Datenbankoptionen in "Link to Database"-Custom-Feldern filtern

Kurz gesagt

Das statische Auswahlfiltern begrenzt, welche Datensätze in verknüpften Custom-Feldern und Anfrageformularen angezeigt werden. Es sorgt dafür, dass Nutzer nur relevante Optionen sehen, indem Datensätze anhand fester Spalte = Wert-Bedingungen gefiltert werden, wodurch die Auswahl schneller, übersichtlicher und genauer wird.

• Übersicht
  • Was ist die Filterung von Datenbankoptionen
  • Wie die Filterung von Datenbankoptionen funktioniert
  • Häufiger Anwendungsfall
• So verwenden Sie einen statischen Filter
• Gefilterte Datahub-Felder in Anfrageformularen konfigurieren
• Wie Filter in Anfrageformularen funktionieren
• Was steht als Nächstes an?

Übersicht

Statisches Auswahlfiltern schränkt die Auswahl der Datensätze in einem Link to Database-Feld ein, indem ein fester Filter auf die verknüpfte Datenbank angewendet wird. Im Gegensatz zum abhängigen Filtern ändert es sich nicht anhand der Auswahl eines anderen Feldes. Es zeigt stets denselben vordefinierten Satz von Datensätzen an. Dadurch werden irrelevante Optionen reduziert, die Daten­genauigkeit verbessert, die Auswahl beschleunigt und große Datensätze leichter nutzbar gemacht.

Was ist die Datenbankoptionen-Filterung

Wenn Sie eine große Datenbank mit einem Custom-Feld verknüpft haben, sehen Nutzer möglicherweise zu viele Optionen, wenn sie einen Wert auswählen möchten. Statisches Auswahlfiltern hilft, indem vordefinierte Regeln angewendet werden, sodass nur relevante Datensätze angezeigt werden. 
So wird die Auswahl einfacher, schneller und genauer, da der Picker übersichtlicher bleibt.

Wie die Datenbankoptionen-Filterung funktioniert

Das Feld ist mit einer Datenbank verknüpft, zeigt jedoch anstelle von allen Datensätzen nur diejenigen an, die einem festgelegten Filter entsprechen.

Beispiele

• Archivierte Datensätze ausblenden
  Wenn die Datenbank sowohl aktive als auch archivierte Einträge enthält, kann der Picker gefiltert werden, sodass nur aktive angezeigt werden.
  Beispiel: Archivierte Fächer im Feld-Picker nicht anzeigen.
• Nur Datensätze anzeigen, die einem bestimmten Feldwert entsprechen

Die verfügbaren Optionen lassen sich mit einem festen Filter auf Grundlage eines vordefinierten Werts eingrenzen.

Beispiel: Nur Fächer anzeigen, die zur Kategorie Geisteswissenschaften gehören.

Weitere Beispiele: Nur Datensätze für ein bestimmtes Land, einen bestimmten Status oder eine bestimmte Abteilung anzeigen.

Häufiger Anwendungsfall

Angenommen, Sie haben eine Fächer-Datenbank, die mit einem Custom-Feld verknüpft ist:

• Ohne Filterung: Nutzer sehen jedes Fach in der Datenbank.
• Mit statischem Auswahlfiltern: Nutzer sehen nur Fächer, die bestimmte Bedingungen erfüllen, zum Beispiel:
  • Status ist nicht archiviert
  • Kategorie entspricht der gewählten Kategorie

So verwenden Sie einen statischen Filter

1. Richten Sie Ihre Datenbanken ein
   Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenbank als Quelle für ein verknüpftes Custom-Feld bereit ist.
2. Fügen Sie eine „In-use“-Spalte hinzu
   Erstellen Sie z. B. eine Spalte In-use, um anzuzeigen, ob ein Fach aktiv oder archiviert ist.

3. Konfigurieren Sie das Custom-Feld
   Öffnen Sie das zu bearbeitende Link to Database-Custom-Feld 1.
4. Fügen Sie Filter basierend auf Datenbankspalten hinzu
   Wenden Sie einen oder mehrere Filter an, um zu steuern, welche Datensätze im Feld-Picker angezeigt werden.

5. Fügen Sie einen Statusfilter hinzu
   Verwenden Sie dafür die gewünschte Spalte und den gewünschten Wert, zum Beispiel:
   In-use = active 2.

   

6. Verfeinern Sie die Fächeroptionen mit gestaffelten Filtern
   Neben dem statischen Filter können Sie hier auch einen dynamischen Filter für Fächer hinzufügen, der die verfügbaren Optionen basierend auf dem ausgewählten Curriculum und der Studienkategorie aktualisiert 3. Diese zweistufige Filterung sorgt dafür, dass nur relevante, kontextspezifische Fächer angezeigt werden. Erfahren Sie hier, wie Sie einen dynamischen Filter hinzufügen.
7. Speichern Sie das Feld
   Klicken Sie auf Speichern 4 , um die Filter auf das Custom-Feld anzuwenden.

Gefilterte Datahub-Felder in Anfrageformularen konfigurieren

Wenn Sie ein Anfrageformular konfigurieren und eine Frage einem Datahub-Feld zuordnen, gelten alle für dieses Feld festgelegten Filter nur in der Ansicht des Formularabsenders. Im Formular-Builder/-Editor sehen Formular-Admins weiterhin alle vorhandenen Optionen aus der Datenbank.

So funktioniert die Filterung in Anfrageformularen

• Ein statischer Filter begrenzt die Liste auf Datensätze, die beim Ausfüllen des Formulars stets einer festen Bedingung entsprechen, z. B. indem nur aktive Optionen angezeigt werden.

Beispiel

Wenn Sie festlegen:

• Statischer Filter: In-use = active

Dann sieht der Nutzer nur aktive Fächer.

Was steht als Nächstes an?

• Abhängige Filterung über "Link to Database"-Felder in Anfrageformularen