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Paso 4: Preparar a tu equipo (para gestores de cuentas)

Consejo

Este paso contiene consejos para ayudar a los miembros de tu equipo a adaptarse al uso de Wrike y a ser productivos desde el primer día. Si no se te ha asignado la tarea de preparar a los miembros de tu equipo, puedes saltar al Paso 5: Empezar a trabajar y colaborar.

Descripción general

Has dedicado un tiempo a elegir la mejor solución para gestionar el trabajo de tu equipo, has aprendido todos los entresijos y has establecido procesos. Sin embargo, todo habrá sido en vano si el equipo se muestra reacio a usar la herramienta.

En este breve vídeo, aprenderás algunas prácticas recomendadas para motivar y formar a tu equipo en el uso de Wrike.

Preparación del equipo

Reunión de iniciación con el equipo

Para invitar a tu equipo al espacio de trabajo, programa una reunión para hacer una presentación de Wrike y explicarle la importancia del lanzamiento.

Debes estar receptivo a los comentarios y responder a cualquier pregunta y objeción durante esta reunión. Si necesitas ayuda, puedes reenviar las preguntas a nuestro equipo de soporte o recurrir a nuestros consultores para realizar una implementación personalizada de Wrike. Es una buena idea grabar esta sesión para compartirla con los miembros del equipo que no han podido asistir y los futuros recién llegados.

Estas son algunas preguntas principales que se deben abordar:

1. "¿En qué me beneficia?"

Esta es una de las principales preguntas que hay que abordar para demostrar el valor de Wrike. Es necesario dejar claro a cada miembro del equipo de qué manera les ayudará Wrike en sus actividades diarias en comparación con las herramientas utilizadas anteriormente, como los correos electrónicos y las hojas de cálculo. Comparte la intención que subyace a la implementación de Wrike y algunas reflexiones sobre su impacto en los procesos.

Nuestros clientes a menudo enumeran estos beneficios (pero debes tratar de identificar valores únicos para tu equipo):

  • Mejor visibilidad (puedes ver quién está trabajando en qué)

  • Menos reuniones de actualización de estado (no hay necesidad de agobiar a nadie con preguntas de actualización de estado)

  • Menos caos en general (ya no es necesario buscar cuál es la "última versión del archivo" ni entrar en polémicas por el hecho de que algo "no está aprobado")

  • No se duplica el trabajo

  • Ahorra tiempo en la búsqueda de detalles de tareas y discusiones en largos hilos de correo electrónico

2. “¿Cómo funciona Wrike?”

La buena noticia es que no todo el mundo necesita ser un experto en Wrike. Aunque los gestores tendrán que aprender funciones más avanzadas de Wrike, la mayoría del equipo lo hará muy bien si aprenden los aspectos básicos de Wrike:

  • Los cuatro componentes. Conocer las diferencias entre los espacios, carpetas, proyectos y tareas ayudará a tu equipo a navegar rápidamente por Wrike y encontrar la información que necesitan.

  • Dónde encontrar su trabajo. El trabajo está en su bandeja de entrada y en su panel de control personal.

  • Cómo iniciar un proyecto. Sí, todo el mundo necesita eso, no solo los gestores. Toda iniciativa que requiera colaboración e incluya una entrega y una fecha de vencimiento es un proyecto.

  • Cómo proporcionar acceso a los datos de trabajo. Es fundamental saber cómo compartir, realizar un seguimiento, realizar asignaciones y cuándo utilizar algo en concreto.

  • Cómo comunicarse con el equipo. Añadir comentarios con @menciones garantizará que todos dispongan de la misma información.

Hemos preparado este documento con estos conceptos bien explicados.

3. “¿Dónde puedo obtener más información?”

Ofrecemos vías de aprendizaje para cada rol en todos nuestros materiales de formación, entre los que se incluyen:

Invitar a tu equipo a Wrike

Ahora ya estás listo para invitar a los usuarios a tu cuenta. La forma más fácil es hacer clic en el botón Añadir usuarios en la parte inferior de tu espacio de trabajo. También puedes invitar a los usuarios desde la pestaña de gestión de cuentas o haciendo clic en los iconos Compartido con.

En tu pestaña de gestión de cuentas, puedes especificar el rol de usuario:

  • Cuando invites a los miembros del equipo a tu cuenta, asígnales el rol de usuarios normales.

  • Cuando involucres a partes interesadas externas, como clientes o colaboradores de otros equipos, que realizarán aportaciones y colaborarán ampliamente contigo, asígnales el rol de usuarios externos.

  • Cuando invites a partes interesadas externas, como autónomos o ejecutivos, que necesiten ver el trabajo de tu equipo y comentarlo, asígnales el rol de colaboradores.

El siguiente paso es conceder derechos de administrador a los valedores de tu cuenta. Los administradores de las suscripciones Business y Enterprise pueden crear grupos de usuarios para gestionar a los usuarios con más eficacia.

Importante

Tu equipo solo verá los elementos de trabajo compartidos con ellos. Así que no olvides conceder a tu equipo acceso a los espacios, las carpetas y los proyectos cuando los invites. Más información sobre la concesión de acceso a la información

Formar a los recién llegados

Incluso si tu equipo conoce todos los entresijos de Wrike, los recién llegados pueden sentirse perdidos al principio. Aquí tienes algunas formas de hacer que se sientan cómodos:

  • Crear una presentación adaptada a por qué y cómo tu equipo utiliza Wrike (o utilizar la grabación de la reunión de iniciación para tu equipo).

  • Compartir el kit de herramientas de primeros pasos de Wrike:

  • Compartir las reglas de Wrike: cuándo crear una nueva tarea o proyecto, cómo cambiar los estados, cómo debatir, etc.

  • Asignar un compañero de Wrike. Empareja a los nuevos empleados con un experto de Wrike de tu equipo para ayudarles a empezar y responder a las preguntas.

Si tu equipo incorpora a nuevos miembros con bastante frecuencia, sería conveniente crear un proyecto de plantilla de preparación o un blueprint. Rellénalo con enlaces útiles y reglas de uso de Wrike y duplícalo para cada nuevo miembro del equipo.

Gestionar cambios

Mucha gente prefiere quedarse en su zona de confort en lugar de aceptar nuevos hábitos. Esto se traduce en que tu equipo podría ser reacio a una nueva herramienta que requiere un cambio significativo en su forma de trabajar.

Para hacer frente a este reto, te sugerimos que sigas el modelo jinete-elefante-camino descrito por Dan y Chip Heath en su famoso libro "Cambia el chip: cómo afrontar cambios que parecen imposibles".

  • El jinete representa nuestro sistema racional que analiza, planifica y resuelve problemas.

  • El elefante es nuestro sistema emocional que se asusta fácilmente y odia hacer cosas sin beneficios inmediatos.

  • El camino es un entorno externo que influye en las posibilidades de aceptar el cambio. El elefante suele seguir el camino, donde encuentra la menor resistencia.

Para ayudar a tu equipo a subir a bordo, necesitas trabajar con los tres elementos: dirigir al jinete, motivar al elefante y dar forma al camino.

Dirigir al jinete

Apuntar al destino

El cambio es más fácil cuando sabes a dónde vas y por qué vale la pena. Crear una "postal de destino" que sea clara para el jinete (los motivos racionales) y atractiva para el elefante (los motivos emocionales). Llegados a este punto, los objetivos INTELIGENTES pueden resultar útiles. Por ejemplo:

  • A finales de este trimestre, ningún proyecto gestionado en Wrike estará atrasado.

  • El próximo trimestre aumentaremos el número de proyectos completados en un 30 %.

  • A finales de este año, el 99 % de la comunicación con los clientes se trasladará a Wrike.

Describir los movimientos críticos

Divide el camino hacia el destino en pequeños pasos accionables y proporciona instrucciones claras sobre lo que hay que hacer en cada paso. Esto ayudará al jinete a escapar de la parálisis de la decisión: cuando se les presenten diferentes opciones, preferirán la predeterminada. Por ejemplo, los miembros de tu equipo pueden dudar si necesitan crear una tarea o proyecto en Wrike para lanzar una nueva iniciativa. Pueden terminar enviando un correo electrónico como lo hacían antes.

La solución es crear un libro de estrategias "Reglas de Wrike" que describa los detalles del uso de Wrike: "Cuando empieces a trabajar en la tarea, cambia tu estado a 'En curso'" o "Si tienes una pregunta para el propietario de la tarea, deja un comentario en la tarea y @menciona al propietario de la tarea".

Seguir los destellos de luz

Concéntrate en lo que ya funciona bien, y no en los problemas existentes:

  • Destaca las primeras pequeñas victorias logradas con la ayuda de Wrike:

    • El primer proyecto lanzado

    • Número de tareas completadas

    • Nuevos debates en los comentarios de Wrike

  • Comparte ejemplos de otros equipos que adoptaron Wrike con éxito:

Motivar al elefante

Identificar el sentimiento

Saber algo no es suficiente para provocar un cambio. Necesitas hacer que la gente sienta cosas:

  • Comparte tus sentimientos: deja que tu equipo sepa lo emocionado que estás personalmente con Wrike y tus pensamientos sobre el valor de Wrike.

  • Convierte el proceso en un juego para que sea divertido y recompensa a los valedores: lleva a cabo el concurso "El compañero Wrike del mes" para homenajear al miembro del equipo que haya completado más tareas. O intenta "el reto de un día sin correo electrónico" para que tu equipo pase una jornada usando Wrike en lugar de enviarse correos electrónicos unos a otros.

Reducir la dimensión del cambio

Subdivide el cambio hasta que ya no asuste al elefante. Decir "traslademos todo nuestro trabajo a Wrike" puede parecer demasiado trabajo. Intenta bajar el listón en primer lugar y ayuda a tu equipo a dar el primer paso.

Por ejemplo, puedes empezar lanzando un proyecto sencillo en Wrike, como "organizar una fiesta de creación de equipos", asignar tareas y dejar que tu equipo colabore en ella. De esta manera, tu equipo puede probar rápidamente Wrike y celebrar el éxito durante la fiesta.

Hacer que se sientan orgullosos

Cultiva el sentido de la identidad e inculca la mentalidad de crecimiento. Una opción es hacer que Wrike sea una ventaja competitiva para tu equipo porque los hace más eficientes y conocedores de la tecnología. Si tu equipo acepta esta postura, estarán más entusiasmados por utilizar Wrike, ya que les hará sentirse más orgullosos de su trabajo.

Uno de los rasgos de la mentalidad de crecimiento es aceptar el fracaso: escucha los comentarios de tu equipo acerca de Wrike y analiza los obstáculos y barreras. A partir de esta premisa, optimiza la forma en que estás usando Wrike.

Allanar el camino

Modificar el entorno

El elefante tiende a seguir el camino en el que encuentra la menor resistencia. Los entornos optimizados con obstáculos mínimos refuerzan el comportamiento correcto y previenen los malos hábitos. Aquí tienes algunos consejos para hacer que el viaje sea más fácil:

  • Optimiza la configuración de la cuenta, para que sea fácil de navegar y encontrar los elementos de trabajo. Más información

  • Facilita el aprendizaje de Wrike:

    • Comparte recursos de ayuda y guías paso a paso.

    • Organizar la formación correspondiente y sesiones de "almuerzos formativos".

    • Lanza grupos de apoyo entre compañeros o programas de compañeros de Wrike (especialmente útil para equipos con más de 10 miembros).

  • Proporciona una forma fácil y transparente de manejar los comentarios.

Crear hábitos

Cuando el comportamiento es habitual, no requiere ningún esfuerzo del jinete. El hábito de utilizar Wrike a diario es esencial para tu éxito con la herramienta. Si tu equipo no informa sobre las actualizaciones, te faltará una importante visión del progreso del trabajo. Hemos recopilado una lista con los hábitos útiles de Wrike en la siguiente sección.

Busca maneras de fomentar los hábitos:

  • Un nuevo hábito en otro: por ejemplo, utilizar la integración de Wrike para Gmail, la extensión para Adobe Creative Cloud o la integración de Slack.

  • Establece los desencadenantes de la acción preguntando con frecuencia a tu equipo:

    • “¿Has comprobado tu bandeja de entrada de Wrike?”

    • “¿Has creado una tarea para eso?”

    • “¿Subiste el contrato a Wrike?”

  • Adopta una actitud: "si no está en Wrike, no existe".

Aprovechar la fuerza del grupo

El comportamiento es contagioso. Ayuda a que se extienda.

  • Define una "conducta aceptable". Por ejemplo, anuncia que todo el trabajo entrante recibido a través de los formularios de solicitud tendrá una prioridad un poco mayor que el trabajo recibido a través de otros canales.

  • Predica con el ejemplo: utiliza Wrike en tu trabajo diario, presenta los paneles de control del equipo en tus reuniones de equipo y haz preguntas de trabajo en los comentarios de Wrike en lugar de utilizar los sistemas de mensajería.

Más recursos:

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