Créer des formulaires de demande
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Disponibilité : ancien Business, ancien Enterprise. Indisponibilité : ancien Free, ancien Professional. ; |
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Disponibilité: Business, Enterprise, Pinnacle.; Indisponibilité: Free, Team. |
Les administrateurs d'espaces peuvent créer des formulaires de demande dans leurs espaces. Les administrateurs et les propriétaires de compte peuvent créer des formulaires de demande au niveau du compte. Sur les comptes Enterprise, ce droit peut être retiré aux administrateurs de compte.
Une fois créés, ces formulaires pourront être utilisés soit par des utilisateurs, soit par des personnes qui n'utilisent pas Wrike (éventuellement).
Les administrateurs d'espace peuvent créer des formulaires de demande uniquement pour les espaces dont ils sont les administrateurs.
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Cliquez sur votre photo de profil 1.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans la liste déroulante.
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Cliquez sur la section Formulaires de demande 3 sous Gestion du compte dans le panneau latéral.
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Cliquez sur le bouton + Formulaire 4 .
Vous pouvez également accéder au formulaire de demande en cliquant sur le + en haut à droite de votre espace de travail, en sélectionnant l'option Demande dans le menu déroulant, puis en cliquant sur l'option Gérer les formulaires.
Une fois que vous avez accédé au générateur de formulaires de demande :
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Une fenêtre d'invite s'affiche sous la section Créer un formulaire avec l'IA. Utilisez cet espace pour décrire clairement ce que vous souhaitez que l'IA crée ou vous aide à créer 1 .
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Des invites suggérées sont disponibles en bas de la fenêtre d'invite.
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Cliquez sur le bouton Créer un brouillon 2 .
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Le formulaire sera généré.
Conseil
Précisez vos besoins, par exemple le type de contenu, le style ou les points clés à inclure.
Vous pouvez également créer le formulaire de demande manuellement en saisissant les informations dans les champs ci-dessous :
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Saisissez un nom pour votre formulaire de demande 1.
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Décrivez votre formulaire (facultatif) afin d'aider les utilisateurs à comprendre à quoi il sert et quand l'envoyer 2.
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Accédez au panneau de gauche et spécifiez :
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Sélectionnez d'autres espaces où les réponses peuvent être enregistrées 3.
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Les paramètres de réponse :
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Indiquez si le formulaire doit créer une nouvelle tâche ou un nouveau projet, ou en créer un à partir d'un type d'élément personnalisé, d'un blueprint ou d'un élément existant 4.
Remarque
Pour créer un formulaire à partir d'un élément existant, sélectionnez Créer une tâche à partir de... ou Créer un projet à partir de... dans cette liste déroulante, puis sélectionnez l'onglet correspondant dans la fenêtre contextuelle et cliquez sur l'option correspondante.
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(Facultatif). Sélectionnez un statut pour la tâche ou le dossier qui sera créé suite à l'envoi du formulaire 5.
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Il existe plusieurs cas de figure lorsque le statut n'est pas défini dans les paramètres du formulaire :
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Lorsqu'un formulaire crée un élément à partir d'un modèle (blueprint ou tâche existante par exemple), l'élément créé préserve le statut de l'élément original, quel que soit le flux de travail par défaut de l'emplacement Enregistrer dans.
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Lorsqu'un formulaire crée un élément à partir d'un type d'élément personnalisé, l'élément est créé dans le premier statut actif du flux de travail indiqué dans les paramètres du type d'élément personnalisé, quel que soit le flux de travail par défaut de l'emplacement Enregistrer dans.
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Lorsqu'un formulaire crée un élément à partir de zéro, le flux de travail par défaut de l'emplacement Enregistrer dans s'applique.
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(Facultatif). Sélectionnez le dossier, le projet, ou l'espace où vous souhaitez placer les éléments créés via le formulaire. 6.
Remarque
Si vous ne précisez pas d'option à cette étape, l'élément créé suite à l'envoi du formulaire sera placé dans le dossier Partagé avec moi.
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(Facultatif). Sélectionnez un utilisateur auquel sera assigné la tâche ou le projet créé 7.
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(Facultatif). Configurez une approbation qui sera créée via le formulaire de demande 8.
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(Facultatif) Reprogrammez en fonction de 9.
Cette fonctionnalité vous permet de modifier facilement les horaires dans les formulaires de demande. Vous pouvez faire une reprogrammation en fonction de la date de début ou de fin d'une tâche spécifique, qui n'est pas nécessairement la première ou la dernière tâche du projet ou une sous-tâche d'une tâche.
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(Facultatif) Ajoutez un préfixe 10.
Si vous avez sélectionné l'option Créer une tâche/un projet à partir de..., vous pouvez définir un préfixe pour les éléments créés via ce formulaire et/ou les reprogrammer. Lorsque quelqu'un envoie un formulaire, la réponse qu'il donne à la question utilisée pour définir le préfixe est ajoutée au titre de la sous-tâche nouvellement créée ou, s'il s'agit d'un projet, à son titre et à tous les éléments de celui-ci, mais pas à l'élément principal.
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Sélectionnez qui pourra voir le formulaire (tous les membres de votre compte, certains utilisateurs et groupes, ou personne de votre compte). Si personne dans votre compte n'est sélectionné, vous devez activer un lien public; sinon, Wrike ne vous laissera pas publier les modifications 11.
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(Facultatif). Cochez la case si vous souhaitez activer un lien public vers le formulaire (pour les personnes qui n'utilisent pas Wrike) et si ce lien devra déclencher une notification par e-mail ou contenir l'utilisation d'un code de sécurité CAPTCHA 12.
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Après avoir créé un formulaire de demande, vous pouvez ajouter d'autres questions au formulaire en cliquant sur le bouton + Ajouter 1.
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Choisissez le type de question que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant 2.
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Saisissez votre question 3 et, selon le type de question, choisissez les réponses disponibles.
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(Facultatif). Saisissez une description 4 pour ajouter des informations à la question. Ces informations sont destinées aux personnes qui envoient le formulaire ; elles n'apparaîtront pas dans la tâche ou le projet.
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Cliquez sur Réponse obligatoire 5 pour rendre une réponse à une question obligatoire pour remplir le formulaire.
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Vous pouvez rendre des questions et des réponses conditionnelles, afin que les utilisateurs soient redirigés vers différentes questions.
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Vous pouvez mapper vos réponses, pour indiquer à Wrike comment utiliser certaines réponses dans la tâche ou le projet crée.
Remarque
Vous pouvez ajouter des liens à cliquer commençant par http ://, ou https ://, aux questions, aux textes d'aide et aux en-têtes lors de la configuration ou de la modification de formulaires existants.
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Publiez ou Enregistrez votre formulaire de demande 6.
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Cliquez sur Enregistrer pour créer une première version de votre formulaire qui ne sera pas publiée et que vous pourrez modifier plus tard. Seuls les administrateurs peuvent voir des formulaires de demande enregistrés en tant que brouillon.
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Cliquez sur Publier pour publier le formulaire. Une fois que le formulaire est publié, tous les utilisateurs avec qui il est partagé pourront y accéder et l'envoyer.
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Astuce
Si vous souhaitez ajouter un lien à cliquer à la question ou à sa description, assurez-vous qu'il commence par http :// ou https ://.
Comment mettre à jour automatiquement les champs personnalisés mappés dans les formulaires de demande ?
Lorsqu'un champ personnalisé est modifié, les options correspondantes des formulaires de demande sont automatiquement mises à jour. Cela garantit la cohérence dans tous les formulaires, permet de gagner du temps en éliminant le besoin de mises à jour manuelles et simplifie globalement le flux de travail.
La mise à jour automatique se produit lorsqu'un utilisateur :
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Modifie le nom des options stockées dans le champ personnalisé.
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Modifie l'ordre des options dans les champs personnalisés à sélection unique ou à sélection multiple.
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Ajoute de nouvelles options aux champs personnalisés.
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Supprime les options existantes.
Par exemple, lorsqu'un utilisateur utilise un champ personnalisé à sélection unique dans un formulaire de demande, il peut choisir parmi les options disponibles spécifiées dans ce champ personnalisé.
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Accédez au champ personnalisé standard ou de la base de données que vous souhaitez modifier.
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Apportez les modifications nécessaires.
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Une fois le champ personnalisé modifié, le système mettra automatiquement à jour les formulaires de demande qui utilisent ce champ personnalisé.
Paramètres du champ personnalisés (champ standard)
Les paramètres de champs personnalisés vous permettent de contrôler le fonctionnement de vos champs personnalisés standard. Vous pouvez définir qui peut afficher ou modifier le champ et choisir où il apparaît. Les champs standard sont disponibles pour tous les utilisateurs de votre compte et vous aident à suivre les informations propres aux besoins de votre équipe.
Paramètres du champ personnalisé (champ de la base de données)
Les paramètres des champs de base de données vous permettent de gérer des champs qui récupèrent des informations depuis une base de données centrale. Ces champs garantissent la cohérence des données dans plusieurs projets et tâches. Vous pouvez définir les autorisations, contrôler l'emplacement du champ et vous assurer que tout le monde utilise les mêmes valeurs, ce qui aide votre équipe à rester organisée et alignée.
Options dans le formulaire de demande (champ standard)
Les options du formulaire de demande vous permettent de personnaliser l’apparence et le fonctionnement des champs standard pour les utilisateurs qui remplissent le formulaire. Vous pouvez définir des valeurs par défaut, rendre les champs obligatoires et ajouter un texte d’aide pour guider les utilisateurs. Ces options vous aident à collecter les bonnes informations chaque fois qu’une demande est soumise.
Options dans le formulaire de demande (champ de la base de données)
Les options du formulaire de demande pour les champs de base de données vous permettent de lier les questions du formulaire à des champs centralisés gérés dans votre compte. Vous pouvez définir des valeurs par défaut, rendre les champs obligatoires et vous assurer que les utilisateurs choisissent dans une liste d’options cohérente. Cela permet de garder vos données organisées et à jour dans tous les projets.
Si les options sont modifiées depuis les paramètres d'un champ personnalisé, les modifications seront automatiquement reflétées dans le formulaire de demande.
La mise à jour automatique est déclenchée pour tous les changements d'options jusqu'à ce que toutes les options avec des actions ajoutées soient modifiées (renommées ou supprimées).
Vous recevrez dans ce cas une notification d'avertissement. Si cela se produit, vous avez deux choix : mettre à jour manuellement la logique conditionnelle pour l'adapter aux nouvelles options de champ personnalisé ou cliquer sur Mettre à jour ces options pour supprimer automatiquement les options supprimées avec les actions qui y sont associées.
Message d'avertissement pour les champs Standard et Base de données :
Important
Si vous cliquez sur le bouton Mettre à jour ces options, vous effacerez uniquement les options standard et les actions conditionnelles associées qui ont été spécifiquement renommées ou supprimées du champ personnalisé. Les options de la base de données renommées et les actions associées seront conservées.
Pour garantir une utilisation efficace de la fonctionnalité Mettre à jour ces options, il est important de reconnaître la distinction entre les champs de sélection standard et les champs liés à la base de données. S'ils visent tous les deux à maintenir vos formulaires à jour avec les dernières configurations d'options, ils fonctionnent différemment, en particulier en matière d'options avec des conditions.
Pour vous aider à établir ces différences et à bien comprendre les comportements de chaque type de champ, consultez le tableau comparatif ci-dessous.
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Scénario |
Champs de sélection standards |
Champs liés à la base de données |
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Option nouvellement ajoutée/supprimée des champs personnalisés/de la base de données sans conditions |
Les options supprimées sont éliminées sans avertissement. |
Les options supprimées sont éliminées sans avertissement. |
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Option supprimée des champs personnalisés/de la base de données avec conditions |
Les options sont conservées si le bouton Mettre à jour ces options est cliqué. |
Les options sont conservées si le bouton Mettre à jour ces options est cliqué dans l’éditeur de formulaire, mais l’expéditeur ne verra aucune option supprimée. |
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Options supprimées combinées (conditions + sans conditions) |
Toutes les options supprimées sont conservées si le bouton Mettre à jour ces options est cliqué. |
Seules les options supprimées avec conditions sont conservées si le bouton Mettre à jour ces options est cliqué dans l'éditeur de formulaire. L'expéditeur ne verra aucune option supprimée. |
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Option renommée sans conditions |
Options mises à jour sans avertissement. |
Options mises à jour sans avertissement. |
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Option renommée avec conditions |
Le bouton Mettre à jour ces options est requis ; les options sont mises à jour, les conditions sont perdues. |
Les options sont mises à jour sans avertissement et les conditions restent liées aux options renommées. |
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Options renommées combinées (conditions + sans conditions) |
Le bouton Mettre à jour ces options est requis ; les options sont mises à jour, les conditions sont perdues. |
Les options sont mises à jour sans avertissement et les conditions restent liées aux options renommées. |
Lors de la création de formulaires de demande, vous pouvez définir des contraintes pour les questions de type date afin de vous assurer que les dates sélectionnées tombent un certain nombre de jours ou plus après la date d'envoi du formulaire. Cela signifie que les utilisateurs qui remplissent le formulaire ne peuvent choisir que des dates (par ex., des dates d'échéance) qui répondent aux critères spécifiés par le créateur du formulaire.
Par exemple, si vous définissez une contrainte de 5 jours et qu'un utilisateur envoie un formulaire le 1er janvier, il ne pourra sélectionner des dates qu'à partir du 6 janvier.