Все статьи

Автоматизация в Wrike

Таблица 1. Доступность для пользователей старых планов


Таблица 2. Доступность


Обзор

Автоматизация в Wrike — это простой способ сократить объем повторяющихся и выполняемых вручную задач, ускорить рабочий процесс и свести к минимуму количество ошибок, обусловленных человеческим фактором. То есть, используя автоматизацию вместо самостоятельного выполнения работы, вы и участники вашей команды можете автоматизировать различные действия с задачами, проектами и настраиваемыми объектами.

Пользоваться автоматизацией очень просто, и для создания правил не нужно уметь программировать. Правила имеют простую структуру «КОГДА …, ТО …». Конструктор правил автоматизации поможет вам в процессе создания правила. Все что от вас потребуется, это сообщить следующую информацию:

Automation-Automation_Rules.png
  • К каким задачам или проектам должно быть применено правило. 1

  • Когда включается триггер, запускающий правило — оператор КОГДА. 2

  • Дополнительные условия для триггера, которые должны быть соблюдены, прежде чем правило будет запущено — дополнительный оператор ЕСЛИ. Этот шаг необязателен. 3

  • Какое действие должно произойти в результате выполнения правила — оператор ТО. 4

Автоматизация в Wrike доступна на уровне аккаунта и на уровне пространства.

Правило на уровне аккаунта

Правило на уровне пространства

Управляется

Администратором и владельцем аккаунта

Администраторами пространства

Применяется

  • К задачам и всем настраиваемым объектам на основе задач на уровне аккаунта

  • К проектам и всем настраиваемым объектам на основе проекта на уровне аккаунта

  • К задачам

  • К проектам

  • К настраиваемым объектам уровня пространства

  • К настраиваемым объектам уровня аккаунта

Область применения

Не более 10 определенных папок, проектов и пространств в аккаунте

Все пространство или не более 10 определенных папок и проектов в пространстве

Вот пара примеров правил автоматизации:

  • КОГДА статус задач (в определенном проекте) «В ожидании изменений» не изменяется в течение пяти дней, ТО публикуется комментарий с @упоминанием исполнителей.

  • КОГДА статус проекта (в определенном пространстве) изменяется на «Выполнено», ТО проект перемещается в папку «Архив».

Важная информация

  • Количество правил в аккаунте ограничено:

    • 1000 правил на один аккаунт Team

    • 2000 правил на один аккаунт Business Plus (или старый аккаунт Business)

    • 3000 правил на один аккаунт Enterprise Standard (или старый аккаунт Enterprise)

    • 4000 правил на один аккаунт Enterprise Pinnacle

    Правила автоматизации, созданные для настраиваемых типов объектов, также учитываются в общем количестве правил.

  • Существует ежемесячный лимит на количество действий в аккаунте, выполняемых с использованием автоматизации:

    • В аккаунте Team это 50 действий в месяц на каждого платного пользователя

    • В аккаунте Business Plus и старом аккаунте Business это 200 действий в месяц на каждого платного пользователя

    • В аккаунте Enterprise Standard и старом аккаунте Enterprise это 1000 действий в месяц на каждого платного пользователя

    • В аккаунте Enterprise Pinnacle это 1500 действий в месяц на каждого платного пользователя

    По достижении предельного значения все правила автоматически отключатся и все администраторы аккаунтов получат соответствующее уведомление по электронной почте. Кроме того, администраторы получат отдельные уведомления, когда до достижения лимита в вашем аккаунте останутся 50% и 10% от общего количества действий за месяц.

  • Также имеется лимит на количество действий в минуту. Если правило автоматизации выполняет более 200 действий в минуту, оно будет автоматически отключено. Кроме того, если правило выполняло более 100 действий в минуту в течение последних пяти минут, оно также будет отключено. В обоих случаях создатель правила или пользователь, которому было передано владение правилом, получит уведомление о том, что его правило было отключено.

  • Каждое правило автоматизации включает в себя один триггер (оператор КОГДА) и до 10 действий (оператор ТО). Количество дополнительных условий (оператор ЕСЛИ) не ограничено.

  • Каждый раз, когда действие выполняется с помощью автоматизации, оно отображается в ленте новостей задачи или проекта с указанием бота автоматизации в качестве автора. Это относится и к отчету об активности.

  • Существующие активные правила автоматизации не будут запускаться, если задачи, проекты или настраиваемые объекты, к которым должны применяться правила, изначально были созданы с помощью API, массовых действий или импорта из Excel. Кроме того, правила не будут запускаться, если объекты были изменены в результате автоматического переноса задач. Но если позже вы вручную внесете изменения в эти задачи или проекты или отредактируете существующие активные правила, то эти правила будут запускаться для объектов, изначально созданных с помощью API, массовых действий или импорта из Excel. Кроме этого, также будут запускаться любые правила автоматизации, созданные или включенные после первоначального создания задач или проектов с помощью API, массовых действий или импорта из Excel.

  • Правила автоматизации не будут запускаться в случае, если изменения в задачу или проект внесены с помощью другого правила автоматизации.

  • Если созданное вами правило перестало работать, потому что изначальные настройки больше не действительны, Wrike автоматически отключит это правило и уведомит вас об этом по электронной почте. Например, если удалить из аккаунта статус задачи или проекта, от которого зависит триггер правила, правило будет отключено.

Вверх