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Les espaces verrouillés

Tableau 59. Disponibilité - Anciens plans


Aperçu

Les espaces verrouillés sont des espaces sécurisés à l'accès restreint, dédiés à la collaboration confidentielle, pour le conseil d'administration ou les dirigeants par exemple. Vous pouvez aussi utiliser les espaces verrouillés pour créer des espaces de travail distincts, pour différents clients.

Espaces verrouillés vs. espaces publics et privés

Public

Privé

Verrouillé

Accès au contenu d'un espace (projets, dossiers, tâches, outils)

Tous les membres des équipes du compte disposent d'un accès.

Les membres de l'espace y ont accès par défaut. Toutes les personnes disposant du droit de partager des informations peuvent partager du contenu directement avec tout utilisateur du compte sans avoir à l'inviter à rejoindre l'espace.

Seuls les membres de l'espace ont accès aux éléments de l'espace. Il est impossible de le partager avec des utilisateurs en dehors de l'espace.

Qualité de membre

Les administrateurs d'espace peuvent inviter des utilisateurs, et tout utilisateur du compte peut devenir membre

Seuls les administrateurs d'espace peuvent inviter des utilisateurs

Les utilisateurs réguliers peuvent être administrateurs d'un espace verrouillé, mais ne peuvent cependant pas inviter d'utilisateur à rejoindre l'espace. Les administrateurs d'un espace verrouillé doivent également être administrateurs de compte pour inviter des utilisateurs à rejoindre l'espace.

Supprimer l'espace

Les tâches, les dossiers et les projets de l'espace sont déplacés vers la corbeille et peuvent être restaurés ; les outils de l'espace sont définitivement supprimés

Les tâches, les dossiers et les projets de l'espace sont déplacés vers la corbeille et peuvent être restaurés ; les outils de l'espace sont définitivement supprimés

Les tâches, les dossiers, les projets et les outils de l'espace sont définitivement supprimés

Quitter l'espace

N'importe quel utilisateur peut quitter l'espace

N'importe quel utilisateur peut quitter l'espace

Les utilisateurs ne peuvent pas quitter l'espace et doivent demander à l'administrateur de l'espace verrouillé de les supprimer de l'espace

Créer un espace verrouillé

Seuls les administrateurs Wrike ayant la capacité de créer des espaces peuvent créer des espaces verrouillés dans leurs comptes. Il est également possible de créer des espaces verrouillés via l'API.

  1. Cliquez sur l'icône + dans l'angle droit supérieur de votre espace de travail et sélectionnez Espace dans la liste déroulante.

  2. Saisissez le nom de l'espace et sélectionnez Verrouillé comme type d'espace.

  3. Ajoutez des membres à votre espace.

  4. Cliquez sur Créer.

Convertir des espaces

Il est possible de convertir un espace verrouillé en un espace public ou privé et vice versa. Cela aura pour conséquence de modifier la confidentialité des éléments de l'espace. Pour en savoir plus, consultez les sections Partager des données dans un espace verrouillé et Types d'espaces.

Pour convertir un espace :

  1. Accédez à l'espace que vous souhaiteriez convertir.

  2. Cliquez sur l’icône de l'engrenage dans l'angle supérieur gauche.

  3. Sélectionnez le nouveau type d'espace : privé, public, ou verrouillé.

    Remarque

    Lorsque vous convertissez un espace verrouillé, un message pop-up vous informe que le contenu de l'espace deviendra public ou partageable en dehors de l'espace.

  4. Cliquer sur Enregistrer.

Si vous convertissez un espace privé ou public en espace verrouillé, vous aurez peut-être des conflits à résoudre avant que la conversion de l'espace n'ait lieu. C'est le cas lorsque :

  • Les éléments de l'espace sont partagés avec des utilisateurs qui ne sont pas membres de l'espace.

  • Les outils de l'espace ont une source de données en dehors de l'espace.

  • Les outils de l'espace font également partie d'emplacements en dehors de l'espace.

Remarque

Si vous convertissez un espace avec des approbations en cours en un espace verrouillé et que les approbateurs ne sont pas membres de l'espace, ces derniers n'auront plus accès à la tâche, au dossier ou au projet concerné et ne pourront plus réaliser l'approbation.

Dans ce cas là, lorsque vous cliquez sur Enregistrer pour convertir l'espace, une boîte de dialogue apparaît et vous demande de résoudre les conflits. Chaque conflit est présenté avec une liste déroulante d'options pour le résoudre : inviter ou supprimer des utilisateurs de l'espace, par exemple, ou supprimer des éléments de l'espace que vous convertissez, ou des espaces dans lesquels ils se trouvent.

Remarque

Vous ne pouvez pas convertir votre espace personnel en un autre type d'espace.

Partager des données dans un espace verrouillé

Par défaut, les données créées dans un espace verrouillé sont partagées avec les membres de l'espace et ne peuvent être partagées avec des utilisateurs en dehors de cet espace. Vous pouvez utiliser le partage sélectif pour ne pas partager certaines données avec des membres de l'espace.

  • Lorsque vous attribuez une tâche, que vous @mentionnez un collègue, ou que vous ajoutez un suiveur à une tâche, un projet ou un dossier dans un espace verrouillé, vous verrez uniquement les membres de l'espace verrouillé comme options possibles au moment du choix des utilisateurs.

  • Pour étiqueter ou déplacer des projets, des dossiers et des tâches situés dans un espace verrouillé, les utilisateurs ne voient que les dossiers et projets de l'espace verrouillé comme emplacements possibles.

  • Seuls les dossiers de l'espace verrouillé sont proposés comme emplacements au moment de dupliquer des dossiers et des tâches, ou de créer des tâches récurrentes.

  • Lorsque vous créez un blueprint à partir d'un élément d'un espace verrouillé, il est impossible de copier les descriptions, les pièces jointes, les chargés de mission ou les champs personnalisés dans le blueprint. Cela permet la non divulgation des contenus de l'espace verrouillé.

Gérer un espace verrouillé

  • Seuls les administrateurs d'espaces peuvent gérer les outils dédiés aux espaces (tableaux de bord, calendriers, charges de travail), et les données de l'espace. Tout utilisateur régulier peut être désigné comme administrateur d'un espace verrouillé.

  • Pour pouvoir gérer les membres d'un espace et supprimer un espace verrouillé, les administrateurs d'espace doivent également avoir une fonction d'administrateur de compte.

  • Les membres d'espaces ne peuvent quitter un espace verrouillé de leur propre chef. Ils doivent être retirés de l'espace par un administrateur de l'espace.

Les outils des espaces verrouillés

Les tableaux de bord, les calendriers, les rapports et les tableaux de charge de travail des espaces verrouillés ne peuvent pas être partagés avec des utilisateurs en dehors de l'espace, ou être déplacés vers un autre espace.

Les calendriers et les tableaux de charge de travail peuvent être créés à partir d'éléments en dehors d'un espace verrouillé, mais ceci n'est pas le cas des tableaux de bord et des rapports. Si un espace public ou privé (avec un tableau de bord ou un rapport créé à partir de dossiers et de projets en dehors de l'espace verrouillé) est converti en un espace verrouillé, on vous préviendra que ces éléments seront supprimés lors de la conversion.

Remarque

Si un rapport contient uniquement des sources de données en dehors de l'espace dans lequel il se trouve et que son espace est converti en un espace verrouillé, le rapport sera automatiquement supprimé. S'il s'agit d'un tableau de bord, il ne sera pas supprimé mais il sera vide.

Les vues instantanées des rapports ne sont pas disponibles dans les espaces verrouillés. Si vous convertissez un espace public ou privé en un espace verrouillé, tous les instantanés existants seront supprimés et deviendront indisponibles.

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