Anfrageformulare erstellen
Wichtig
Nutzer des alten Team-Tarifs, der vor dem 24. November 2024 erworben wurde, können weiterhin Anfrageformulare in Spaces erstellen.
Space-Administratoren können Anfrageformulare in ihren Spaces erstellen. Account-Administratoren und Verantwortliche können Anfrageformulare auf Account-Ebene erstellen. Bei Enterprise Accounts kann diese Berechtigung von Account-Administratoren widerrufen werden.
Nachdem ein Anfrageformular erstellt wurde, kann es von jedem Nutzer oder (optional) von Nicht-Wrike-Nutzern eingereicht werden.
Space-Administratoren können nur Anfrageformulare in solchen Spaces erstellen, wo sie Administratoren sind.
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Navigieren Sie zum Space, wo Sie das Anfrageformular erstellen wollen.
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Klicken Sie auf das Zahnradsymbol unter dem Namen des Space, um die Space-Einstellungen zu öffnen.
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Wählen Sie die Registerkarte Anfrageformulare.
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Wenn es das erste Anfrageformular im Space ist, klicken Sie auf Ein Anfrageformular erstellen, oder, falls sich bereits Anfrageformulare im Space befinden, auf + Neues Formular.
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Klicken Sie auf Ihr Profilbild 1.
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Wählen Sie Einstellungen 2 aus dem Dropdown-Menü.
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Klicken Sie in der Seitenleiste auf den Bereich Anfrageformulare 3.
Alternativ lässt sich das Anfrageformular auch aufrufen, indem Sie in der oberen rechten Ecke Ihres Workspace auf das + klicken, die Option Anfrage aus dem Dropdown-Menü wählen und dann auf die Option Formulare verwalten klicken.
Nachdem Sie den Anfrageformular-Editor geöffnet haben, sind einige Informationen erforderlich.
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Geben Sie einen Namen für Ihr Anfrageformular ein 1.
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(Optional) Geben Sie Ihrem Formular eine Beschreibung, damit andere Nutzer verstehen, wofür es vorgesehen ist und wann es eingereicht werden soll 2.
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Gehen Sie zum linken Panel und bestimmen Sie Folgendes:
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Einstellungen für Antworten:
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Bestimmen Sie, ob das Formular eine neue Aufgabe oder ein neues Projekt erstellen oder eines aus einem benutzerdefinierten Elementtyp, Blueprint oder einem vorhandenen Element erstellen soll 3.
Hinweis
Um etwas aus einem vorhandenen Element zu erstellen, wählen Sie Aufgabe erstellen aus... oder Projekt erstellen aus... in dieser Dropdown-Liste, wählen Sie dann die entsprechende Registerkarte im Pop-up-Fenster und klicken Sie dort auf die entsprechende Option.
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(Optional) Wählen Sie für die Aufgabe oder den Ordner einen Status, der nach dem Absenden des Formulars erstellt werden soll 4.
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Wenn in den Formulareinstellungen kein Status explizit festgelegt ist, gibt es mehrere mögliche Unterszenarien:
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Wird mit einem Formular ein Element aus einer Vorlage erstellt, z. B. aus einem Blueprint, oder einer vorhandenen Aufgabe, behält das so erstellte Element den Status des ursprünglichen Elements bei, unabhängig vom Standard-Arbeitsablauf des jeweiligen Speicherplatzes.
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Wird mit einem Formular ein Element aus einem Benutzerdefinierten Element-Typ erstellt, wird das Element im ersten aktiven Status des Arbeitsablaufes erstellt, der in den Einstellungen für den Benutzerdefinierten Element-Typ vorgegeben ist, unabhängig vom Standard-Arbeitsablauf des jeweiligen Speicherplatzes.
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Wird mit einem Formular ein Element von Grund auf neu erstellt, tritt der Standard-Arbeitsablauf des jeweiligen Speicherplatzes in Kraft.
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(Optional) Wählen Sie den Ordner, das Projekt oder den Space, in dem die über das Formular erstellten Elemente abgelegt werden sollen 5.
Hinweis
Wenn Sie in diesem Schritt nichts wählen, wird das über die Formulareinreichung erstellte Element in den Ordner Mit mir geteilt gelegt.
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(Optional) Wählen Sie einen Nutzer, dem Sie die erstellte Aufgabe oder das Projekt zuweisen möchten 6.
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(Optional) Richten Sie eine Freigabe ein, die über das Anfrageformular 7 erstellt wird.
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(Optional) Neu planen um 8
Mit dieser Funktion lassen sich Zeitpläne in Anfrageformularen bequem anpassen. Basierend auf dem Anfangs- oder Enddatum einer bestimmten Aufgabe, die nicht unbedingt die früheste oder neueste Aufgabe im Projekt oder einer Teilaufgabe innerhalb einer Aufgabe sein muss, zeitlich neu planen.
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(Optional) Präfix hinzufügen 9
Wenn Sie die Option Aufgabe/Projekt erstellen aus... gewählt haben, können Sie ein Präfix für Elemente festlegen, die über dieses Formular erstellt wurden, und/oder sie zeitlich neu planen. Wenn jemand das Formular absendet, wird seine Antwort auf die Frage, die für das Setzen des Präfixes festgelegt war, dem Titel der neu erstellten Teilaufgabe zugefügt. Handelt es sich um ein Projekt, wird das Präfix den Titeln aller darin enthaltenen Elemente – jedoch nicht dem Hauptelement an sich – zugefügt.
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Formulare teilen:
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Wählen Sie, wer das Formular sehen soll: jeder in Ihrem Account, bestimmte Nutzer und Gruppen oder niemand in Ihrem Account. Wenn Niemand in Ihrem Account gewählt ist, müssen Sie einen öffentlichen Link aktivieren; andernfalls wird Wrike nicht zulassen, dass Sie die Änderungen veröffentlichen 10.
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(Optional) Ticken Sie das Kontrollkästchen, wenn Sie einen öffentlichen Link zum Formular aktivieren wollen (für Nicht-Wrike-Nutzer) und ob es E-Mail-Benachrichtigungen auslösen oder eine CAPTCHA Sicherheitsfunktion enthalten soll 11.
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Nachdem Sie ein Anfrageformular erstellt haben, können Sie dem Formular weitere Fragen hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen 1 klicken.
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Wählen Sie aus der Liste, welche Art Frage Sie hinzufügen wollen 2.
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Geben Sie Ihre Frage 3 und, je nach Fragetyp, die verfügbaren Antworten ein.
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(Optional) Um weitere Informationen zur Frage hinzuzufügen, geben Sie eine Beschreibung 4 ein. Diese Informationen sind sichtbar für die Anfragesteller, erscheinen jedoch nicht in der resultierenden Aufgabe oder dem Projekt.
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Mit dem Wahlschalter Antwort erforderlich 5 können Sie festlegen, ob die Beantwortung einer bestimmten Frage für das Ausfüllen des Formulars obligatorisch ist.
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Sie können Fragen und Antworten in Ihrem Anfrageformular an Bedingungen knüpfen, sodass die Nutzer je nachdem, wie sie antworten, zu unterschiedlichen weiteren Fragen weitergeleitet werden.
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Sie können Antworten zuordnen, indem Sie Wrike mitteilen, wie bestimmte Antworten in der erstellten Aufgabe oder dem Projekt verwendet werden sollen.
Hinweis
Beim Einrichten oder Bearbeiten von vorhandenen Formularen können klickbare Links, die mit http:// oder https:// beginnen, zu Fragen, Hilfstexten und Kopfzeilen hinzugefügt werden.
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Veröffentlichen oder speichern Sie Ihr Anfrageformular 6.
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Klicken Sie auf Speichern, um ein Entwurfsformular zu erstellen, das nicht aktiv ist und später bearbeitet werden kann. Nur Administratoren sehen Anfrageformulare, die als Entwurf gespeichert werden.
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Klicken Sie auf Veröffentlichen, um das Formular zu veröffentlichen. Ist ein Anfrageformular einmal veröffentlicht, können alle Nutzer, mit denen das Anfrageformular geteilt ist, darauf zugreifen und es einreichen.
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Tipp
Wenn Sie der Frage oder ihrer Beschreibung einen anklickbaren Link hinzufügen möchten, vergewissern Sie sich, dass sie mit http:// oder https:// beginnt.
Immer wenn ein benutzerdefiniertes Feld geändert wird, werden die entsprechenden Optionen in den Anfrageformularen automatisch aktualisiert. Dies sorgt für Konsistenz in allen Formularen, spart Zeit, da keine manuellen Aktualisierungen erforderlich sind, und optimiert den gesamten Arbeitsablauf.
Die automatische Aktualisierung erfolgt, wenn ein Nutzer:
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Den Namen der Optionen ändert, die im benutzerdefinierten Feld gespeichert sind.
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In benutzerdefinierten Feldern mit Einzelauswahl oder Mehrfachauswahl die Reihenfolge der Optionen ändert.
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Den benutzerdefinierten Feldern neue Optionen hinzufügt.
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Die vorhandenen Optionen löscht.
Zum Beispiel, wenn ein Nutzer ein benutzerdefiniertes Einzelauswahlfeld in einem Anfrageformular verwendet, kann er aus den verfügbaren Optionen wählen, die in diesem benutzerdefinierten Feld gegeben sind.
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Navigieren Sie zu dem normalen oder dem benutzerdefinierten Feld, das Sie bearbeiten wollen.
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Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen am benutzerdefinierten Feld vor.
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Nachdem das benutzerdefinierte Feld bearbeitet wurde, aktualisiert das System automatisch alle Anfrageformulare, die dieses benutzerdefinierte Feld verwenden.
Einstellungen für benutzerdefinierte Felder (Normales Feld)
Einstellungen für benutzerdefinierte Felder (Datenbasis-Feld)
Optionen im Anfrageformular (Normales Feld)
Optionen im Anfrageformular (Datenbasis-Feld)
Wenn Optionen in den Einstellungen für benutzerdefinierte Felder bearbeitet werden, werden die Änderungen automatisch in das Anfrageformular übernommen.
Einstellungen für benutzerdefinierte Felder (Normales Feld)
Einstellungen für benutzerdefinierte Felder (Datenbasis-Feld)
Optionen für Anfrageformulare (Normales Feld)
Optionen im Anfrageformular (Datenbasis-Feld)
Die automatische Aktualisierung wird für alle Optionsänderungen ausgelöst, bis Optionen mit hinzugefügten Aktionen geändert (umbenannt oder gelöscht) werden.
Das bedeutet, dass Sie eine Warnmeldung erhalten. In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten: die bedingte Logik manuell aktualisieren, um sie an die neuen Optionen der benutzerdefinierten Felder anzupassen, oder auf Diese Optionen aktualisieren klicken, um automatisch die entfernten Optionen zusammen mit den damit verknüpften Aktionen zu löschen.
Warnmeldungen für die Felder Normal und Datenbasis:
Wichtig
Wenn Sie auf die Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren klicken, werden nur die Normalen Optionen und ihre verknüpften bedingten Aktionen gelöscht, die speziell umbenannt oder aus dem benutzerdefinierten Feld entfernt wurden. Umbenannte Datenbasis-Optionen und ihre verknüpften Aktionen bleiben erhalten.
Um eine nahtlose Nutzung der Funktion Diese Optionen aktualisieren zu gewährleisten, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Normalen Auswahlfeldern und mit Datenbasen verknüpften Feldern zu erkennen. Beide Typen zielen zwar darauf ab, Ihre Formulare mit den neuesten Optionskonfigurationen auf dem neuesten Stand zu halten, funktionieren jedoch auf unterschiedliche Weise, insbesondere in Bezug auf den Umgang mit Optionen mit Bedingungen.
In der nachfolgenden Vergleichstabelle wird Ihnen geholfen, diese Unterschiede zu navigieren und die Verhaltensweisen jedes Feld-Typs zu verstehen.
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Szenario |
Normale Auswahlfelder |
Mit Datenbasen verknüpfte Felder |
|---|---|---|
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Neu hinzugefügte/gelöschte Option aus CF/DB ohne Bedingungen |
Gelöschte Optionen werden ohne Vorwarnung entfernt. |
Gelöschte Optionen werden ohne Vorwarnung entfernt. |
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Gelöschte Option aus CF/DB ohne Bedingungen |
Optionen werden mit einer Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren beibehalten. |
Optionen werden mit einer Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren für den Formular-Editor beibehalten, aber die einreichende Person sieht keine entfernten Optionen. |
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Kombinierte gelöschte Optionen (Bedingungen + Keine Bedingungen) |
Alle gelöschten Optionen werden mit einer Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren beibehalten. |
Nur gelöschte Optionen mit Bedingungen werden mit einer Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren für den Formulareditor beibehalten. Die einreichende Person sieht keine entfernten Optionen. |
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Umbenannte Option ohne Bedingungen |
Optionen werden ohne Vorwarnung aktualisiert. |
Optionen werden ohne Vorwarnung aktualisiert. |
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Umbenannte Option mit Bedingungen |
Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren ist erforderlich; Optionen werden aktualisiert, Bedingungen gehen verloren. |
Optionen werden ohne Vorwarnung aktualisiert, und Bedingungen bleiben mit umbenannten Optionen verknüpft. |
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Umbenannte kombinierte Optionen (Bedingungen + Keine Bedingungen) |
Schaltfläche Diese Optionen aktualisieren ist erforderlich; Optionen werden aktualisiert, Bedingungen gehen verloren. |
Optionen werden ohne Vorwarnung aktualisiert, und Bedingungen bleiben mit umbenannten Optionen verknüpft. |
Beim Einrichten von Anfrageformularen können für datumsbezogene Fragen Datumsbeschränkungen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Daten eine bestimmte Anzahl von Tagen oder mehr nach dem Einreichungsdatum des Formulars liegen. Das bedeutet, dass Nutzer, die das Formular ausfüllen, nur Daten (z. B. Fälligkeitstermine) wählen können, die den vom Formularersteller festgelegten Kriterien entsprechen.
Wenn Sie beispielsweise eine Einschränkung von 5 Tagen festlegen und ein Nutzer ein Formular am 1. Januar einreicht, kann er nur Daten ab dem 6. Januar wählen.
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Navigieren Sie zur Formularerstellungsseite.
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Beginnen Sie damit, das Anfrageformular zu erstellen.
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Geben Sie in den Einstellungen für Datumsfelder die Mindestanzahl der Tage an, an denen ein Datum ab dem Einreichungsdatum liegen muss 1.
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Speichern 2 Sie Ihr Anfrageformular.