Aggiungere approvazioni in attività, cartelle e progetti
TL;DR
Aggiungi le Approvazioni a attività, cartelle o progetti per raccogliere le decisioni di uno o più responsabili dell'approvazione. Imposta il tipo di approvazione, la data di scadenza e i file da revisionare e utilizza le impostazioni avanzate per automatizzare il completamento o le modifiche di stato.
Tabella 3. Disponibilità - Piani legacy
| Disponibilità: Business, Pinnacle, Apex. Non disponibili: Free, Team; |
Tutti gli utenti (inclusi Collaboratori e Contributori) possono usare le Approvazioni.
Nota
Puoi aggiungere approvazioni ad attività, cartelle e progetti, ma non a spazi di lavoro.
Per aggiungere un'approvazione in un'attività, cartella o progetto:
-
Vai a una cartella o progetto in cui vuoi aggiungere un'approvazione e aprilo in Vista degli elementi.
Note
In alcuni Tipi di Elemento Personalizzato (CITs), lo strumento di approvazioni potrebbe essere nascosto a causa di impostazioni specifiche, quindi potresti non vedere la sezione delle approvazioni.
- Fai clic su Approvazioni 1 nel pannello sul campo descrizione.
-
Di seguito puoi:
- Aggiungi una descrizione 2.
- Aggiungi i responsabili dell'approvazione 3.
-
Seleziona il tipo di approvazione 4.
- Tutti i responsabili dell'approvazione richiesti: il processo di approvazione si completa solo dopo che tutti i responsabili dell'approvazione hanno preso una decisione.
- È sufficiente un responsabile dell'approvazione: il processo di approvazione si completa non appena un responsabile dell'approvazione prende una decisione.
Note
Quando è selezionata l'opzione È sufficiente un responsabile dell'approvazione, l'approvazione si completa non appena un responsabile dell'approvazione la accetta o la rifiuta. I restanti responsabili dell'approvazione vengono quindi mostrati come Non più richiesti
Puoi cambiare il tipo di approvazione dopo che un'approvazione è stata avviata. Ad esempio, puoi modificare un'approvazione da All a Any senza annullare il ciclo di approvazione in corso. Il tipo di approvazione è disponibile anche quando imposti approvazioni tramite moduli di richiesta o flussi di lavoro.
d. Imposta la data di scadenza per l'approvazione 5.
e. Aggiungi file per l'approvazione 6.
4. Fai clic sul pulsante Impostazioni avanzate 7 se hai bisogno di:
a. Terminare l'approvazione automaticamente quando tutti i responsabili dell'approvazione prendono la loro decisione. Se deselezioni questa opzione, dovrai terminare manualmente l'approvazione che hai creato.
b. Imposta una modifica di stato al completamento dell'approvazione.
5. Fai clic su Avvia 8 per aggiungere un'approvazione all' attività/cartella/progetto.
Gli assegnatari delle approvazioni vedranno una notifica nella loro posta in arrivo, così come riceveranno una notifica via email.
Note
Le informazioni sulla nuova approvazione vengono aggiunte anche nel flusso dell'attività, cartella o progetto. Tieni presente che se elimini tutti i responsabili dell'approvazione, quest'ultima verrà annullata e le decisioni verranno eliminate.
Nota
Non è possibile avviare approvazioni multiple in un'attività, cartella o progetto contemporaneamente. Tuttavia, puoi avviare una nuova approvazione non appena termini quella precedente.
Gli amministratori dell'account possono configurare le Impostazioni avanzate predefinite per l'intero account. Per farlo:
- Fai clic sulla tua immagine del profilo 1 nella barra laterale.
-
Seleziona Impostazioni 2 dal menu a discesa.
- Fai clic su Impostazioni 3 nella barra laterale.
-
Scorri verso Impostazioni predefinite delle approvazioni 4 e seleziona le caselle se vuoi:
- Terminare automaticamente le approvazioni quando la decisione finale è Approvato.
- Terminare automaticamente le approvazioni quando la decisione finale è Rifiutato.
Queste caselle saranno preselezionate in tutte le approvazioni che verranno create nell'account, ma gli utenti possono modificarle manualmente quando creano una nuova approvazione.
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