Créer des tableaux de charge de travail
En résumé
Les tableaux de charge de travail aident à gérer la capacité de l’équipe et à planifier l’allocation des tâches. La plupart des utilisateurs (à l’exception des Collaborateurs, Contributeurs et Lecteurs) peuvent les créer. Pour en créer un : allez dans la barre latérale de la page d’accueil → cliquez sur le bouton à trois points → sélectionnez Charge de travail → Créer un tableau de charge de travail, puis définissez un titre, choisissez les utilisateurs (Liste personnalisée, Membres du compte/de l’espace ou Utilisateur actuel) et, facultativement, choisissez un espace et une source de tâches (dossier, projet, espace ou l’ensemble du compte). Seules les tâches dotées d’un effort affectent la capacité. Les tâches sont triées par date de début, puis par durée, puis par date de création (aucun tri personnalisé). 300 utilisateurs maximum par tableau.
Tableau 3. Disponibilité - Offres antérieures
| Disponibilité: Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team; |
Tous les utilisateurs, à l’exception des Collaborateurs, Contributeurs, et Lecteurs, peuvent créer des tableaux de charge de travail.
Note
Les utilisateurs externes peuvent uniquement créer des tableaux en tant que outil dans leur espace personnel et s’ajouter eux-mêmes à leurs tableaux de charge de travail.
Créez un nouveau tableau de charge de travail pour gérer votre capacité et celle des membres de votre équipe, prioriser les tâches en fonction de leur capacité et planifier l’allocation du travail.
Les tableaux de charge de travail affichent les tâches provenant de l’emplacement choisi lors de la création du tableau. La capacité des membres de votre équipe n’est affectée que par les tâches possédant un effort. Choisissez donc l’une des options suivantes qui vous convient le mieux :
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Créer un tableau avec les tâches d’un dossier, projet ou espace spécifique. Cette option fonctionne si toutes vos tâches se trouvent dans un même emplacement. Pour l’appliquer, sélectionnez le dossier, le projet ou l’espace concerné lors de la création du tableau.
Note
Les tableaux de charge de travail basés sur un dossier, un projet ou un espace affichent les tâches du dossier/projet/espace sélectionné ainsi que les tâches de tous les sous-dossiers et sous-projets.
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Créer un tableau avec les tâches de tout le compte. Choisissez cette option si des tâches actives sont réparties dans plusieurs dossiers, projets et espaces. Pour l’appliquer, ne sélectionnez aucun dossier, projet ou espace source spécifique lors de la création du tableau.
Note
Si vous créez un tableau à l’échelle du compte, vous ne verrez que les tâches qui sont partagées avec vous dans le compte.
- Créer un tableau avec les tâches de plusieurs dossiers ou projets. Utilisez cette option si vos tâches sont réparties dans plusieurs emplacements. Pour l’utiliser, créez un nouveau dossier dans un espace, ajoutez-y tous les dossiers et projets nécessaires, puis sélectionnez ce nouveau dossier lors de la création du tableau.
- Accédez à la barre latérale de la page d’accueil et cliquez sur le bouton à trois points. Sélectionnez Charge de travail dans la liste déroulante.
- Cliquez sur Créer un tableau de charge de travail.
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Dans la fenêtre contextuelle qui s'ouvre :
- Indiquez le titre du tableau.
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Sélectionnez les utilisateurs ou les groupes d’utilisateurs dont vous souhaitez afficher la charge de travail sur le tableau :
Note
Chaque tableau de charge de travail peut afficher au maximum 300 utilisateurs.
- Sélectionnez l’option Liste personnalisée si vous souhaitez ajouter des utilisateurs manuellement au tableau.
- Sélectionnez Membres du compte pour lier le tableau de charge de travail à la liste de tous les utilisateurs du compte (y compris les collaborateurs). Vous ne pourrez pas modifier la liste des utilisateurs manuellement, mais si des utilisateurs sont ajoutés au compte, ils seront automatiquement ajoutés à la liste des utilisateurs de ce tableau de charge de travail. Il en va de même lorsque vous supprimez un utilisateur du compte.
- Sélectionnez Membres de l’espace pour ajouter tous les membres de l’espace auquel appartient le tableau. Vous devrez spécifier un espace dans les Paramètres avancés.
- Sélectionnez Utilisateur actuel pour que le tableau n’affiche que la charge de travail de l’utilisateur qui l’ouvre.
- Pour voir tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) et modifier la liste manuellement, cliquez sur Dissocier au centre de la fenêtre contextuelle. Notez que si vous choisissez cette option, vous devrez ajouter/supprimer des utilisateurs du tableau de charge de travail manuellement.
- Pour supprimer tous les utilisateurs de la liste personnalisée, cliquez sur le bouton Tout effacer.
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(Facultatif) Sélectionnez un espace auquel le tableau de charge de travail appartiendra en tant que outil d’espace. Cliquez sur Paramètres avancés et sélectionnez l’espace concerné sous Emplacement.
Par défaut, les nouveaux tableaux de charge de travail créés depuis la section Charge de travail de l’espace de travail appartiennent à votre espace personnel.
Note
L’assignation d’un tableau de charge de travail à un espace permet automatiquement à tous les membres de cet espace d’y accéder.
- (Facultatif) Sélectionnez un dossier, projet ou espace dont extraire les tâches. Cliquez sur Paramètres avancés puis sur Sélectionner un dossier ou un projet. Sélectionnez un dossier, un projet ou un espace dans la liste.
- Cliquez sur Créer .
Votre tableau est créé et vous pouvez voir les utilisateurs sélectionnés ainsi que les tâches de l’emplacement choisi qui leur sont attribuées. Vous pouvez maintenant configurer la Backlog Box, qui contiendra les tâches devant être attribuées aux utilisateurs sur le tableau de charge de travail.
Les tâches dans le tableau de charge de travail sont triées selon une logique par défaut :
- Date de début : les tâches dont la date de début est la plus ancienne apparaissent en haut.
- Durée : lorsque les tâches ont la même date de début, celles dont la durée est la plus longue apparaissent en haut.
- Lorsque les tâches ont la même date de début et la même durée, la tâche la plus ancienne (par date de création) apparaît en haut.
Note
Le tri alphanumérique ou par priorité n’est pas disponible dans le tableau de charge de travail. La logique de tri par défaut ne peut pas être personnalisée.