Personnaliser des tableaux de charge de travail
En résumé
La personnalisation des tableaux de charge dans Wrike vous permet de contrôler la façon dont les données de charge sont affichées et analysées en basculant entre les vues par personne ou par projet, en regroupant par projet, poste ou champs utilisateur, et en modifiant le format d’affichage de l’effort. Vous pouvez également ajuster les niveaux de zoom (quotidien/hebdomadaire/mensuel), la densité d’affichage, les filtres et les règles d’allocation, ainsi que vous concentrer sur des utilisateurs ou des chargés de mission spécifiques et développer/réduire des lignes pour mieux comprendre la répartition de la charge et la capacité des ressources.
Tableau 5. Disponibilité - Plans Legacy
| Disponibilité: Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team ; |
- Vue d'ensemble
- Comment afficher le tableau de charge par personnes ou par projets
- Comment regrouper les tâches par leurs projets
- Comment regrouper les utilisateurs par poste
- Comment regrouper les utilisateurs par un champ utilisateur
- Comment modifier la manière dont l’effort alloué est affiché dans la grille
- Comment modifier le niveau de zoom de la grille du calendrier
- Comment moduler la densité d'affichage
- Comment filtrer un tableau de charge de travail
- Heures d’allocation quotidiennes
- Comment se concentrer sur des utilisateurs spécifiques
- Comment se concentrer sur les chargés de mission
- Comment développer ou réduire les lignes du tableau
- Quelles sont les prochaines étapes ?
Tous les utilisateurs, à l’exception des Collaborateurs, Contributeurs, et Lecteurs, peuvent personnaliser Vues Graphiques auxquels ils ont accès, sauf si leur rôle d’accès le leur interdit.
Vous pouvez changer les informations affichées et la façon dont elles sont présentées dans votre Vue Graphiques. Les personnalisations que vous effectuez dans la Vue Graphiques ne sont visibles que par vous.
Dans la Vue Graphiques, cliquez sur l’onglet Personnes ou Projets dans la barre latérale sous l’en-tête.
Utilisateurs
Il s’agit de l’option par défaut qui vous aide à comprendre la charge et l’allocation d’effort de chaque utilisateur. Dans ce mode, vous verrez la liste de tous les utilisateurs sélectionnés lors de la création du tableau sur la partie gauche.
Projets
Ce mode met en avant les projets et vous aide à comprendre la répartition des ressources dans votre portefeuille de projets. Vous verrez la liste des projets provenant de l’emplacement que vous avez choisi comme source pour le tableau de charge actuel.
Lorsque vous cliquez sur l’icône > à côté du nom d’un projet, vous pouvez voir la liste des utilisateurs affectés à des tâches dans ce projet et inclus dans le tableau de charge actuel. Vous pouvez également voir la liste des postes correspondant aux rôles des utilisateurs dans le tableau actuel. De plus, il existe la section Non attribué où vous pouvez consulter toutes les tâches non attribuées planifiées dans le projet en cours.
- Cliquez sur le bouton Grouper 1 dans la barre d’outils de la Vue Graphiques.
-
Sélectionnez Projet 2.
-
Regroupement automatique : les tâches de chaque utilisateur sont automatiquement regroupées selon les projets auxquels elles appartiennent 3.
- Projet parent le plus proche : les tâches sont regroupées par le projet parent le plus proche. Par exemple, si une tâche se trouve dans un dossier au sein d’un projet, elle sera regroupée avec les autres tâches de ce projet.
- Tâches hors projet : les tâches sans projet parent sont regroupées sous Tâches hors projet 4.
Cliquez sur le bouton Ajouter un regroupement et sélectionnez un poste.
Tous les utilisateurs de votre tableau sont désormais automatiquement regroupés selon leur poste attribué. Les utilisateurs sans poste sont regroupés sous la section Aucun poste.
- Cliquez sur le bouton Grouper 1 dans le panneau des paramètres de la Vue Graphiques.
- Sélectionnez Poste 2.
- Regroupement automatique : tous les utilisateurs de votre Vue Graphiques seront automatiquement regroupés selon leur poste attribué 3.
- Section Aucun poste : les utilisateurs sans poste attribué seront regroupés dans la section Aucun poste 4.
Important
Les paramètres de regroupement sont enregistrés uniquement pour vous et ne s’appliquent qu’à cette Vue Graphiques.
Note
Les paramètres de la Vue Graphiques sont enregistrés pour vous et s’appliquent à toutes les Vue Graphiques que vous consultez.
- Heures : affiche le total de l’effort alloué pour chaque utilisateur par jour, semaine ou mois en heures. C'est l’option par défaut.
- Pourcentages : affiche le total de l’effort alloué en pourcentage. Par exemple, si la capacité quotidienne d’un utilisateur est de 8 heures, un effort alloué total de 4 heures sera affiché comme 50 % pour ce jour dans la vue quotidienne.
- Équivalents temps plein (ETP) : affiche le total de l’effort alloué sous forme de nombre décimal. Par exemple, avec une capacité quotidienne de 8 heures, 1 ETP = 8 h/jour ou 40 h/semaine ou 176 h/mois. Si un utilisateur a 4 heures d’effort alloué sur une journée, cela sera affiché comme 0,5 ETP dans la vue quotidienne. Si l’utilisateur a 30 heures d’effort alloué sur une semaine, la cellule affichera 0,75 ETP dans la vue hebdomadaire.
- Regroupement par poste : lors d’un regroupement par poste, les ETP de tous les utilisateurs regroupés sont additionnés. Par exemple, si trois utilisateurs sont regroupés et que deux ont 8 heures d’effort alloué tandis que le troisième en a 4, la cellule du groupe affichera 2,5 ETP.
Qu’est-ce qu’un ETP ?
ETP signifie « équivalent temps plein ». Il affiche l’effort alloué sous forme décimale basé sur la capacité quotidienne définie dans le planning de travail par défaut. Quelle que soit la capacité quotidienne de votre planning par défaut, cela correspond toujours à 1 ETP.
Par exemple, si votre planning par défaut est de 8 heures par jour, alors 8 heures correspondent à 1 ETP. S’il est fixé à 6 heures par jour, alors 6 heures correspondent à 1 ETP. L’ETP vous aide à comparer plus facilement les charges de travail au sein de votre équipe.
Important :
Les plannings de travail personnalisés ne sont pas pris en compte dans les calculs d’ETP. Si un utilisateur dispose d’une capacité différente dans son agenda personnalisé, il n’est pas considéré comme travailleur à temps plein. Si les plannings personnalisés étaient inclus, chaque utilisateur apparaîtrait comme à temps plein, ce qui irait à l’encontre de l’objectif de l’ETP.
Lorsque vous consultez les charges par semaine ou par mois, les calculs d’ETP utilisent des valeurs par défaut :
- Hebdomadaire : 5 jours ouvrés (40 heures)
- Mensuel : 22 jours ouvrés (176 heures)
L’ETP ne prend pas en compte les exceptions de planning de travail ni les semaines de travail personnalisées.
Si vous regroupez par poste, les valeurs d’ETP de tous les utilisateurs du groupe sont additionnées, tout comme les heures.
Exemples d’ETP
Supposons que votre planning par défaut soit fixé à 8 heures par jour :
- Si un utilisateur se voit attribuer 4 heures sur une journée, son ETP est de 0,5 dans la vue quotidienne.
- Dans la vue hebdomadaire, si un utilisateur se voit attribuer 4 heures chaque jour, cela représente 20 heures pour la semaine (4 h x 5 j). L’ETP est de 0,5, une semaine complète correspondant à 40 heures.
- Dans la vue mensuelle, le calcul est basé sur 176 heures (22 jours ouvrés).
-
Si le planning personnalisé d’un utilisateur est de 4 heures par jour et qu’il se voit attribuer 8 heures sur une journée, la cellule devient rouge et l’ETP affiche 1. S’ils se voient attribuer 2 heures, la cellule est bleue et l’ETP est de 0,25.
- Dans les deux cas, la cellule ne sera pas surlignée en rouge car la capacité totale des chargés de mission n’est pas dépassée.
- Si un utilisateur avec une capacité par défaut se voit attribuer 8 heures par jour pendant un mois de 23 jours, son ETP sera de 1,05 (car 184 heures dépassent les 176 heures par défaut). La cellule n’est pas surlignée en rouge, car l’utilisateur n’est pas en surcapacité. La même logique s’applique aux utilisateurs ayant des semaines de travail plus longues ou plus courtes.
Les utilisateurs disposant de l’autorisation « Afficher les champs personnalisés des autres utilisateurs » activée peuvent regrouper les utilisateurs par champs personnalisés dans les profils utilisateur.
Cliquez sur le bouton Grouper 1 et choisissez le champ personnalisé souhaité depuis le profil utilisateur 2.
Tous les utilisateurs de votre tableau seront alors automatiquement regroupés selon le champ personnalisé sélectionné. Les utilisateurs qui n’ont pas de champ personnalisé attribué dans leur profil seront regroupés sous la section Vide.
Note
Vous pouvez regrouper les utilisateurs soit par un seul champ utilisateur, soit par postes, mais pas les deux simultanément. Cependant, vous pouvez toujours regrouper les tâches par projets, en plus du regroupement des utilisateurs. Les champs utilisateur affichés dans cette liste sont ceux qui sont partagés avec vous et attribués aux personnes du tableau de charge de travail. Si aucun champ n’apparaît, vérifiez qu’ils sont attribués à au moins une personne du tableau et qu’ils sont partagés avec vous.
Modifiez le zoom pour voir le total d’effort quotidien, hebdomadaire ou mensuel attribué à chaque utilisateur. Cliquez sur l’icône du menu déroulant dans l’angle supérieur droit de la grille 1 et sélectionnez Jours, Semaines ou Mois.
Vous pouvez également cliquer sur les boutons + ou - à côté du menu déroulant 2 pour zoomer ou dézoomer dans les vues quotidiennes/mensuelles et choisir combien de jours ou de semaines doivent être affichés simultanément sur le tableau.
Vous pouvez choisir entre les modes de densité compacte ou standard selon vos préférences :
- Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans le panneau des paramètres du tableau 1.
- Sélectionnez Compact ou Par défaut 2.
Note
La densité d’affichage par défaut des tableaux de charge est « Par défaut ».
Appliquez des filtres pour n’afficher que les tâches correspondant aux critères sélectionnés :
- Cliquez sur l’icône de filtre dans le panneau des paramètres 1 et sélectionnez l’un des filtres rapides : Toutes les tâches, Toutes les tâches actives, et Tâches actives avec effort
- Cliquez sur Ajouter d’autres filtres 2 pour ouvrir le panneau de filtres avec des options supplémentaires
- Cliquez sur Effacer les filtres 3 pour supprimer tous les filtres et voir toutes les tâches provenant de l’emplacement sélectionné lors de la création du tableau
Important
Il s'agit d'une fonctionnalité expérimentale qui peut donc présenter des erreurs ; elle est susceptible d'être modifiée et peut être interrompue à tout moment. N’hésitez pas à utiliser les liens de commentaires sur Wrike Labs pour donner votre avis sur cette fonctionnalité bêta.
Vous pouvez activer les filtres de projet depuis Wrike Labs pour votre compte :
- Accédez à Wrike Labs
- Trouvez la carte Filtres de projet dans la Vue Charge de travail et Ressources
- Cliquez sur Activer
Après cela, vous pourrez filtrer les projets dans la vue sur les tableaux de charge de travail et dans la Vue Ressources. Les filtres de projet apparaîtront à côté des filtres de tâches dans le panneau de filtrage décrit ci-dessus. Vous pouvez appliquer un ou plusieurs filtres de projet pour masquer de la vue les projets qui ne répondent pas à vos critères. En outre, vous pouvez créer des préréglages de filtres pour un accès rapide.
Note
Les filtres de projet ne sont pas pris en charge dans l’exportation des tableaux de charge de travail.
Lorsque vous filtrez certains projets dans lesquels un utilisateur a de l’effort alloué, cet effort reste indiqué par la coloration des cellules dans la grille. Mais si vous cliquez sur une cellule pour vérifier à quel projet appartient cet effort, les projets filtrés n’y seront pas affichés.
Vous pouvez choisir si le total d’effort quotidien de chaque utilisateur doit ou non tenir compte de ses tâches filtrées dans le tableau de charge.
- Cliquez sur le bouton de menu à trois points dans le panneau des paramètres du tableau 1.
- Sélectionnez l’une des options suivantes sous Heures d’allocation quotidiennes 2 :
- Ignorer les filtres : additionne l’effort de toutes les tâches attribuées à une personne et planifiées pour un jour ou une semaine donnés, que ces tâches soient ou non affichées dans le tableau
- Tâches affichées uniquement : exclut l’effort des tâches filtrées du total quotidien ou hebdomadaire de chaque utilisateur
Vous pouvez choisir quels utilisateurs doivent être affichés sur le tableau de charge sans modifier la liste des utilisateurs. Pour cela :
- Cliquez sur l’icône Tous les utilisateurs dans le panneau des paramètres du tableau 1.
- Sélectionnez la personne dont l’effort doit être affiché dans la liste qui apparaît ou utilisez la barre de recherche
- Après avoir sélectionné tous les utilisateurs nécessaires, cliquez n’importe où en dehors de la fenêtre pour enregistrer les modifications
Note
Vous ne pouvez sélectionner que les utilisateurs présents dans le tableau de charge que vous consultez.
Utilisez cette option uniquement pour les tâches ayant plus d’un chargé de mission afin de voir les heures allouées à tous les chargés de mission d’une tâche donnée.
- Cliquez sur la tâche concernée dans le tableau de charge 1.
- Cliquez sur le menu à trois points dans la fenêtre contextuelle qui s’affiche 2.
- Sélectionnez Se concentrer sur les chargés de mission 3.
Seuls les chargés de mission de la tâche seront affichés sur le tableau de charge.
Vous pouvez rapidement développer ou réduire toutes les lignes de votre tableau de charge pour afficher les tâches. Pour cela, cliquez sur les boutons Tout développer ou Tout réduire dans le panneau des paramètres du tableau 1.
Note
L’action de développement ou de réduction s’applique également aux lignes de la Backlog Box horizontale.