Verfügbare Automatisierungsaktionen

Nachdem die Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion dem Element, auf das die Regel anwendbar ist ein Teilelement hinzu.

Beispiel: „Wenn eine neue Aufgabe im Ordner ‚Bugs‘ erstellt wird, dann erstelle ein Teilelement (für diese Aufgabe) mit dem Namen ‚Dev Story‘.“

Klicken Sie auf Element wählen, um den Typ des erstellten Teilelements zu bestimmen: Aufgabe, Projekt oder einen der Benutzerdefinierten Element-Typen.

Fügen Sie den Teilelement-Namen hinzu.

(Optional) Fügen Sie eine Beschreibunghinzu.

Denken Sie daran, dass die Art des Teilelements durch den Geltungsbereich der Regel eingeschränkt werden kann. Beispielsweise können Sie einer Aufgabe kein Teilelement vom Typ ‚Projekt‘ hinzufügen.

Nachdem die Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion dem Element, auf das die Regel anwendbar ist, ein Teilelement hinzu. Das Teilelement wird aus einem Blueprint erstellt.

Beispiel: „Wenn eine neue Aufgabe im Ordner ‚Bugs‘ erstellt wird, dann erstelle ein Teilelement (für diese Aufgabe) anhand des Blueprints ‚Dev Story‘.“

Klicken Sie auf Blueprint wählen, um den entsprechenden Blueprint vorzugeben.

Fügen Sie den Teilelement-Namen hinzu.

(Optional) Ein Präfix hinzufügen. Wenn das erstellte Teilelement eigene Teilelemente hat, wird das Präfix zu deren Namen hinzugefügt.

(Optional) Das Kästchen Verantwortliche benachrichtigen ticken, wenn Sie ihnen eine Inbox-Benachrichtigung senden möchten.

Denken Sie daran, dass die Art des Teilelements durch den Geltungsbereich der Regel eingeschränkt werden kann. Beispielsweise können Sie einer Aufgabe kein Blueprint-Teilelement vom Typ ‚Projekt‘ hinzufügen.

Pro 7 Tage gibt ein Limit von 4000 duplizierten Elementen und/oder Elementen, die aus Blueprints erstellt wurden. Wenn Ihr Account dieses Limit erreicht, wird die von dieser Aktion abhängige Regel automatisch deaktiviert. Die Regel lässt sich aber wieder aktivieren, sobald Ihr Account unter dem Limit liegt.

Nachdem die Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion dem Element, auf das die Regel anwendbar ist, ein Teilelement hinzu. Das Teilelement wird aus einem vorhandenen Element dupliziert.

Beispiel: „Wenn eine neue Aufgabe im Ordner ‚Bugs‘ erstellt wird, dann ein Teilelement erstellen (für diese Aufgabe) anhand des Blueprints ‚Dev Story‘.“

Klicken Sie auf Aufgabe wählen oder Projekt/Ordner wählen, um das Element zu bestimmen, das dupliziert werden soll.

Den Teilelement-Namen hinzufügen.

(Optional) Das Präfix hinzufügen. Wenn das duplizierte Teilelement eigene Teilelemente hat, wird das Präfix zu deren Namen hinzugefügt.

(Optional) Ticken Sie die jeweiligen Kästchen, um vorzugeben, welche Daten aus dem ursprünglichen Element dupliziert werden sollen.

Denken Sie daran, dass die Art des Teilelements durch den Geltungsbereich der Regel eingeschränkt werden kann. Beispielsweise können Sie einer Aufgabe kein Blueprint-Teilelement vom Typ ‚Projekt‘ hinzufügen.

Pro 7 Tage gibt ein Limit von 4000 duplizierten Elementen und/oder Elementen, die aus Blueprints erstellt wurden. Wenn Ihr Account dieses Limit erreicht, wird die von dieser Aktion abhängige Regel automatisch deaktiviert. Die Regel lässt sich aber wieder aktivieren, sobald Ihr Account unter dem Limit liegt.

Ist die Regel einmal ausgelöst, fügt diese Aktion dem von Ihnen bestimmten Speicherort Aufgaben oder Projekte hinzu.

Beispiel: „Wenn sich der Status einer Aufgabe in ‚Sicherheitsüberprüfung erforderlich‘ ändert, dann ein Element im Ordner ‚Sicherheitsteam‘ erstellen.“

Klicken Sie auf Element wählen, um den Typ des erstellten Teilelements zu bestimmen: Aufgabe, Projekt oder einen der Benutzerdefinierten Element-Typen.

Wählen Sie den Ort, an dem das neue Element erstellt werden soll.

Fügen Sie den Element-Namen hinzu.

(Optional) Fügen Sie eine Beschreibunghinzu.

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Ist die Regel einmal ausgelöst, fügt diese Aktion dem von Ihnen bestimmten Speicherort ein neues – aus einem Blueprint erstellten – Element hinzu.

Beispiel: „Wenn sich der Status einer Aufgabe in ‚Sicherheitsüberprüfung erforderlich‘ ändert, dann ein Element aus dem Blueprint ‚Neue Sicherheitsüberprüfung‘ im Ordner ‚Sicherheitsteam‘ erstellen.“

Klicken Sie auf Blueprint wählen, um den entsprechenden Blueprint vorzugeben.

Fügen Sie den Element-Namen hinzu.

Wählen Sie den Ort, an dem das neue Element erstellt werden soll.

(Optional) Das Präfix hinzufügen. Wenn das erstellte Element Teilelemente hat, wird das Präfix zu deren Namen hinzugefügt.

(Optional) Das Kästchen Verantwortliche benachrichtigen ticken, wenn Sie ihnen eine Inbox-Benachrichtigung senden möchten.

Pro 7 Tage gibt ein Limit von 4000 duplizierten Elementen und/oder Elementen, die aus Blueprints erstellt wurden. Wenn Ihr Account dieses Limit erreicht, wird die von dieser Aktion abhängige Regel automatisch deaktiviert. Die Regel lässt sich aber wieder aktivieren, sobald Ihr Account unter dem Limit liegt.

Ist die Regel einmal ausgelöst, dupliziert diese Aktion ein bestehendes Element in dem von Ihnen bestimmten Speicherort.

Beispiel: „Wenn sich der Status einer Aufgabe in ‚Sicherheitsüberprüfung erforderlich‘ ändert, dann eine Aufgabe ‚Neue Sicherheitsüberprüfung‘ im Ordner ‚Sicherheitsteam‘ duplizieren.“

Klicken Sie auf Aufgabe wählen oder Projekt/Ordner wählen, um das Element zu bestimmen, das dupliziert werden soll.

Fügen Sie den Element-Namen hinzu.

Wählen Sie den Ort, an dem das duplizierte Element hinzugefügt werden soll.

(Optional) Das Präfix hinzufügen. Wenn das duplizierte Element Teilelemente hat, wird das Präfix zu deren Namen hinzugefügt.

(Optional) Ticken Sie die jeweiligen Kästchen, um vorzugeben, welche Daten aus dem ursprünglichen Element dupliziert werden sollen.

Pro 7 Tage gibt ein Limit von 4000 duplizierten Elementen und/oder Elementen, die aus Blueprints erstellt wurden. Wenn Ihr Account dieses Limit erreicht, wird die von dieser Aktion abhängige Regel automatisch deaktiviert. Die Regel lässt sich aber wieder aktivieren, sobald Ihr Account unter dem Limit liegt.

Sobald die Regel ausgelöst wird, ändert diese Aktion den Wert in dem von Ihnen ausgewählten benutzerdefinierten Feld.

Beispiel: „Wenn …, dann ändere das Feld „Feedback erforderlich“ in Angetickt.“

Klicken Sie auf Feld wählen und wählen Sie das entsprechende Feld aus der Dropdown-Liste.

Das Dropdown-Menü Ändern zu wird eingeblendet; wählen Sie dort den entsprechenden Status, den das Feld bekommt, nachdem die Regel ausgelöst wird.

Diese Aktion funktioniert für benutzerdefinierte Felder vom Typ Text, Kontrollkästchen, Mehrfachauswahl, Einfachauswahl, Personen, Währung, Prozent und Zahl.

Die Felder müssen zu dem Projekt, Ordner oder Space hinzugefügt werden, den Sie im Abschnitt Anwenden auf des Regelkonstrukteurs wählen.

Nachdem die Regel ausgelöst wurde, ändert diese Aktion den Namen der Aufgaben und Projekte gemäß den Aktionseinstellungen.

Beispiel: „Wenn …, dann den Präfix [Client name] zum Aufgabennamen hinzufügen“.

In der Dropdown-Liste eine der folgenden Optionen wählen:

In das Feld Namen eingeben den entsprechenden Text eingeben, der als neuer Elementname oder als Präfix/Suffix hinzugefügt werden soll.

Die Anzahl der Zeichen, die in das Feld Namen eingeben eingeben werden können, ist begrenzt: 1000, wenn die Regel für Aufgaben gilt, und 100, wenn sie für Projekte gilt. Ferner sind die Symbole / \ , und ; in diesem Feld nicht zulässig.

Ferner beträgt die Obergrenze für Elementnamen 1000 Zeichen, einschließlich aller Präfixe und Suffixe, die durch die Automatisierung hinzugefügt werden. Wenn der resultierende Elementname diese Grenze überschreitet, wird alles, was über die 1000-Zeichen-Grenze hinausgeht, entfernt.

Nachdem die Regel ausgelöst wurde, ändert diese Aktion die Wichtigkeit von Aufgaben gemäß den Aktionseinstellungen.

Beispiel: „Wenn …, dann ändere die Wichtigkeit auf Hoch.“

Wählen Sie im Feld Ändern zu die entsprechende Wichtigkeitsstufe: Hoch, Normal oder Niedrig.

Diese Aktion wird nur angezeigt, wenn die Regel für Aufgaben oder aufgabenbasierte benutzerdefinierte Elemente gilt.

Ist die Regel einmal ausgelöst, ändert diese Aktion den aktuellen Status von Aufgaben oder Projekten zu dem von Ihnen bestimmten Status.

Beispiel: „Wenn …, dann ändere alle Aufgaben-Status zu Erledigt.“

Klicken Sie auf Status wählen, um den Status zu bestimmen, den die Aufgaben oder Projekt bekommen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Wird mindestens eines der gewählten Arbeitsablauf-Status aus dem Account gelöscht, dann wird dadurch die Regel deaktiviert.

Diese Aktion übergeht alle Einstellungen unter Fester Arbeitsablauf, die für den gewählten Arbeitsablauf/Status gültig sind. Ferner werden die im gewählten Arbeitsablauf eingerichteten Funktionen automatisch zuweisen und automatisierte Freigaben ignoriert, wenn die Statusänderung über eine Automatisierungsregel erfolgt ist.

Ist die Regel einmal ausgelöst, fügt diese Aktion dem/den von Ihnen bestimmten Speicherort/en Aufgaben oder Projekte hinzu.

Beispiel: „Wenn …, dann füge das Projekt zu Marketing Operations hinzu.“

Klicken Sie Projekt, Ordner oder Space wählen, um den/die Speicherort/e zu bestimmen.

Sie können bis zu 10 verschiedene Speicherorte wählen, wo die Projekte oder Aufgaben hinzugefügt werden sollen. Wenn mindestens eines dieser Ziel-Ordner, -Projekte oder -Spaces gelöscht wird, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.

Ist die Regel einmal ausgelöst, verschiebt diese Aktion dem/den von Ihnen bestimmten Speicherort/en Aufgaben oder Projekte zu. Sie können auch bestimmen, ob die Aufgaben/Projekte aus all den von ihnen vor der Regelauslösung besetzten Ordner, Projekte oder Spaces entfernt werden sollen.

Beispiel: „Wenn …, dann verschiebe das Projekt zum Archiv.“

Klicken Sie Projekt, Ordner oder Space wählen, um den/die Speicherort/e zu bestimmen.

Bestimmen Sie dann, von woher die Aufgaben/Projekte verschoben werden sollen. Wählen Sie alle Projekte, Ordner und Spaces, wenn die Aufgaben/Projekte von allen ihren bestehenden Speicherorten entfernt und zu dem Zielspeicherort verschoben werden sollen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Oder wählen Sie bestimmte Projekte, Ordner und Spaces und bestimmen Sie dann den/die genauen Speicherort/e, aus denen die Aufgaben/Projekte entfernt werden sollen. Wenn die Regel in diesem Fall ausgelöst wird, dann werden die Aufgaben/Projekte (1.) zu dem von Ihnen festgelegten Speicherort verschoben, (2.) aus den ebenfalls von Ihnen bestimmten bisherigen Speicherorten entfernt und (3.) einige ihrer vorherigen Speicherorte werden beibehalten.

Sie können bis zu 10 verschiedene Speicherorte wählen, wohin die Projekte oder Aufgaben verschoben werden sollen, und bis zu 10 Speicherorte, aus denen sie entfernt werden sollen.

Wird mindestens eines der Ziel-Ordner, -Projekte oder -Spaces, wo die Aufgaben hinverschoben oder aus denen sie entfernt werden sollen, gelöscht, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.

Wenn die Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion Kommentare zu Aufgaben oder Projekte hinzu. Ferner können Sie einen bestimmten Nutzer oder eine bestimmte Nutzergruppe @erwähnen.

Beispiel: „Wenn …, dann füge einen Kommentar mit @Genehmiger und @Melanie Schmidt hinzu.“

Geben Sie in dem Feld Kommentar eingeben den Text Ihres Kommentars ein.

(Optional) Ticken Sie das Kästchen neben eines oder mehrere der speziellen Optionen für @Erwähnungen an:

(Optional) Klicken Sie auf Bestimmten Nutzer oder Gruppe wählen, um einen oder mehrere Account-Nutzer oder Nutzergruppen zu @erwähnen.

(Optional) Wenn Ihre Automatisierungsregel durch den Auslöser Projekt ist gefährdet (AI-basiert) ausgelöst wird, können Sie bestimmen, dass die Projektrisiko-Information in den Kommentar aufgenommen wird. Dazu ticken Sie das Kästchen Details zu Risikoniveau aufnehmen unter dem Kommentarfeld an.

In dem unten befindlichen Bereich Vorschau, bekommen Sie einen Eindruck, wie Ihr Kommentar aussehen wird.

Wenn die Automatisierungsregel ausgelöst und der Kommentar erstellt wird, wird der Platzhalter @Autor durch den tatsächlichen Namen des Nutzers ersetzt, der die Aufgabe oder das Projekt erstellt hat.

@Genehmiger wird ebenfalls durch die Namen der eventuell vorhandenen Genehmiger ersetzt. Ansonsten wird es dem Kommentar als reiner Text hinzugefügt.

@Follower bleibt so, wie es ist, und alle Nutzer, die die Aufgabe oder das Projekt folgen, erhalten die Benachrichtigung.

Der Autor aller per Automatisierung erzeugten Kommentare ist der Automatisierungs-Bot.

Es können bis zu 20 bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen gewählt werden, die in dem Kommentar @erwähnt werden. Wird mindestens einer von ihnen aus dem Account gelöscht, wird die Regel automatisch deaktiviert.

Wenn diese Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion Nutzer hinzu, die Sie als Aufgabenverantwortliche oder Projektinhaber bestimmt haben. Ferner kann die Aktion auch alle vorhandenen Verantwortlichen oder Inhaber aus den Aufgaben/Projekten entfernen.

Beispiel: „Wenn … dann weise die Aufgabe an Melanie Schmidt.“

Klicken Sie auf Nutzer wählen und wählen Sie mindestens eine Person, die als Aufgabenverantwortlicher oder Projektinhaber hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf +, um weitere Nutzer hinzuzufügen.

(Optional) Ticken Sie das Kästchen neben und von anderen Nutzern neu zuweisen, um automatisch die Aufgabenzuweisung an alle bestehenden Verantwortlichen aufzuheben oder alle Projektinhaber zu entfernen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Sie können bis zu 20 Aufgabenverantwortliche oder Projektinhaber pro Aktion wählen. Wird mindestens einer von ihnen aus dem Account gelöscht, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.