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Acciones de automatización disponibles

Tabla 201. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

Las acciones de automatización son una parte fundamental de las reglas de automatización. Se trata de las declaraciones "... ENTONCES..." que definen qué debe suceder exactamente en las tareas o los proyectos en los que se aplica la regla de automatización una vez que se activa la regla. Cada regla puede tener hasta 10 acciones.

Todas las acciones de automatización disponibles pueden aplicarse tanto a las tareas como a los proyectos.

Acciones de automatización disponibles

Cambiar el estado de la tarea o del proyecto a

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Una vez activada la regla, esta acción cambia el estado de las tareas o los proyectos por otro que tú especifiques.

Por ejemplo, "Si..., cambia el estado de la tarea a Completado".

Haz clic en Seleccionar estado para especificar el estado que las tareas o los proyectos deben adoptar cuando se activa la regla.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo seleccionados, la regla se deshabilitará.

Esta acción sustituirá cualquier ajuste del flujo de trabajo fijo que hayas definido para los flujos de trabajo o el estado seleccionados. Además, la configuración de la asignación automática y las aprobaciones automáticas del flujo de trabajo seleccionado se ignorará si el estado se modificó mediante la regla de automatización.

Añadir tarea o proyecto a

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade tareas o proyectos a una ubicación que especifiques.

Por ejemplo, "Si..., entonces añade el proyecto a Operaciones de marketing".

Haz clic en Seleccionar proyecto, carpeta o espacio para especificar la ubicación o las ubicaciones de destino.

Puedes seleccionar hasta 10 ubicaciones diferentes en las que se añadirán los proyectos o las tareas. Si se elimina al menos una de estas carpetas, proyectos o espacios de destino, la regla de automatización se deshabilitará.

Trasladar la tarea o el proyecto a

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Una vez activada la regla, esta acción traslada tareas o proyectos a una ubicación que especifiques. También puedes especificar si las tareas o los proyectos deben eliminarse de todas las carpetas, los proyectos o los espacios en los que se han ubicado antes de que se activara la regla.

Por ejemplo, "Si..., entonces traslada el proyecto a Archivo".

Haz clic en Seleccionar proyecto, carpeta o espacio para especificar la ubicación o las ubicaciones de destino.

Entonces, especifica desde dónde deben moverse las tareas o los proyectos. Selecciona todos los proyectos, carpetas y espacios si quieres eliminar las tareas o los proyectos de todas sus ubicaciones existentes y trasladarlos a la ubicación de destino cuando se active la regla.

También puedes seleccionar proyectos, carpetas y espacios específicos y, después, especificar las ubicaciones exactas de las que quieres eliminar las tareas o los proyectos. En este caso, cuando se activa la regla, las tareas o los proyectos 1) se trasladarán a la ubicación de destino que especifiques, 2) se eliminarán de algunas de las ubicaciones anteriores que también hayas especificado y 3) algunas de sus ubicaciones anteriores se conservarán.

Puedes seleccionar hasta 10 ubicaciones distintas a las que se trasladarán los proyectos o las tareas y hasta 10 ubicaciones desde las que se moverán.

Si se elimina al menos una carpeta, un proyecto o un espacio de destino a o de los que se trasladarán las tareas o los proyectos, la regla de automatización se deshabilitará.

Añadir comentario o mención

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade un comentario a las tareas o los proyectos. Además, puedes elegir @mencionar a un usuario específico o a un grupo de usuarios particular.

Por ejemplo, "Si..., entonces añade un comentario con @aprobadores y @Sonia Moreno".

En el campo Escribe tu comentario, escribe el texto que quieras.

(Opcional) Marca la casilla situada junto a una o varias de las opciones de @mención especiales:

  • Seguidores: todos los usuarios que siguen las tareas o los proyectos

  • Autor: un marcador de posición para el creador de las tareas o los proyectos

  • Aprobadores: un marcador de posición para todos los aprobadores que no han tomado su decisión en la aprobación activa

(Opcional) Haz clic en Seleccionar usuario o grupo específico para @mencionar a uno o varios usuarios o grupos de usuarios de la cuenta.

(Opcional) Si el desencadenador El proyecto está en peligro (basado en IA) activa tu regla de automatización, puedes seleccionar la opción para incluir automáticamente en el comentario la información sobre los riesgos del proyecto. Para ello, marca la casilla Incluir detalles del nivel de riesgo debajo del campo de comentarios.

En la sección Vista previa de la parte inferior, puedes ver cómo quedará tu comentario.

Cuando se activa la regla de automatización y se crea el comentario, el marcador de posición @autor se sustituirá por el nombre real del usuario que creó la tarea o el proyecto.

@aprobadores también se reemplazará por los nombres de los aprobadores, si hay alguno. De lo contrario, se añadirá al comentario como texto sin formato.

@seguidores se mantendrá tal cual, y todos los usuarios que siguen la tarea o el proyecto recibirán la notificación.

El autor de todos los comentarios creados con la automatización es el Bot de automatización.

Puedes seleccionar hasta 20 usuarios o grupos de usuarios específicos para @mencionarlos en el comentario. Si se elimina alguno de ellos de la cuenta, la regla se deshabilitará automáticamente.

Asignar la tarea o el proyecto a

Descripción

Ajustes necesarios adicionales

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade los usuarios que has especificado como propietarios del proyecto o asignados de la tarea. Además, puede eliminar todos los propietarios o asignados existentes de las tareas o los proyectos.

Por ejemplo, "Si..., entonces asigna la tarea a Sonia Moreno."

Haz clic en Seleccionar usuario y selecciona al menos una persona para añadirla como propietario de un proyecto o asignado de una tarea. Haz clic en + para añadir más usuarios.

(Opcional) Marca la casilla situada junto a y reasignar de otros usuarios para desasignar automáticamente la tarea a todos los asignados existentes o eliminar todos los propietarios del proyecto existentes cuando se activa la regla.

Puedes seleccionar hasta 20 propietarios de proyectos o asignados de tareas por acción. Si se elimina al menos uno de ellos de la cuenta, la regla de automatización se deshabilitará.

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