Reservas
Las reservas son una entidad independiente en el espacio de trabajo que sirven para guardar las estimaciones de esfuerzo. Usa las reservas para reservar periodos de tiempo en función de la cantidad de esfuerzo que prevés para cada asignado o rol de trabajo de un proyecto. Cada reserva está relacionada con un único proyecto y asignado, y cada asignado de un proyecto puede tener una única reserva.
Cada proyecto tiene el campo del sistema Esfuerzo reservado que agrega automáticamente el esfuerzo total asignado mediante la función Reservas a todos los usuarios y roles de trabajo en un proyecto. De forma predeterminada, la suma agregada no incluye el esfuerzo reservado de los subproyectos, pero puedes consolidar los datos del campo para incluirlo.
Puedes consultar y usar las reservas en la vista de recursos, los diagramas de carga de trabajo y la bandeja de trabajo pendiente horizontal. El campo Esfuerzo reservado se muestra en el panel de información y en la vista de tabla del proyecto.
Las reservas también tienen un programa independiente. Cuando añades una reserva, tienes que definir las fechas de inicio y límite durante las que prevés que el asignado trabajará. Los cambios en la agenda de trabajo del asignado afectarán al programa de una reserva.
Dado que las reservas están vinculadas a los proyectos y no a las tareas, no son necesariamente un sustituto del esfuerzo de una tarea. En su lugar, son otra forma de guardar las estimaciones de trabajo. Puedes usar tanto el esfuerzo reservado como el esfuerzo de la tarea en tu cuenta en función del tipo de estimaciones que necesites.
Utiliza las reservas en los siguientes casos:
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Necesitas obtener una vista general minuciosa de los proyectos y su trabajo en el diagrama de carga de trabajo, en lugar de tener que añadir trabajo en las tareas individuales.
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Necesitas prever recursos antes de crear las tareas reales en el proyecto.
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No necesitas una estimación detallada del trabajo para cada tarea, y observas que sueles necesitar ajustar estas estimaciones a raíz de los cambios.
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Deseas realizar un seguimiento de las estimaciones iniciales y reales y compararlas usando el esfuerzo reservado y el esfuerzo de la tarea, respectivamente.
El esfuerzo de la tarea y el esfuerzo guardado en las reservas se calculan de forma independiente en la cuenta. Puedes compararlos de alguna de estas formas:
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En la vista de tabla, comprueba los valores de las columnas Esfuerzo (esfuerzo de la tarea) y Esfuerzo reservado (reservas) para ver las diferencias entre ellas. Usa la consolidación de datos para el campo Esfuerzo reservado para incluir los valores de los subproyectos, si es necesario.
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Usa la visualización de los diagramas de carga de trabajo y de la vista de recursos para comparar el esfuerzo reservado y el esfuerzo de la tarea del usuario o del rol de trabajo en cada proyecto y para cada día. La reserva se resaltará en rojo si el esfuerzo de la tarea es mayor que el esfuerzo reservado.
Nota
En los diagramas de carga de trabajo y en la vista de recursos, el esfuerzo reservado se compara con el esfuerzo de la tarea para cada día, aunque configures el nivel de zoom en semanas o meses.
Todos los usuarios de la cuenta, salvo los colaboradores, pueden añadir reservas en los proyectos a los que tienen acceso, a menos que su rol de acceso se lo impida (el permiso necesario es Editar fechas y dependencias de la tarea).
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Abre el diagrama de carga de trabajo correspondiente. También tienes la opción de abrir el proyecto pertinente en la vista de recursos.
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Expande la fila del usuario o rol de trabajo pertinente. 1 Si vas a añadirlo en la vista de recursos, debes hacer clic en el botón + Añadir usuario para añadir primero el usuario o el rol de trabajo.
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Haz clic en el botón + Añadir reserva. 2
Aviso
Para ver este botón en los diagramas de carga de trabajo, tienes que habilitar la agrupación por proyecto. 3
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En la ventana que se abre:
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Haz clic en Establecer fechas 4 para establecer las fechas estimadas de trabajo del asignado. Ten en cuenta que los cambios en la agenda de trabajo del usuario pueden afectar a estas fechas.
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Selecciona el modo de esfuerzo. 5
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En el campo Esfuerzo, 6 introduce el esfuerzo estimado en horas.
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Para el modo de esfuerzo flexible: ajusta el esfuerzo para cada día, semana o mes en función del nivel de zoom.
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Haz clic en Añadir. 7
Repite este proceso para todos los usuarios y roles de trabajo que prevés que trabajarán en el proyecto. Una vez que hayas añadido una reserva, podrás verla en la vista de recursos, los diagramas de carga de trabajo y la bandeja de trabajo pendiente horizontal.
Consejo
Las reservas también están disponibles en Blueprints. Puedes crear blueprints para proyectos repetitivos y, en la vista de recursos, añadir las estimaciones de trabajo en función de las reservas.
Hay dos modos de esfuerzo disponibles para el esfuerzo reservado:
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Básico: con este modo de esfuerzo, puedes asignar una cantidad determinada de esfuerzo reservado en horas por día para cada reserva. El modo de esfuerzo Básico para las reservas es un equivalente completo del esfuerzo de tarea básico y funciona de la misma manera.
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Flexible: este modo de esfuerzo te permite asignar una cantidad de esfuerzo reservado diferente para cada día, semana o mes que abarca la reserva. El esfuerzo de reservas flexible es equivalente al esfuerzo de tarea flexible.
Nota
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El modo de esfuerzo flexible en las reservas no se admite cuando duplicas un proyecto con reservas o creas uno a partir de blueprints y seleccionas reprogramarlo.
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Si asignas horas para una reserva para un nivel de zoom, por ejemplo, para semanas, en el modo flexible y, después, cambias a otro nivel de zoom, como meses, y vuelves a editar la asignación de horas, la asignación semanal original se recalculará y las horas del mes que edites se repartirán de manera uniforme entre todos los días del mes.
Todos los usuarios de la cuenta, salvo los colaboradores, pueden editar y eliminar reservas en los proyectos a los que tienen acceso, a menos que su rol de acceso se lo impida (el permiso necesario es Editar fechas y dependencias de la tarea).
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Abre el diagrama de carga de trabajo correspondiente. También tienes la opción de abrir el proyecto pertinente en la vista de recursos.
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Localiza la reserva correspondiente y haz clic en ella.
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En la ventana que se abre, edita el esfuerzo o las fechas de la reserva y haz clic en Guardar. 1
Nota
No se puede modificar el nombre de la reserva.
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Para eliminar la reserva, haz clic en Eliminar en la esquina inferior derecha. 2
Nota
Si reprogramas una reserva con el modo de esfuerzo flexible, al ampliar su duración, los días adicionales tendrán una asignación de 0 h hasta que la modifiques. Si reduce la duración de la reserva, todas las horas asignadas que queden de los días reducidos se agregarán al último día de la reserva.
Todos los usuarios de la cuenta, salvo los colaboradores, pueden reasignar reservas dentro de los proyectos a los que tienen acceso, a menos que su rol de acceso se lo impida (el permiso necesario es Editar fechas y dependencias de la tarea).
Puedes reasignar reservas independientes en la vista de recursos:
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Abre el proyecto pertinente en la vista de recursos. 1
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Localiza el usuario o el rol de trabajo con la reserva correspondiente asignada.
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Pasa el puntero del ratón por encima del nombre del usuario o del rol de trabajo y, a continuación, haz clic en el botón del menú de tres puntos que aparece. 2
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Selecciona Reasignar. 3
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En la ventana que se abre, haz clic en + Seleccionar usuario. 4
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Selecciona un usuario o rol de trabajo en la lista.
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Haz clic en el botón Reasignar. 5
Si reasignas la reserva a un usuario o rol de trabajo que no tenía ninguna reserva previa, estos aparecerán en la vista, y el usuario o el rol de trabajo desde los que has realizado la reasignación desaparecerán.
Si reasignas a un usuario o rol de trabajo que ya tenían una reserva previa en dicho proyecto, ambas reservas se fusionarán:
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La fecha de inicio será la fecha de inicio más temprana de las dos reservas.
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La fecha límite será la fecha límite más tardía de las dos reservas.
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El esfuerzo se combinará y reasignará en función de la fecha de la reserva y de la agenda de trabajo del usuario.
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La reserva combinada resultante estará en modo flexible y las horas se sumarán para cada día, semana o mes, en función de la forma en que realizaste la asignación inicialmente.
Consejo
No es posible reasignar reservas independientes en los diagramas de carga de trabajo, puesto que las reservas están enlazadas a los proyectos. En su lugar, puedes reasignar proyectos, y la reserva se reasignará junto con las tareas del proyecto. Se aplica lo mismo a las tareas móviles de la bandeja de trabajo pendiente cuando el personal se proyecta en los diagramas de carga de trabajo.