Ajouter des approbations à une tâche, un dossier ou un projet
En résumé
Ajoutez des approbations aux tâches, aux dossiers ou aux projets afin de recueillir les décisions d’un ou de plusieurs approbateurs. Définissez le type d’approbation, la date d’échéance et les fichiers à examiner, et utilisez les paramètres avancés pour automatiser la finalisation ou les changements de statut.
Tableau 3. Disponibilité - Legacy plans
| Disponibilité : Business, Pinnacle, Apex. Indisponibilité : Free, Team; |
Tous les utilisateurs (y compris les Collaborateurs et les Contributeurs) peuvent utiliser les Approbations.
Remarque
Vous pouvez ajouter des approbations à des tâches, des dossiers et des projets, mais pas à des espaces.
Pour ajouter une approbation à une tâche/un dossier/un projet :
-
Accédez à un dossier ou un projet auquel vous souhaitez ajouter une approbation et ouvrez-le dans la Vue Éléments.
Note
Dans certains Types d'élément personnalisé (CIT), l'outil d'approbation peut être masqué en raison de paramètres spécifiques, de sorte que vous ne pourriez pas voir la section Approbation.
- Cliquez sur Approbations 1 dans le panneau au-dessus du champ de description.
-
Vous pouvez ensuite :
- Ajouter une description 2.
- Ajouter des approbateurs 3.
-
Sélectionnez le type d’approbation 4.
- Tous les approbateurs requis : le processus d’approbation est terminé uniquement lorsque tous les approbateurs ont pris leur décision.
- Un approbateur requis : le processus d’approbation est terminé dès qu’un approbateur prend une décision.
Remarque
Lorsque l’option « Un approbateur requis » est sélectionnée, l’approbation est terminée dès qu’un approbateur l’accepte ou la rejette. Les approbateurs restants apparaissent alors comme « Non requis ».
Vous pouvez changer le type d’approbation après le début d’une approbation. Par exemple, vous pouvez changer une approbation de « Tous » à « Un » sans annuler le tour d’approbation en cours. Le type d’approbation est également disponible lors de la configuration d’approbations via les formulaires de demande ou les flux de travail.
d. Définissez la date d’échéance de l’approbation 5.
e. Ajouter des fichiers à approuver 6.
4. Cliquez sur le bouton Paramètres avancés 7 si vous avez besoin de :
a. Clôturer cette approbation automatiquement lorsque tous les utilisateurs ont fait part de leur décision. Si vous désélectionnez cette option, vous devez clôturer manuellement l'approbation que vous avez créée.
b. Configurez un changement de statut une fois l’approbation terminée.
5. Cliquez sur Démarrer 8 pour ajouter une approbation à la tâche/dossier/projet.
Les chargés de mission d'approbation recevront une notification dans leur boîte de réception, ainsi qu'un e-mail de notification.
Remarque
Les informations sur la nouvelle approbation sont également ajoutées au flux de la tâche/du dossier/du projet stream. Veuillez noter que si vous supprimez tous les approbateurs, l'approbation est annulée et les décisions sont effacées.
Note
Vous ne pouvez pas lancer plusieurs approbations simultanément dans une tâche, un dossier ou un projet. Vous pouvez toutefois démarrer une nouvelle approbation dès que la précédente est finie.
Les administrateurs du compte peuvent définir des paramètres avancés par défaut pour l'ensemble du compte. Pour cela :
- Cliquez sur votre image de profil 1 dans le panneau latéral.
-
Sélectionnez Paramètres 2 dans le menu déroulant.
- Cliquez sur Paramètres 3 dans la barre latérale.
-
Faites défiler jusqu'à Paramètres d'approbation par défaut 4 et cochez les cases si vous souhaitez :
- Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Approuvé.
- Clôturer automatiquement les approbations lorsque la décision finale est Rejeté.
Ces cases seront présélectionnées pour toutes les approbations créées dans le compte, mais les utilisateurs peuvent les modifier manuellement lors de la création d'une nouvelle approbation.
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