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Présentation des espaces

Les espaces sont disponibles pour les utilisateurs de tous les types de comptes.

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Aperçu

Les espaces sont un nouveau type de groupement, et le plus haut niveau de la hiérarchie des dossiers de Wrike, qui permet aux organisations de toutes tailles de définir et de gérer leurs départements à grande échelle. Ce sont des plateformes (ou des dépôts centralisés) conçus pour stocker toutes les informations qui ont un intérêt pour votre équipe ; ils permettent d'organiser les dossiers et les projets que votre équipe utilise.

Les espaces sont utiles lorsque vous souhaitez :

  • Recréer la structure de votre entreprise dans la hiérarchie des dossiers de Wrike. Par exemple, les données que gèrent les départements de votre entreprise et les projets sur lesquels ils travaillent sont différents. Vous pouvez créer un espace public ou privé pour chaque département et créer la structure de dossiers principale de votre entreprise dans un espace. Puis, étiquetez les dossiers et les projets dont vous avez besoin dans l'espace de l'équipe.
  • Partager rapidement les liens importants avec les membres de l'équipe en créant des signets dans l'espace de celle-ci, pour rendre facilement accessibles les ressources nécessaires.
  • Organiser et gérer votre propre travail. L'espace personnel peut vous servir comme espace de travail virtuel.

Informations importantes

  • Quel que soit votre type d'abonnement, vous pouvez créer un nombre illimité d'espaces dans votre compte.
  • Chaque espace peut avoir un nombre illimité d'administrateurs et de membres.
  • Chaque espace dispose d'une section d'informations contenant la description de l'espace et la liste de ses membres et administrateurs. Les administrateurs d'espace peuvent modifier ces informations.
  • Il se peut que vous ayez accès à certains dossier et projets qui ne font pourtant pas partie d'un des espaces dont vous êtes membre. Vous pouvez voir tous ces dossiers/projets sous la section « Partagé avec moi » du panneau de navigation de gauche.
  • Les utilisateurs reçoivent une notification dans leur boîte de réception lorsqu'ils sont invités à rejoindre un espace.
  • Les administrateurs d'espace reçoivent des notifications dans leur boîte de réception lorsque les utilisateurs rejoignent ou quittent l'espace.

Types d'espaces

Il existe 3 types d'espaces dans Wrike :

Espaces personnels

La création d'un espace personnel dans l'espace de travail de chaque utilisateur est automatique, dès lors qu'il rejoint le compte. L'espace personnel est partagé uniquement avec son propriétaire ; aucun autre utilisateur du compte ne peut y accéder.
Vous pouvez utiliser votre espace personnel pour organiser votre travail. Il contient les dossiers interactifs pré-créés « Mes tâches », où vous trouverez toutes les tâches qui vous ont été assignées, et « Créées par moi », où vous trouverez toutes les tâches que vous avez créées.

Espaces privés

Les espaces privés aident des équipes, départements et groupes d'utilisateurs spécifiques à organiser et à gérer leur travail dans un cadre adapté à leurs besoins.

  • Les espaces privés ne sont accessibles qu'aux membres de l'espace.
  • Pour rejoindre un espace privé, les utilisateurs doivent être invités par l'administrateur de l'espace.
  • En tant que membre d'un espace privé, vous pouvez afficher l'ensemble du contenu de l'espace (sauf si le partage hérité est désactivé).
  • Les espaces privés que vous rejoignez sont visibles dans votre panneau de navigation de gauche.
  • En tant que membre d'un espace, vous pouvez partager des dossiers, des projets et des tâches de celui-ci avec des utilisateurs extérieurs de l'espace, sauf si votre type de licence ou votre niveau d'accès ne vous le permet pas.

Espaces publics

Les espaces publics vous aident à gérer et organiser les informations de l'entreprise partagées en interne et mises à disposition de toutes les équipes.

  • Tous les utilisateurs du compte, excepté les utilisateurs externes et les collaborateurs, peuvent afficher le contenu des espaces publics sans devenir membres de ces derniers (sauf si le partage hérité est désactivé).
  • Les espaces publics que vous rejoignez sont visibles dans votre panneau de navigation de gauche.
  • En tant que membre d'un espace, vous pouvez partager des dossiers, des projets et des tâches de celui-ci avec des utilisateurs extérieurs de l'espace, sauf si votre type de licence ou votre niveau d'accès ne vous le permet pas.

Créer un espace

Par défaut les utilisateurs réguliers peuvent créer des espaces. Toutefois, sur les abonnements Entreprise, les administrateurs de compte peuvent configurer ce droit.

Option 1. Créer un nouvel espace

  1. Cliquez sur le signe + dans l'angle supérieur gauche de votre espace de travail.
  2. Sélectionnez « Espace ».
  3. Saisissez le nom d'un espace. 1
  4. Indiquez si vous souhaitez que l'espace soit public ou privé. 2
  5. Invitez des utilisateurs à rejoindre l'espace : cliquez sur le champ  3 dans la section « Membres » et sélectionnez un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs dans la liste. Si un utilisateur n'apparaît pas : commencez à écrire son nom et sélectionnez-le lorsqu'il apparaît.
  6. Sélectionnez les administrateurs d'espace : recherchez l'utilisateur que vous souhaitez désigner comme administrateur, cliquez sur sa fonction actuelle à droite 4 de son nom et sélectionnez « Administrateur ».
  7. Spécifiez les flux de travail par défaut et recommandés. 5
  8. Modifiez l'icône de l'espace (elle apparaît dans le panneau de navigation de gauche) : cliquez sur « Modifier l'icône » 6 dans l'angle inférieur gauche et sélectionnez l'arrière-plan et les émoticônes de votre choix.
  9. Sur les comptes Business et supérieurs, vous pouvez sélectionner le niveau d'accès 7 que vous souhaitez attribuer au groupe « Mon équipe » dans un espace public.

Spaces_-_Create_a_Space.png🔥Conseil de Wrike ! Vous pouvez également créer des espaces depuis l'explorateur d'espaces : cliquez sur « Explorer les espaces » en bas du panneau de navigation de gauche et cliquez sur « Créer un espace ».

Option 2. Créer un espace à partir d'un dossier ou d'un projet existant

  1. Faites un clic droit sur le nom du dossier/projet dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez « Créer un espace à partir de ce dossier/projet »
  3. Configurez votre espace selon vos besoins en suivant les étapes 4 à 8 décrites plus haut.
  4. Cliquez sur « Créer ».

La structure de l'espace créé reste la même que celle du dossier/projet original.

Rejoindre un espace public

Tous les utilisateurs du compte, excepté les utilisateurs externes et les collaborateurs, peuvent rejoindre un espace public directement. Les utilisateurs externes et les collaborateurs peuvent y accéder par le biais d'une invitation de l'administrateur de l'espace.

Pour rejoindre un espace :

  1. Cliquez sur « Explorer des espaces » en bas du panneau de navigation de gauche.
  2. Sélectionnez un espace dans la liste, ou commencez à écrire le nom de l'espace, puis sélectionnez-le dans la liste.
  3. Cliquez sur « Rejoindre l'espace » en haut de l'espace de travail (à droite du nom de l'espace).

Vous êtes désormais un membre de l'espace et votre photo de profil apparaît dans la liste des membres de l'espace. L'espace (et les dossiers et projets qui y sont étiquetés) apparaît dans le panneau de navigation de gauche de votre espace de travail.

Travailler dans les espaces

Il existe deux manières d'interagir avec les espaces :

  • En tant qu'administrateur : celui-ci peut gérer l'espace lui-même et tous les éléments de celui-ci. Consultez la page Gérer les espaces pour découvrir ce que les administrateurs d'espace peuvent faire.
  • En tant que membre : celui-ci peut voir l'espace dans le panneau de navigation de gauche et accéder à ses éléments.

Sur les comptes Business et supérieurs, il existe des niveaux d'accès précisant ce que les membres de l'espace peuvent faire dans un espace, les permissions des membres peuvent donc être limitées :

  • Complet : l'utilisateur peut tout faire dans l'espace, excepté les actions spécifiquement réservées aux administrateurs d'espace.
  • Éditeur : l'utilisateur peut faire les mêmes actions qu'un utilisateur avec un niveau d'accès complet, sauf supprimer et partager le contenu de l'espace.
  • Limité : l'utilisateur peut uniquement afficher les tâches/projets/dossiers, ajouter des commentaires et modifier le statut des tâches.

Sur les comptes Entreprise, les administrateurs d'espace peuvent également assigner des niveaux d'accès personnalisés à des membres de l'espace.

Ajouter des dossiers et des projets à un espace

Les membres et les administrateurs d'espace peuvent ajouter des dossiers et des projets à un espace.

Lorsque vous ajoutez des dossiers et des projets à un espace, ils apparaissent sous le nom de l'espace dans le panneau de navigation de gauche. Pour ajouter un dossier/projet à un espace :

  1. Accédez au panneau d'informations d'un dossier ou d'un projet.
  2. Cliquez sur le bouton « + » qui apparaît sous le nom du dossier ou du projet.
  3. Commencez à écrire le nom de l'espace.
  4. Sélectionnez l'espace dans la liste qui apparaît. Si plusieurs éléments portent le même nom, recherchez le mot « Espace » sous le nom de l'élément pour le distinguer des dossiers et des projets.


Quitter un espace

Vous pouvez quitter un espace à tout moment, sauf si vous êtes le seul administrateur de l'espace. Dans ce cas, vous devez d'abord ajouter un autre administrateur à l'espace.

Il existe deux façons de procéder pour quitter un espace :

  1. Cliquez sur un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans l'angle supérieur droit.
  3. Sélectionnez « Quitter l'espace ».

Ou alors :

  1. Faites un clic droit sur le nom d'un espace dans le panneau de navigation de gauche.
  2. Cliquez sur « Quitter l'espace ».

Vous n'êtes plus membre de l'espace. Votre photo de profil disparaît de la liste des membres de celui-ci. L'espace disparaît du panneau de navigation de gauche.

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