Agentes de AI en Wrike

Selecciona la pestaña agentes de IA 2 en la vista de ajustes del Space y haz clic en Get started 3.

Elige un tipo de agente del menú desplegable 4 (Triaging, Intake o Risk) o haz clic en + Custom AI agent 5 para crear tu propio agente personalizado.

Configura los detalles:

1. Ponle nombre a tu agente. Dale a tu agente un nombre descriptivo; este servirá como su @handle cuando lo asignes a ubicaciones.

2. En Instrucciones generales, describe el rol, objetivo, lógica, acciones esperadas y comportamiento de respaldo del agente. Añade ejemplos de entradas/salidas si te ayuda a aclarar el comportamiento.

   Ejemplo: “Actúas como asistente de proyecto. Monitoreas el trabajo asignado, señalas riesgos y mantienes a los equipos alineados actualizando los elementos de trabajo y dejando comentarios claros y accionables.”

3. Elige cuándo debe activarse el agente:

   • Agentes programados (por ejemplo, un reporte de estado de riesgos): define la frecuencia con la que se ejecuta el agente (Daily, Weekly o Custom).
   • Agentes basados en eventos: selecciona disparadores como New item created o Field value changes (para estado u otros campos).
   • Agentes basados en fecha: activan el agente en relación con un valor de campo de fecha, como "3 días antes de la Fecha de Vencimiento" o "Cuando se alcanza la Fecha de Inicio". Funciona con campos personalizados de Fecha y Fecha-hora, y admite el cálculo de días laborables. Ideal para recordatorios, escalaciones y acciones basadas en fechas límite.
   • Agentes activados por API: los cambios realizados mediante la API de Wrike también activan agentes, lo que permite la integración con sistemas externos.
   • Integración con Wrike Automations: los agentes funcionan bidireccionalmente con Wrike Automations. Las reglas de automatización tradicionales pueden activar agentes y las acciones del agente pueden activar reglas de automatización. Esto permite flujos de trabajo complejos de varios pasos que combinan el razonamiento de IA con la automatización basada en reglas.

   Note

   Los AI Agents pueden leer y reaccionar a estos tipos de campos personalizados: Text, Number, Percent, Currency, Date, Single Select, Multi Select, Duration, Checkbox, Link to Database, Mirrors y campos Calculated/Formula.

   Además de los campos personalizados, los agentes pueden leer:

   • Autor y asignado del elemento de trabajo
   • Campos personalizados vacíos - los agentes pueden razonar sobre lo que falta, no solo sobre lo que está presente
   • Campos Calculated/Formula - pueden exponer datos del sistema a los que los agentes no pueden acceder directamente, como capacidad, carga de trabajo u horas programadas
   • Campos personalizados del elemento padre - los agentes pueden leer campos personalizados de la tarea o proyecto padre
   • Elementos hermanos y subtareas - los agentes pueden ver elementos hermanos y subtareas para razonamiento entre elementos
   • Contexto de ubicación - los agentes saben dónde se encuentran en la jerarquía del espacio y la cuenta

4. Define el alcance en el que debe ocurrir el disparador:

   • Cualquier subelemento del elemento de trabajo donde se añadió el agente:

     Usa esto para acciones a nivel de tarea, como Intake o Triage. El agente reacciona a los cambios en los subelementos y actúa sobre esos subelementos.

     Ejemplo: Se añade el Intake agent a una carpeta de Incoming Requests. Cuando se añade un nuevo subelemento a esta carpeta, se activa el agente para comprobar si se proporciona toda la información requerida (como asignado o fecha límite). Luego el agente publica un comentario en ese subelemento para informarte si falta algo.

   • Elemento donde se añadió el agente:

     Usa esto para acciones de agregación, como un reporte de riesgos. El agente reacciona a los cambios en este elemento y actúa sobre este mismo elemento.

     Ejemplo: Se añade un agente personalizado a un proyecto Product Launch para notificar a los seguidores sobre los cambios en el proyecto. Si alguno de los campos personalizados del proyecto cambia, el agente publica un comentario en el proyecto sobre este cambio y @menciona a todos los seguidores.

5. Define una acción:

   • Publicar comentario: El agente comparte su análisis o decisión como comentario en el elemento correspondiente.

   • Actualizar valores de campos: El agente actualiza campos específicos como Asignado, Campo personalizado, Nombre del elemento o Estado.

     • Cambiar campo personalizado: El agente actualizará campos personalizados específicos (elige qué campo actualizar).

       Nota

       Los agentes de IA pueden actualizar estos tipos de campos personalizados: Texto, Selección única, Selección múltiple, Número, Porcentaje, Moneda, Enlace a base de datos, Casilla de verificación, Fecha.

       Solo lectura (no se pueden escribir por los agentes): campos de espejo y campos Calculados/Fórmula. Los agentes pueden leer estos valores como contexto pero no pueden actualizarlos. Los campos personalizados de tipo Persona no pueden ser leídos ni escritos por los agentes en absoluto.

       Los campos de fecha que incluyen un componente de hora (una función de Labs) no son compatibles con las acciones de los agentes. Estos campos no aparecerán en el selector de campos personalizados al configurar un agente. Si un campo de fecha se cambia para incluir una parte de hora después de que un agente ya se haya guardado con ese campo en una acción, esa acción fallará en cada ejecución.

     • Cambiar asignado: El agente asignará elementos de trabajo a usuarios según tu solicitud. Los agentes pueden ver atributos del perfil de usuario (cargo, departamento, país, zona horaria, número de tareas asignadas) y pertenencia a grupos, lo que permite la asignación por rol, ubicación, departamento o grupo. Los agentes no pueden acceder a datos de carga de trabajo o capacidad más allá del recuento de tareas.
     • Cambiar nombre del elemento de trabajo: El agente actualizará el título de la tarea o proyecto según su análisis.
     • Cambiar estado: El agente actualizará el estado de la tarea según las condiciones que definas. Funciona con flujos de trabajo estándar y personalizados.

     • Seleccionar registro de Enlace a Base de Datos: El agente puede cambiar qué registro de base de datos se selecciona en los campos Enlace a Base de Datos. Usa esto cuando los agentes necesiten categorizar elementos seleccionando de tus registros de base de datos.

       Nota

       Acceso al contexto de Enlace a la Base de Datos:

       • Acción Cambiar Campo de L2DB: El agente puede buscar en toda la base de datos. Busca por valor, no por nombre de columna.
       • Otras acciones (Publicar comentario, Cambiar estado, etc.): El agente solo ve el valor seleccionado actualmente, no toda la base de datos.

       Ejemplo

       • ✅ «selecciona el registro que contenga el valor»
       • ❌ «selecciona el registro donde el Nombre de la Columna sea valor»

     • Cambiar fecha de inicio/vencimiento: El agente puede modificar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas. Úsalo para flujos de gestión de fechas límite, como aplazar una fecha de vencimiento cuando una tarea está bloqueada o establecer una fecha de inicio según criterios de recepción.

       Prompts de ejemplo:

       • «Cuando el estado cambie a Bloqueado, aplaza la fecha de vencimiento 5 días laborables.»
       • «Cuando todos los campos requeridos estén completos, establece la fecha de inicio en hoy.»

     • Ubicación: El agente puede mover o añadir elementos de trabajo a las carpetas que definas durante la configuración. Al configurar esta acción, incrustas chips de ubicación (referencias estructuradas a carpetas o proyectos específicos) directamente en el texto de instrucciones de la acción. El agente analiza el elemento de trabajo y elige el destino adecuado de entre esos chips.

       Hay dos modos disponibles:

       • Mover a ubicación: Quita el elemento de su carpeta actual y lo coloca exclusivamente en la carpeta de destino.
       • Agregar a ubicación: Mantiene el elemento en su carpeta actual y lo agrega a una carpeta adicional.

       Ejemplos de solicitud:

       • Cuando la descripción de una tarea mencione legal, cumplimiento o regulatorio, muévela a la carpeta de Revisión Legal.

       • Cuando la Prioridad se establezca en Crítica, agrega la tarea a la carpeta de Cola Urgente para que ambos equipos puedan verla.

         Importante

         El agente solo puede mover elementos a las carpetas que menciones explícitamente como chips de ubicación en la instrucción. No puede mover elementos a ubicaciones arbitrarias ni crear nuevas carpetas.

       • Iniciar o gestionar flujo de aprobación: El agente crea nuevas aprobaciones en elementos de trabajo o actualiza aprobaciones de borradores existentes. Puedes especificar aprobadores usando chips de usuario en las instrucciones de la acción.

         Acciones de aprobación compatibles:

         • Crear una nueva aprobación en un elemento de trabajo
         • Actualizar una aprobación en borrador existente
         • Agregar o eliminar aprobadores
         • Elegir al autor o asignado del elemento como aprobador
         • Especificar usuarios individuales o grupos de usuarios como aprobadores mediante chips de usuario

         Ejemplos de indicaciones:

         • Cuando el estado cambie a Ready for Review, inicia una aprobación con el propietario del proyecto como aprobador.
         • Cuando el campo Budget supere 50,000, inicia una aprobación con el grupo de usuarios Finance Team.
       • Enviar correo (Gmail u Outlook): El agente envía un correo a través de una cuenta OAuth conectada. Durante la configuración del agente, el administrador del espacio autentica una cuenta de Gmail u Outlook. El agente redacta el asunto, el cuerpo y los destinatarios a partir del contexto del elemento de trabajo y las instrucciones de la acción.

       • Redacción de indicaciones de correo:

         Tu indicación debe decirle al agente a quién enviar el correo. Sé explícito sobre de dónde obtener la dirección del destinatario.

         El agente puede obtener direcciones de correo de:

         • La dirección de correo principal del asignado (p. ej., \"enviar a los asignados de la tarea\")
         • La dirección de correo del autor (p. ej., \"notificar al autor\")
         • Valores de campos personalizados que contengan direcciones de correo
         • Título de la tarea o texto de la descripción que contenga direcciones de correo
         • Direcciones explícitas en la indicación (p. ej., \"enviar a intake@company.com\")
         • Reglas de composición (p. ej., \"nombre + punto + apellido + @contoso.com\")

         El agente no puede obtener direcciones de correo de:

         • Seguidores
         • Direcciones de correo secundarias

         Asunto y cuerpo pueden quedar vacíos: el agente solo los completará si tu indicación se lo pide.

         Consejo

         Ten cuidado con las indicaciones ambiguas. Una indicación como \"Actualiza a los asignados sobre el estado del proyecto\" podría interpretarse como \"cambiar los asignados\" en lugar de \"enviar un correo de actualización a los asignados\". Usa un lenguaje claro como \"Envía un correo a los asignados resumiendo el estado del proyecto\".

         Ejemplos de indicaciones:

         • "Cuando el estado cambie a Bloqueado, envía un correo electrónico al asignado con un resumen de lo que bloquea la tarea."
         • "Cuando se cree una nueva tarea en la carpeta Incoming, envía un correo electrónico a intake@company.com con el título y la descripción de la tarea."

         • "Envía un resumen semanal a la dirección de correo del autor con todas las subtareas vencidas."

           Importante

           Una sola acción de correo electrónico puede dirigirse a varios destinatarios (varias direcciones "Para"). Limitaciones del correo electrónico: sin campos CC/BCC, sin adjuntos, sin direcciones de correo secundarias, sin direcciones de seguidores. El remitente del mensaje muestra la cuenta conectada.

         • Notificar en Slack: El agente publica un mensaje en un canal de Slack como acción. Durante la configuración del agente, un administrador del espacio conecta un workspace de Slack y selecciona un canal destino usando un chip de canal de Slack. El canal de destino se fija durante la configuración: cada acción de Notificar en Slack publica en un solo canal. El agente solo redacta el cuerpo del mensaje, usando el contexto del elemento de trabajo y las instrucciones de la acción.

           Importante

           Las notificaciones de Slack requieren conectar un workspace de Slack en la configuración del agente. Solo los administradores del espacio pueden completar la conexión. La app de Slack debe estar instalada en cualquier canal en el que el agente vaya a publicar. La app de Wrike para Slack está aprobada por el Slack Marketplace; si tu workspace de Slack restringe la instalación de apps de terceros, es posible que el administrador de tu workspace de Slack deba aprobar previamente \"Wrike\" en el directorio de Apps de Slack antes de completar la conexión.

           Ejemplos de indicaciones:

           • Cuando el estado cambie a Blocked, publica un mensaje en el canal conectado que resuma qué está bloqueando la tarea.
           • Cuando se cree una tarea de alta prioridad en la carpeta Incoming, publica en el canal conectado el título de la tarea, el asignado y la descripción.

           Ejemplo: Un agente activado por un cambio de estado a \"At Risk\" puede publicar ahora una notificación en el canal de Slack del proyecto — indicando la tarea, el responsable y qué la está bloqueando — sin que nadie tenga que cambiar a Wrike para comprobarlo.

           Limitaciones de las notificaciones en Slack: Un canal por acción (en la V1 no se admiten varios canales ni mensajes directos); sin respuestas en hilos ni preservación del contexto del hilo; no se admite @mencionar usuarios de Slack.

         • Notificar en Microsoft Teams: El agente publica un mensaje en un canal de Microsoft Teams como acción. Durante la configuración del agente, un administrador del espacio conecta una cuenta de Microsoft Teams y selecciona un canal de destino. El canal de destino se fija durante la configuración: cada acción de Notificar en Teams publica en un canal; el agente no elige el canal en tiempo de ejecución. El agente redacta solo el cuerpo del mensaje, usando el contexto del elemento de trabajo y las instrucciones de la acción. El mensaje lo envía la app de Wrike para Microsoft Teams e incluye un enlace al elemento de trabajo en Wrike. El registro de actividad guarda el estado de entrega con el nombre del canal.

         Ejemplos de solicitud:

         • "Cuando el estado cambie a Bloqueado, publica un mensaje en el canal de Teams conectado que resuma lo que bloquea la tarea."
         • "Cuando se cree una tarea de alta prioridad en la carpeta Incoming, publique un mensaje en el canal de Teams conectado con el título, asignado y descripción de la tarea."

               Limitaciones de las notificaciones de Microsoft Teams: Publica solo en canales dentro de un equipo: publicar en chats (MD de grupo) aún no está soportado; sin @menciones a usuarios de Teams; sin mensajes en hilos; un canal por acción.

   Elige dónde debe ocurrir la actualización:

   • Elemento de trabajo donde se añadió el agente: La acción apunta al elemento padre donde se configuró el agente.
   • Todos los subelementos del elemento de trabajo donde se añadió el agente: La acción apunta a todos los hijos (máximo 1 000 subelementos por ejecución).
   • Elemento de trabajo donde ocurrió el disparador: La acción apunta al elemento específico que activó el agente.
   • Subelementos del elemento activado: La acción apunta a los subelementos del elemento específico que activó el agente. Solo los hijos directos (un nivel por debajo del elemento activado). Caso de uso: un blueprint crea un proyecto con subtareas en una carpeta de recepción; el agente actúa solo sobre las subtareas del nuevo proyecto, no sobre las subtareas de otros proyectos.

   • Filtrado de elementos de trabajo

     Filtra a qué elementos se aplica la acción: cada acción tiene un selector de filtros, los mismos controles de filtro que usas en otras partes de Wrike. Puedes filtrar por tipo de elemento, estado, asignado, campos personalizados, importancia, nombre o cualquier combinación. Los elementos que no coincidan con el filtro se omiten sin consumir créditos del agente.

     Esto se configura por acción, así que diferentes acciones dentro del mismo agente pueden tener filtros distintos. Por ejemplo, una acción puede apuntar solo a tareas con estado \"New\" mientras otra apunta a proyectos completados.

   Consejo

   Si tu agente está asignado a una carpeta que contiene proyectos y tareas, usa un filtro para restringir las acciones a los tipos de elemento que te interesen.

   Nota

   Puedes agregar varias acciones haciendo clic en + Acción; así el agente puede realizar varias actualizaciones en una sola ejecución.

   Importante

   Cómo funcionan varias acciones

   • Las acciones son independientes: el resultado de una acción no afecta a las demás.
   • No hay un orden de ejecución garantizado. La Acción 1, Acción 2 y Acción 3 pueden ejecutarse en cualquier secuencia y pueden ejecutarse en paralelo. Trata cada acción como si pudiera ejecutarse primero.
   • Cada acción tiene su propia instrucción y puede dirigirse a una ubicación diferente (elemento padre, todos los subelementos o el elemento activado).
   • La Instrucción general se comparte entre todas las acciones, mientras que cada acción tiene su solicitud específica.
   • Puedes nombrar cada acción para que sea más fácil identificarla en la configuración y en los registros de actividad. Por ejemplo, ponles nombres a tus acciones como “Establecer prioridad”, “Enviar al equipo” y “Publicar resumen” en lugar de usar etiquetas genéricas. Esto es especialmente útil cuando un agente tiene varias acciones del mismo tipo.

   Qué significa esto para tus solicitudes:

   • Cada solicitud de acción debe ser independiente y trabajar a partir de los campos, comentarios, contexto del padre o chips de ubicación referenciados del elemento de trabajo.
   • No escribas frases como "Lee el comentario publicado por la acción anterior", "Usa el valor calculado en la Acción 2" o "Si la Acción 1 tuvo éxito, entonces…". No existe una Acción 1: solo hay acciones y cualquiera puede ejecutarse primero.
   • Si dos acciones necesitan el mismo valor calculado (por ejemplo, una fecha hito basada en la fecha de inicio del proyecto y la urgencia), haz que cada acción lo calcule de forma independiente a partir de la misma fuente. Producirán el mismo resultado porque leen los mismos datos.

   Si la Acción B realmente necesita la salida de la Acción A, un solo agente con varias acciones no funcionará. Usa encadenamiento de agentes: el Agente 1 escribe un campo personalizado o un estado; el Agente 2 se activa con ese cambio y realiza el siguiente paso.

   Buenos casos de uso para agentes con varias acciones:

   • Establecer un campo de categoría Y publicar un comentario de clasificación (sin dependencia)
   • Cambiar asignado Y actualizar estado (sin dependencia)
   • Actualizar varios campos personalizados al mismo tiempo

   Cuándo usar el cambio de estado:

   El cambio de estado es ideal para la progresión automática del flujo de trabajo:

   • Validación de recepción: cambia el estado a Ready cuando se hayan completado todos los campos obligatorios.
   • Seguimiento de vencimientos: marca las tareas como Overdue cuando superen su fecha de vencimiento.
   • Detección de dependencias: establece el estado en Blocked cuando se mencionen dependencias en los comentarios.
   • Finalización de proyecto: mueve las tareas a Complete cuando se hayan terminado todas las subtareas.

   Notas importantes sobre los cambios de estado:

   • Los agentes respetan tus reglas de transición de flujo de trabajo y no pueden saltarse estados obligatorios.
   • Los cambios de estado se registran en el historial de actividad de la tarea con el razonamiento del agente.
   • Si el estado ya es correcto, el agente solo crea una entrada en el registro (sin comentario duplicado).
   • Funciona tanto con los estados estándar de Wrike como con los estados de flujos de trabajo personalizados.

   Ejemplos de solicitudes de cambio de estado:

   • Marcar tareas vencidas:

     Cuando una tarea supere su fecha de vencimiento y su estado no sea Completed, cambia el estado a Overdue.

   • Validar la finalización de la recepción:

     Cuando una tarea tenga los tres campos obligatorios completos (Presupuesto, Asignado, Plazo), cambia el estado de New a Ready for Work. Ignora las tareas que ya estén marcadas como Ready for Work o Completed.

   • Detectar trabajo bloqueado:

     Cuando los comentarios mencionen "blocked", "waiting on" o "dependency", y el estado no sea ya Blocked ni Completed, cambia el estado a Blocked y publica un comentario que resuma qué está bloqueando la tarea.

6. Prueba tu configuración en el Testing Playground para ver cómo razona y responde el agente. Las ejecuciones en el Playground no cuentan para tus límites de uso de IA, así que puedes iterar libremente sobre solicitudes y configuraciones antes de implementar el agente.
7. Haz clic en Crear para activar tu agente.

8. Asignar el agente a una ubicación: después de crear el agente, debes asignarlo a la carpeta, proyecto o tarea específicos donde deba operar. Navega hasta la ubicación de destino y @menciona al agente en el flujo de comentarios para habilitarlo allí. El agente solo supervisará y actuará dentro de su ámbito asignado.

   Importante

   Crear un agente en la configuración del espacio no es suficiente: también debes asignarlo a una ubicación específica @mencionándolo. Sin este paso, el agente no estará activo.