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Azioni di automazione disponibili

Tabella 9. Disponibilità - Piani legacy


Descrizione generale

Le azioni di automazione sono parte integrante delle regole di automazione. Ci sono i comandi “... ALLORA...” che definiscono cosa deve accadere esattamente ad attività o progetti a cui si applica la regola di automazione quando viene azionata. Ogni regola può disporre di un massimo di 10 azioni.

Tutte le azioni di automazione disponibili possono essere applicate sia ad attività che a progetti.

Azioni di automazione disponibili

Creare un elemento secondario

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un elemento secondario all'elemento a cui si applica la regola.

Ad es., "Se viene creata una nuova attività nella cartella "Bug", allora crea un elemento secondario (per questa attività) denominato "Sviluppo storia".

Fare clic su Seleziona elemento per specificare il tipo di elemento secondario creato: attività, progetto o uno dei tipi di elementi personalizzati.

Aggiungere il nome dell'elemento secondario.

(Opzionale) Aggiungere una descrizione.

Tieni presente che il tipo di elemento secondario può essere limitato dall'ambito della regola. Ad esempio, non puoi aggiungere un elemento secondario del tipo progetto a un'attività.

Creare un elemento secondario da un blueprint

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un elemento secondario all'elemento a cui si applica la regola. L'elemento secondario viene creato da un blueprint.

Ad es., "Se viene creata una nuova attività nella cartella "Bug", allora crea un elemento secondario (per questa attività) dal blueprint "Sviluppo storia".

Fare clic su Seleziona blueprint per specificare il blueprint pertinente.

Aggiungere il nome dell'elemento secondario.

(Opzionale) Aggiungere un prefisso. Se l'elemento secondario creato dispone a sua volta di elementi secondari, il prefisso verrà aggiunto ai loro nomi.

(Opzionale) Selezionare la casella Notifica assegnatari se si vuole inviare una notifica alla loro posta in arrivo.

Tieni presente che il tipo di elemento secondario può essere limitato dall'ambito della regola. Ad esempio, non puoi aggiungere un elemento secondario blueprint del tipo progetto a un'attività.

Esiste un limite di 4000 elementi duplicati e/o creati da blueprint ogni 7 giorni. Se il tuo account raggiunge il limite, la regola che dipende da questa azione sarà disattivata automaticamente. Ma puoi riattivarla quando il tuo account è al di sotto del limite.

Duplicare come elemento secondario

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un elemento secondario all'elemento a cui si applica la regola. L'elemento secondario viene duplicato da un elemento esistente.

Ad es., "Se viene creata una nuova attività nella cartella "Bug", allora duplica un elemento secondario (per questa attività) dall'attività "Sviluppo storia".

Fare clic su Seleziona attività o progetto/cartella per specificare l'elemento da duplicare.

Aggiungere il nome dell'elemento secondario.

(Opzionale) Aggiungere un prefisso. Se l'elemento secondario duplicato dispone a sua volta di elementi secondari, il prefisso verrà aggiunto ai loro nomi.

(Opzionale) Selezionare le caselle pertinenti per specificare quali dati dell'elemento originale duplicare.

Tieni presente che il tipo di elemento secondario può essere limitato dall'ambito della regola. Ad esempio, non puoi aggiungere un elemento secondario blueprint del tipo progetto a un'attività.

Esiste un limite di 4000 elementi duplicati e/o creati da blueprint ogni 7 giorni. Se il tuo account raggiunge il limite, la regola che dipende da questa azione sarà disattivata automaticamente. Ma puoi riattivarla quando il tuo account è al di sotto del limite.

Creare un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un nuovo elemento nell'ubicazione che viene specificata.

Ad es., "Quando lo stato di un'attività cambia a "Richiesta revisione di sicurezza", allora crea un elemento nella cartella "Team di sicurezza"".

Fare clic su Seleziona elemento per specificare il tipo di elemento secondario creato: attività, progetto o uno dei tipi di elementi personalizzati.

Selezionare l'ubicazione in cui sarà creato il nuovo elemento.

Aggiungere il nome dell'elemento.

(Opzionale) Aggiungere la descrizione.

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Creare un elemento da un blueprint

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un nuovo elemento creato da un blueprint nell'ubicazione che viene specificata.

Ad es., "Quando lo stato di un'attività cambia a "Richiesta revisione di sicurezza", allora crea un elemento dal blueprint "Nuova revisione di sicurezza" nella cartella "Team di sicurezza"".

Fare clic su Seleziona blueprint per specificare il blueprint pertinente.

Aggiungere il nome dell'elemento.

Selezionare l'ubicazione in cui sarà creato il nuovo elemento.

(Opzionale) Aggiungere un prefisso. Se l'elemento creato dispone di elementi secondari, il prefisso verrà aggiunto ai loro nomi.

(Opzionale) Selezionare la casella Notifica assegnatari se si vuole inviare una notifica alla loro posta in arrivo.

Esiste un limite di 4000 elementi duplicati e/o creati da blueprint ogni 7 giorni. Se il tuo account raggiunge il limite, la regola che dipende da questa azione sarà disattivata automaticamente. Ma puoi riattivarla quando il tuo account è al di sotto del limite.

Duplicare un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione duplica un elemento esistente nell'ubicazione che viene specificata.

Ad es., "Quando lo stato di un'attività cambia a "Richiesta revisione di sicurezza", allora duplica l'attività "Nuova revisione di sicurezza" nella cartella "Team di sicurezza".

Fare clic su Seleziona attività o progetto/cartella per specificare l'elemento da duplicare.

Aggiungere il nome dell'elemento.

Selezionare l'ubicazione in cui sarà duplicato l'elemento.

(Opzionale) Aggiungere un prefisso. Se l'elemento duplicato dispone di elementi secondari, il prefisso verrà aggiunto ai loro nomi.

(Opzionale) Selezionare le caselle pertinenti per specificare quali dati dell'elemento originale duplicare.

Esiste un limite di 4000 elementi duplicati e/o creati da blueprint ogni 7 giorni. Se il tuo account raggiunge il limite, la regola che dipende da questa azione sarà disattivata automaticamente. Ma puoi riattivarla quando il tuo account è al di sotto del limite.

Modificare un campo personalizzato

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo l'attivazione della regola, l'azione modifica il valore del campo personalizzato selezionato.

Ad es., "Se ..., allora modifica il campo "Feedback necessario" in Selezionato".

Fare clic su Seleziona campo e scegliere il campo che interessa dall'elenco a discesa.

Compare l'elenco a discesa Modifica in nel quale selezionare lo stato del campo che interessa dopo l'azionamento della regola.

Questa azione funziona per i campi personalizzati tipo testo, casella di controllo, selezione multipla, selezione singola, persone, valuta, percentuale e numero.

I campi devono essere aggiunti al progetto, cartella o spazio di lavoro che selezioni nella sezione Applica a dello strumento per la creazione delle regole.

Modificare un nome

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione modifica il nome delle attività e dei progetti in base alle impostazioni dell'azione.

Ad es., "Se ..., allora aggiungi il prefisso del [Nome del cliente] al nome dell'attività."

Nel menu a discesa, selezionare una delle seguenti opzioni:

  • Modifica in... per sostituire completamente il nome dell'elemento originale.

  • Aggiungi prefisso... per aggiungere del testo all'inizio del nome dell'elemento originale.

  • Aggiungi suffisso... per aggiungere del testo alla fine del nome dell'elemento originale.

Nel campo Inserisci il nome inserire il testo corrispondente, che verrà aggiunto come nuovo nome dell'elemento o come prefisso/suffisso.

C'è un limite per il numero dei caratteri da aggiungere al campo Inserisci il nome: 1000 se le regole si applicano ad attività e 100 se si applicano a progetti. Inoltre, in questo campo non è permesso utilizzare i simboli / \ , e ;.

C'è anche un limite di 1000 caratteri per i nomi degli elementi, che include eventuali prefissi o suffissi aggiunti tramite un'automazione. Se il nome dell'elemento risultante supera tale limite, qualsiasi cosa superi i 1000 caratteri sarà rimossa.

Modificare l'importanza

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione modifica l'importanza delle attività in base alle impostazioni dell'azione.

Ad es., "Se ..., allora modifica l'importanza in Alta."

Nel campo Modifica in, selezionare il livello di importanza pertinente: Alta, Normale o Bassa.

Questa azione compare solo se la regola si applica ad attività o a elementi personalizzati basati su attività.

Modificare lo stato di un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, l'azione passa dallo stato di attività o progetti a quello specificato da te.

Ad es., "Se ..., tutti gli stati delle attività vengono modificati in Completato".

Fare clic su Seleziona stato per specificare lo stato che ottengono le attività o i progetti quando la regola viene azionata.

Se almeno uno degli stati del flusso di lavoro selezionati viene eliminato dall'account, la regola viene disattivata.

Questa azione sovrascrive tutte le impostazioni del flusso di lavoro fisso presenti per il flusso di lavoro o lo stato selezionato. Inoltre, l'assegnazione automatica e le approvazioni automatiche impostate nel flusso di lavoro selezionato saranno ignorate se lo stato è stato modificato mediante la regola di automazione.

Aggiungere un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, l'azione aggiunge attività o progetti nell'ubicazione specificata da te.

Ad es., "Se ..., allora aggiungi il progetto a Operazioni di marketing".

Fare clic su Seleziona progetto, cartella o spazio di lavoro per specificare l'ubicazione di destinazione.

Puoi selezionare fino a 10 ubicazioni diverse in cui inserire progetti o attività. Se almeno un elemento tra cartelle, progetti o spazi di lavoro di destinazione viene eliminato, la regola di automazione viene disattivata.

Spostare un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, l'azione sposta attività o progetti nell'ubicazione specificata da te. Puoi anche specificare se le attività o i progetti devono essere rimossi da tutte le cartelle, progetti o spazi di lavoro in cui sono stati inserito prima che la regola venga azionata.

Ad es., "Se ..., allora sposta il progetto nell'Archivio".

Fare clic su Seleziona progetto, cartella o spazio di lavoro per specificare l'ubicazione di destinazione.

Di seguito, specificare da dove devono essere spostate le attività o i progetti. Selezionare tutti i progetti, cartelle e spazi di lavoro se si vogliono rimuovere le attività o i progetti da tutte le relative ubicazioni esistenti e spostarli nell'ubicazione di destinazione quando viene azionata la regola.

Oppure selezionare progetti, cartelle e spazi di lavoro specifici e poi specificare l'ubicazione esatta da cui si vogliono rimuovere le attività o i progetti. In questo caso, quando la regola viene azionata, le attività e i progetti saranno (1) spostati nell'ubicazione di destinazione che specificata, (2) saranno rimossi da alcune delle relative ubicazioni precedenti anch'esse specificate dall'utente, e (3) alcune delle relative ubicazioni precedenti verranno conservate.

Puoi selezionare fino a 10 ubicazioni diverse in cui spostare i progetti o le attività e fino a 10 ubicazioni da cui spostarli.

Se almeno una cartella, progetto o spazio di lavoro di destinazione in cui o da cui spostare le attività o i progetti viene eliminato, la regola di automazione viene disattivata.

Aggiungere un commento o una menzione

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge un commento ad attività o progetti. Inoltre, puoi scegliere di @menzionare un utente o un gruppo di utenti specifico.

Ad es., "Se ..., allora aggiungi un commento con @responsabili dell'approvazione e @Melania Bianchi".

Nel campo Inserisci il tuo commento scrivere il testo del commento.

(Opzionale) selezionare la casella vicino a una o più delle opzioni di @menzione speciali:

  • Follower: tutti gli utenti che seguono le attività o i progetti

  • Autore: un indicatore per il creatore delle attività o progetti

  • Responsabili dell'approvazione: un indicatore per tutti i responsabili dell'approvazione che non hanno preso la loro decisione nell'approvazione attiva

(Opzionale) Fare clic su Seleziona un gruppo o un utente specifico per @menzionare uno o più utenti o gruppi di utenti dell'account.

(Opzionale) Se la regola di automazione viene attivata dal trigger Il progetto è a rischio (in base alla IA), è possibile scegliere di includere automaticamente le informazioni sul rischio del progetto nel commento. Per farlo, selezionare la casella Includi i dettagli del livello del rischio sotto il campo dei commenti.

Nella sezione Anteprima, nella parte inferiore, puoi vedere come verrà mostrato il tuo commento.

Quando la regola di automazione è azionata e viene creato il commento, l'indicatore @autore viene sostituito con il nome reale dell'utente che ha creato l'attività o il progetto.

Anche @responsabili dell'approvazione viene sostituito con i nomi dei responsabili dell'approvazione, se presenti. In caso contrario, viene aggiunto al commento come testo normale.

@follower resta così com'è e tutti gli utenti che seguono l'attività o il progetto ricevono una notifica.

L'autore di tutti i commenti creati mediante l'automazione è il Bot di automazione.

Puoi selezionare fino a 20 utenti specifici o gruppi di utenti da @menzionare nel commento. Se almeno uno di essi viene eliminato dall'account, la regola viene disattivata automaticamente.

Assegnare un elemento

Descrizione

Impostazioni

Note

Dopo aver attivato la regola, questa azione aggiunge l'utente o gli utenti che hai specificato come assegnatari dell'attività o proprietari del progetto. Inoltre, può rimuovere tutti gli assegnatari o i proprietari esistenti dalle attività o progetti.

Ad es., "Se ..., allora assegna l'attività a Melania Bianchi."

Fare clic su Seleziona utente e selezionare almeno una persona da aggiungere come assegnatario dell'attività o proprietario del progetto. Fare clic su + per aggiungere altri utenti.

(Opzionale) Selezionare la casella vicino a e riassegna da altri utenti per rimuovere automaticamente l'assegnazione dell'attività da tutti gli assegnatari esistenti o per rimuovere tutti i proprietari del progetto esistenti quando viene azionata la regola.

Puoi selezionare fino a 20 assegnatari di attività o proprietari di progetti per ogni azione. Se almeno uno di essi viene eliminato dall'account, la regola di automazione viene disattivata.

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