Formatear archivos XLS para importarlos en Wrike
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Disponibilidad: Professional heredado, Business heredado, Enterprise heredado. No disponibilidad: Free heredado. |
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Disponibilidad: Team, Business, Enterprise, Pinnacle. No disponibilidad: Free. |
Para importar datos de Excel en Wrike, el archivo XLS debe tener el formato correcto. Hay dos formas de obtener un archivo XLS con el formato correcto: descargar un archivo de muestra de XLS y añadir allí los datos que necesitas importar, o formatear tu archivo XLS manualmente.
Consejo
Para descargar una plantilla sencilla que contenga solo las columnas básicas requeridas, sigue estos pasos. Para obtener una plantilla de XLS más avanzada con columnas adicionales, haz clic aquí.
Puedes especificar los miembros actuales de la cuenta en los campos personalizados de tipo Asignado y Usuario. Para mapear los usuarios correctamente durante la importación, añade la dirección de correo electrónico principal de cada usuario a tu archivo de Excel.
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Accede a la carpeta, el proyecto o el espacio pertinentes.
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Haz clic en el menú de los tres puntos 1 situado debajo del nombre del espacio, si estás en un espacio. Si estás en una carpeta o en un proyecto, se encuentra al final de la barra de herramientas.
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Sitúa el cursor sobre Importar 2 y selecciona Excel 3.
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En la ventana emergente que aparece, haz clic en Descargar una plantilla sencilla 4.
Agrega los datos que quieres importar a este archivo de muestra y empieza a importarlos en Wrike.
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Abre una nueva hoja de cálculo de Excel.
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En la primera fila, utiliza los siguientes términos como encabezados de las columnas: clave, tarea principal, título, estado, prioridad, asignado a, fecha de inicio, duración, fecha límite, depende de, limitación de la fecha de inicio y descripción. Los encabezados requeridos son el título y la descripción. Las columnas pueden estar vacías, pero los encabezados obligatorios deben estar completados en la parte superior.
Nota
Para la columna Key, recuerda añadir un número de clave para cada nueva fila. Debe ser exclusivo, pero no se requiere un orden específico. La columna de la clave es fundamental al importar datos de Excel en Wrike por varios motivos:
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Identificador único: sirve como un identificador único para cada fila, lo que garantiza que cada tarea o elemento sigan siendo independientes, algo que es fundamental si las tareas no tienen dependencias.
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Dependencias: en las tareas con dependencias, la columna de la clave especifica las relaciones; por ejemplo, si la tarea B depende de la tarea A, se haría referencia al número de la clave de la tarea A en la columna "Depende de" de la tarea B.
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Proceso de importación: es necesario para que el proceso de importación funcione correctamente. Sin este proceso, podrían producirse errores como un valor "null" para claves no válidas, o bien un número entero esperado mayor que 0 y menor que 1000000.
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Uso de plantillas: aunque no siempre aparece en la plantilla básica de Wrike, la columna de la clave debe añadirse manualmente para garantizar una importación correcta.
Para aplicar correctamente los estados personalizados de los flujos de trabajo de la cuenta o del espacio, asegúrate de que se hayan insertado y completado todas las siguientes columnas relacionadas con el flujo de trabajo:
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Flujo de trabajo de tareas predeterminado |
Flujo de trabajo de proyectos predeterminado |
Flujo de trabajo |
Estado |
Estado personalizado |
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Nombre del flujo de trabajo para establecer como predeterminado (opcional para completar) |
Nombre del flujo de trabajo para establecer como predeterminado (opcional) |
Nombre del flujo de trabajo (obligatorio completar) |
Nombre del Grupo de estados para el estado personalizado (Active, Completed, Deferred, Cancelled) (obligatorio completar) |
Nombre del estado (obligatorio completar) |
Importante
Las celdas de flujo de trabajo y de estado personalizado distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
Nota
Los datos de las columnas "Flujo de trabajo" y "Estado" distinguen mayúsculas de minúsculas.
Si se trata de usuarios de cuentas Business Plus y superiores (así como de cuentas Wrike for Professional Services heredadas y cuentas con el complemento Wrike Resource), para importar el esfuerzo, añade una columna "Esfuerzo" en cualquier lugar antes de la columna "Descripción" en tu archivo Excel. Para importar el tipo de facturación, agrega la columna "Tipo de facturación". Para importar los datos del presupuesto del proyecto, añade la columna "Presupuesto". Ten en cuenta que necesitas permiso para editar estos valores en Wrike para poder agregarlos con la importación.
Wrike permite programar las tareas en fines de semana. Así que si la fecha de inicio o fecha límite de una tarea cae en fin de semana, la opción "solo días laborables" está desmarcada de forma predeterminada para las tareas importadas. Para importar tareas con la opción "solo días laborables" marcada, ajusta el archivo de Excel para asegurarte de que las fechas de inicio y fecha límite no caigan en fines de semana.
También puedes ajustar las fechas después de importar las tareas usando la función de edición masiva en Wrike.