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Acciones de automatización disponibles

Tabla 9. Disponibilidad: planes heredados


Descripción general

Las acciones de automatización son una parte fundamental de las reglas de automatización. Se trata de las declaraciones "... ENTONCES..." que definen qué debe suceder exactamente en las tareas o los proyectos en los que se aplica la regla de automatización una vez que se activa la regla. Cada regla puede tener hasta 10 acciones.

Todas las acciones de automatización disponibles pueden aplicarse tanto a las tareas como a los proyectos.

Acciones de automatización disponibles

Crear subelemento

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez que se active la regla, esta acción añade un subelemento al elemento al que se aplica la regla.

Por ejemplo, "Si se crea una tarea nueva en la carpeta 'Errores', entonces se crea un subelemento (para esta tarea) llamado 'Historia de desarrollo'".

Haz clic en Seleccionar elemento para especificar el tipo del subelemento creado: tarea, proyecto o uno de los tipos de elementos personalizados.

Añade el nombre del subelemento.

(Opcional) Añade la descripción.

Ten en cuenta que el alcance de la regla puede limitar el tipo del subelemento. Por ejemplo, no puedes añadir un subelemento proyecto-tipo a una tarea.

Crear subelemento a partir de un blueprint

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez que se active la regla, esta acción añade un subelemento al elemento al que se aplica la regla. El subelemento se crea a partir de un blueprint.

Por ejemplo, "Si se crea una tarea nueva en la carpeta 'Errores', entonces se crea un subelemento (para esta tarea) a partir del blueprint 'Historia de desarrollo'".

Haz clic en Seleccionar blueprint para especificar el blueprint pertinente.

Añade el nombre del subelemento.

(Opcional) Añade el prefijo. Si el subelemento creado tiene subelementos propios, el prefijo se añadirá a sus nombres.

(Opcional) Marca la casilla Notificar a los asignados si quieres enviarles una notificación a la bandeja de entrada.

Ten en cuenta que el alcance de la regla puede limitar el tipo del subelemento. Por ejemplo, no puedes añadir un subelemento de blueprint proyecto-tipo a una tarea.

Hay un límite de 4000 elementos duplicados o elementos creados a partir de blueprints cada 7 días. Si tu cuenta alcanza ese límite, la regla que depende de esta acción se desactivará automáticamente. Pero puedes reactivarla una vez que la cuenta esté por debajo del límite.

Duplicar como subelemento

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez que se active la regla, esta acción añade un subelemento al elemento al que se aplica la regla. El subelemento se duplica a partir de un elemento existente.

Por ejemplo, "Si se crea una tarea nueva en la carpeta 'Errores', entonces se duplica un subelemento (para esta tarea) a partir de la tarea 'Historia de desarrollo'".

Haz clic en Seleccionar tarea o proyecto/carpeta para especificar el elemento que se duplicará.

Añade el nombre del subelemento.

(Opcional) Añade el prefijo. Si el subelemento duplicado tiene subelementos propios, el prefijo se añadirá a sus nombres.

(Opcional) Marca las casillas pertinentes para especificar qué datos del elemento original quieres duplicar.

Ten en cuenta que el alcance de la regla puede limitar el tipo del subelemento. Por ejemplo, no puedes añadir un subelemento de blueprint proyecto-tipo a una tarea.

Hay un límite de 4000 elementos duplicados o elementos creados a partir de blueprints cada 7 días. Si tu cuenta alcanza ese límite, la regla que depende de esta acción se desactivará automáticamente. Pero puedes reactivarla una vez que la cuenta esté por debajo del límite.

Crear elemento

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade un elemento nuevo a la ubicación que especifiques.

Por ejemplo, "Cuando el estado de una tarea cambia a 'Se requiere una revisión de seguridad', entonces se crea un elemento en la carpeta 'Equipo de seguridad'".

Haz clic en Seleccionar elemento para especificar el tipo del subelemento creado: tarea, proyecto o uno de los tipos de elementos personalizados.

Selecciona la ubicación donde se creará el nuevo elemento.

Añade el nombre del elemento.

(Opcional) Añade la descripción.

-

Crear un elemento a partir de un blueprint

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade un elemento nuevo creado a partir de un blueprint a la ubicación que especifiques.

Por ejemplo, "Cuando el estado de una tarea cambia a 'Se requiere una revisión de seguridad', entonces se crea un elemento a partir del blueprint 'Nueva revisión de seguridad' en la carpeta 'Equipo de seguridad'".

Haz clic en Seleccionar blueprint para especificar el blueprint pertinente.

Añade el nombre del elemento.

Selecciona la ubicación donde se creará el nuevo elemento.

(Opcional) Añade el prefijo. Si el elemento creado tiene subelementos, el prefijo se añadirá a sus nombres.

(Opcional) Marca la casilla Notificar a los asignados si quieres enviarles una notificación a la bandeja de entrada.

Hay un límite de 4000 elementos duplicados o elementos creados a partir de blueprints cada 7 días. Si tu cuenta alcanza ese límite, la regla que depende de esta acción se desactivará automáticamente. Pero puedes reactivarla una vez que la cuenta esté por debajo del límite.

Duplicar elemento

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción duplica un elemento existente en la ubicación que especifiques.

Por ejemplo, "Cuando el estado de una tarea cambia a 'Se requiere una revisión de seguridad', entonces se duplica la tarea 'Nueva revisión de seguridad' en la carpeta 'Equipo de seguridad'".

Haz clic en Seleccionar tarea o proyecto/carpeta para especificar el elemento que se duplicará.

Añade el nombre del elemento.

Selecciona la ubicación en la que se añadirá el elemento duplicado.

(Opcional) Añade el prefijo. Si el elemento duplicado tiene subelementos, el prefijo se añadirá a sus nombres.

(Opcional) Marca las casillas pertinentes para especificar qué datos del elemento original quieres duplicar.

Hay un límite de 4000 elementos duplicados o elementos creados a partir de blueprints cada 7 días. Si tu cuenta alcanza ese límite, la regla que depende de esta acción se desactivará automáticamente. Pero puedes reactivarla una vez que la cuenta esté por debajo del límite.

Cambiar campo personalizado

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción cambia el valor del campo personalizado que seleccione.

Por ejemplo, "Si ..., entonces cambia el campo "Se requieren comentarios" a Marcado."

Haz clic en Seleccionar campo y selecciona el campo pertinente en el menú desplegable.

Aparece el menú desplegable Cambiar a; ahí selecciona el estado pertinente del campo después de que se active la regla.

Esta acción funciona para los tipos de campos personalizados de texto, casilla de verificación, selección múltiple, selección única, personas, moneda, porcentaje y número.

Los campos deben añadirse al proyecto, la carpeta o el espacio que selecciones en la secciónAplicar a del constructor de reglas.

Cambiar nombre

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción cambia el nombre de las tareas y los proyectos según los ajustes de la acción.

Por ejemplo, "Si ..., entonces añade el prefijo [Nombre del cliente] al nombre de la tarea".

En el menú desplegable, selecciona una de las siguientes opciones:

  • Cambiar por... para reemplazar completamente el nombre del elemento original.

  • Añadir prefijo... para añadir texto al principio del nombre del elemento original.

  • Añadir sufijo... para añadir texto al final del nombre del elemento original.

En el campo Introducir nombre, escribe el texto pertinente que se añadirá como el nombre del elemento nuevo o como prefijo o sufijo.

Hay un límite de caracteres que puedes añadir al campo Introducir nombre: 1000 si la regla se aplica a tareas y 100 si se aplica a proyectos. Además, en este campo no se admiten los símbolos / \ , y ;.

También hay un límite de 1000 caracteres para los nombres de elementos, que incluye cualquier prefijo o sufijo añadido mediante la automatización. Si el nombre del elemento resultante supera ese límite, se eliminará el texto a partir de los 1000 caracteres.

Cambiar importancia

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción cambia la importancia de las tareas según la configuración de la acción.

Por ejemplo: "Si ..., cambia la importancia a Alta".

En el campo Cambiar a selecciona el nivel de importancia correspondiente: Alto, Normal o Bajo.

Esta acción solo aparece si la regla se aplica a tareas o elementos personalizados basados en tareas.

Cambiar el estado del elemento a

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción cambia el estado de las tareas o los proyectos por otro que tú especifiques.

Por ejemplo, "Si..., cambia el estado de la tarea a Completado".

Haz clic en Seleccionar estado para especificar el estado que las tareas o los proyectos deben adoptar cuando se activa la regla.

Si se elimina de la cuenta al menos uno de los estados del flujo de trabajo seleccionados, la regla se desactivará.

Esta acción sustituirá cualquier ajuste del flujo de trabajo fijo que hayas definido para los flujos de trabajo o el estado seleccionados. Además, la autoasignación y las aprobaciones automatizadas configuradas en el flujo de trabajo seleccionado se ignorarán si el estado se cambió a través de la regla de automatización.

Añadir elemento a

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade tareas o proyectos a una ubicación que especifiques.

Por ejemplo, "Si..., entonces añade el proyecto a Operaciones de marketing".

Haz clic en Seleccionar proyecto, carpeta o espacio para especificar las ubicaciones de destino.

Puedes seleccionar hasta 10 ubicaciones diferentes en las que se añadirán los proyectos o las tareas. Si se elimina al menos una de estas carpetas, proyectos o espacios de destino, la regla de automatización se desactivará.

Trasladar elemento a

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción traslada tareas o proyectos a una ubicación que especifiques. También puedes especificar si las tareas o los proyectos deben eliminarse de todas las carpetas, los proyectos o los espacios en los que se han ubicado antes de que se activara la regla.

Por ejemplo, "Si..., entonces traslada el proyecto a Archivo".

Haz clic en Seleccionar proyecto, carpeta o espacio para especificar las ubicaciones de destino.

Entonces, especifica desde dónde deben moverse las tareas o los proyectos. Selecciona todos los proyectos, carpetas y espacios si quieres eliminar las tareas o los proyectos de todas sus ubicaciones existentes y trasladarlos a la ubicación de destino cuando se active la regla.

También puedes seleccionar proyectos, carpetas y espacios específicos y, después, especificar las ubicaciones exactas de las que quieres eliminar las tareas o los proyectos. En este caso, cuando se activa la regla, las tareas o los proyectos 1) se trasladarán a la ubicación de destino que especifiques, 2) se eliminarán de algunas de las ubicaciones anteriores que también hayas especificado y 3) algunas de sus ubicaciones anteriores se conservarán.

Puedes seleccionar hasta 10 ubicaciones distintas a las que se trasladarán los proyectos o las tareas y hasta 10 ubicaciones desde las que se moverán.

Si se elimina al menos una carpeta, un proyecto o un espacio de destino a o de los que se trasladarán las tareas o los proyectos, la regla de automatización se desactivará.

Añadir comentario o mención

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade un comentario a las tareas o los proyectos. Además, puedes elegir @mencionar a un usuario específico o a un grupo de usuarios particular.

Por ejemplo, "Si..., entonces añade un comentario con @aprobadores y @Sonia Moreno".

En el campo Escribe tu comentario, escribe el texto que quieras.

(Opcional) Marca la casilla situada junto a una o varias de las opciones de @mención especiales:

  • Seguidores: todos los usuarios que siguen las tareas o los proyectos

  • Autor: un marcador de posición para el creador de las tareas o los proyectos

  • Aprobadores: un marcador de posición para todos los aprobadores que no han tomado su decisión en la aprobación activa

(Opcional) Haz clic en Seleccionar usuario o grupo específico para @mencionar a uno o varios usuarios o grupos de usuarios de la cuenta.

(Opcional) Si el desencadenante El proyecto está en peligro (basado en IA) activa tu regla de automatización, puedes seleccionar la opción para incluir automáticamente en el comentario la información sobre los riesgos del proyecto. Para ello, marca la casilla Incluir detalles del nivel de riesgo debajo del campo de comentarios.

En la sección Vista previa de la parte inferior, puedes ver cómo quedará tu comentario.

Cuando se activa la regla de automatización y se crea el comentario, el marcador de posición @autor se sustituirá por el nombre real del usuario que creó la tarea o el proyecto.

@aprobadores también se reemplazará por los nombres de los aprobadores, si hay alguno. De lo contrario, se añadirá al comentario como texto sin formato.

@seguidores se mantendrá tal cual, y todos los usuarios que siguen la tarea o el proyecto recibirán la notificación.

El autor de todos los comentarios creados con la automatización es el Bot de automatización.

Puedes seleccionar hasta 20 usuarios o grupos de usuarios específicos para @mencionarlos en el comentario. Si se elimina alguno de ellos de la cuenta, la regla se desactivará automáticamente.

Asignar elemento a

Descripción

Ajustes

Notas

Una vez activada la regla, esta acción añade los usuarios que has especificado como propietarios del proyecto o asignados de la tarea. Además, puedes eliminar todos los propietarios o asignados existentes de las tareas o los proyectos.

Por ejemplo, "Si..., entonces asigna la tarea a Sonia Moreno".

Haz clic en Seleccionar usuario y selecciona al menos una persona para añadirla como propietario de un proyecto o asignado de una tarea. Haz clic en + para añadir más usuarios.

(Opcional) Marca la casilla situada junto a y reasignar de otros usuarios para desasignar automáticamente la tarea a todos los asignados existentes o eliminar todos los propietarios del proyecto existentes cuando se activa la regla.

Puedes seleccionar hasta 20 propietarios de proyectos o asignados de tareas por acción. Si se elimina al menos uno de ellos de la cuenta, la regla de automatización se desactivará.

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