Crear formularios de solicitud
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Disponibilidad: Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado, Professional heredado. |
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Disponible: Business, Pinnacle, Apex; No disponible: Free, Team; |
Los administradores de espacios pueden crear los formularios de solicitud en sus espacios. Los administradores y propietarios de la cuenta pueden crear los formularios de solicitud a nivel de cuenta. En las cuentas Legacy Enterprise, este derecho puede ser revocado por los administradores de la cuenta.
Una que se ha creado un formulario de solicitud, lo puede enviar cualquier usuario o, como alternativa, cualquiera que no sea usuario de Wrike.
Los administradores de espacios solo pueden crear formularios de solicitud en los espacios que administran.
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Haz clic en tu imagen de perfil 1.
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Selecciona Ajustes 2 en el menú desplegable.
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Haz clic en la sección Formularios de solicitud 3 en Administración de cuentas en la barra lateral.
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Haz clic en el botón + Formulario 4.
También puedes acceder a los formularios de solicitud haciendo clic en el signo + en la esquina superior derecha de tu espacio de trabajo, selecciona Solicitud en el menú desplegable y, luego, haz clic en Gestionar formularios.
Una vez que hayas accedido al creador de formularios de solicitud:
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Verás una ventana de indicaciones bajo la sección Crear formulario con IA. Usa este espacio para describir claramente qué quieres que la IA cree o con qué te ayude 1 .
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Las indicaciones sugeridas están disponibles en la parte inferior de la ventana.
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Haz clic en el botón Crear borrador 2 .
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Se generará el formulario.
Consejo
Sé específico sobre tus necesidades, como el tipo de contenido, estilo o puntos clave que quieres incluir.
También puedes crear el formulario de solicitud manualmente introduciendo la información en los campos siguientes:
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Introduce un nombre para tu formulario de solicitud 1.
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(Opcional) Proporciona una descripción del formulario para ayudar a los usuarios a saber para qué sirve y cuándo hay que enviarlo 2.
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Pasa al panel izquierdo y especifica lo siguiente:
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Selecciona otros espacios donde se puedan guardar las respuestas 3.
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Ajustes de respuesta:
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Selecciona si el formulario debe crear una nueva tarea o proyecto o crear uno a partir de un tipo de elemento personalizado, blueprint, o un elemento existente 4.
Nota
Para crear a partir de un elemento existente, selecciona Crear tarea a partir de... o Crear proyecto a partir de... en este desplegable, luego selecciona la pestaña correspondiente en la ventana emergente y haz clic en la opción correspondiente.
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(Opcional) Selecciona un estado para la tarea o carpeta que se crearán después del envío del formulario 5.
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Hay varios subescenarios posibles cuando no hay ningún estado establecido explícitamente en los ajustes del formulario:
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Cuando un formulario crea un elemento a partir de una plantilla (por ejemplo, un blueprint), o bien una tarea existente, el elemento creado mantiene el estado del elemento original, con independencia del flujo de trabajo predeterminado para guardarlo en dicha ubicación.
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Cuando un formulario crea un elemento a partir de un tipo de elemento personalizado, el elemento se crea con el primer estado activo del flujo de trabajo especificado en los ajustes del Tipo de elemento personalizado, con independencia del flujo de trabajo predeterminado para guardarlo en dicha ubicación.
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Cuando un formulario crea un elemento desde cero, se aplica el flujo de trabajo predeterminado para guardarlo en dicha ubicación.
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(Opcional) Selecciona la carpeta, el proyecto o el espacio donde deben incluirse los elementos creados a través del formulario 6.
Nota
Si no eliges nada en este paso, el elemento creado con el envío del formulario se colocará en la carpeta Compartido conmigo.
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(Opcional) Selecciona un usuario al que asignar el proyecto o la tarea creados 7.
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(Opcional) Configura una aprobación para que se cree a través del formulario de solicitud 8.
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(Opcional) Reprograma alrededor de 9.
Esta función te permite ajustar los programas fácilmente dentro de los formularios de solicitud. Puedes reprogramar en función de la fecha de inicio o la fecha límite de una tarea concreta, que puede no ser necesariamente la primera o última tarea del proyecto o una subtarea incluida en una tarea.
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(Opcional) Añade un prefijo 10.
Si has seleccionado la opción Crear tarea/proyecto desde..., puedes establecer un prefijo para los elementos creados a través de este formulario o reprogramarlos. Cuando alguien envía el formulario, la respuesta que da a la pregunta designada para establecer el prefijo se añade al título de las subtareas recién creadas o, si se trata de un proyecto, a los títulos de todos los elementos que contiene, pero no al elemento principal.
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Selecciona quién podrá ver el formulario: cualquier persona de tu cuenta, usuarios y grupos específicos o nadie de tu cuenta. Si seleccionas la opción nadie de tu cuenta, debes habilitar un enlace público; de lo contrario, Wrike no te permitirá publicar los cambios 11.
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(Opcional) Marca la casilla si quieres habilitar un enlace público al formulario (para quienes no son usuarios de Wrike) y si este debe activar notificaciones por correo electrónico o contener una función de seguridad CAPTCHA 12.
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Después de crear un formulario de solicitud, puedes añadir más preguntas al formulario haciendo clic en el botón + Añadir 1.
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Elige el tipo de pregunta que quieres añadir en la lista 2.
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Escribe la pregunta 3 y, según el tipo de pregunta, también las respuestas disponibles.
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(Opcional) Escribe una descripción 4 para añadir información adicional sobre la pregunta. Las personas que realizan la solicitud pueden ver esta información, pero no aparecerá en el proyecto ni la tarea resultantes.
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Selecciona Respuesta obligatoria 5 para que una pregunta sea obligatoria para completar el formulario.
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Puedes definir las preguntas y las respuestas del formulario de solicitud como condicionales, para que se remita a los usuarios a preguntas distintas en función de sus respuestas.
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Puedes asignar respuestas para indicar a Wrike cómo usar determinadas respuestas en la tarea o el proyecto creados.
Nota
Puedes incorporar enlaces en los que se pueda hacer clic que empiecen con http:// o https:// a preguntas, textos de ayuda y encabezados cuando configures o edites los formularios existentes.
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Publica o guarda tu formulario de solicitud 6.
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Haz clic en Guardar para crear un borrador de formulario que no está publicado y que puedes editar después. Solo los administradores pueden ver las solicitudes guardadas en una fase de borrador.
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Haz clic en Publicar para publicar el formulario. Una vez publicada la solicitud, podrán verla y enviarla todos los usuarios con quienes se ha compartido.
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Consejo
Si quieres añadir un enlace a la pregunta o su descripción en el que se pueda hacer clic, asegúrate de que empiece por http:// o https://.
¿Cómo actualizar automáticamente los campos personalizados mapeados en los formularios de solicitud?
Cada vez que se modifica un campo personalizado, las opciones correspondientes de los formularios de solicitud se actualizan automáticamente. Esto garantiza la coherencia entre todos los formularios, ahorra tiempo al eliminar la necesidad de hacer actualizaciones manuales y optimiza el flujo de trabajo general.
La actualización automática se realiza cuando un usuario hace lo siguiente:
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Cambia el nombre de las opciones almacenadas en el campo personalizado.
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Cambia el orden de las opciones en los campos personalizados de selección simple o selección múltiple.
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Añade opciones nuevas a los campos personalizados.
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Elimina las opciones existentes.
Por ejemplo, cuando un usuario utiliza un campo personalizado de selección simple en un formulario de solicitud, puede elegir entre todas las opciones disponibles especificadas en dicho campo personalizado.
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Accede al campo personalizado normal o de base de datos que quieres editar.
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Realiza los cambios necesarios en el campo personalizado.
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Una vez modificado el campo personalizado, el sistema actualizará automáticamente todos los formularios de solicitud que usan este campo personalizado.
Ajustes de campos personalizados (campo normal)
Los ajustes de campos personalizados te permiten controlar cómo funcionan tus campos personalizados normales. Puedes establecer quién puede ver o editar el campo y elegir dónde aparece. Los campos normales están disponibles para los usuarios de toda tu cuenta y te ayudan a seguir la información específica de las necesidades de tu equipo.
Ajustes de campos personalizados (campo de base de datos)
Los ajustes de los campos de base de datos te permiten gestionar los campos que extraen información de una base de datos central. Estos campos mantienen los datos coherentes en varios proyectos y tareas. Puedes establecer permisos, controlar dónde aparece el campo y asegurarte de que todos utilicen los mismos valores, lo que ayuda a tu equipo a mantenerse organizado y alineado.
Opciones del formulario de solicitud (campo normal)
Las opciones del formulario de solicitud te permiten personalizar cómo se muestran y funcionan los campos normales para los usuarios que rellenan el formulario. Puedes establecer valores predeterminados, hacer que los campos sean obligatorios y añadir texto de ayuda para guiar a los usuarios. Estas opciones te ayudan a recopilar la información correcta cada vez que alguien envía una solicitud.
Opciones del formulario de solicitud (campo de base de datos)
Las opciones del formulario de solicitud para los campos de base de datos te permiten conectar las preguntas del formulario con campos centralizados gestionados en tu cuenta. Puedes establecer valores predeterminados, hacer que los campos sean obligatorios y asegurarte de que los usuarios elijan de una lista coherente de opciones. Esto mantiene tus datos organizados y actualizados en todos los proyectos.
Al editar las opciones en los ajustes de los campos personalizados, los cambios se reflejarán automáticamente en el formulario de solicitud.
La actualización automática se activa para todos los cambios de opciones hasta que se modifica (cambio de nombre o eliminación) cualquier opción que tenga acciones añadidas.
En este caso, recibirás una notificación de advertencia. Si esto sucede, tienes un par de opciones: actualizar manualmente la lógica condicional para que se ajuste a las nuevas opciones de los campos personalizados o hacer clic en Actualizar estas opciones para borrar automáticamente las opciones eliminadas con las acciones que tienen vinculadas.
Mensajes de advertencia para los campos normales y de base de datos:
Importante
Al hacer clic en el botón Actualizar estas opciones, se borrarán solo esas opciones normales y sus acciones condicionales vinculadas a las que se les ha cambiado el nombre o que se han eliminado específicamente del campo personalizado. Las opciones de base de datos a las que se ha cambiado el nombre y sus acciones vinculadas se mantendrán.
Para garantizar el uso optimizado de la función Actualizar estas opciones, es importante reconocer las distinciones entre los campos de selección normal y los campos de enlace a bases de datos. Aunque los dos tipos pretenden mantener tus formularios actualizados con las últimas configuraciones de las opciones, funcionan de formas distintas, sobre todo en lo que respecta a cómo se gestionan las opciones con condiciones.
Para identificar estas diferencias y entender bien los comportamientos de cada tipo de campo, consulta la siguiente tabla comparativa.
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Escenario |
Campos de selección normal |
Campos de enlaces a bases de datos |
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Opción recién añadida/eliminada de campos personalizados/base de datos sin condiciones |
Las opciones eliminadas se borran sin ninguna advertencia. |
Las opciones eliminadas se borran sin ninguna advertencia. |
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Opción eliminada de campos personalizados/base de datos con condiciones |
Las opciones se mantienen si se hace clic en el botón Actualizar estas opciones. |
Las opciones se mantienen con un botón Actualizar estas opciones para el editor de formularios, pero el remitente no verá ninguna de las opciones eliminadas. |
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Opciones eliminadas combinadas (condiciones + sin condiciones) |
Todas las opciones eliminadas se mantienen si se hace clic en el botón Actualizar estas opciones. |
Solo las opciones eliminadas con condiciones se mantienen si se hace clic en el botón Actualizar estas opciones para el editor de formularios. El remitente no verá ninguna de las opciones eliminadas. |
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Opción sin condiciones a la que se le ha cambiado el nombre |
Las opciones se actualizan sin ninguna advertencia. |
Las opciones se actualizan sin ninguna advertencia. |
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Opción con condiciones a la que se le ha cambiado el nombre |
Se requiere el botón Actualizar estas opciones; las opciones se actualizan y las condiciones se pierden. |
Las opciones se actualizan sin ninguna advertencia y las condiciones permanecen vinculadas a las opciones a las que se les ha cambiado el nombre. |
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Opciones combinadas a las que se les ha cambiado el nombre (condiciones + sin condiciones) |
Se requiere el botón Actualizar estas opciones; las opciones se actualizan y las condiciones se pierden. |
Las opciones se actualizan sin ninguna advertencia y las condiciones permanecen vinculadas a las opciones a las que se les ha cambiado el nombre. |
Cuando crees formularios de solicitud, puedes establecer restricciones de fecha para las preguntas tipo fecha a fin de garantizar que las fechas seleccionadas se corresponden con un número determinado de días o más después de la fecha de presentación del formulario. Esto significa que los usuarios que rellenen el formulario solo pueden seleccionar fechas (por ejemplo, fechas de vencimiento) que cumplan los criterios especificados por el autor del formulario.
Por ejemplo, si defines una restricción de 5 días, y un usuario envía un formulario el día 1 de enero, este solo podrá seleccionar fechas a partir del día 6 de enero.