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Calendarios

Tanto los usuarios normales como los externos en las cuentas Business y Enterprise pueden crear calendarios y capas de calendario. Los colaboradores puede ver los calendarios compartidos con ellos.

4 minutos de lectura

Descripción general

Los calendarios te ayudan a mantener un registro del trabajo que se debe hacer y cuándo. Los calendarios constan de capas. Cada capa muestra las tareas o proyectos de acuerdo con los filtros y otros parámetros establecidos al crearlos. Puedes añadir una o varias capas a cada calendario y configurarlas para que muestren diferentes tareas y proyectos.

Hay 2 tipos de capas:

  • Capas inteligentes basadas en las tareas o los proyectos. Muestran automáticamente tareas o proyectos de carpetas, proyectos o espacios específicos y con filtros específicos aplicados.
  • Capas clásicas. Añade manualmente tareas con las propiedades que quieras a la capa de calendario desde cualquier proyecto, carpeta o espacio y crea nuevas tareas directamente en la capa.

Puedes personalizar tu vista del calendario para mostrar tareas de varios calendarios o capas al mismo tiempo. Comprueba cualquier combinación de calendarios y capas para mostrar todas tus tareas en la cuadrícula.

Información importante

  • Las capas inteligentes están marcadas con un icono de embudo en el panel de calendarios.
  • Cada calendario contiene capas de dos tipos: inteligentes y clásicas.
  • No hay límite en el número de calendarios y capas que puedes crear. Tampoco hay límite en el número de calendarios que se pueden compartir contigo.
  • Puedes superponer un número ilimitado de capas clásicas o inteligentes basadas en el proyecto y un máximo de 30 capas inteligentes basadas en tareas en la misma vista.
  • Los proyectos deben tener una fecha de inicio y una fecha de finalización para aparecer en la cuadrícula de calendarios.
  • Las tareas deben tener una fecha de finalización para aparecer en los calendarios. Por lo tanto, las tareas e hitos programados aparecerán, pero no las tareas aplazadas.

Crear un calendario

Los usuarios normales y externos puede crear calendarios y agregar capas.

  1. Selecciona la pestaña Calendarios en la parte superior del espacio de trabajo.
  2. A continuación:
  • Si es tu primer calendario: haz clic en “Crear nuevo”.
  • Si ya dispones de calendarios: expande el panel de calendarios a la izquierda y haz clic en "+ Nuevo calendario".
  • Introduce el nombre del calendario y haz clic en “Crear”.
  • Ahora puedes continuar para crear capas de calendario.

    Calendarios clásicos frente a capas de calendarios inteligentes

    Utiliza las capas clásicas si:

    • Las tareas que tienes que controlar están repartidas en múltiples carpetas, proyectos o espacios y el volumen de tareas no se encuentra en una carpeta concreta.
    • Solamente quieres mostrar determinadas tareas (y los filtros no te ayudan a especificar esas tareas).

    Utiliza las capas inteligentes basadas en tareas si:

    • Las tareas que tienes que controlar están en la misma carpeta, proyecto o espacio.
    • Quieres aplicar filtros y mostrar tareas en función de esos filtros.
    • Las tareas deben mostrarse automáticamente según las carpetas, proyectos o espacios seleccionados y filtros aplicados (frente a los añadidos manualmente).

    Utiliza capas inteligentes basadas en proyectos si:

    • Quieres controlar proyectos etiquetados en determinadas carpetas, proyectos o espacios.

    Crear una capa de calendario

    1. Pasa el puntero del ratón por encima del nombre del calendario al que quieras añadir una capa.
    2. Haz clic en el icono + 1 que aparece. Alternativamente, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en el calendario y seleccionar "Crear capa" en el menú que aparece.
    3. Desde la ventana emergente:
      • Introduce el título de la capa. 2
      • Elige un tipo de capa 3: clásico, inteligente basada en tareas o inteligente basada en proyectos.
      • Elige cómo mostrar las tareas o proyectos 4. Las barras de tareas o proyectos pueden indicar la duración completa o solamente hasta la fecha de vencimiento.
      • Para capas inteligentes 5: selecciona las carpetas, proyectos o espacios de los que extraer tareas o proyectos, elige si incluir o no tareas o proyectos de subcarpetas y subproyectos y aplica filtros.
    4. Haz clic en “Guardar”. 6

    ¡Tu capa ya se ha creado!

    Calendars_-_Create_layer.png

    Navegar por Calendarios

    Contraer o expandir el panel de calendario. El panel izquierdo 1 muestra todos los calendarios disponibles (creados por ti o compartidos contigo) y todas las capas de esos calendarios. Haz clic en el icono de contraer/expandir 2 para ocultar la lista de calendarios.

    Contraer o expandir calendarios. Haz clic en el icono de la flecha desplegable 3 situado a la izquierda del nombre del calendario para contraer o expandir la lista de capas que contiene.

    Cambiar el marco temporal. Desde el menú 4, selecciona cómo visualizar tu calendario: por semana, mes, trimestre o año.

    Navegar hacia atrás hasta el periodo de tiempo actual. Haz clic en el botón "Hoy".

    Abrir un proyecto o una tarea en la vista superpuesta. Haz clic en una barra que represente una tarea o un proyecto en la cuadrícula.

    Encuentra la fecha actual en las vistas de trimestre o año. La línea roja vertical situada en la cuadrícula indica la fecha de hoy.

    Encuentra fines de semana. Los días en gris en las vistas de semana y mes y las líneas grises verticales que aparecen cuando arrastras tareaso proyectos para reprogramarlas en la vista por trimestres indican los fines de semana.

    Revisar los ajustes de las capas de los calendarios inteligentes. Pasa el puntero del ratón sobre el icono del embudo 6 que aparece a la derecha de la capa del calendario inteligente para revisar los ajustes y ver los filtros que has aplicado en las tareas o proyectos de esta capa.

    Calendars_-_Navigate.png

    Personalizar la vista del calendario

    Reorganizar calendarios y capas en el panel de calendario. Puedes cambiar el orden de los calendarios en el panel. Y puedes mover capas dentro del mismo calendario o de un calendario a otro. Para reorganizar los calendarios y las capas:

    1. Selecciona un calendario o capa que quieras mover.
    2. Haz clic en el calendario o la capa y arrástralo hasta la ubicación elegida.

    Añadir calendarios a la cuadrícula. Cada calendario y cada capa cuentan con una casilla de verificación 1 junto a su nombre. Al marcar o desmarcar la casilla, puedes agregar o quitar tareas y proyectos del calendario o capa correspondiente de la cuadrícula. Al marcar la casilla junto a un calendario, este comprueba automáticamente todas sus capas.

    Mostrar solo un calendario o una capa específica. Haz clic con el botón secundario del ratón en el calendario o capa y selecciona "Mostrar solo esto" 2 en el menú que aparece.

    Mostrar u ocultar los fines de semana. En las vistas de semana o mes, haz clic en el botón de menú de tres puntos 3 en la esquina superior derecha del calendario y selecciona "Ocultar/mostrar fines de semana". 4

    Mostrar u ocultar los números de semana. En las vistas semanales, mensuales o trimestrales, haz clic en el botón de menú de tres puntos 3 en la esquina superior derecha del calendario y selecciona "Mostrar/ocultar los números de semana". Nota: Esta opción sólo está disponible si se establece el lunes como el primer día de la semana .

    Mostrar tareas o proyectos por color de calendario o por color de estado. Haz clic en el botón de menú de tres puntos en la esquina superior derecha de un calendario y selecciona "Por color de calendario" o "Por estado". 5 Está disponible en todas las vistas de periodos de tiempo.

    Calendars_-_Customize.png

    Cambiar el aspecto de las tareas y proyectos en los calendarios. En las vistas trimestrales y anuales:

    1. Haz clic en el botón de menú con tres puntos situado en la esquina superior derecha del calendario.
    2. Selecciona "Duración precisa del evento" para que las barras que representan las tareas y proyectos en la cuadrícula del calendario reflejen la duración exacta de estas tareas y proyectos.
    3. Selecciona "Estimar eventos a cuadrícula" para que las barras muestren la duración estimada de la tarea o proyecto.

    Cambiar entre el año de calendario y el ejercicio fiscal. En la vista anual, haz clic en el botón de menú de tres puntos en la esquina superior derecha de un calendario y selecciona "Fiscal" o "Calendario".

    Redimensionar el panel del calendario. Pasa el cursor sobre la línea que separa el panel del calendario de la cuadrícula hasta que el cursor se convierta en la flecha de redimensionamiento Resizing_icon.jpg. A continuación, haz clic con el botón izquierdo del ratón y arrastra hacia la izquierda para estrechar el panel del calendario o hacia la derecha para ampliarlo.

    Editar calendarios y capas

    Los usuarios externos y normales pueden editar y eliminar calendarios y capas.

    Cambiar el nombre del calendario

    1. Selecciona la pestaña Calendarios en la parte superior del espacio de trabajo.
    2. Haz clic con el botón derecho del ratón en el calendario cuyo nombre deseas cambiar.
    3. Selecciona “Cambiar nombre” en el menú que aparece.

    Introduce un nuevo nombre para el calendario y pulsa Intro para guardar los cambios.

    Editar una capa del calendario

    1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la capa que desees editar.
    2. Selecciona “Ajustes” del menú que aparece. 1
    3. En la ventana emergente que se abre, puedes:
      • Cambiar el título de la capa. 2
      • Cambiar lo que vaya a mostrar la capa: duraciones completas de tareas o proyectos o sus fechas de vencimiento. 3
      • Para capas inteligentes: cambiar las carpetas, proyectos o espacios desde las que se incluyen tareas o proyectos, incluir o excluir tareas o proyectos desde subcarpetas y subproyectos, y aplicar diferentes filtros. 4
    4. Haz clic en “Guardar”. 5

    Se han aplicado tus ajustes.

    Calendars_-_Edit_Layers.png

    Eliminar calendarios o capas

    1. Haz clic con el botón derecho en el calendario o capa que desees borrar.
    2. Selecciona “Eliminar” en el menú que aparece. 1
    3. Haz clic en “Sí” en la ventana emergente que aparece para confirmar tu decisión. 2

    Ten en cuenta que cuando eliminas un calendario, todas sus capas también se eliminan de tu espacio de trabajo. Todos los elementos eliminados también desaparecen de los espacios de trabajo de los usuarios que tuvieron acceso a ellos a través de la función de compartir.

    Calendars_-_Delete_Layers.png

    Cambiar el color de una capa del calendario

    Para cambiar el color de las tareas o los proyectos de un calendario:

    1. Haz clic con el botón derecho del ratón en el título de la capa en el panel de la izquierda.
    2. Pasa el cursor por encima de "Cambiar el color" en el menú que aparece.
    3. Selecciona un color del panel.

    Las tareas o proyectos del calendario cambian de color inmediatamente (a menos que hayas aplicado coloración por estado).

    Elegir el primer mes de un ejercicio fiscal

    Los administradores de las cuentas de Business y Enterprise pueden nominar un mes con el que debe comenzar el ejercicio fiscal. Los administradores de las cuentas de Enterprise pueden tener este permiso deshabilitado.

    • Calendarios en contexto: aprende a crear calendarios de equipo, personales y de publicación/eventos en tu Comunidad. ¿Quieres crear un tipo de calendario diferente? Solo tienes que preguntar. 
    • Accede a este vídeo para aprender a crear, navegar y compartir calendarios con otras personas: Calendarios.
    • Visualización de información en un calendario
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