Créer des formulaires de demande
Les administrateurs d'espaces peuvent créer des formulaires de demande dans leurs espaces. Les administrateurs et les propriétaires de compte peuvent créer des formulaires de demande au niveau du compte. Sur les comptes Enterprise, ce droit peut être retiré aux administrateurs de compte.
Une fois créés, ces formulaires pourront être utilisés soit par des utilisateurs, soit par des personnes qui n'utilisent pas Wrike (éventuellement).
Les administrateurs d'espace peuvent créer des formulaires de demande uniquement pour les espaces dont ils sont les administrateurs.
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Accédez à l'espace où vous souhaitez créer un formulaire de demande.
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Cliquez sur l'icône de l'engrenage sous le nom de l'espace pour ouvrir les paramètres de l'espace.
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Sélectionnez l'onglet Formulaires de demande.
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Cliquez sur Créer un formulaire de demande s'il s'agit du premier formulaire de demande de l'espace, ou + Nouveau formulaire si l'espace contient déjà des formulaires.
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Cliquez sur le + vert 1 en haut à droite de votre espace de travail et sélectionnez Formulaire de demande 2.
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Cliquer sur Créer un formulaire de demande.
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Si vous avez des formulaires existants, cliquez sur Gérer des formulaires 3 puis cliquez sur + Nouveau formulaire.
Vous pouvez aussi cliquer sur votre image de profil et sélectionner Paramètres dans le menu déroulant et accéder à la section Formulaires de demande dans le menu de gauche.
Lorsque vous accédez au générateur de formulaires de demande, des informations vous sont demandées.
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Saisissez un nom pour votre formulaire de demande 1.
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Décrivez votre formulaire (facultatif) afin d'aider les utilisateurs à comprendre à quoi il sert et quand l'envoyer 2.
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Accédez au panneau de gauche et spécifiez :
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Les paramètres de réponse :
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Indiquez si le formulaire doit créer une nouvelle tâche ou un nouveau projet, ou en créer un à partir d'un type d'élément personnalisé, d'un blueprint ou d'un élément existant 3.
Remarque
Pour créer un formulaire à partir d'un élément existant, sélectionnez Créer une tâche à partir de... ou Créer un projet à partir de... dans cette liste déroulante, puis sélectionnez l'onglet correspondant dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur l'option correspondante.
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(Facultatif). Sélectionnez un statut pour la tâche ou le dossier qui sera créé suite à l'envoi du formulaire. 4.
Remarque
Si vous ne sélectionnez pas de statut, les tâches et les projets créés suite à l'envoi de formulaire prendront le premier statut actif du flux de travail appliqué au dossier, au projet, ou à l'espace où ils ont été créés.
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(Facultatif). Sélectionnez le dossier, le projet, ou l'espace où vous souhaitez placer les éléments créés via le formulaire. 5.
Remarque
Si vous ne précisez pas d'option à cette étape, l'élément créé suite à l'envoi du formulaire sera placé dans le dossier Partagé avec moi.
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(Facultatif). Sélectionnez un utilisateur auquel sera assigné la tâche ou le projet créé 6.
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(Facultatif). Configurez une approbation qui sera créée via le formulaire de demande 7.
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(Facultatif) Reprogrammez les éléments 8
Si vous aviez sélectionné l'option Créer la tâche/le projet à partir de... vous pouvez aligner les dates (de début ou d'échéance) de l'élément avec celles indiquées par l'utilisateur qui remplit le formulaire. Les éléments sont planifiés en préservant la durée, les délais et les décalages par rapport à la tâche ou au projet d'origine.
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(Facultatif) Ajoutez un préfixe 9
Si vous avez sélectionné l'option Créer une tâche/un projet à partir de..., vous pouvez définir un préfixe pour les éléments créés via ce formulaire et/ou les reprogrammer. Lorsque quelqu'un envoie un formulaire, la réponse qu'il donne à la question utilisée pour définir le préfixe est ajoutée au titre de la tâche nouvellement créée ou, s'il s'agit d'un projet, à son titre et à tous les éléments de celui-ci.
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Le mode de partage du formulaire :
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Indiquez qui pourra voir le formulaire (tous les membres de votre compte, certains utilisateurs et groupes, ou personne de votre compte). 10.
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(Facultatif). Cochez la case si vous souhaitez activer un lien public vers le formulaire (pour les personnes qui n'utilisent pas Wrike) et si ce lien devra déclencher une notification par e-mail ou contenir l'utilisation d'un code de sécurité CAPTCHA 11.
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Après avoir terminé les étapes ci-dessus, cliquez sur le bouton + sous Ajouter une question.
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Choisissez le type de question que vous souhaitez ajouter.
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Saisissez votre question et, selon le type de question, choisissez les réponses disponibles.
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(Facultatif). Saisissez une description pour ajouter des informations à la question. Ces informations sont destinées aux personnes qui envoient le formulaire ; elles n'apparaîtront pas dans la tâche ou le projet.
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Cliquez sur Réponse obligatoire pour rendre une réponse à une question obligatoire pour remplir le formulaire.
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Vous pouvez rendre des questions et des réponses conditionnelles, afin que les utilisateurs soient redirigés vers différentes questions.
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Vous pouvez mapper vos réponses, pour indiquer à Wrike comment utiliser certaines réponses dans la tâche ou le projet crée.
Remarque
Vous pouvez ajouter des liens à cliquer commençant par http ://, ou https ://, aux questions, aux textes d'aide et aux en-têtes lors de la configuration ou de la modification de formulaires existants.
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Publiez ou enregistrez votre formulaire de demande.
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Cliquez sur Enregistrer pour créer une première version de votre formulaire qui ne sera pas publiée et que vous pourrez modifier plus tard. Seuls les administrateurs peuvent voir des formulaires de demande enregistrés en tant que brouillon.
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Cliquez sur Publier pour publier le formulaire. Une fois que le formulaire est publié, tous les utilisateurs avec qui il est partagé pourront y accéder et l'envoyer.
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