Personalizar los diagramas de carga de trabajo
TL;DR
La personalización de los diagramas de carga de trabajo en Wrike te permite controlar cómo se muestran y analizan los datos de carga de trabajo cambiando entre vistas por personas o proyectos, agrupando por proyecto, rol de trabajo o campos de usuario, y cambiando los formatos de visualización del esfuerzo. También puedes ajustar los niveles de zoom (diario/semanal/mensual), la densidad de visualización, los filtros y las reglas de asignación, además de centrarte en usuarios específicos o asignatarios de tareas y expandir/contraer filas para comprender mejor la distribución de la carga de trabajo y la capacidad de recursos.
Tabla 5. Disponibilidad - Legacy plans
| Disponibilidad: Business, Pinnacle, Apex. ; Unavailability: Free, Team; |
- Descripción general
- Cómo ver el diagrama de carga de trabajo por personas o por proyectos
- Cómo agrupar tareas por sus proyectos
- Cómo agrupar usuarios por rol de trabajo
- Cómo agrupar usuarios por un campo de usuario
- Cómo cambiar la forma en que el esfuerzo asignado se muestra en la cuadrícula
- Cómo cambiar el nivel de zoom de la cuadrícula del calendario
- Cómo cambiar la densidad de visualización
- Cómo filtrar el diagrama de carga de trabajo
- Horas de asignación diarias
- Cómo centrarse en usuarios concretos
- Cómo centrarse en los asignatarios de la tarea
- Cómo expandir o contraer filas del gráfico
- ¿Qué sigue a continuación?
Todos los usuarios, excepto Colaboradores, Contribuyentes, y Visualizadores, pueden personalizar gráficos de carga de trabajo que tengan acceso, a menos que su rol de acceso lo restrinja.
Puedes cambiar qué información se muestra y cómo se presenta en tu gráfico de carga de trabajo. Cualquier personalización que hagas en la Vista de gráfico solo será visible para ti.
En la Vista de gráfico de carga de trabajo, haz clic en la pestaña Personas o Proyectos en la barra lateral debajo del encabezado.
Personas
Esta es la opción predeterminada que te ayuda a entender la carga de trabajo y la asignación de esfuerzo de cada usuario. En este modo, verás la lista de todos los usuarios que seleccionaste durante la creación del gráfico a la izquierda del mismo.
Proyectos
Este modo resalta los proyectos y te ayuda a comprender la distribución de recursos en tu cartera de proyectos. Verás la lista de proyectos de la ubicación que seleccionaste como fuente para el diagrama de carga de trabajo actual.
Cuando haces clic en el icono > junto al nombre de un proyecto, puedes ver la lista de usuarios asignados a tareas del proyecto que están incluidos en el diagrama de carga de trabajo actual. También puedes ver la lista de roles de trabajo que coinciden con los roles de los usuarios en el gráfico actual. Además, existe la sección Sin asignar donde puedes ver todas las tareas no asignadas programadas en el proyecto actual.
- Haz clic en el botón Agrupar 1 en la barra de herramientas del gráfico.
-
Selecciona Proyecto 2.
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Agrupación automática: Las tareas de cada usuario se agrupan automáticamente por los proyectos a los que pertenecen 3.
- Proyecto padre más cercano: Las tareas se agrupan por el proyecto padre más cercano. Por ejemplo, si una tarea está dentro de una carpeta que pertenece a un proyecto, se agrupará con otras tareas de ese proyecto.
- Tareas sin proyecto: Las tareas sin proyectos padre se agrupan bajo Tareas sin proyecto 4.
Haz clic en el botón Añadir agrupación y selecciona un Rol de trabajo.
Todos los usuarios de tu gráfico se agruparán automáticamente según sus roles de trabajo asignados. Los usuarios sin rol de trabajo se agrupan en la sección Sin rol de trabajo.
- Haz clic en el botón Agrupar 1 en el panel de ajustes del gráfico.
- Selecciona Rol de trabajo 2.
- Agrupación automática: Todos los usuarios de tu gráfico se agruparán automáticamente por sus roles de trabajo asignados 3.
- Sección Sin rol de trabajo: Los usuarios sin un rol de trabajo asignado se agruparán en la sección Sin rol de trabajo 4.
Importante
Los ajustes de agrupación se guardan solo para ti y se aplican únicamente a esta Vista de gráfico de carga de trabajo.
Note
Los ajustes del gráfico se guardan para ti y se aplican a todas las Vistas de gráfico de carga de trabajo que visites.
- Horas: Muestra el esfuerzo total asignado a cada usuario por día, semana o mes en horas. Esta es la opción predeterminada.
- Porcentajes: Muestra el esfuerzo total asignado como porcentaje. Por ejemplo, si la capacidad diaria de un usuario es de 8 horas, un esfuerzo total asignado de 4 horas se mostrará como 50 % para ese día en la vista diaria.
- Equivalentes a tiempo completo (FTE): Muestra el esfuerzo total asignado como número decimal. Por ejemplo, con una capacidad diaria de 8 horas, 1 FTE = 8 h/día o 40 h/semana o 176 h/mes. Si un usuario tiene 4 horas de esfuerzo asignado en un día, se mostrará como 0,5 FTE en la vista diaria. Si el usuario tiene 30 horas de esfuerzo asignado en una semana, la celda mostrará 0,75 FTE en la vista semanal.
- Agrupación por rol de trabajo: Al agrupar por rol de trabajo, los FTE de todos los usuarios agrupados se suman. Por ejemplo, si tres usuarios están agrupados y dos tienen 8 horas de esfuerzo asignado mientras que el tercero tiene 4 horas, la celda del grupo mostrará 2,5 FTE.
¿Qué es un FTE?
FTE significa equivalente a tiempo completo. Muestra el esfuerzo asignado como un valor decimal basado en la capacidad diaria establecida en el horario laboral predeterminado. Independientemente de la capacidad diaria de tu horario predeterminado, siempre equivale a 1 FTE.
Por ejemplo, si tu horario predeterminado está establecido en 8 horas por día, entonces 8 horas equivalen a 1 FTE. Si está establecido en 6 horas por día, entonces 6 horas equivalen a 1 FTE. El FTE te ayuda a comparar las cargas de trabajo de tu equipo más fácilmente.
Importante:
Los horarios de trabajo personalizados no se reflejan en los cálculos de FTE. Si un usuario tiene una capacidad diferente en su horario personalizado, no se considera un trabajador a tiempo completo para efectos de FTE. Si se incluyeran los horarios personalizados, todos los usuarios aparecerían a tiempo completo, lo que anularía el propósito del FTE.
Al ver las cargas de trabajo por semana o mes, los cálculos de FTE utilizan valores predeterminados:
- Semanal: 5 días laborables (40 horas)
- Mensual: 22 días laborables (176 horas)
El FTE no tiene en cuenta las excepciones de horarios de trabajo ni las semanas laborales personalizadas.
Si agrupas por rol de trabajo, los valores de FTE de todos los usuarios de ese grupo se suman, igual que las horas.
Ejemplos de FTE
Supongamos que tu horario predeterminado está establecido en 8 horas por día:
- Si a un usuario se le asignan 4 horas en un día, su FTE es 0,5 en la vista diaria.
- En la vista semanal, si a un usuario se le asignan 4 horas cada día, son 20 horas a la semana (4 h x 5 d). El FTE es 0,5, ya que una semana completa son 40 horas.
- En la vista mensual, el cálculo se basa en 176 horas (22 días laborables).
-
Si el horario personalizado de un usuario es de 4 horas por día y se le asignan 8 horas en un día, la celda se vuelve roja y el FTE aparece como 1. Si se le asignan 2 horas, la celda es azul y el FTE es 0,25.
- En ambos casos, la celda no se resaltará en rojo porque la capacidad total de los asignatarios no se supera.
- Si a un usuario con capacidad predeterminada se le asignan 8 horas por día durante un mes de 23 días, su FTE será 1,05 (ya que 184 horas son más que las 176 predeterminadas). La celda no se resalta en rojo porque el usuario no supera su capacidad. La misma lógica se aplica a usuarios con semanas laborales más largas o más cortas.
Los usuarios con el permiso \"Ver campos personalizados de otros usuarios\" habilitado pueden agrupar usuarios por campos personalizados en los perfiles de usuario.
Haz clic en el botón Agrupar 1 y elige el campo personalizado deseado del perfil de usuario 2.
Todos los usuarios de tu gráfico se agruparán automáticamente por el campo personalizado seleccionado. Los usuarios que no tengan un campo personalizado asignado en su perfil de usuario se agruparán en la sección Vacío.
Note
Puedes agrupar a los usuarios por un solo campo de usuario o por roles de trabajo, pero no por ambos al mismo tiempo. Sin embargo, aún puedes agrupar las tareas por proyectos además de agrupar a los usuarios. Los campos de usuario que se muestran en esta lista son aquellos que se comparten contigo y están asignados a personas en el diagrama de carga de trabajo. Si no aparece ningún campo, verifica que esté asignado al menos a una persona en el gráfico y que se comparta contigo.
Cambia el zoom para ver el total de esfuerzo diario, semanal o mensual asignado a cada usuario. Haz clic en el icono del menú desplegable en la esquina superior derecha de la cuadrícula 1 y selecciona Días, Semanas o Meses.
Como alternativa, haz clic en los botones + o - junto al desplegable 2 para acercar o alejar las vistas diaria/mensual y seleccionar cuántos días/semanas deben mostrarse en el gráfico al mismo tiempo.
Puedes elegir entre los modos de densidad compacto o estándar según tus preferencias:
- Haz clic en el botón del menú de tres puntos en el panel de ajustes del gráfico 1.
- Selecciona Compacto o Predeterminado 2.
Note
La densidad de visualización predeterminada para los diagramas de carga de trabajo es predeterminada.
Aplica filtros para ver solo las tareas que coinciden con los criterios que selecciones:
- Haz clic en el icono de filtro en el panel de ajustes 1 y selecciona uno de los filtros rápidos: Todas las tareas, Todas las tareas activas y Tareas activas con esfuerzo
- Haz clic en Añadir más filtros 2 para abrir el panel de filtros con opciones adicionales
- Haz clic en Limpiar filtros 3 para eliminar todos los filtros y ver todas las tareas de la ubicación que seleccionaste al crear el gráfico
Importante
Se trata de una función experimental y, por consiguiente, puede tener errores, estar sujeta a cambios y se puede interrumpir su uso en cualquier momento. No dudes en utilizar los enlaces para realizar comentarios de los laboratorios de Wrike y, de este modo, hacernos llegar tu opinión acerca de esta función beta.
Puedes habilitar filtros de proyecto desde Wrike Labs para tu cuenta individual:
- Accede a Wrike Labs
- Ubica la tarjeta Filtros de proyecto en la vista de Carga de trabajo y Recursos
- Haz clic en Habilitar
Una vez hecho esto, podrás filtrar proyectos en la vista de los diagramas de carga de trabajo y en la vista Recursos. Los filtros de proyecto aparecerán junto a los filtros de tareas en el panel de filtrado descrito arriba. Puedes aplicar uno o más filtros de proyecto para ocultar de la vista los proyectos que no cumplan tus criterios. Además, puedes crear presets de filtros para un acceso rápido.
Note
Los filtros de proyecto no se admiten en la exportación de Carga de trabajo.
Cuando filtras algunos proyectos en los que un usuario tiene esfuerzo asignado, este esfuerzo sigue indicado por el color de la celda en la cuadrícula. Pero si haces clic en una celda para comprobar a qué proyecto pertenece el esfuerzo, no verás ahí los proyectos filtrados.
Puedes elegir si el esfuerzo diario total de cada usuario debe basarse o no en sus tareas filtradas en el diagrama de carga de trabajo.
- Haz clic en el botón del menú de tres puntos en el panel de ajustes del gráfico 1.
- Selecciona una de las siguientes opciones en Horas de asignación diarias 2:
- Ignorar filtros: Suma el esfuerzo de todas las tareas asignadas a una persona y programadas para un día o semana concretos, estén o no visibles en el gráfico
- Solo tareas mostradas: Excluye el esfuerzo de las tareas filtradas para que no se añada al total diario o semanal de cada usuario
Puedes seleccionar qué usuarios deben mostrarse en el diagrama de carga de trabajo sin editar la lista de usuarios. Para ello, sigue estos pasos:
- Haz clic en el icono Todos los usuarios en el panel de ajustes del gráfico 1.
- Selecciona a la persona cuyo esfuerzo quieres mostrar de la lista que aparece o usa la barra de búsqueda
- Después de seleccionar a todos los usuarios necesarios, haz clic en cualquier lugar fuera de la ventana para guardar los cambios
Note
Solo puedes seleccionar usuarios del diagrama de carga de trabajo que estás viendo.
Usa esta opción solo para tareas con más de un asignatario para ver las horas asignadas de todos los asignatarios de una tarea concreta.
- Haz clic en la tarea correspondiente en el diagrama de carga de trabajo 1.
- Haz clic en el menú de tres puntos en la ventana emergente que aparece 2.
- Selecciona Centrarse en los asignatarios de la tarea 3.
Solo los asignatarios de la tarea se mostrarán en el diagrama de carga de trabajo.
Puedes expandir o contraer rápidamente todas las filas de tu diagrama de carga de trabajo para mostrar las tareas. Para ello, haz clic en los botones Expandir todo o Contraer todo en el panel de ajustes del gráfico 1.
Nota
La acción de expandir o contraer también se aplica a las filas del Backlog Box horizontal.