Paso 5: Empezar a trabajar y colaborar
Ahora que ya aprendiste lo básico de Wrike y tu espacio de trabajo está ajustado a las necesidades del equipo, vamos a sumergirnos en el trabajo y la comunicación reales en Wrike.
La singularidad de Wrike es que puedes utilizarlo como un centro neurálgico para tu trabajo, tareas, prioridades y debates sin tener que hacer malabarismos con varios correos electrónicos o cambiar entre aplicaciones.
Tanto si vas a lanzar un nuevo producto, escribir un libro electrónico o prepararte para una conferencia, estás gestionando un proyecto. Utiliza proyectos para gestionar un grupo de tareas que forman parte de un objetivo más amplio y que tienen una fecha de vencimiento. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo lanzar un nuevo proyecto desde cero.
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Crea un proyecto haciendo clic en el botón +. Rellena el nombre del proyecto, las fechas de vencimiento y el propietario del proyecto, y elige la vista predeterminada para tus tareas (Lista, Tabla Scrum, Tabla o Diagrama de Gantt).
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Llena el proyecto de tareas. Piensa en las tareas como elementos de acción que deben completarse para lograr el objetivo del proyecto.
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Asigna tareas a los usuarios. Lo ideal es que las tareas sean lo suficientemente pequeñas para asignarlas a una sola persona. Si no es así, piensa en dividir las tareas en subtareas y asignar cada una de ellas.
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Programa las tareas una por una o usando la edición masiva.
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Cambia al Diagrama de Gantt para visualizar tu cronograma. Asegúrate de haber establecido las duraciones correctas para cada tarea y reprograma las tareas si es necesario.
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Configura las dependencias. Las dependencias te ayudan a entender cómo se interconectan las tareas. Cuando reprogramas una tarea con dependencias, todas las tareas dependientes se reprograman de manera automática. Cuando se concluye la tarea, el asignado de la tarea dependiente recibe una notificación de que puede empezar a trabajar en su tarea.
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Convierte las tareas clave en hitos. Los hitos se utilizan como puntos de referencia para señalar acontecimientos importantes o momentos decisivos de un proyecto. Cuando se reprograman las tareas dependientes en el diagrama de Gantt, los hitos no se reprograman automáticamente.
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Si ejecutas proyectos repetidos, puedes guardar el proyecto como una plantilla o un blueprint y, a continuación, duplicarlo para futuras iniciativas.
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Todos los pasos necesarios están representados con tareas.
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Los nombres de las tareas son claros. Recomendamos iniciar el nombre de la tarea con un verbo para que se base en la acción. Por ejemplo, usa "Escribir una entrada de blog" en lugar de "Entrada de blog".
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Las tareas están asignadas y tienen un único asignado.
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Las tareas están programadas.
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Las tareas están interconectadas con dependencias.
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Las tareas tienen duraciones correctas.
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Las tareas principales se han convertido en hitos.
En Wrike, hay algunas formas rápidas y sencillas de localizar y controlar todas las tareas que tienes asignadas durante el lanzamiento de un proyecto.
Empieza tu día revisando tu Bandeja de entrada. Muestra todas las actualizaciones de trabajo que requieren tu atención: notificaciones de nuevas @menciones, asignaciones de tareas y cuando se comparte una tarea, una carpeta, un proyecto o un espacio contigo. Si haces clic en la notificación, se abrirá el panel de tareas o proyectos con información detallada y debates previos.
Es una buena idea usar la regla de los dos minutos cuando se trata de notificaciones: si la respuesta te lleva menos de dos minutos, responde de inmediato. Si requiere más tiempo, pospón las notificaciones para priorizarlo más tarde.
Otra forma de ver tu trabajo es en la carpeta inteligente Mis tareas. Te ayuda a centrarte en las tareas más importantes y contiene:
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Todas las tareas y subtareas que se te asignan
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Tareas que has añadido manualmente a Mis tareas
Puedes personalizar lo que ves en Mis tareas pendientes aplicando filtros, cambiando el orden de clasificación o mostrando las tareas y subtareas como una lista simple.
Un perfil personalizado y actualizado aporta un toque personal a la colaboración en línea.
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Personaliza tu perfil: sube tu avatar, ingresa tu cargo, nombre de la empresa y otra información. La información actualizada del perfil es vital para la colaboración en línea del equipo.
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Revisa la configuración de notificaciones. De forma predeterminada, todas las notificaciones de correo electrónico y de productos están activadas. Puedes editarlas para que solo recibas los correos electrónicos de los cambios que deseas controlar. Si eres nuevo en Wrike, te recomendamos que dejes la configuración predeterminada y vuelvas a ajustar las notificaciones después de un par de semanas.
Ahora que sabes dónde encontrar tu trabajo, pasemos a hacer las cosas. Wrike te proporciona a ti y a tus compañeros de equipo un espacio de trabajo compartido donde puedes compartir el progreso, debatir los problemas y encontrar una única fuente de información fiable para el estado de la tarea y la versión final de los archivos.
Echa un vistazo a la lista de funciones que te ayudarán a colaborar con tu equipo en Wrike.
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Función |
Cómo funciona |
Caso de uso |
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En el campo de comentarios, escribe @ seguido de un nombre de usuario. Usa @asignados para mencionar a todos los asignados de tareas y @seguidores para mencionar a todos los seguidores de tareas, carpetas o proyectos. |
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La descripción de la tarea guarda los cambios automática e inmediatamente. Puede haber muchas personas trabajando a la vez en las tareas y podrás ver quién trabaja en cada una de las partes. |
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Cuando alguien realice cambios en la descripción de una tarea, se añadirá un enlace Descripción actualizada al flujo de la tarea. Haz clic en el enlace para ver los cambios realizados. |
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Selecciona texto del campo de la descripción o los comentarios y, a continuación, haz clic en las comillas que aparezcan. De este modo se iniciará un nuevo comentario en el que se cita el texto que has seleccionado. |
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Añade emojis a los comentarios en Wrike. Haz clic en el campo de comentarios y, después, haz clic en el icono de cara sonriente para ver una lista completa de los emojis disponibles. |
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Aprobaciones (Disponible en los planes Business y Enterprise) |
Puedes asignar aprobadores y fijar plazos para tareas y proyectos. Cada aprobador puede aprobar o rechazar la tarea. |
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Función |
Cómo funciona |
Caso de uso |
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Adjunta archivos a las tareas desde el ordenador o desde proveedores de almacenamiento en la nube. |
Tienes archivos relacionados con los proyectos y quieres mantener todo en un solo lugar. |
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Añade comentarios directamente a las imágenes, vídeos, PDF y archivos de Microsoft Office. Responde a los comentarios, debate sobre ellos y resuélvelos a medida que se realizan las ediciones. |
Revisar es una forma fácil de recopilar información centralizada sin tener que hacer malabarismos con los correos electrónicos. |
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Solicita revisiones a las principales personas involucradas y establece plazos de aprobación. Los revisores pueden marcar los recursos como aprobados o solicitar cambios específicos, creando un registro claro de edición y aprobación. |
Cuando necesites la aprobación del material antes de su uso o publicación. Con Revisiones de invitados, puedes invitar a tus clientes que no tienen una cuenta de Wrike para revisar archivos. |
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Wrike Publish: Integraciones con MediaValet y Bynder |
Publica los activos aprobados directamente a tu gestor de activos digitales de Wrike. |
Unificar el mensaje y los elementos visuales de la marca en campañas integradas. Carga, encuentra y adjunta activos digitales aprobados. |
Aprender nuevas herramientas puede ser un reto, pero la práctica hace la perfección. Sigue estas sencillas reglas todos los días y pronto te darás cuenta de que no necesitas largas conversaciones por correo electrónico, varias reuniones de estado o actualizaciones manuales en hojas de cálculo. Wrike te ahorrará tiempo en la búsqueda de tu trabajo, la colaboración con tu equipo y la presentación de informes sobre el progreso, para que puedas centrarte en las tareas que son realmente importantes para ti.
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Empieza la jornada revisando tus tareas nuevas y existentes en Wrike:
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Consulta la bandeja de entrada para ver nuevas @menciones y tareas entrantes. Responde a las notificaciones, posponlas o archívalas hasta que vacíes la bandeja de entrada.
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Consulta la lista Mis tareas para conocer las prioridades de las tareas.
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Consulta tu panel de control personal para hacer un seguimiento de tu trabajo.
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Al crear una tarea, asegúrate de que:
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El título está claro.
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La tarea está asignada y programada.
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La descripción de la tarea abarca los requisitos y las expectativas.
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Cuando tienes trabajo en curso:
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Añade comentarios y @menciona a otros.
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Cambia el estado de la tarea para reflejar el estado actual.
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Cambia la fecha de vencimiento si es necesario.
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Cuando se termina el trabajo:
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Finaliza una tarea cambiando su estado.
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@menciona a partes interesadas.
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Adjunta activos si procede.
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Al final de la jornada, asegúrate de que:
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No hay notificaciones no leídas en la bandeja de entrada.
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Has actualizado los estados de las tareas a En curso y Completado.
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Has reprogramado tareas atrasadas o notificado a partes interesadas.
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Has priorizado tus tareas para el siguiente día en Mis tareas.
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Cursos de principios básicos de Wrike Discover: