Creación de un diagrama de carga de trabajo
TL;DR
Los diagramas de carga de trabajo ayudan a gestionar la capacidad del equipo y a planificar la asignación de tareas. La mayoría de los usuarios (excepto Colaboradores, Contribuyentes y Observadores) pueden crearlos. Para crear: ve a la barra lateral de inicio → haz clic en el botón de tres puntos → selecciona Carga de trabajo → Crear diagrama de carga de trabajo, luego asigna un título, elige a los usuarios (Lista personalizada, miembros de la cuenta/espacio o Usuario actual) y, de manera opcional, selecciona un espacio y un origen de tareas (carpeta, proyecto, espacio o toda la cuenta). Solo las tareas con esfuerzo afectan a la capacidad. Las tareas se ordenan por fecha de inicio, luego por duración y después por fecha de creación (sin orden personalizado). Máximo 300 usuarios por diagrama.
Tabla 3. Disponibilidad - Planes anteriores
| Disponibilidad: Business, Pinnacle, Apex. ; Unavailability: Free, Team; |
Todos los usuarios, excepto colaboradores, contribuyentes y observadores, pueden crear diagramas de carga de trabajo.
Nota
Los usuarios externos solo pueden crear diagramas como herramienta en su espacio personal y añadirse a sus propios diagramas de carga de trabajo.
Crea un nuevo diagrama de carga de trabajo para gestionar tu capacidad y la de los miembros de tu equipo, priorizar las tareas según esa capacidad y planificar la asignación del trabajo.
Los diagramas de carga de trabajo muestran las tareas de la ubicación que selecciones al crear el diagrama. La capacidad de los miembros de tu equipo solo se ve afectada por las tareas que tienen esfuerzo, así que elige una de las siguientes opciones que mejor se adapte a ti:
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Crea un diagrama con tareas de una carpeta, proyecto o espacio específicos. Esta opción funciona si todas tus tareas están incluidas en una ubicación específica. Para aplicarla, selecciona la carpeta, el proyecto o el espacio correspondientes mientras creas el diagrama.
Nota
Los diagramas de carga de trabajo basados en carpetas, proyectos o espacios muestran las tareas de la carpeta, proyecto o espacio seleccionados, así como las tareas de todas las subcarpetas y subproyectos.
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Crea un diagrama con tareas de toda la cuenta. Elige esta opción si las tareas activas están distribuidas en diferentes carpetas, proyectos y espacios. Para aplicarla, no selecciones ninguna carpeta, proyecto o espacio de origen al crear el diagrama.
Nota
Si creas un diagrama a nivel de cuenta, solo verás las tareas que estén compartidas contigo en la cuenta.
- Crea un diagrama con tareas de varias carpetas o proyectos. Usa esta opción si tus tareas están distribuidas en varias ubicaciones. Para usarla, crea una nueva carpeta en un espacio, incluye en ella todas las carpetas y proyectos necesarios y luego selecciona esa nueva carpeta al crear el diagrama.
- Ve a la barra lateral de la página de inicio y haz clic en el botón de tres puntos. Selecciona Carga de trabajo en el menú desplegable.
- Haz clic en Crear diagrama de carga de trabajo.
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En la ventana que se abre:
- Especifica el título del diagrama.
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Selecciona a los usuarios o a los grupos de usuarios cuya carga de trabajo quieras ver en el diagrama:
Nota
Cada diagrama de carga de trabajo puede mostrar un máximo de 300 usuarios.
- Selecciona la opción Lista personalizada si quieres añadir usuarios al diagrama manualmente.
- Selecciona Miembros de la cuenta para vincular el diagrama de carga de trabajo con la lista de todos los usuarios de la cuenta (incluidos los colaboradores). No podrás editar la lista de usuarios manualmente, pero si se añaden usuarios a la cuenta, se añadirán automáticamente a la lista de usuarios de este diagrama de carga de trabajo. Lo mismo sucede cuando eliminas a un usuario de la cuenta.
- Selecciona Miembros del espacio para añadir a todos los miembros del espacio al que pertenece el diagrama. Tendrás que especificar un espacio en los ajustes avanzados.
- Selecciona Usuario actual para que el diagrama muestre solo la carga de trabajo de la persona que lo abra.
- Para ver a todos los usuarios (incluidos los colaboradores) y editar la lista manualmente, haz clic en Desvincular en el centro de la ventana emergente. Ten en cuenta que, si eliges esta opción, tendrás que añadir o eliminar usuarios del diagrama de carga de trabajo manualmente.
- Para eliminar a todos los usuarios de la lista personalizada, haz clic en el botón Borrar todo.
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(Opcional) Selecciona un espacio al que pertenecerá el diagrama de carga de trabajo como herramienta del espacio. Haz clic en Ajustes avanzados y selecciona el espacio correspondiente en Ubicación.
De forma predeterminada, los nuevos diagramas de carga de trabajo creados desde la sección Carga de trabajo del espacio de trabajo pertenecen a tu espacio personal.
Nota
Al asignar un diagrama de carga de trabajo a un espacio, se proporcionará acceso a él automáticamente a todos los miembros del espacio.
- (Opcional) Selecciona una carpeta, un proyecto o un espacio de donde obtener las tareas. Haz clic en Ajustes avanzados y Seleccionar carpeta o proyecto. Selecciona una carpeta, un proyecto o un espacio de la lista.
- Haz clic en Crear
El diagrama se ha creado y puedes ver a los usuarios seleccionados y las tareas de la ubicación elegida asignadas a esos usuarios. Ahora puedes configurar la Bandeja de trabajo pendiente, que contendrá las tareas que deben asignarse a los usuarios en el diagrama de carga de trabajo.
Las tareas del diagrama de carga de trabajo se ordenan siguiendo una lógica predeterminada:
- Fecha de inicio: las tareas con la fecha de inicio más temprana aparecen arriba.
- Duración: cuando las tareas tienen la misma fecha de inicio, las de mayor duración aparecen arriba.
- Cuando las tareas tienen la misma fecha de inicio y duración, la tarea más antigua (por fecha de creación) aparece arriba.
Nota
El orden alfanumérico o por prioridad no está disponible en el diagrama de carga de trabajo. La lógica de orden predeterminada no se puede personalizar.