Asignar, seguir y aprobar tareas
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Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
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Disponibilidad: Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free, Team. |
A continuación se describen las principales diferencias entre las siguientes acciones:
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Designar a alguien como seguidor de una tarea
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Designar a alguien como aprobador de una tarea
Estas son las tres formas de relacionar a un usuario con una tarea concreta en Wrike. Puede que necesites información para saber cuál es la diferencia y mantener así informado a tu equipo.
En algunos casos, puede que sea conveniente que un usuario sea asignado, seguidor y aprobador de una tarea al mismo tiempo. En otras situaciones, solo será necesario un único rol por usuario. Esta tabla te ayudará a saber qué opción utilizar en distintas circunstancias:
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Tipo |
Ubicación de la notificación |
Relación con el usuario |
Ejemplo |
Opción de notificación por correo electrónico |
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Asignado |
Bandeja de entrada de Wrike |
Responsable de completar la tarea íntegra o parcialmente |
Diseñador que necesita crear la maqueta de un logotipo |
Sí |
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Seguidor |
Flujo |
Necesita hacer un seguimiento de todo el trabajo de la tarea |
Responsable que necesita asegurarse de que el trabajo de diseño avanza acorde a los plazos |
Sí |
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Aprobador |
Bandeja de entrada de Wrike |
Responsable de verificar la calidad del trabajo antes de que pase a la siguiente fase |
Diseñador sénior que debe aprobar un borrador antes de avanzar con el trabajo |
No |
Nota
Hay una serie de notificaciones por correo electrónico disponibles para las tareas que tienes asignadas o que sigues. Se pueden configurar en Ajustes > Preferencias de correo electrónico.
Asignar una tarea a un usuario significa hacerlo responsable de todo el trabajo o solo de alguna parte. Las tareas pueden tener un número ilimitado de asignados, pero recomendamos que sean los mínimos posibles para que las responsabilidades estén claras; no obstante, puedes crear subtareas y asignarlas individualmente.
Al asignar a un usuario a una tarea, esta se comparte automáticamente con dicho usuario.
Los usuarios asignados recibirán una notificación en su bandeja de entrada en los siguientes casos:
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Cuando se les asigne inicialmente a una tarea.
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Cuando la tarea se elimine o se restaure, o bien cuando cambie su importancia.
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Cuando la tarea se encuentre en una cadena de dependencias y sus tareas predecesoras inmediatas se completen.
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Cuando todas las subtareas se completen, cancelen o aplacen, pero la tarea asignada siga activa.
Nota
Si las tareas se crean de forma masiva (mediante una duplicación o una importación o exportación en Excel), no se envía ninguna notificación a la bandeja de entrada de los asignados.
Además, los usuarios asignados a una tarea pueden encontrarla en su carpeta Mis tareas y en la sección Tareas recomendadas de IA, aparte de poder utilizar filtros para ver las tareas que ellos mismos o cualquier otro usuario tienen asignadas. Incluso puedes crear widgets de panel de control donde se muestren las tareas que tú u otros usuarios tenéis asignadas.
La opción de seguir es conveniente cuando un usuario necesita hacer el seguimiento de una tarea, aunque es posible que no sea el responsable directo de completarla.
Tienes la opción de seguir tareas y de designar a otros usuarios como seguidores. Es una gran idea añadir a alguien como seguidor de una tarea cuando sabes que dicho usuario no está trabajando en ella directamente, pero que necesita estar al corriente. Si haces clic en la opción Editar seguidores de una tarea, se mostrarán los usuarios y grupos de usuarios que la siguen, además del número de seguidores de dicha tarea.
Cuando te asignan una tarea o alguien comparte una tarea contigo, se te añadirá automáticamente como seguidor a dicha tarea.
Los usuarios que siguen una tarea verán todos los cambios siguientes que se realicen en ella en la sección Flujo:
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Asignados
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Fechas de inicio y vencimiento
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Estado
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Descripción
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Comentarios
Los paneles de control ofrecen varias formas de supervisar tu progreso. Por ejemplo, puedes utilizar la función Tareas seguidas, donde se muestran todas las tareas a las que estás realizando un seguimiento.
Designa a un usuario como aprobador de una tarea cuando necesites que la revise antes de que pase a la siguiente fase del proceso de trabajo (publicación, envío a un cliente, envío a otro equipo, etc.).
Puedes designar a varios usuarios como aprobadores de una tarea, y las aprobaciones pueden contener fechas de vencimiento, archivos y descripciones. Si tu aprobador no ha formado parte del proceso de trabajo, es conveniente que le hagas una descripción para que sepa qué tiene que evaluar y por qué.
Cuando designas a un usuario como aprobador, este recibirá una notificación en su bandeja de entrada. Este usuario puede hacer lo siguiente:
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Aprobar la tarea
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Rechazar la tarea
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(Opcional) Dejar un comentario donde explique su argumento