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Prenotazioni

Descrizione generale

Le prenotazioni costituiscono un'entità separata nell'area di lavoro per contenere le stime dei lavori. Utilizzale per prenotare blocchi di tempo basati sulla quantità di lavoro che credi sia necessario per ciascun assegnatario o ruolo professionale in un progetto. Ogni prenotazione è collegata a un singolo progetto e assegnatario ed ogni assegnatario in un progetto può disporre di una sola prenotazione.

Ciascun progetto dispone del campo del sistema Lavoro prenotato che aggiunge automaticamente il lavoro totale allocato dalle prenotazioni a tutti gli utenti e ruoli professionali di un progetto. In modo predefinito, la somma aggiunta non include il lavoro prenotato da sottoprogetti, ma puoi eseguire il rollup dei dati del campo per includerlo.

Puoi consultare e utilizzare le prenotazioni nella vista delle risorse, nei diagrammi del carico di lavoro e nell'elenco dei lavori da pianificare orizzontale. Il campo Lavoro prenotato è visibile nel pannello informativo del progetto e nella vista tabella.

Le prenotazioni dispongono anche di una pianificazione separata. Quando aggiungi una prenotazione, imposti le date di inizio e di fine durante le quali stimi che l'assegnatario debba lavorare. Sulla pianificazione di una prenotazione influisce qualsiasi modifica apportata al programma di lavoro dell'assegnatario.

Prenotazioni vs lavoro dell'attività

Poiché le prenotazioni sono collegate a progetti e non ad attività, non costituiscono necessariamente un'alternativa al lavoro dell'attività. Rappresentano invece un modo diverso di registrare le stime della quantità di lavoro necessario. Puoi utilizzare sia il lavoro prenotato che il lavoro dell'attività nel tuo account, in base al tipo di stima di cui hai bisogno.

Utilizza le prenotazioni quando:

  • Vuoi ottenere una vista generale di alto livello dei progetti e del relativo lavoro sul diagramma del carico di lavoro invece di aggiungere il lavoro alle attività individualmente.

  • Hai bisogno di prevedere le risorse necessarie prima di creare le attività nel progetto.

  • Non hai bisogno di una stima precisa del lavoro necessario per ogni attività, oppure devi adattare spesso le stime a causa di modifiche.

  • Vuoi realizzare un monitoraggio e confrontare le stime iniziali e reali utilizzando il lavoro prenotato e il lavoro dell'attività, rispettivamente.

Il lavoro dell'attività e il lavoro inserito nelle prenotazioni vengono calcolati separatamente nell'account. Puoi confrontarli in uno dei seguenti modi:

  • Nella vista tabella, controlla i valori nelle colonne Lavoro (lavoro dell'attività) e Lavoro prenotato (prenotazioni) per vederne le differenze. Utilizza il rollup dei dati per il campo Lavoro prenotato per includere i valori da sottoprogetti, se necessario.

  • Utilizza la visualizzazione dei diagrammi del carico di lavoro e della vista delle risorse per confrontare il lavoro prenotato e il lavoro dell'attività dell'utente o del ruolo professionale in ciascun progetto e per ogni giorno. La prenotazione sarà evidenziata in rosso se il lavoro dell'attività supera il lavoro prenotato.

Nota

Nei diagrammi del carico di lavoro e nella vista delle risorse, il lavoro prenotato viene confrontato con il lavoro dell'attività per ogni giorno, anche se configuri il livello di zoom in settimane o mesi.

Aggiungere prenotazioni

Tutti gli utenti dell'account, eccetto i collaboratori, possono aggiungere prenotazioni nei progetti a cui possono accedere, a meno che il loro ruolo di accesso non lo consenta (l'autorizzazione necessaria è Modifica date e dipendenze dell'attività).

Effort_Allocation-Add_Booking.png
  1. Apri il diagramma del carico di lavoro che ti interessa. In alternativa, apri il progetto che ti interessa nella vista delle risorse.

  2. Espandi la riga dell'utente o ruolo professionale che ti interessa. 1 Se stai aggiungendo le prenotazioni nella vista delle risorse, potresti dover prima fare clic sul pulsante + Aggiungi utente per aggiungere l'utente o il ruolo professionale.

  3. Fai clic sul pulsante + Aggiungi prenotazione 2.

    Avviso

    Per vedere questo pulsante sui diagrammi del carico di lavoro devi attivare il raggruppamento per progetto 3.

  4. Nel popup che si apre:

    1. Fai clic su Imposta date 4 per stabilire le date stimate per il lavoro dell'assegnatario. Ricorda che su queste date possono influire le modifiche del programma di lavoro dell'utente.

    2. Seleziona la modalità lavoro 5.

    3. Nel campo Lavoro 6, inserisci il lavoro stimato in ore.

    4. Per la modalità di lavoro flessibile: configura il lavoro per ogni giorno, settimana o mese a seconda del livello di zoom.

  5. Fai clic su Aggiungi 7.

Ripeti il procedimento per tutti gli utenti e ruoli professionali pianificati per lavorare al progetto. Dopo aver aggiunto una prenotazione, puoi vederla nella vista delle risorse, nei diagrammi del carico di lavoro e nell'elenco dei lavori da pianificare orizzontale.

Suggerimento

Le prenotazioni sono disponibili anche nei blueprint. Puoi creare blueprint per progetti ricorrenti e aggiungere nella vista delle risorse le stime del lavoro basate sulle prenotazioni.

Modalità di lavoro nelle prenotazioni

Per il lavoro prenotato sono disponibili due modalità di lavoro:

  • Di base: con questa modalità di lavoro puoi allocare una determinata quantità di lavoro prenotato in ore per giorno di ciascuna prenotazione. La modalità di lavoro di base per le prenotazione è totalmente equivalente al Lavoro di base delle attività e funziona nello stesso modo.

  • Flessibile: questa modalità di lavoro ti permette di allocare una quantità di lavoro differente per ogni giorno, settimana o mese che occupa la prenotazione. Il lavoro flessibile delle prenotazioni è simile al lavoro flessibile delle attività. Tuttavia, a differenza del lavoro flessibile delle attività, se la prenotazione in modalità flessibile viene riassegnata o ripianificata, le ore allocate che hai specificato per giorno, settimana o mese verranno modificate in base alle nuove date o a un nuovo utente senza modifiche.

Nota

  • La modalità di lavoro flessibile non è disponibile quando si duplica un progetto con prenotazioni o se ne crea uno dai blueprint e si seleziona per ripianificarlo.

  • Se allochi ore per una prenotazione su un livello di zoom, ad esempio per settimane, in modalità flessibile e poi passi a un altro livello di zoom, ad esempio mesi, e modifichi nuovamente l'allocazione, l'allocazione mensile originale verrà ricalcolata e le ore del mese che modifichi verranno suddivise in modo uniforme tra tutti i giorni del mese.

Modificare ed eliminare prenotazioni

Tutti gli utenti dell'account, eccetto i collaboratori, possono modificare ed eliminare prenotazioni nei progetti dei quali dispongono di accesso, a meno che il loro ruolo di accesso non lo consenta (l'autorizzazione necessaria è Modifica date e dipendenze dell'attività).

Effort_Allocation-Edit_and_Delete_Bookings.png
  1. Apri il diagramma del carico di lavoro che ti interessa. In alternativa, apri il progetto che ti interessa nella vista delle risorse.

  2. Trova e fai clic sulla prenotazione che ti interessa.

  3. Nel popup, modifica il lavoro o le date della prenotazione e fai clic su Salva 1.

    Nota

    Il nome della prenotazione non può essere modificato.

  4. Per eliminare la prenotazione, fai clic su Elimina nell'angolo inferiore destro 2.

Nota

Se ripianifichi una prenotazione con modalità di lavoro flessibile, espandendone la durata, i giorni ulteriori avranno un'allocazione di 0 h fino a quando non lo modifichi. Se riduci la durata della prenotazione, tutte le ore allocate restanti dei giorni ridotti verranno aggiunte all'ultimo giorno della prenotazione.

Riassegnare prenotazioni

Tutti gli utenti dell'account, eccetto i collaboratori, possono riassegnare le prenotazioni nei progetti dei quali dispongono di accesso, a meno che il loro ruolo di accesso non lo consenta (l'autorizzazione necessaria è Modifica date e dipendenze dell'attività).

Puoi riassegnare prenotazioni separatamente nella vista delle risorse:

Effort_Allocation-Reassign_Bookings.png
  1. Apri il progetto che ti interessa nella vista delle risorse 1.

  2. Trova l'utente o il ruolo professionale con la relativa prenotazione assegnata.

  3. Passa il puntatore del mouse sul nome dell'utente o del ruolo professionale e fai clic sul pulsante del menu con i tre punti che compare 2.

  4. Seleziona Riassegna 3.

  5. Nel popup, fai clic su + Seleziona utente 4.

  6. Seleziona un utente o un ruolo professionale dall'elenco.

  7. Fai clic sul pulsante Riassegna 5.

Se riassegni la prenotazione a un utente o ruolo professionale che non disponeva già di una prenotazione, comparirà sulla vista, e l'utente o il ruolo professionale da cui l'hai riassegnata scomparirà.

Se riassegni a un utente o ruolo professionale che già dispone di una prenotazione nel progetto, le due prenotazioni si fonderanno:

  • La data di inizio sarà la prima data di inizio delle due prenotazioni.

  • La data di fine sarà l'ultima data di fine delle due prenotazioni.

  • Il lavoro verrà combinato e riallocato in base alle date della prenotazione e al programma di lavoro dell'utente.

  • La prenotazione fusa risultante sarà in modalità flessibile e le ore si sommeranno per ogni giorno, settimana o mese, a seconda del modo in cui hai realizzato l'allocazione all'origine.

Suggerimento

Non è possibile riassegnare separatamente prenotazioni sui diagrammi del carico di lavoro perché le prenotazioni sono collegate a progetti. È invece possibile riassegnare progetti e la prenotazione sarà riassegnata tra le attività del progetto. Lo stesso si applica alle attività spostate dall'elenco dei lavori da pianificare quando assegni progetti su diagrammi del carico di lavoro.

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