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Roles de trabajo

Los roles de trabajo forman parte del paquete Wrike for Professional Services y del complemento Wrike Resource. Los administradores pueden crear y gestionar roles de trabajo. Los usuarios normales y externos pueden asignar tareas a roles de trabajo.

Descripción general

Los roles de trabajo son categorías de agrupación de Wrike. Crea roles de trabajo personalizados específicos de tu empresa, por ejemplo, "diseñador" o "desarrollador móvil", y asígnaselos a usuarios de la cuenta para facilitar la planificación de proyectos futuros. Junto con otras funciones, los roles de trabajo te ayudan a distribuir el trabajo entre los empleados, teniendo en cuenta su tiempo disponible y el esfuerzo necesario. Puedes obtener más información sobre cómo utilizar los roles de trabajo a continuación.

Información importante

  • Puedes asignar funciones de trabajo a todos los tipos de usuarios, incluidos los colaboradores.
  • Cada usuario solo puede tener un rol de trabajo asignado.
  • Puedes agrupar las tareas en el cuadro de trabajo pendiente de los gráficos de carga de trabajo por el rol de trabajo al que se han asignado.
  • No hay límite alguno al número de roles de trabajo que puedes crear en la cuenta.

Cómo usar los roles de trabajo

Los roles de trabajo se han diseñado para ayudarte con la planificación y la dotación de personal a los nuevos proyectos, así como para distribuir de forma eficaz el trabajo entre los empleados en función de su carga de trabajo.

Utiliza los roles de trabajo:

  • Para organizar de forma eficaz tus nuevos proyectos y confirmar que tienes los recursos suficientes para finalizarlos correctamente.
  • Para agrupar a los empleados en función de lo que hacen en la empresa.
  • Para asignar tareas a estos grupos de empleados sin notificar ni compartir la tarea con ellos.

Cómo dotar de personal a los proyectos empleando los roles de trabajo

Hay una serie de pasos sencillos para dotar de personal a los proyectos empleando los roles de trabajo de Wrike:

  1. Crea roles de trabajo y asígnaselos a los usuarios de tu cuenta.
  2. Identifica o crea proyectos que se hayan de dotar de personal y asigna tareas dentro de estos proyectos a los roles de trabajo. De este modo, todos los usuarios que tengan acceso a los proyectos sabrán exactamente qué especialistas se precisan para completarlos.
  3. Define el esfuerzo que se necesita para finalizar cada tarea en los proyectos y establece las fechas de inicio y finalización de las tareas. Esto te permite obtener una visión general de cuánto tiempo necesitarán los empleados para terminar las tareas y durante cuánto tiempo.
  4. Crea o abre un gráfico de carga de trabajo para distribuir las tareas entre los empleados. Los gráficos de carga de trabajo muestran a los empleados la carga de trabajo actual, así podrás determinar con facilidad cuáles de ellos tienen tiempo suficiente para acabar las tareas que estás a punto de asignarles.
    ¡Consejo! Crea un gráfico de carga de trabajo independiente para cada grupo de empleados con el mismo rol de trabajo. Te resultará más sencillo ver la carga de trabajo de todos los empleados disponibles antes de asignarles tareas.
  5. Define el cuadro de trabajo pendiente horizontal en el gráfico de carga de trabajo para mostrar todas las tareas de los proyectos que necesiten personal. Las tareas del cuadro se agrupan automáticamente por rol de trabajo y proyecto.
  6. Lo único que queda por hacer es asignar tareas a los usuarios. Cuando realices la correspondencia entre la tarea que se ha asignado a un determinado rol de trabajo y el usuario que tiene el rol de trabajo asignado, el rol desaparecerá de la lista de asignados automáticamente.

Roles de trabajo frente a grupos de usuarios

Los grupos de usuarios facilitan compartir datos y notificar a grandes grupos de usuarios de la cuenta. El propósito de los roles de trabajo, por otro lado, es ayudarte a definir con claridad qué especialistas necesitarás para realizar las tareas.

Por este motivo, a diferencia de los grupos de usuarios, los roles de trabajo se pueden añadir como asignados de tareas. Al mismo tiempo, cuando asignas una tarea a un rol de trabajo, los usuarios con este rol no reciben notificaciones y no obtienen acceso automáticamente a la tarea. De este modo, puedes planificar los proyectos sin distraer a tus empleados con @menciones innecesarias. No obstante, más tarde podrás agrupar todas las tareas asignadas a un determinado rol de trabajo del gráfico de carga de trabajo y distribuirlas entre tus empleados mientras, además, confirmas que tienen tiempo suficiente para finalizar correctamente las tareas.

Crear un rol de trabajo

Los administradores pueden crear roles de trabajo. Para los administradores de las cuentas de Enterprise, este permiso podría estar deshabilitado.

Al crear un rol de trabajo, se añade una categoría de agrupación en la cuenta. Podrás agrupar a tus empleados según la función que desempeñan en la empresa, por ejemplo, "desarollador", "consultor", "diseñador", etc.

Para crear un rol de trabajo:

  1. Haz clic en tu foto de perfil, situada en la esquina superior derecha de la página.
  2. Desde aquí puedes:
    • Introducir un nombre para el rol de trabajo. Por ejemplo, "Diseñadores".
    • Elegir el color del avatar para distinguir fácilmente un rol de trabajo de otro.
    • Seleccionar las iniciales que se mostrarán en la imagen de perfil del rol.
  3. Haz clic en "Guardar".

Se crea el rol de trabajo. Ahora puedes proceder a asignarlo a los usuarios de tu cuenta o asignar tareas al rol de trabajo.

Asignar roles de trabajo a los usuarios

Los administradores pueden asignar roles de trabajo a otros administradores y usuarios. Para los administradores de las cuentas Enterprise, este derecho puede estar deshabilitado.

Después de asignar funciones de trabajo a los usuarios, puedes ver esta información en su perfil y crear diagramas de carga de trabajo diferentes para los empleados con el mismo rol de trabajo.

Asignar un rol de trabajo a un usuario

  1. Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha de la página.
  2. Haz clic en el nombre del usuario en el diagrama.
  3. Haz clic en el botón "Configuración de edición".
  4. Haz clic en el icono del menú desplegable en la sección de roles de trabajo.
  5. Selecciona uno de los roles para el usuario.
  6. Haz clic en "Guardar cambios".

El rol del trabajo está ahora asignado al usuario y puedes verlo en el perfil personal del usuario y en la columna de rol del trabajo en el diagrama de gestión de usuarios.

Siempre se pueden eliminar roles de trabajo de los usuarios. Para ello, selecciona "Ninguno" en el menú desplegable del paso 7 descrito anteriormente.

Asignar/eliminar roles de trabajo de varios usuarios

También puedes asignar y eliminar roles de varios usuarios al mismo tiempo:

  1. Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha de la página.
  2. Marca las casillas situadas junto a los usuarios cuyas funciones de trabajo deseas cambiar.
  3. En el menú que aparece a la derecha, selecciona "Actualizar rol de trabajo".
  4. Selecciona un rol de trabajo en el menú desplegable para asignárselo al usuario o selecciona "Ninguno" para eliminar los roles existentes.
  5. Haz clic en "Actualizar".

El rol de trabajo queda correctamente asignado o eliminado de todos los usuarios que hayas seleccionado.

Asignar y desasignar tareas de los roles de trabajo

Los usuarios normales y externos pueden asignar tareas a los roles de trabajo, a menos que esté restringido por su función de acceso.

Asignar tareas a roles de trabajo te da la capacidad de ver rápidamente qué personas tienen que trabajar en cada una de las tareas. También podrás agrupar las tareas del cuadro de trabajo pendiente de un diagrama de carga de trabajo cuando estés listo para asignárselas a los empleados.

Puedes añadir roles de trabajo como asignados a:

  • Todas las tareas de tu cuenta
  • Plantillas de tareas
  • Tareas de blueprint, si tienes los blueprints habilitados en la cuenta

Asignar una tarea a un rol de trabajo

  1. En la vista de tarea, haz clic en "+ Añadir asignado". 1 También puedes hacer clic en el icono del asignado en la vista de lista2
  2. En la ventana que aparezca, empieza a escribir el nombre del rol y haz clic en él.

La tarea está asignada a un rol de trabajo. También puedes asignar tareas a los roles de trabajo en la vista de tabla o en la sección de la tabla del diagrama de Gantt.

Consejo de Wrike: puedes utilizar la edición en grupo para asignar varias tareas a los roles de trabajo o para desasignarlas.

Job_Roles_-_Assign_Tasks_to_Job_Roles.png

Nota: Los usuarios no reciben ninguna notificación de que se haya asignado una tarea al rol de trabajo que tienen. Más tarde puedes pasar al diagrama de carga de trabajo para asignar esta tarea a un usuario que trabajará en ella. La tarea se desasigna automáticamente de su rol de trabajo cuando la asignes a un usuario con el mismo rol de trabajo.

Para desasignar una tarea de un rol de trabajo, pasa el ratón por encima del rol de trabajo en la sección de asignados y haz clic en la "X" que aparece.

Nota: si añades trabajo básico o a tiempo completo a tareas que tienen roles de trabajo entre los asignados, los roles de trabajo también se tendrán en cuenta cuando Wrike calcule el trabajo. El trabajo flexible solo puede asignarse a los usuarios y no a los roles de trabajo.

Editar y eliminar roles de trabajo

Los administradores pueden gestionar roles de trabajo. Para los administradores de las cuentas Enterprise, este derecho puede estar deshabilitado.

Para editar o eliminar un rol de trabajo:

  1. Haz clic en tu imagen de perfil, situada en la esquina superior derecha de la página.
  2. Selecciona un rol de trabajo de la lista.
  3. En la ventana emergente que aparece, puedes:
    • Editar el nombre, las iniciales y el color del avatar de un rol de trabajo.
    • Hacer clic en el botón "Eliminar" para eliminar un rol completamente.
  4. Hacer clic en "Guardar" para finalizar la edición del rol de trabajo.
  5. O, si decides eliminar el rol, confirma tu decisión y el rol se eliminará de tu cuenta.

Al eliminar un rol de trabajo, este desaparece de todas las tareas y de la información de todos los usuarios a los que se asignó. Los roles de trabajo eliminados no se pueden restablecer.

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