Añadir aprobaciones a una tarea, una carpeta o un proyecto
Todos los usuarios, incluidos los colaboradores, pueden usar las aprobaciones.
Nota
Puedes añadir aprobaciones a tareas, carpetas y proyectos, pero no a espacios.
Para añadir una aprobación a una tarea, carpeta o proyecto:
Accede a una carpeta o un proyecto a los que quieras añadir una aprobación y abre su panel de información. Si quieres añadir una aprobación a una tarea, ábrela en la vista de tarea.
Haz clic en Aprobaciones 1 en el panel que aparece encima del campo de la descripción.
Haz clic en el botón +Iniciar nueva aprobación 2 en la parte superior del campo de la descripción.
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A continuación, puedes hacer lo siguiente:
Seleccionar aprobadores de la tarea, carpeta o proyecto 3.
Fijar la fecha de vencimiento de la aprobación. 4
Añadir una descripción de lo que se debe aprobar. 5
Añadir archivos para su aprobación. 6
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Haz clic en el botón Ajustes avanzados 7 si necesitas hacer lo siguiente:
Finalizar esta aprobación automáticamente en cuanto todos los aprobadores tomen su decisión. Si deseleccionas esta opción, tendrás que finalizar manualmente la aprobación que has creado.
Configurar un cambio de estado tras finalizar la aprobación.
Haz clic en Iniciar aprobación 8 para añadir una aprobación a la tarea, la carpeta o el proyecto.
Los asignados de la aprobación recibirán una notificación en su bandeja de entrada y también por correo electrónico.
Nota
Aunque no es posible asignar a grupos de usuarios como aprobadores, en las vistas de lista, tabla y archivos y en el diagrama de Gantt sí puedes filtrar tareas, carpetas o proyectos que contengan aprobaciones según los usuarios de grupos de usuarios que tengan la asignación de aprobadores.
La información sobre la nueva aprobación también se añade al flujo de la tarea, la carpeta o el proyecto. Ten en cuenta que, si borras todos los aprobadores, se cancelará la aprobación y se borrarán las decisiones.
Nota
No es posible iniciar varias aprobaciones dentro de una tarea, una carpeta o un proyecto simultáneamente. Sin embargo, puedes iniciar una nueva aprobación tan pronto como se termine la aprobación anterior.
Los administradores de cuentas pueden configurar los ajustes avanzados predeterminados para toda la cuenta. Para ello:
Haz clic en la imagen de tu perfil.
Selecciona Ajustes en el menú desplegable.
Haz clic en Ajustes en el panel de la izquierda.
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Desplázate hasta Ajustes de aprobación predeterminados y marca las casillas si quieres:
Finalizar las aprobaciones automáticamente cuando se apruebe la decisión definitiva.
Finalizar las aprobaciones automáticamente cuando se rechace la decisión definitiva.
Estas casillas se seleccionarán automáticamente en todas las aprobaciones creadas en la cuenta, pero los usuarios pueden deseleccionarlas cuando creen una aprobación nueva.