Ajouter des approbations à une tâche, un dossier ou un projet
En résumé
Tous les utilisateurs peuvent ajouter des approbations aux tâches, dossiers et projets (mais pas aux espaces). Ouvrez un élément, cliquez sur Approbations, ajoutez une description, des approbateurs, une date d’échéance et des fichiers, puis cliquez sur Lancer. Utilisez les paramètres avancés pour terminer automatiquement ou définir des changements de statut. Les administrateurs peuvent définir les paramètres d’approbation par défaut pour tout le compte. Une seule approbation par élément à la fois.
Tableau 3. Disponibilité - Legacy plans
| Disponibilité : Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team; |
Tous les utilisateurs (y compris les Collaborateurs et les Contributeurs) peuvent utiliser les Approbations.
Remarque
Vous pouvez ajouter des approbations à des tâches, des dossiers et des projets, mais pas à des espaces.
Pour ajouter une approbation à une tâche/un dossier/un projet :
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Accédez à un dossier ou un projet auquel vous souhaitez ajouter une approbation et ouvrez-le dans la Vue Éléments.
Remarque
Dans certains Types d'élément personnalisé (CIT), l'outil d'approbation peut être masqué en raison de paramètres spécifiques, de sorte que vous ne pourriez pas voir la section Approbation.
- Cliquez sur Approbations 1 dans le panneau au-dessus du champ de description.
- Vous pouvez ensuite :
- Ajouter une description 2.
- Sélectionner les approbateurs de la tâche, du dossier, ou du projet 3.
- Fixer la date d’échéance pour l’approbation 4.
- Ajouter des fichiers pour approbation 5.
- Cliquez sur Paramètres avancés le bouton 6 si nécessaire :
- Clôturer cette approbation automatiquement lorsque tous les utilisateurs ont fait part de leur décision. Si vous désélectionnez cette option, vous devez clôturer manuellement l'approbation que vous avez créée.
- Programmer un changement de statut lorsque l'approbation se termine.
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Cliquez sur Démarrer 7 pour ajouter une approbation à la tâche/au dossier/au projet.
Les chargés de mission d'approbation recevront une notification dans leur boîte de réception, ainsi qu'un e-mail de notification.
Remarque
S'il n'est pas possible d'assigner des groupes d'utilisateurs en tant qu'approbateurs, vous pouvez filtrer les tâches/dossiers/projets contenant des approbations effectuées par des utilisateurs de groupes d'utilisateurs donnés, désignés comme approbateurs, dans les vues Liste, Tableau, Fichiers et Diagrammes de Gantt.
Les informations sur la nouvelle approbation sont également ajoutées au flux de la tâche/du dossier/du projet stream. Veuillez noter que si vous supprimez tous les approbateurs, l'approbation est annulée et les décisions sont effacées.
Remarque
Vous ne pouvez pas lancer plusieurs approbations simultanément dans une tâche, un dossier ou un projet. Vous pouvez toutefois démarrer une nouvelle approbation dès que la précédente est finie.
Les administrateurs du compte peuvent définir des paramètres avancés par défaut pour l'ensemble du compte. Pour cela :
- Cliquez sur votre image de profil 1 dans le panneau latéral.
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Sélectionnez Paramètres 2 dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Paramètres 3 dans la barre latérale.
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Faites défiler jusqu'à Paramètres d'approbation par défaut 4 et cochez les cases si vous souhaitez :
- Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Approuvé.
- Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Rejeté.
Ces cases seront présélectionnées pour toutes les approbations créées dans le compte, mais les utilisateurs peuvent les modifier manuellement lors de la création d'une nouvelle approbation.