Añadir aprobaciones a una tarea, una carpeta o un proyecto
TL;DR
Añade Aprobaciones a tareas, carpetas o proyectos para recoger decisiones de uno o varios aprobadores. Configura el tipo de aprobación, la fecha límite y los archivos para revisión, y usa la configuración avanzada para automatizar la finalización o los cambios de estado.
Tabla 3. Disponibilidad - Planes Legacy
| Disponibilidad: Business, Pinnacle, Apex. No disponibilidad: Free, Team; |
Todos los usuarios (incluidos los colaboradores y los contribuidores) pueden utilizar Aprobaciones.
Nota
Puedes añadir aprobaciones a tareas, carpetas y proyectos, pero no a espacios.
Para añadir una aprobación a una tarea, carpeta o proyecto:
-
Accede a una carpeta o un proyecto a los que quieras añadir una aprobación y ábrela en Vista de elementos.
Note
En ciertos Tipos de elementos personalizados (CIT), la herramienta de Aprobación puede estar oculta debido a configuraciones específicas, por lo que es posible que no veas la sección de Aprobación.
- Haz clic en Aprobaciones 1 en el panel que aparece encima del campo de la descripción.
-
A continuación, puedes:
- Añade una descripción 2.
- Añade aprobadores 3.
-
Selecciona el tipo de aprobación 4.
- Se requieren todos los aprobadores: el proceso de aprobación se completa solo después de que todos los aprobadores tomen su decisión.
- Se requiere cualquier aprobador: el proceso de aprobación se completa tan pronto como un aprobador tome una decisión.
Nota
Cuando se selecciona "Se requiere cualquier aprobador", la aprobación se completa tan pronto como un aprobador la acepte o rechace. Los aprobadores restantes se muestran entonces como Ya no se requiere
Puedes cambiar el tipo de aprobación después de que una aprobación haya comenzado. Por ejemplo, puedes cambiar una aprobación de All a Any sin cancelar la ronda de aprobación actual. El tipo de aprobación también está disponible al configurar aprobaciones mediante Formularios de solicitud o flujos de trabajo.
d. Configura la fecha límite de la aprobación 5.
e. Añade archivos para aprobación 6.
4. Haz clic en el botón Configuración avanzada 7 si necesitas:
a. Finalizar esta aprobación automáticamente en cuanto todos los aprobadores tomen su decisión. Si deseleccionas esta opción, tendrás que finalizar manualmente la aprobación que has creado.
b. Configura un cambio de estado al completar la aprobación.
5. Haz clic en Iniciar 8 para añadir una aprobación a la tarea/carpeta/proyecto.
Los asignados de la aprobación verán una notificación en su bandeja de entrada, además de recibir una notificación por correo electrónico.
Nota
La información sobre la nueva aprobación también se añade al flujo de tarea/carpeta/proyecto. Ten en cuenta que, si borras todos los aprobadores, se cancelará la aprobación y se borrarán las decisiones.
Note
No es posible iniciar varias aprobaciones dentro de una tarea, una carpeta o un proyecto simultáneamente. Sin embargo, puedes iniciar una nueva aprobación tan pronto como se termine la aprobación anterior.
Los administradores de cuentas pueden configurar los ajustes avanzados predeterminados para toda la cuenta. Para ello:
- Haz clic en la imagen de tu perfil 1 en la barra lateral.
-
Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.
- Haz clic en Ajustes 3 en la barra lateral.
-
Desplázate hasta Ajustes de aprobación predeterminados 4 y marca las casillas si quieres:
- Finalizar las aprobaciones automáticamente cuando se apruebe la decisión definitiva.
- Finalizar las aprobaciones automáticamente cuando se rechace la decisión definitiva.
Estas casillas se seleccionarán automáticamente en todas las aprobaciones creadas en la cuenta, pero los usuarios pueden deseleccionarlas cuando creen una aprobación nueva.
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