Все статьи

Настраиваемые поля

Настраиваемые поля доступны пользователям аккаунтов с планом подписки Business и аккаунтов более высокого уровня. Все пользователи, кроме гостевых, могут создавать настраиваемые поля и управлять ими.

Чтение займет 10 мин.

Обзор

Используйте настраиваемые поля для отслеживания и ввода данных на уровне задачи, папки, проекта или пространства. После добавления данных в настраиваемые поля, они появятся в таблице, задачах и на информационных панелях папки, проекта или пространства. Используя настройки доступа, сделайте данные настраиваемых полей видимыми только для себя или для всех участников команды, чтобы каждый сотрудник был в курсе всех последних изменений.

Настраиваемые поля доступны обычным и внешним пользователям аккаунтов с планом подписки Business или выше. Гостевые пользователи не могут создавать, редактировать или заполнять настраиваемые поля.

Custom_Fields_-_Task_with_fields.png

Важная информация

  • Настраиваемые поля можно добавлять в отдельные папки, проекты или пространства (или цепочки папок/проектов и подпапок/подпроектов.
  • Ограничений по количеству настраиваемых полей, которые можно добавлять в папку, проект или пространство, нет.
  • Используйте фильтры для сортировки задач на основании критерия настраиваемого поля.
  • Данные настраиваемого поля автоматически экспортируются при экспорте папки, проекта или пространства в Excel.

Создание, добавление и просмотр пользовательских полей

Создание настраиваемого поля

  1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации в левой части рабочего пространства.
  2. Переключитесь в режим таблицы. 1
  3. Нажмите значок «+» 2 в правой верхней части таблицы.
  4. Введите название нового поля и нажмите клавишу Enter.
  5. Укажите свойства поля в появившемся всплывающем окне. Вы можете:
    • Изменить название поля 3
    • Выбрать тип поля 4
    • Указать тип суммирования по умолчанию (доступно для числовых настраиваемых полей, таких как числовое поле, поле денежного формата, поля процентов и длительности)
    • Выбрать область применения настраиваемых полей 5
    • Указать, кому будет предоставлен общий доступ к полю 6
  6. Нажмите «Создать».

Настраиваемое поле будет создано и добавлено в том месте, которое было указано на шаге 5.

Custom_Fields_-_Create_Field_Popup.png

Добавление существующего настраиваемого поля

После создания настраиваемого поля все пользователи, имеющие доступ к полю, могут выполнять следующие действия:
  • Добавлять это поле в отдельные папки, проекты или пространства для повторного использования.
  • Добавлять это поле в подпапки и подпроекты — в тех случаях, когда вы знаете, что у вас есть доступ к этому полю, но не можете просматривать его автоматически.

Для добавления существующего настраиваемого поля:

  1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации в левой части рабочего пространства.
  2. Переключитесь в режим таблицы.
  3. Нажмите значок «+» в правой верхней части таблицы.
  4. Начните вводить название настраиваемого поля, которое требуется добавить.
  5. Выберите настраиваемое поле, когда его название появится в раскрывающемся списке.

Просмотр настраиваемых полей

Для просмотра настраиваемого поля:

  • Пользователь должен иметь доступ к проекту или папке, в которой отображается настраиваемое поле.
  • Пользователь должен иметь доступ к проекту или папке, в которую было добавлено* настраиваемое поле.
  • Пользователь должен быть участником пространства, в котором отображается или было добавлено настраиваемое поле.
  • Пользователь должен иметь доступ к настраиваемому полю.

*Проект, папка или пространство, в которые было добавлено поле, может отличаться от проекта, папки или пространства, в которых оно отображается. Например, если поле было добавлено к родительской папке/проекту оно может отображаться во всех подпапках и подпроектах. В этом случае пользователь должен иметь доступ к папке, куда оно было добавлено, чтобы увидеть данное поле в подпапке.

Свойства поля

Типы настраиваемых полей

Тип поля определяет какую информацию можно или необходимо указать в настраиваемом поле. Существует следующие десять типов полей:

Тип поляТип данныхПредполагаемый сценарий использования
ТекстТекстовое или цифровое значениеПрименяется при необходимости ввода данных в различных форматах
Раскрывающийся списокПользователи выбирают запись из списка, который был составлен создателем поляПрименяется при необходимости ограничить варианты выбора
ФлажокПользователи устанавливают или снимают флажокПрименяется при необходимости сортировки данных с двумя вариантами значений (да/нет)
ЧислаЧислительные (встроена поддержка десятичных знаков)Применяется при необходимости использования числовых величин
ПроцентыЧислительные, к которым автоматически добавляется знак процентовПрименяется при необходимости отслеживания данных, приведенных в в процентах
ВалютаЧислительные c указанием символа денежной единицыПрименяется при необходимости отслеживания расходов или работы с бюджетом
ДлительностьКоличество часов, за которое должна быть выполнено задача или проект, а также заполнена папкаПрименяется для того, чтобы указывать продолжительность проекта
ДатаДатыПрименяется при необходимости ввода особо важных дат для задач, папок или проектов (наряду с датой начала или сроком окончания)
ПользователиВыбор пользователя или пользователей как из предварительно установленного списка, так и пользователя, включенного в подпискуПрименяется при необходимости привязки пользователей к задаче, папке или проекту
Множественный выбор*Пользователи выбирают несколько записей из списка, который был составлен создателем поляПрименяется при необходимости выбрать несколько вариантов из заранее составленного набора
ФормулаВ поле отображается результат вычислений по созданной вами настраиваемой формуле. При создании формулы можно использовать следующие типы полей: числовое поле, поле денежного формата, поля процентов, длительности и даты.Применяется при необходимости вычислить значения в настраиваемом поле.

 

*Настраиваемые поля со множественным выбором можно создавать только в разделе Управление настраиваемыми полями или в таблицах. Данные, введенные в такое поле, можно редактировать в таблицах и в режиме задач.

Применение настраиваемых полей для выбора уровня папок

При создании или редактировании настраиваемого поля можно выбрать уровни, к которым будет применяться данное поле. Примените поле для:

  • Пространств, папок, проектов, задач и подзадач, чтобы поле было добавлено к дочерним папкам, проектам, задачам и подзадачам. Данный вариант выбирается по умолчанию.
  • Папок и проектов, чтобы поле было добавлено к дочерним подпапкам и подпроектам, но не к задачам или подзадачам.
  • Проектов, чтобы поле было добавлено только к дочерним подпроектам.

Custom_Fields_-_Apply_field_to.png

Общий доступ к настраиваемым полям

Параметры доступа к настраиваемым полям могут настраиваться независимо от того, кто имеет доступ к пространству, папке или проекту. У пользователя может быть доступ к пространству, папке или проекту (и ко всем задачам в них), но, если ему не предоставлен доступ к настраиваемому полю, он это поле не увидит.

Как предоставить доступ к настраиваемому полю

  1. Создайте настраиваемое поле или измените существующее.
  2. Нажмите на значок доступа в нижней части всплывающего окна свойств поля.
  3. Предоставьте доступ пользователям, которые должны видеть данное поле. По умолчанию доступ к настраиваемым полям предоставляется всем пользователям.

Custom_Fields_-_Share_a_field.png

На что распространяются права доступа

Что означает предоставление доступа к настраиваемому полю зависит от того, есть ли у пользователя доступ к папке, проекту или пространству, в которых отображается поле.

Вариант 1: Предоставление доступа к настраиваемым данным, а также к шаблону настраиваемого поля

Пользователи, у которых уже есть доступ к папке, проекту или пространству:

  • могут видеть настраиваемые данные, которые были указаны в папке, проекте или пространстве;
  • могут добавлять настраиваемое поле в виде шаблона (более подробную информацию см. ниже).

Вариант 2: Предоставление доступа к шаблону настраиваемого поля

Пользователи, у которых нет доступа к папке, проекту или пространству, где добавлено поле, могут видеть его в качестве шаблона. Такие пользователи:

  • Не смогут работать с папками, проектами или пространствами, где добавлено поле. Настройки общего доступа к настраиваемым полям не влияют на настройки общего доступа к пространствам, папкам или проектам.
  • Автоматически не видят настраиваемое поле и связанные с ним подпапки или подпроекты, однако они могут добавлять настраиваемое поле, нажав на значок «+» 1 в правой верхней части таблицы, выбрав его из раскрывающегося списка настраиваемых полей 2. При добавлении поля они увидят все данные поля, которые уже введены для задач в подпапке/подпроекте.
  • Могут добавлять настраиваемое поле с тем же названием и свойствами, как и в шаблоне, для своих собственных папок, проектов или пространств. Однако, данные ячеек из шаблона не будут переноситься в поля таких пользователей.

Custom_Fields_-_Share_as_template.png

Редактирование настраиваемых полей

  1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации в левой части рабочего пространства.
  2. Перейдите в режим таблицы.
  3. Наведите курсор на название настраиваемого поля, которое требуется отредактировать.
  4. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка, которая появится справа от названия поля.
  5. Выберите пункт «Редактировать тип столбца».

В появившемся всплывающем окне свойств поля можно редактировать параметры поля: название, тип, место применения и общий доступ. Завершив работу, нажмите «Сохранить» для применения внесенных изменений.

История настраиваемых полей

История настраиваемых полей доступна обычным и внешним пользователям аккаунтов с планом подписки Business и аккаунтов более высокого уровня. Включить эту функцию может администратор аккаунта на странице Wrike Labs. Это экспериментальная функция, поэтому в ней могут быть ошибки, и мы можем изменить или отключить ее в любой момент. Пользуйтесь ссылками для обратной связи на странице Wrike Labs, чтобы оставить отзывы об этой новой возможности.

История настраиваемых полей позволяет видеть, как изменялись со временем значения в настраиваемых полях. Как только администратор включит эту функцию на странице Wrike Labs, все обычные и внешние пользователи смогут видеть историю настраиваемых полей в режиме просмотра задач и на информационных панелях папок и проектов.

Включение истории настраиваемых полей

Администратор аккаунта может включить историю настраиваемых полей на странице Wrike Labs.

  1. Перейдите на страницу Wrike Labs.
  2. Прокрутите страницу до пункта «История настраиваемых полей».
  3. Нажмите «Включить».

Использование истории настраиваемых полей

  1. Откройте режим просмотра задач или информационную панель папки/проекта.
  2. Если настраиваемые поля не видны, нажмите квадратный значок на панели в верхней части экрана, чтобы их развернуть.
  3. Наведите курсор на настраиваемое поле, значения в котором вас интересуют.
  4. Нажмите значок в виде часов.
  5. В открывшемся окне вы увидите:
    • Все значения, которые вводились в это поле. Они отображаются в хронологическом порядке: более ранние значения расположены в верхней части окна.
    • Имя пользователя, который ввел это значение.
    • Дату изменения.

Развертывание настраиваемых полей

Настраиваемое поле, добавленное в подпапку или подпроект, можно сделать видимым в родительской папке или проекте. Для этого:

  1. Нажмите на значок шестеренки в левом верхнем углу таблицы.
  2. Установите или снимите флажок рядом с названием столбца, чтобы показать или скрыть этот столбец.

Вы сможете просматривать и изменять данные полей в родительской папке или проекте и во всех задачах и подпапках/подпроектах, находящихся внутри. Обратите внимание: поле не будет отображаться в режиме просмотра задач или на информационной панели папки или проекта, если оно не было добавлено.

Подстановка данных в настраиваемое поле

Обычные пользователи могут разрешить подстановку данных в настраиваемые поля проектов или папок. 

Вы можете подставлять данные на информационной панели проекта или папки и в таблице из настраиваемых полей следующего типа: числовое поле, поле денежного формата, поля процентов и длительности.

Когда вы разрешаете подстановку данных в настраиваемое поле:

  • Wrike берет все значения в этом настраиваемом поле из подпроектов/подпапок*, задач и подзадач, входящих в состав проекта или папки, автоматически вычисляет сумму или среднее арифметическое и вставляет результат в настраиваемое поле проекта или папки.
  • Wrike вычисляет подставляемое значение для проекта или папки как сумму или среднее арифметическое в зависимости от настройки суммирования по умолчанию для этого настраиваемого поля.
  • Если вы или другой пользователь ранее вручную ввели значение настраиваемого поля проекта или папки, введенное вами значение будет удалено и заменено подставленным значением.
  • Настраиваемое поле проекта или папки нельзя отредактировать, пока не будет отключена функция подстановки данных.

*Значения из подпроектов учитываются лишь в том случае, если они были введены вручную. Если значение поля в подпроекте тоже было подставлено, оно не берется в расчет.

Чтобы подставить данные в настраиваемое поле проекта или папки:

  1. Выберите проект или папку на панели навигации слева.
  2. Откройте информационную панель проекта или папки.
  3. Наведите курсор на настраиваемое поле, которое хотите использовать для подстановки данных.
  4. Нажмите на значок «Суммировать значения дочерних полей» Custom_Fields_-_Rollup_Button.png*.

Подставленное значение будет автоматически введено в настраиваемое поле проекта или папки. Чтобы отключить подстановку данных для этого проекта или папки, просто нажмите на значок из шага 4 еще раз, и настраиваемое поле станет редактируемым.

*Если вы не видите значок подстановки, это значит, что для этого настраиваемого поля установлен тип суммирования по умолчанию «Нет». Вам нужно изменить его на «Сумма» или «Среднее».

Чтобы включить или отключить подстановку данных для нескольких проектов:

  1. На панели навигации слева выберите папку, проект или пространство, где содержатся все проекты, для которых вы хотите включить или отключить подстановку.
  2. Переключитесь в режим таблицы.
  3. Нажмите на галочку рядом с названием поля, в котором хотите использовать подстановку.
  4. В появившемся меню наведите курсор на «Подстановка»*.
  5. Выберите «Включить/отключить для всех проектов».
  6. Подтвердите свое решение в появившемся окне.

*Если вы не видите этот элемент, значит для этого настраиваемого поля установлен тип суммирования по умолчанию «Нет». Вам нужно изменить его на «Сумма» или «Среднее».

Значения этого поля будут сразу же подставлены для всех проектов, которые видны в этом режиме просмотра. А если вы выбрали отключение этой функции, подстановка будет отменена, и настраиваемое поле станет редактируемым.

Подсказка от Wrike! Подстановка также доступна и для дат проекта.

Суммирование и сортировка данных в настраиваемых полях

Суммирование данных позволяет автоматически выполнять подсчеты для настраиваемых полей*, содержащих числовые значения. Текстовые данные игнорируются. Существуют два вида суммирования:

  • Sum/СУМ: Wrike автоматически суммирует все числовые значения для данного поля и отображает итог.
  • Average/СРЕД: все введенные значения для данного поля суммируются, затем результат делится на количество записей.

Для использования функции суммирования в режиме таблиц:

  1. Находясь в режиме таблицы, найдите настраиваемое поле с данными, которые нужно суммировать, и нажмите на значок в виде морковки справа от названия поля.
  2. Наведите курсор на «Суммирование».
  3. Выберите тип суммирования: «Sum/Сум» или «Average/Сред».
Вы также можете выбрать один из типов суммирования по умолчанию, чтобы он автоматически отображался в табличных отчетах и в других папках/проектах, где будут применяться настраиваемые поля.
  1. Нажмите значок в виде морковки, появившийся справа от названия поля.
  2. Нажмите «Редактировать настраиваемое поле».
  3. В открывшемся окне найдите поле «Суммирование по умолчанию».
  4. Выберите предпочитаемый тип суммирования.
  5. Нажмите «Сохранить».
*Суммирование недоступно для полей типа «Флажок», «Дата» и «Пользователи». Для полей «Длительность» суммирование можно использовать.
 
Примечание! Если данные введены в поле в режиме таблицы или на информационной панели папки или проекта, они будут отображены в таблице после суммированного значения.

Сортировка данных

Если нужно отсортировать задачи по уровню приоритета, указанному в настраиваемых полях:

  1. Выберите папку, проект или пространство и перейдите в режим таблицы.
  2. Найдите настраиваемое поле, данные в котором требуется отсортировать.
  3. Нажмите на название поля или на стрелку, которая появляется рядом с названием поля.
  4. Нажмите на название поля еще раз, чтобы изменить порядок сортировки.

Подстановка и суммирование данных в настраиваемых полях

  1. Цель подстановки данных заключается в том, чтобы автоматически заполнить настраиваемое поле проекта, исходя из значений настраиваемых полей в задачах и подзадачах проекта. Цель суммирования — вычислить сумму или среднее арифметическое всех значений настраиваемого поля для всех проектов, задач и подзадач, которые вы добавляете в таблицу в данный момент.
  2. При подстановке данных автоматически вычисляются значения настраиваемого поля в задачах и подзадачах проекта, а результат вычислений используется в качестве значения настраиваемого поля проекта. При суммировании данных вычисляется значение настраиваемого поля и отображается в таблице.
  3. Подстановку данных можно разрешить на информационной панели проекта и в режиме таблиц. Суммирование данных разрешено только в режиме таблиц.
  4. Тип подстановки данных нельзя изменить в режиме таблиц, потому что он зависит от настроек настаиваемого поля. Вам нужно будет отредактировать настраиваемое поле и изменить тип суммирования по умолчанию. С другой стороны, если речь идет о суммировании данных, вы можете изменить его тип на «Сумма», «Среднее» или «Нет» прямо в таблице.

Размещение настраиваемых полей в таблице

В режиме таблицы каждое настраиваемое поле отображается в отдельном столбце, и вы можете изменить порядок отображения столбцов. Для этого:

  1. Нажмите на название столбца.
  2. Перетащите столбец в нужное место и отпустите кнопку мыши.

Скрытие настраиваемых полей

Скройте настраиваемое поле, если оно больше не нужно для данной папки, проекта или пространства. После скрытия настраиваемого поля его можно снова восстановить в любой момент. Настраиваемые данные сохраняются, поэтому если поле будет восстановлено, то и данные для связанных задач, папок и проектов также будут восстановлены.

Вариант 1: Удаление поля из папки или проекта и подпапок или подпроектов

Используйте данный вариант, если поле было создано в данной папке, проекте или пространстве, или если оно было добавлено в папку, проект или пространство при помощи значка «+», расположенного в правой части таблицы.

  1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации слева.
  2. Переключитесь в режим таблицы.
  3. Наведите курсор на название настраиваемого поля, которое требуется удалить.
  4. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка, которая появится справа от названия поля.
  5. В раскрывшемся меню нажмите «Скрыть столбец».

Столбец будет скрыт в папке, проекте или пространстве, а также во всех подпапках и подпроектах.

Вариант 2: Удаление поля из папки или проекта, без удаления из подпапок или подпроектов

Используйте данный вариант, если поле не было создано в данной папке, проекте или пространстве.

  1. Выберите папку, проект или пространство на панели навигации слева.
  2. Переключитесь в режим таблицы.
  3. Нажмите на значок шестеренки 1, расположенный в левой части таблицы.
  4. Снимите флажок рядом с настраиваемым полем, которое требуется удалить из папки, проекта или пространства.

Столбец будет скрыт в папке, проекте или пространстве. Если поле отображалось во вложенных папках или проектах, то оно и дальше будет там отображаться.

Custom_Fields_-_Manage_fields.png

Советы по использованию

  • Настраиваемые поля и тип поля «Флажок» можно использовать для того, чтобы быстро собрать нужную информацию для еженедельного отчета. Дополнительные сведения см. здесь.
  • Чтобы ознакомиться с другими возможностями и практическими примерами использования настраиваемых полей, читайте статью о них в нашем блоге: https://www.wrike.com/blog/personalize-wrike-new-custom-fields/.
0 комментариев

Статья закрыта для комментариев.

Вверх