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Ajouter des approbations à une tâche, un dossier ou un projet

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Tous les utilisateurs (y compris les collaborateurs) peuvent utiliser les approbations.

Remarque 

Vous pouvez ajouter des approbations à des tâches, des dossiers et des projets, mais pas à des espaces.

Créer une approbation

Pour ajouter une approbation à une tâche/un dossier/un projet :

  1. Accédez à un dossier ou un projet auquel vous souhaitez ajouter une approbation et ouvrez son panneau d'informations. Si vous souhaitez ajouter une approbation à une tâche, ouvrez-la dans la vue Tâche.

  2. Cliquez sur Approbations 1 dans le panneau au-dessus du champ de description.

  3. Cliquez sur le bouton + Démarrer une nouvelle approbation 2 au-dessus du champ de description.

  4. Vous pouvez ensuite :

    1. Sélectionner les approbateurs de la tâche, du dossier, ou du projet 3.

    2. Fixer la date d’échéance de l’approbation. 4

    3. Ajouter une description de ce qui doit être approuvé. 5

    4. Ajouter des fichiers à approuver. 6

  5. Cliquez sur le bouton Paramètres avancés 7 si vous souhaitez :

    1. Clôturer cette approbation automatiquement lorsque tous les utilisateurs ont fait part de leur décision. Si vous désélectionnez cette option, vous devez clôturer manuellement l'approbation que vous avez créée.

    2. Programmer un changement de statut lorsque l'approbation se termine.

  6. Cliquez sur Commencer une approbation 8 pour ajouter une approbation à la tâche, au dossier ou au projet.

add_approval.png

Les utilisateurs chargés de l'approbation recevront une notification dans leur boîte de réception, ainsi qu'un e-mail.

Remarque

Bien qu'il soit impossible de désigner des groupes d'utilisateurs en tant qu'approbateurs, dans la vue Liste, Tableau, Fichiers et les diagrammes de Gantt, vous pouvez filtrer les tâches/dossiers/projets contenant les approbations des utilisateurs de groupes spécifiques qui sont désignés comme approbateurs.

Des informations sur la nouvelle approbation sont également ajoutées au flux de la tâche, du dossier ou du projet. Veuillez noter que si vous supprimez tous les approbateurs, l'approbation est annulée et les décisions sont effacées.

Remarque

Vous ne pouvez pas lancer plusieurs approbations simultanément dans une tâche, un dossier ou un projet. Vous pouvez toutefois démarrer une nouvelle approbation dès que la précédente est finie.

Paramètres avancés

Les administrateurs de compte peuvent définir des paramètres avancés par défaut pour l'ensemble du compte. Pour cela :

  1. Cliquez sur votre image de profil.

  2. Sélectionnez Paramètres dans la liste déroulante.

  3. Cliquez sur Paramètres dans le panneau de gauche.

  4. Faites défiler jusqu'à Paramètres d'approbation par défaut et cochez les cases si vous souhaitez :

    1. Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Approuvé.

    2. Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Rejeté.

add_approval_2.png

Ces cases seront présélectionnées pour toutes les approbations créées dans le compte, mais les utilisateurs peuvent les modifier manuellement lors de la création d'une nouvelle approbation.

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