un champ est ajouté à un dossier/projet parent, il peut être visible dans tous ses sous-dossiers/sous-projets. Dans ce cas, un utilisateur doit avoir accès au dossier/projet auquel le champ est ajouté afin de pouvoir le voir dans un sous-dossier/sous-projet.

Paramètres du champ

Type de champs personnalisés

Utilisez les types de champ pour désigner le type d'information pouvant ou devant être saisi dans un champ personnalisé. Il existe neuf types de champ :

Type de champType de donnéeSuggestion de cas d'utilisation
Textetexte ou valeur numériquepour entrer des données en formats multiples
Liste déroulanteles utilisateurs sélectionnent une entrée dans une liste d'options spécifiées par le créateur du champpour limiter les sélections à des options spécifiques
Case à cocherles utilisateurs cochent ou décochent une casepour trier des données en fonction de critères oui/non
Nombrevaleurs numériques (nombre de décimales prédéfinis)pour travailler avec des valeurs numériques
Pourcentagele symbole % s'ajoute automatiquementpour analyser des données sous forme de pourcentage
Devisele symbole de la devise spécifiée s'affiche pour analyser des dépenses ou travailler sur des budgets
Duréeles utilisateurs indiquent le nombre d'heures prévues pour terminer une tâche, dossier ou projetpour voir immédiatement la durée prévue d'un projet
Datedatespour ajouter des dates importantes à une tâche, dossier ou projet (outre les dates de début et de fin)
Utilisateurssélectionnez un ou plusieurs utilisateurs à partir d'une liste prédéfinie d'utilisateurs ou un utilisateur membrepour associer des utilisateurs à une tâche, dossier ou projet
Multi-sélection*les utilisateurs sélectionnent plusieurs entrées dans une liste d'options spécifiées par le créateur du champpour sélectionner plusieurs options dans un ensemble d'options prédéfini
FormuleCe champ présente les résultats de la formule personnalisée que vous avez créée. Lorsque vous créez une formule, vous pouvez utiliser les types de champ suivants : nombre, devise, pourcentage, durée et date.Utilisez-la lorsque vous avez besoin de calculer des valeurs personnalisées.

 

*Les champs personnalisés multi-sélection ne peuvent être créés que dans la gestion des champs personnalisés et dans la vue Tableau. Les données saisies dans ce type de champ peuvent être modifiées depuis la vue Tableau et la vue Tâche.

Appliquer des champs personnalisés à certains niveaux de dossier

Lorsque vous créez ou modifiez un champ personnalisé, vous pouvez choisir les niveaux auxquels il doit s'appliquer. Appliquer le champ aux :

  • Espaces, dossiers, projets, tâches et sous-tâches pour ajouter le champ aux dossiers, projets, tâches et sous-tâches associés. Cette option est sélectionnée par défaut.
  • Dossiers et projets pour ajouter le champ aux sous-dossiers et sous-projets associés, mais pas aux tâches et sous-tâches.
  • Projets pour uniquement ajouter le champ aux sous-projets associés.

Custom_Fields_-_Apply_field_to.png

Partager un champ personnalisé

Vous pouvez partager un champ personnalisé indépendamment de la personne avec laquelle un espace, un dossier ou un projet est partagé. Une personne peut avoir accès à un espace, un dossier ou un projet (et aux tâches qui s’y trouvent), mais si un champ personnalisé n’est pas partagé avec elle, elle ne pourra pas le voir.

Comment partager un champ personnalisé

  1. Créez un champ personnalisé ou modifiez un champ personnalisé existant.
  2. Cliquez sur l'option de partage au bas de la fenêtre contextuelle contenant les propriétés du champ.
  3. Partagez le champ avec les utilisateurs qui doivent y avoir accès. La configuration de partage par défaut d'un champ personnalisé est « Partagé avec tous ».

Custom_Fields_-_Share_a_field.png

Implication du partage

L'implication du partage d'un champ personnalisé dépend de la possibilité ou non, pour un utilisateur, d'accéder au dossier, au projet ou à l'espace dans lequel le champ est visible.

Option 1 : partager un champ contenant des données ou comme modèle

Les utilisateurs avec qui le dossier, le projet ou l'espace est partagé peuvent :

  • Voir les données du champ qui ont été saisies pour les éléments du dossier, du projet ou de l'espace
  • Ajouter le champ personnalisé comme modèle (voir plus bas)

Option 2 : partager le champ comme modèle

Pour les utilisateurs n'ayant pas accès au dossier, au projet ou à l'espace auquel le champ est ajouté, ce dernier est partagé comme modèle. Ces utilisateurs :

  • N'ont toujours pas la possibilité d'accéder aux dossiers, projets ou espaces auxquels le champ a été ajouté. Les paramètres de partage des champs personnalisés ne modifient pas les paramètres de partage d'un espace, d'un dossier ou d'un projet.
  • Ne voient pas automatiquement le champ personnalisé dans les sous-dossiers ou sous-projets associés, mais peuvent l'ajouter en cliquant sur l'icône « + » 1 à droite du tableau et en le sélectionnant dans le menu déroulant du champ personnalisé 2. Une fois le champ ajouté, les données du champ qui ont déjà été saisies pour les tâches du sous-dossier ou du sous-projet s’affichent.
  • Peuvent ajouter un champ personnalisé ayant le même nom et les mêmes propriétés que les vôtres à leurs propres dossiers, projets ou espaces. Toutefois, aucune donnée des cellules de votre champ ne leur sera transférée.

Custom_Fields_-_Share_as_template.png

Modifier un champ personnalisé

  1. Sélectionnez un dossier, un projet ou un espace dans le panneau de navigation de gauche de l’espace de travail.
  2. Basculez sur la vue Tableau.
  3. Passez le pointeur sur le nom du champ personnalisé que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante apparaissant à droite du nom du champ.
  5. Sélectionnez « Modifier le type de colonne »

Les propriétés du champ s'affichent dans une fenêtre contextuelle, où vous pouvez modifier le nom de votre champ, le type, l'emplacement d'application et les bénéficiaires du partage. Cliquez sur « Enregistrer » pour appliquer vos modifications.

Historique des champs personnalisés

L'historique des champs personnalisés est accessible aux utilisateurs habituels et externes des comptes Business et supérieurs et peut être activé depuis Wrike Labs par les administrateurs de comptes. Il s'agit d'une fonctionnalité expérimentale qui peut donc présenter des erreurs ; elle est susceptible d'être modifiée et peut être interrompue à tout moment. N’hésitez pas à utiliser les liens de commentaires sur Wrike Labs pour donner votre avis sur cette fonction bêta.

Utilisez l'historique des champs personnalisés pour savoir comment ont évolué les valeurs des champs personnalisés au fil du temps. Dès qu'un administrateur active l'historique des champs personnalisés dans Labs, tous les utilisateurs réguliers et externes peuvent le voir dans la vue Tâche et les panneaux d'informations des dossiers/projets.

Activer l'historique des champs personnalisés

Les administrateurs de comptes peuvent activer l'historique des champs personnalisés depuis Labs.

  1. Accédez à Wrike Labs.
  2. Faites défiler jusqu’à « Historique des champs personnalisés ».
  3. Cliquez sur « Activer ».

Utiliser l'historique des champs personnalisés

  1. Ouvrez la vue Tâche ou le panneau d'informations d'un dossier/projet.
  2. Si vous ne voyez pas les champs personnalisés, cliquez sur l'icône carrée dans la barre d'outils en haut de la fenêtre pour les agrandir.
  3. Passez le curseur sur le champ personnalisé dont vous voulez consulter les valeurs précédentes.
  4. Cliquez sur l'icône de l'horloge.
  5. Dans la fenêtre superposée qui s'ouvre, vous verrez :
    • Toutes les valeurs qui ont été saisies dans le champ. Elles apparaissent dans l'ordre chronologique : les valeurs les plus anciennes apparaissant en haut.
    • Le nom de l'utilisateur ayant saisi une valeur.
    • La date de la modification.

Regrouper des champs personnalisés

Vous pouvez rendre visible un champ personnalisé ajouté à un sous-dossier ou sous-projet dans son dossier ou projet parent. Pour cela :

  1. Cliquez sur l’icône engrenage dans l'angle supérieur gauche du tableau.
  2. Cochez ou décochez la case à côté du nom de la colonne que vous souhaitez afficher ou masquer.

Vous pourrez afficher et modifier les données du champ pour le dossier/projet parent et toutes les tâches et sous-dossiers/sous-projets de celui-ci. Remarque : le champ ne sera pas visible dans la vue Tâche ni dans le panneau d'informations des projets ou dossiers des éléments où le champ n'a pas été explicitement ajouté.

Synthétiser des données de champs personnalisés

Les utilisateurs réguliers peuvent activer la synthèse des données des champs personnalisés pour les projets et les dossiers. 

Vous pouvez synthétiser les données de champs de nombre, de pourcentage, de devise et de durée dans le panneau d'informations d'un projet/dossier et depuis la vue Tableau.

Lorsque vous activez la synthèse des données d'un champ personnalisé d'un projet :

  • Wrike extrait toutes les valeurs de ce champ personnalisé présent dans les sous-projets/sous-dossiers*, les tâches et les sous-tâches du projet ou du dossier ; en calcule automatiquement la somme ou la moyenne et introduit le résultat dans le champ personnalisé du projet ou du dossier.
  • Wrike calcule la valeur d'ensemble du projet/dossier, correspondant à la somme ou à la moyenne des valeurs, selon l'agrégation par défaut choisie pour ce champ personnalisé.
  • Si vous, ou d'autres utilisateurs, avez précédemment saisi dans le cadre du projet/dossier, une valeur de façon manuelle pour ce champ personnalisé, celle-ci sera effacée et remplacée par la valeur de synthèse.
  • Vous ne pourrez pas modifier le champ personnalisé du projet/dossier tant que vous ne désactivez pas la synthèse des données.

*Les valeurs des sous-projets sont prises en compte seulement si elles ont été saisies manuellement. Si la valeur du champ personnalisé du sous-projet a également fait l'objet d'une synthèse, elle ne sera pas prise en compte.

Pour synthétiser les données d'un champ personnalisé d'un projet/dossier :

  1. Sélectionnez un projet/dossier dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Ouvrez le panneau d'informations du projet/dossier.
  3. Survolez le champ personnalisé dont vous souhaitez synthétiser les données.
  4. Cliquez sur l'icône « Agréger les valeurs des sous-niveaux »Custom_Fields_-_Rollup_Button.png*.

La valeur de synthèse apparaît automatiquement dans le champ personnalisé du projet/dossier. Pour désactiver la synthèse des données pour ce projet/dossier, il vous suffit de cliquer de nouveau sur l'icône de l'étape 4 et vous pourrez de nouveau modifier le champ personnalisé.

*Si vous ne voyez pas l'icône de synthèse, cela veut dire que l'agréation par défaut de ce champ personnalisé est configurée sur « Aucune ». Vous devez la configurer sur « Somme » ou « Moyenne ».

Pour activer ou désactiver la synthèse de données pour plusieurs projets :

  1. Dans le panneau de navigation de gauche, sélectionnez un dossier, un projet, ou un espace contenant tous les projets pour lesquels vous souhaitez activer ou désactiver la synthèse.
  2. Basculez sur la vue Tableau.
  3. Cliquez sur l'icône de la flèche déroulante à côté du nom du champ que vous souhaitez synthétiser.
  4. Dans le menu qui apparaît, survolez « Synthèse »*.
  5. Sélectionnez « Activer/désactiver pour tous les projets ».
  6. Confirmez votre décision dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.

*Si vous ne voyez pas cette option, cela veut dire que l'agréation par défaut de ce champ personnalisé est configurée sur « Aucune ». Vous devez la configurer sur « Somme » ou « Moyenne ».

Les valeurs de ce champ sont immédiatement synthétisées pour tous les projets actuellement affichés. Si vous choisissez de désactiver la synthèse, le champ personnalisé devient modifiable.

Conseil de Wrike : la synthèse est également disponible pour les dates de projet.

Agréger et trier des données de champs personnalisés

L'agrégation des données vous permet d'effectuer des calculs pour les champs personnalisés* avec des valeurs numériques (toutes les données textuelles sont ignorées). Il existe deux types d'agrégation :

  • Somme — Wrike calcule automatiquement la somme des entrées numériques et affiche le total.
  • Moyenne — Toutes les valeurs sont additionnées et divisées pas le nombre d'entrées.

Pour utiliser la fonctionnalité d'agrégation dans la vue Tableau :

  1. Depuis la vue Tableau, recherchez le champ personnalisé avec les données que vous souhaitez agréger, puis cliquez sur l'icône de la carotte, à droite du nom du champ.
  2. Placez le curseur sur « Agrégation ».
  3. Sélectionnez le type d'agrégation : « Somme » ou « Moyenne ».
Vous pouvez également sélectionner l'un des types d'agrégation comme type par défaut pour le rendre visible dans les rapports de tableau et dans d'autres dossiers/projets auxquels seront appliqués les champs personnalisés.
  1. Cliquez sur l'icône de la carotte apparaissant à droite du nom du champ.
  2. Sélectionnez « Modifier le champ personnalisé ».
  3. Dans la fenêtre pop-up qui apparaît, faites défiler jusqu'au champ « Agrégation par défaut ».
  4. Sélectionnez le type d'agrégation souhaité.
  5. Cliquez sur « Enregistrer ».
*L’agrégation n’est pas disponible pour les champs de type case à cocher, date ou utilisateurs. Pour les champs de type durée, vous pouvez utiliser la somme.
 
Remarque : si des données sont saisies dans le champ en vue Tâche ou dans le panneau d'informations du dossier ou du projet, elles apparaîtront dans la vue Tableau après la valeur agrégée.

Trier des données

Vous devez trier les tâches selon leur étiquette de priorité dans les champs personnalisés ? Pour trier des données : 

  1. Sélectionnez un dossier, un projet ou un espace et basculez vers la vue Tableau.
  2. Trouvez le champ personnalisé comprenant les données que vous souhaitez trier.
  3. Cliquez sur le nom du champ ou sur l'icône de la flèche qui apparaît à côté du nom du champ.
  4. Cliquez à nouveau sur le nom du champ pour modifier le tri.

Synthèse ou agrégation des données de champs personnalisés

  1. Le but de la synthèse des données est de remplir automatiquement le champ personnalisé d'un projet à partir des valeurs de champs personnalisés de ses tâches et de ses sous-tâches. Le but de l'agrégation est de calculer la somme ou la moyenne de toutes les valeurs de champs personnalisés de tous les projets, tâches, et sous-tâches que vous ajoutez à la vue Tableau à un moment donné.
  2. La synthèse des données calcule automatiquement les valeurs de champ personnalisé de tâches et de sous-tâches d'un projet et définit les résultat du calcul comme la valeur du champ personnalisé du projet. L'agrégation des données calcule les valeurs des champs personnalisés et les présente dans la vue Tableau.
  3. Vous pouvez activer la synthèse des données dans le panneau d'informations du projet et depuis la vue Tableau. Vous pouvez activer l'agrégation des données uniquement depuis la vue Tableau.
  4. Le type de synthèse de données ne peut pas être modifié depuis la vue Tableau car il dépend de la configuration du champ personnalisé ; vous devez modifier le champ personnalisé et changer le type d'agrégation par défaut. D'autre part, vous pouvez changer le type d'agrégation des données et le configurer sur « Somme », ou « Aucune » directement depuis la vue Tableau.

Réorganiser les champs personnalisés dans la vue Tableau

Dans la vue Tableau, chaque champ personnalisé apparaît dans sa propre colonne et vous pouvez réorganiser l'ordre dans lequel vous souhaitez voir apparaître les colonnes. Pour cela :

  1. Cliquez sur le titre d’une colonne.
  2. Glissez la colonne jusqu’à l’emplacement où vous souhaitez qu’elle apparaisse, puis relâchez le bouton de la souris.

Masquer les champs personnalisés

Masquez un champ personnalisé lorsque ce dernier ne doit plus s'afficher pour ce dossier, ce projet ou cet espace. Lorsque vous masquez un champ, il reste néanmoins disponible et vous pouvez l'ajouter à n'importe quel moment. Les données du champ sont conservées de manière à ce que, au moment où vous affichez de nouveau un champ, les données pour les tâches, dossiers et projets associés s'affichent elles aussi.

Option 1 : supprimer un champ d'un dossier/projet et des sous-dossiers/sous-projets

Utilisez cette option si : le champ a été créé à partir de ce dossier/projet/espace, ou s'il a été ajouté au dossier/projet/espace en cliquant sur le bouton « + » à droite du tableau.

  1. Sélectionnez le dossier, projet ou espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Basculez sur la vue Tableau.
  3. Placez le curseur sur le nom du champ personnalisé que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur la flèche de la liste déroulante apparaissant à droite du nom du champ.
  5. Sélectionnez « Masquer la colonne » dans le menu déroulant qui s'affiche.

La colonne est masquée dans le dossier, le projet ou l'espace et dans tous les sous-dossiers et sous-projets du dossier.

Option 2 : supprimer un champ d'un dossier/projet mais pas des sous-dossiers/sous-projets

Utilisez cette option si le champ n'a pas été créé à partir du dossier/projet/espace.

  1. Sélectionnez le dossier, projet ou espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Basculez sur la vue Tableau.
  3. Cliquez sur l'icône de l'engrenage 1  à gauche du tableau.
  4. Décochez la case à côté du champ personnalisé que vous souhaitez supprimer du dossier, du projet ou de l'espace.

La colonne est masquée dans le dossier, le projet ou l'espace. Si le champ était visible dans des dossiers/projets associés, il reste visible.

Custom_Fields_-_Manage_fields.png

Conseils d'utilisation

  • Vous pouvez utiliser les champs personnalisés et le type de champ « Case à cocher » en vue de regrouper rapidement les informations pertinentes pour votre rapport hebdomadaire. Pour des instructions détaillées concernant la procédure à suivre, cliquez ici.
  • D'autres exemples d'utilisation de cette fonctionnalité sont disponibles sur notre blog : https://www.wrike.com/blog/personalize-wrike-new-custom-fields/.
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