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メールによるタスク詳細の編集

テーブル 39. 利用可能 - 従来のプラン


概要

メールを利用した連携では、タスクの作成に留まらず、様々なタスクの詳細をメールから直接的に編集したり追加したりできます。

注意事項

メールでタスクの説明フィールドを更新することはできません。

メールでタスクを割り当てる

特定のユーザーにタスクを割り当てるには、 「To」 フィールドにその人のメールアドレスを入力します。

タスクを再度割り当てるには、新しい担当者のメールアドレスを「To」フィールドに含めて、「FW:」を件名の冒頭に追加します。

補足事項

件名が空のメールは、タスクの更新をトリガーしません。

タスクを共有する

メールを介してタスクを作成すると、そのタスクはメール受信者だけでなく、タスクの追加先であるフォルダー、プロジェクト、スペースで既に共有している人とも共有されます。 タスクが既存の Wrike フォルダー/プロジェクトに追加されると、その項目をフォローするユーザーは新たに作成されたタスクに関する通知を受信します。

ヒント

「CC:」 フィールドにメールアドレスを追加することで、Wrike アカウントの他のメンバーとタスクを共有することができます。

メールの受信者がタスクの追加先で共有中である場合、タスクは自動的に共有されます。 ただし、メールの 「BCC」 フィールドに他のメール受信者(フォルダーまたはプロジェクトをまだ共有していないユーザー)のメールアドレスを追加することで、タスクが彼らと共有されないようにすることができます。

添付ファイルを追加する

ファイルや画像をメールに添付すると、それらは Wrike でタスクの添付ファイルリストに表示されます。

タスクのスケジュールを設定する

メールの件名行に日付を追加しない場合、タスクはプロフィール設定に従って処理され、バックログ処理済または本日のタスクとして設定されます。 デフォルトでワンデータスクを作成するよう設定されている場合でも、件名に [backlogged] を追加することで、バックログタスクをスケジュール設定することができます。

メールの件名に開始日と期限を追加して、特定の日付にタスクをスケジュール設定することもできます。 開始日と終了日は必ず MM/DD 形式(または日付形式の設定によっては DD/MM)で入力し、[MM/DD-MM/DD] のように日付を角括弧で囲んでください。 タスクは現在の年に自動的にスケジュール設定されますが、日付形式の設定に応じて、 [MM/DD/YY-MM/DD/YY] または [DD/MM/YYYY-DD/MM/YYYY] のように将来の年にタスクをスケジュール設定することもできます。

タスクのスケジュールを変更するには、メールの件名に「RE:」が含まれていることを確認してから、次の形式を使用して開始日および期限を指定します: [MM/DD-MM/DD] (または、アカウントに別の日付形式を設定している場合はDD/MM)。

注意事項

Wrike プロフィール設定の [メールアドレス] タブのタスク種類セクションで本日のタスクオプションを選択すると、メールで作成されたタスクは送信者に自動的に割り当てられます。

タスクのステータスを変更する

メール送信されたタスクのステータスを指定しない場合、それらはデフォルトで有効として作成されます。 Business および Enterprise ユーザーについては、タスクのステータスが指定されていない(および、カスタムワークフローが設定されたフォルダー、プロジェクト、スペースにタスクが作成される)場合、タスクにはそのカスタムワークフローの最初の有効ステータスが割り当てられます。

タスクのステータスを変更または指定するには、必要なステータス(角括弧で囲む)をメールの件名に追加します。 カスタムステータスを使用する場合は、ステータス名を入力する前に「CS:」を含めます(例:[CS:新規])。 メールを介してタスクステータス「完了」を追加すると、Wrike ではそのタスクは完了として自動的にマークされます。

補足事項

デフォルトのステータスでは大文字小文字は区別されませんが、カスタムステータスでは区別されます。 *2016年12月20日以前に作成されたアカウントの場合、デフォルトのステータスは、完了、有効、延期、キャンセルです。 2016年12月20日以降に作成されたアカウントの場合、デフォルトのステータスは、新規、処理中、完了、待機中、キャンセルです。

タスクの重要度を変更する

Wrike では、メールを介して作成したタスクの重要度はメールの優先度と同じになります。そのため、メールの優先度を変更することでタスクの重要度を更新できます。

コメントを既存のタスクにメールで送信する

コメントを既存のタスクに送信する方法:

  • タスクに関する通知メールを受信した場合は、通知メールに返信し、受信者間で wrike@wrike.com (または wrike+taskID@wrike.com)を保持します。 Wrike のインテリジェントな Email Engine™ は、署名や繰り返しのテキストをカットしてメッセージだけをコメントとして追加します。 なお、件名を追加する必要があることに注意してください。 件名が空の場合、コメントは追加されません。

  • メールをタスクにコメントとして転送する場合は、メールを wrike@wrike.com に送信し、件名に「RE: [フォルダー名] タスクタイトル」と入力します。 件名に「RE:」を含むメールを受信すると、Wrike はタスクをタイトルで検索し、コメントをメール本文からタスクの活動ストリームに追加します。 指定フォルダー内に同じ名前のタスクが複数見つかった場合、この競合に関するメールを受信します。 タスクが指定したフォルダー内で見つからない場合、Wrike は作業スペース全体で一致するタスクを検索します。

  • 別の方法として、タスクの一意のメールアドレスにメールを送信することで既存のタスクにコメントを追加できます。 この場合、Wrike はタスクを ID 別に検索するため、件名に正しいフォルダーパスを指定する必要はありません(ただし、件名にテキストを一部入力する必要があります。件名が完全に空の場合はコメントは追加されません)。

ヒント

ほとんどの場合、メールで Wrike にコメントを送る場合は@メンションは利用できません。 ただし、誰かがあなたを@メンションし、あなたがメールで返信すると、その応答が Wrike にコメントとして記載され、あなたを@メンションした人があなたのコメントに自動的に@メンションされます。

よくある質問と回答(FAQ)

複数のタスクにコメントを一度に送信することはできますか?

はい、「BCC」フィールドに複数のタスクの一意のメールアドレスを追加することで可能です。

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