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Paso 3: Colaborar y ejecutar

Invitar a tu equipo a Wrike

Antes de invitar a tu equipo al espacio de trabajo, programa una reunión para presentar Wrike a tu equipo:

  • Aporta un contexto de alto nivel. Comparte con ellos los motivos para la implementación de Wrike y cómo el uso de Wrike ayudará a los equipos a alcanzar sus objetivos con una mejor visibilidad, menos reuniones de actualización de estado y una única fuente de información para todos los elementos de trabajo.
  • Explica los fundamentos de Wrike. Muéstreles las tareas, carpetas y proyectos, repasa cómo funciona el intercambio y realiza con tu equipo un recorrido por un proyecto de muestra. Esto les ayudará a entender cómo funciona la herramienta.
  • Presenta a tus valedores así como las herramientas de apoyo y formación de Wrike (Portal de ayuda, comunidad, videotutoriales y los cursos Wrike Discover) para que todos sepan dónde pueden ir si necesitan ayuda.

Ahora estás listo para invitar a los usuarios a tu cuenta. Puedes hacerlo en la pestaña gestión de cuentas o en los iconos "Añadir asignado" y "Compartido con". En la pestaña de gestión de cuentas, puedes especificar el rol de usuario (usuarios normales para los miembros de tu equipo, usuarios externos para las partes interesadas externas que necesitan derechos de edición en tu cuenta o colaborador para las partes interesadas externas con un conjunto limitado de derechos), conceder derechos de administrador y crear grupos de usuarios en las suscripciones de Business y Enterprise.

Importante: Tu equipo solo verá los elementos de trabajo compartidos con ellos. Así que no olvides conceder a tu equipo acceso a los espacios, carpetas y proyectos cuando les invites. Más información sobre la concesión de acceso a la información.

Encontrar tu trabajo

Bandeja de entrada

Empieza tu jornada comprobando tu bandeja de entrada. Muestra notificaciones para nuevas @menciones y asignaciones de tareas y cuando una tarea, carpeta o proyecto se comparte contigo.

Es una buena idea usar la regla de los dos minutos cuando se trata de notificaciones: si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde de inmediato. Si requiere más tiempo, pausa las notificaciones para cambiar la prioridad a más tarde.

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Paneles de control

Los paneles de control son una de las formas más personalizables de controlar el trabajo. Puedes ver en qué trabajar a continuación o cómo progresan las cosas. En los paneles de control, los elementos (tareas, proyectos o carpetas) se agrupan en los widgets según ciertos criterios, como por ejemplo las tareas atrasadas, las tareas pendientes para esta semana, las tareas aplazadas, etc. Puedes añadir widgets adicionales, como un widget de archivos o todas las tareas que hayas asignado, y cualquier cosa que sea importante para ti. Más información sobre el panel de control personal

Personal_Dashboard.png

Lista Mis tareas en el espacio personal

Otra forma de ver tu trabajo es en la carpeta inteligente "Mis tareas". Te ayuda a centrarte en las tareas más importantes y contiene:

  • Todas las tareas y subtareas que se te asignan
  • Tareas que has añadido manualmente a "Mis tareas”

Puedes personalizar lo que ves en Mis tareas pendientes aplicando filtros, cambiando el orden de clasificación o mostrando las tareas y subtareas como una lista simple.

My_To-Do.png

Colaborar en las tareas

Ahora que sabes dónde encontrar tu trabajo, pasemos a hacer las cosas. Wrike te proporciona a ti y a tus compañeros de equipo un espacio de trabajo compartido donde puedes compartir el progreso, discutir los problemas y encontrar una única fuente de información fiable para la versión final de los archivos y tareas.
Echa un vistazo a la lista de funciones que te ayudarán a colaborar con tu equipo en Wrike.

FunciónCómo funcionaCaso de uso
@menciónEn el campo de comentarios, escribe @ seguido de un nombre de usuario. Utiliza @asignados para mencionar a todos los asignados de tareas y @seguidores para mencionar a todos los seguidores de tareas, carpetas o proyectos.
  • Compartir una tarea y proporciona contexto sobre el motivo de compartirla con ellos.
  • Dejar que los usuarios sepan exactamente qué parte de la conversación es relevante para ellos.
Descripción de la tarea

La descripción de la tarea guarda los cambios automática e inmediatamente. Puede haber muchas personas trabajando a la vez en las tareas y podrás ver quién trabaja en cada una de las partes.

  • Proporcionar todos los detalles de la tarea a los asignados y a las partes interesadas.
  • Tomar notas de la reunión (como equipo o de forma individual).
  • Colaborar en la edición de textos para equipos remotos.
Control de cambiosCuando alguien realice cambios en la descripción de una tarea, se añadirá un enlace “descripción actualizada” al flujo de la tarea. Haz clic en el enlace para ver los cambios realizados.
  • Cuando trabajes con un equipo y desees ver qué cambios ha realizado un compañero.
Cita de textoSelecciona texto del campo de la descripción o de los comentarios y, a continuación, haz clic en las comillas que aparezcan. De este modo se iniciará un nuevo comentario en el que se cita el texto que has seleccionado.
  • Hacer referencia a una parte concreta de una tarea y dejar claro para todos a qué te estás refiriendo.
EmojisAñade emojis a los comentarios en Wrike. Haz clic en el campo de comentarios y, después, haz clic en el icono de cara sonriente para ver una lista de los emojis que hay disponibles.
  • Indicar a tus compañeros de equipo cómo leer tus comentarios o usarlos para añadir personalidad y humor al espacio de trabajo.
Aprobaciones
(disponible para los planes de Business y Enterprise)
Puedes asignar aprobadores y fijar plazos para tareas y proyectos. Cada aprobador puede aprobar o rechazar la tarea. Para automatizar el proceso, añade aprobaciones a los flujos de trabajo personalizados.
  • Optimizar el proceso de aprobación.
  • Ver quién es responsable de aprobar el trabajo de tu equipo.
  • Determinar si alguna aprobación pendiente podría retrasar tu proyecto
  • Crear widgets de paneles de control personalizados basados en aprobaciones.

Colaborar en los archivos

FunciónCómo funcionaCaso de uso
Adjuntar archivosAdjunta archivos a las tareas desde el ordenador o desde proveedores de almacenamiento en la nube.Tienes archivos relacionados con los proyectos y quieres mantener todo en un solo lugar.
Wrike Proof y Wrike Publish están dispnibles como complementos de pago.
RevisarAñade comentarios directamente a las imágenes, vídeos, PDF y archivos de Microsoft Office. Responde y debate los comentarios y resuélvelos a medida que se realizan las ediciones.Esta es una forma fácil de recopilar información centralizada sin tener que hacer malabarismos con el ir y venir de correos electrónicos.
Aprobaciones de archivosSolicita revisiones a las principales personas involucradas y establece plazos de aprobación. Los revisores pueden marcar los activos como aprobados o solicitar cambios específicos, creando un registro claro de edición y aprobación.Cuando necesites la aprobación del material antes de su uso o publicación. Con las Revisiones de invitado, puedes invitar a tus clientes, que no tienen una cuenta de Wrike, para revisar los archivos.
Wrike Publish: integraciones de MediaValet y BynderPublica los activos aprobados directamente a tu gestor de activos digitales directamente de Wrike.Unificar la mensajería y los elementos visuales de la marca en campañas integradas. Carga, encuentra y adjunta activos digitales aprobados.

Desarrollar costumbres en Wrike

El hábito de utilizar Wrike a diario es esencial para tu éxito con la herramienta. Si tu equipo no informa sobre los progresos o monitoriza las actualizaciones, te faltará una importante visión del progreso del trabajo. A continuación, se presenta una lista de control de las rutinas diarias que te ayudarán a ti y a tu equipo a sacar el máximo provecho de Wrike:

  1. Muéstrele a tu equipo cómo pueden encontrar sus tareas en Wrike:
    • Consulta la bandeja de entrada para ver nuevas @menciones y tareas entrantes.
    • Consulta la lista Mis tareas en su espacio personal para ver las tareas que se les han asignado.
    • Consulta el panel de control personal para entender el progreso del trabajo.
  2. Asegúrate de que tu equipo entienda cómo compartir el progreso.
    • Cuando tienes trabajo en curso:
      • Añade comentarios y @menciona a otros.
      • Cambia el estado de la tarea para reflejar el estado actual y la fecha de vencimiento si es necesario.
    • Cuando se termina el trabajo:
      • Completa una cambiando su estado.
      • @Menciona a las partes interesadas.
      • Adjunta elementos si procede
  3. Haz de Wrike tu única fuente fiable de información:
    • Al crear una tarea, asegúrate de que el título sea claro, que la tarea esté asignada y programada y que la descripción de la tarea cubra los requisitos y expectativas. Recomendamos iniciar el título de la tarea con un verbo para hacerla basada en la acción. Por ejemplo, usa "Escribir una entrada de blog" en lugar de "Entrada de blog".
    • Haz cumplir la regla "Si no está en Wrike, no existe".
    • Asegúrate de que se asignen todas las tareas (1 tarea: 1 asignado) y se programen para una mejor rendición de cuentas.
    • Gestiona la carga de trabajo de tu equipo: cada persona debe tener un plan claro y priorizado para la semana siguiente, para no quedar paralizado por decenas de tareas sin clasificar en sus listas de tareas.
    • Menciona @MiEquipo para hacer comunicados a todo el equipo o toda la empresa.
    • Toma notas de las reuniones, acuerdos y elementos de acción en subtareas.
    • Predica con el ejemplo: utiliza Wrike en tu trabajo diario.

Más recursos

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