Verfügbare Automatisierungsaktionen

Ist die Regel einmal ausgelöst, ändert diese Aktion den aktuellen Status von Aufgaben oder Projekten zu dem von Ihnen bestimmten Status.

Beispiel: „Wenn …, dann wechsele alle Aufgaben-Status zu Erledigt.“

Klicken Sie auf Status wählen, um den Status zu bestimmen, den die Aufgaben oder Projekt bekommen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Wird mindestens eines der gewählten Arbeitsablauf-Status aus dem Account gelöscht, dann wird dadurch die Regel deaktiviert.

Diese Aktion übergeht alle Einstellungen unter Fester Arbeitsablauf, die für den gewählten Arbeitsablauf/Status gültig sind. Ferner werden die im gewählten Arbeitsablauf eingerichteten Funktionen automatisierte Zuweisung und automatisierte Freigaben ignoriert, wenn die Statusänderung über eine Automatisierungsregel erfolgt ist.

Ist die Regel einmal ausgelöst, fügt diese Aktion dem/den von Ihnen bestimmten Standort/en Aufgaben oder Projekte hinzu.

Beispiel: „Wenn …, dann füge das Projekt zu Marketing Operations hinzu.“

Klicken Sie Projekt, Ordner oder Space wählen, um den/die Zielstandort/e zu bestimmen.

Sie können bis zu 10 verschiedene Standorte wählen, wo die Projekte oder Aufgaben hinzugefügt werden sollen. Wird mindestens eines dieser Ziel-Ordner, -Projekte oder -Spaces gelöscht, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.

Ist die Regel einmal ausgelöst, verschiebt diese Aktion dem/den von Ihnen bestimmten Standort/en Aufgaben oder Projekte zu. Sie können auch bestimmen, ob die Aufgaben/Projekte aus all den von ihnen vor der Regelauslösung besetzten Ordner, Projekte oder Spaces entfernt werden sollen.

Beispiel: „Wenn …, dann verschiebe das Projekt zum Archiv.“

Klicken Sie Projekt, Ordner oder Space wählen, um den/die Zielstandort/e zu bestimmen.

Bestimmen Sie dann, von woher die Aufgaben/Projekte verschoben werden sollen. Wählen Sie alle Projekte, Ordner und Spaces, wenn die Aufgaben/Projekte von allen ihren bestehenden Standorten entfernt und zu dem Zielstandort verschoben werden sollen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Oder wählen Sie bestimmte Projekte, Ordner und Spaces und bestimmen Sie dann den/die genauen Standort/e, aus denen die Aufgaben/Projekte entfernt werden sollen. Wenn die Regel in diesem Fall ausgelöst wird, dann werden die Aufgaben/Projekte (1.) zu dem von Ihnen festgelegten Standort verschoben, (2.) aus ihren ebenfalls von Ihnen bestimmten bisherigen Standorten entfernt und (3.) einige ihrer vorherigen Standorte werden beibehalten.

Sie können bis zu 10 verschiedene Standorte wählen, wohin die Projekte oder Aufgaben verschoben werden sollen, und bis zu 10 Standorte, aus denen sie entfernt werden sollen.

Wird mindestens eines der Ziel-Ordner, -Projekte oder -Spaces, wo die Aufgaben hinverschoben oder aus denen sie entfernt werden sollen, gelöscht, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.

Wenn die Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion Kommentare zu Aufgaben oder Projekte hinzu. Ferner können Sie einen bestimmten Nutzer oder eine bestimmte Nutzergruppe @erwähnen.

Beispiel: „Wenn …, dann füge einen Kommentar mit @Genehmiger und @Melanie Schmidt hinzu.“

Geben Sie in dem Feld Kommentar eingeben den Text Ihres Kommentars ein.

(Optional) Ticken Sie das Kästchen neben eines oder mehrere der speziellen Optionen für @Erwähnungen an:

(Optional) Klicken Sie auf Bestimmten Nutzer oder Gruppe wählen, um einen oder mehrere Account-Nutzer oder Nutzergruppen zu @erwähnen.

(Optional) Wenn Ihre Automatisierungsregel durch den Auslöser Projekt ist gefährdet (AI-basiert) ausgelöst wird, können Sie bestimmen, dass die Projektrisiko-Information in den Kommentar aufgenommen wird. Dazu ticken Sie das Kästchen Details zu Risikoniveau aufnehmen unter dem Kommentarfeld an.

In dem unten befindlichen Bereich Vorschau, bekommen Sie einen Eindruck, wie Ihr Kommentar aussehen wird.

Wenn die Automatisierungsregel ausgelöst und der Kommentar erstellt wird, wird der Platzhalter @Autor durch den tatsächlichen Namen des Nutzers ersetzt, der die Aufgabe oder das Projekt erstellt hat.

@Genehmiger wird ebenfalls durch die Namen der eventuell vorhandenen Genehmiger ersetzt. Ansonsten wird es dem Kommentar als reiner Text hinzugefügt.

@Follower bleibt so, wie es ist, und alle Nutzer, die die Aufgabe oder das Projekt folgen, erhalten die Benachrichtigung.

Der Autor aller per Automatisierung erzeugten Kommentare ist der Automatisierungs-Bot.

Es können bis zu 20 bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen gewählt werden, die in dem Kommentar @erwähnt werden. Wird mindestens einer von ihnen aus dem Account gelöscht, wird die Regel automatisch deaktiviert.

Wenn diese Regel ausgelöst wird, fügt diese Aktion Nutzer hinzu, die Sie als Aufgabenverantwortliche oder Projektinhaber bestimmt haben. Ferner kann die Aktion auch alle vorhandenen Verantwortlichen oder Inhaber aus den Aufgaben/Projekten entfernen.

Beispiel: „Wenn … dann weise die Aufgabe an Melanie Schmidt.“

Klicken Sie auf Nutzer wählen und wählen Sie mindestens eine Person, die als Aufgabenverantwortlicher oder Projektinhaber hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf +, um weitere Nutzer hinzuzufügen.

(Optional) Ticken Sie das Kästchen neben und von anderen Nutzern neu zuweisen, um automatisch die Aufgabenzuweisung an alle bestehenden Verantwortlichen aufzuheben oder alle Projektinhaber zu entfernen, wenn die Regel ausgelöst wird.

Sie können bis zu 20 Aufgabenverantwortliche oder Projektinhaber pro Aktion wählen. Wird mindestens einer von ihnen aus dem Account gelöscht, wird die Automatisierungsregel deaktiviert.