Автоматизация в Wrike
Автоматизация в Wrike — это простой способ сократить объем повторяющихся и выполняемых вручную задач, ускорить рабочий процесс и свести к минимуму количество ошибок, обусловленных человеческим фактором. То есть, используя автоматизацию вместо самостоятельного выполнения работы, вы и участники вашей команды можете автоматизировать на основе правил различные действия с задачами и проектами.
Пользоваться автоматизацией очень просто, и для создания правил не нужно уметь программировать. Правила имеют простую структуру «КОГДА …, ТО …». Конструктор правил автоматизации помогает выполнить процесс создания правила. Все что от вас потребуется, это сообщить следующую информацию:
-
К каким задачам или проектам должно быть применено правило 1
-
Когда включается триггер, запускающий правило — оператор КОГДА 2
-
Дополнительные условия для триггера, которые должны быть соблюдены, прежде чем правило будет запущено — дополнительный оператор ЕСЛИ. Этот шаг необязателен. 3
-
Какое действие должно произойти в результате выполнения правила — оператор КОГДА 4
Вот пара примеров правил автоматизации:
-
КОГДА статус задач (в определенном проекте) «В ожидании изменений» не изменяется в течение пяти дней, ТО публикуется комментарий с @упоминанием исполнителей.
-
КОГДА статус проекта (в определенном пространстве) изменяется на «Выполнено», ТО проект перемещается в папку «Архив».
-
Количество правил в аккаунте ограничено. В аккаунтах Team это ограничение составляет 1000 правил на весь аккаунт; в аккаунтах Business Plus (и старых аккаунтах Business) — 2000 правил; в аккаунтах Enterprise Standard (и старых аккаунтах Enterprise) — 3000 правил; в аккаунтах Enterprise Pinnacle — 4000 правил. Правила автоматизации, созданные для настраиваемых типов объектов, также учитываются в общем количестве правил.
-
Существует ежемесячный лимит на количество действий в аккаунте, выполняемых с использованием автоматизации. В аккаунте Business Plus и старом аккаунте Business это 200 действий в месяц на каждого платного пользователя. В аккаунте Enterprise Standard и старом аккаунте Enterprise это 1000 действий в месяц на каждого платного пользователя, а в аккаунте Enterprise Pinnacle — это 1500 действий на пользователя. По достижении предельного значения все правила автоматически отключатся и все администраторы аккаунтов получат соответствующее уведомление по электронной почте. Кроме того, администраторы получат отдельные уведомления, когда до достижения лимита в вашем аккаунте останутся 50% и 10% от общего количества действий за месяц.
-
Также имеется лимит на количество действий в минуту. Если правило автоматизации выполняет более 200 действий в минуту, оно будет автоматически отключено. Кроме того, если правило выполняло более 100 действий в минуту в течение последних пяти минут, оно также будет отключено. В обоих случаях создатель правила или пользователь, которому было передано владение правилом, получит уведомление о том, что его правило было отключено.
-
Каждое правило автоматизации включает в себя один триггер (оператор КОГДА) и до 10 действий (оператор ТО). Количество дополнительных условий (оператор ЕСЛИ) не ограничено.
-
Каждый раз, когда действие выполняется с помощью механизма автоматизации, оно отображается в ленте новостей задачи или проекта с указанием бота автоматизации в качестве автора. Это относится и к отчету об активности.
-
Существующие активные правила автоматизации не будут запускаться, если задачи или проекты, к которым должны применяться правила, изначально были созданы с помощью API, массовых действий или импорта из Excel. Но если позже вы вручную внесете изменения в эти задачи или проекты или отредактируете существующие активные правила, то эти правила будут запускаться для объектов, изначально созданных с помощью API, массовых действий или импорта из Excel. Кроме этого, также будут запускаться любые правила автоматизации, созданные или включенные после первоначального создания задач или проектов с помощью API, массовых действий или импорта из Excel.
-
Правила автоматизации не будут запускаться в случае, если изменения в задачу или проект внесены с помощью другого правила автоматизации.
-
Если созданное вами правило перестало работать, потому что изначальные настройки больше не действительны, Wrike автоматически отключит это правило и уведомит вас об этом по электронной почте. Например, если удалить из аккаунта статус задачи или проекта, от которого зависит триггер правила, правило будет отключено.