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Les actions automatisées disponibles

Tableau 191. Disponibilité - Anciens plans


Aperçu

Les actions automatisées sont une partie essentielle des règles d'automatisation. Ce sont les commandes « ALORS ... » qui définissent les opérations exactes réalisées sur les tâches ou les projets auxquels les règles automatisées s'appliquent, lorsque la règle est déclenchée. Chaque règle peut comporter jusqu'à 10 actions.

Toutes les actions automatisées disponibles peuvent être appliquées à la fois aux tâches et aux projets.

Actions automatisées disponibles

Modifier le statut du projet/de la tâche et activer

Description

Paramètres supplémentaires requis

Remarques

Une fois la règle déclenchée, cette action change le statut des tâches ou projets et active celui que vous spécifiez.

Par exemple, « Si ..., alors passer le statut de la tâche au statut Terminé. »

Cliquez sur Sélectionner un statut pour définir le statut que doivent prendre les tâches ou les projets lorsque la règle est déclenchée.

Si au moins un des statuts de flux de travail sélectionnés est supprimé du compte, la règle est désactivée.

Cette action annule et remplace les paramètres Flux de travail fixes appliqués au flux de travail ou au statut concerné. De plus, les assignations automatiques et les approbations automatiques paramétrées dans le flux de travail concerné seront ignorées si le statut est modifié via la règle d'automatisation.

Ajouter la tâche/le projet à

Description

Paramètres supplémentaires requis

Remarques

Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute les tâches ou projets aux emplacements que vous spécifiez.

Par exemple, « Si ..., alors ajouter le projet à Opérations marketing. »

Cliquez sur Sélectionner un projet, un dossier ou un espace pour définir le ou les emplacement(s) de destination.

Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 emplacements différents auxquels ajouter les projets ou les tâches. Si au moins un de ces dossiers, projets ou espaces de destination est supprimé, la règle d'automatisation est désactivée.

Déplacer la tâche/le projet vers

Description

Paramètres supplémentaires requis

Remarques

Une fois la règle déclenchée, cette action déplace les tâches ou les projets vers le ou les emplacement(s) que vous spécifiez. Vous pouvez également préciser si les tâches/projets doivent être supprimés de tous les dossiers, projets ou espaces dans lesquels ils se trouvaient avant que la règle ne soit déclenchée.

Par exemple, « Si ..., alors déplacer le projet vers Archives. »

Cliquez sur Sélectionner un projet, un dossier ou un espace pour définir le ou les emplacement(s) de destination.

Ensuite, précisez depuis quel emplacement les tâches/projets doivent être déplacés . Sélectionnez Tous les projets, dossiers et espaces si vous souhaitez supprimer les tâches/projets de tous leurs emplacements existants et les déplacer vers l'emplacement de destination lorsque la règle est déclenchée.

Sinon, sélectionnez des projets, dossiers et espaces spécifiques et indiquez le ou les emplacement(s) exact(s) où vous souhaitez supprimer les tâches/projets. Dans ce cas, lorsque la règle est déclenchée, les tâches/projets seront (1) déplacés vers l'emplacement de destination que vous spécifiez, (2) ils seront supprimés de certains de leurs emplacements précédents également spécifiés par vous, et (3) certains de leurs emplacements précédents seront conservés.

Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 emplacements différents vers lesquels les projets ou les tâches seront déplacés, et jusqu'à 10 emplacements depuis lesquels ils seront déplacés.

Si au moins un des dossiers, projets ou espaces de destination vers lesquels ou depuis lesquels les tâches/projets doivent être déplacés est supprimé, la règle d'automatisation est désactivée.

Ajouter un commentaire ou une mention

Description

Paramètres supplémentaires requis

Remarques

Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute un commentaire aux tâches ou aux projets. Vous pouvez également choisir de @mentionner un utilisateur spécifique ou un groupe d'utilisateurs particulier.

Par exemple, « Si..., alors laisser un commentaire à @approbateurs et à @Mélanie Simon. »

Dans le champ Ajouter votre commentaire, saisissez le texte de votre commentaire.

(Facultatif) Cochez la case en regard d'une ou plusieurs options spéciales @mentions :

  • Suiveurs : tous les utilisateurs qui suivent les tâches/projets

  • Auteur : une balise à l'attention du créateur des tâches/projets

  • Approbateurs : une balise à l'attention de tous les approbateurs qui n'ont pas pris de décision quant à l'approbation active

(Facultatif) Cliquez sur Sélectionner un utilisateur ou un groupe spécifique pour @mentionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

(Facultatif) Si votre règle d'automatisation est activée par le déclencheur Le projet comporte un risque (basé sur l'IA), vous pouvez choisir d'inclure automatiquement les données relatives au risque du projet dans le commentaire. Pour cela, cochez la case Inclure les détails concernant le niveau de risque sous le champ de commentaire.

Dans la section Aperçu en bas de page, vous pouvez voir à quoi ressemblera votre commentaire.

Lorsque la règle d'automatisation est déclenchée et que le commentaire est créé, la balise @auteur est remplacée par le nom de l'utilisateur qui a créé la tâche ou le projet.

@approbateurs est également remplacé par les noms des approbateurs, le cas échéant. En l'absence d'approbateurs, cette balise est ajoutée au commentaire au format texte.

@suiveurs reste tel quel et tous les utilisateurs qui suivent la tâche ou le projet recevront la notification.

L'auteur de tous les commentaires créés par automatisation est le Bot d'automatisation.

Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques à @mentionner dans le commentaire. Si au moins un d'entre eux est supprimé du compte, la règle est automatiquement désactivée.

Assigner la tâche/le projet à

Description

Paramètres supplémentaires requis

Remarques

Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute le ou les utilisateurs que vous avez désignés comme chargés de mission de tâches ou propriétaires de projets. Elle peut également supprimer des tâches/projets tous les chargés de mission ou propriétaires existants.

Par exemple, « Si ..., alors assigner la tâche à Mélanie Simon. »

Cliquez sur Sélectionner un utilisateur et sélectionnez au moins une personne à ajouter en tant que chargé de mission de tâche ou propriétaire de projet. Cliquez sur + pour ajouter un ou plusieurs utilisateur(s) supplémentaire(s).

(Facultatif) Cochez la case en regard de et ne plus assigner aux autres utilisateurs pour désassigner automatiquement la tâche de tous les chargés de mission existants ou supprimer tous les propriétaires de projet existants lorsque la règle est déclenchée.

Vous pouvez sélectionner pour chaque action jusqu'à 20 chargés de mission de tâche ou propriétaires de projet. Si au moins un d'entre eux est supprimé du compte, la règle est désactivée.

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