Modificar los detalles de una tarea por correo electrónico
La integración con el correo electrónico no solo te permite crear tareas, sino también editar o añadir varios detalles de las tareas directamente desde tu correo electrónico.
Nota
No puedes actualizar el campo de descripción de una tarea por correo electrónico.
Para asignar una tarea a usuarios específicos, solo tienes que incluir sus direcciones de correo electrónico en el campo "Para".
Para reasignar una tarea, incluye la dirección de correo electrónico del nuevo asignado en el campo "Para" y añade "RV:" al principio de la línea del asunto.
Nota
Los correos electrónicos con líneas de asunto vacías no desencadenan ninguna actualización de las tareas.
Cuando se crea una tarea por correo electrónico, esta se comparte con los destinatarios del correo, así como con las personas con las que ya se ha compartido la carpeta, el proyecto o el espacio donde se ha añadido la tarea. Cuando se añade una tarea a una carpeta o un proyecto que ya existen en Wrike, los usuarios que siguen el elemento en cuestión reciben una notificación sobre la tarea recién creada.
Consejo
Puedes compartir una tarea con otros miembros de tu cuenta de Wrike; para ello, incluye sus direcciones de correo electrónico en el campo "CC:".
Si los destinatarios del correo electrónico ya tienen acceso compartido a la ubicación a la que se ha añadido la tarea, esta también se compartirá con ellos automáticamente. Sin embargo, puedes impedir que una tarea se comparta con otros destinatarios del correo electrónico (con los que aún no se comparte la carpeta o el proyecto); para ello, incluye sus direcciones de correo electrónico en el campo "CCO" del correo.
Si adjuntas un archivo o una imagen a tu correo electrónico, aparecerán en la lista de archivos adjuntos de la tarea en Wrike.
Si no añades ninguna fecha en la línea del asunto del correo electrónico, la tarea se procesa de acuerdo con la configuración de tu perfil y se clasifica como tarea aplazada o planificada para hoy. Si los ajustes están definidos para crear tareas de un solo día de forma predeterminada, todavía puedes programar tareas aplazadas añadiendo "[backlogged]" en la línea del asunto del correo.
También puedes programar una tarea para unas fechas concretas añadiendo las fechas de inicio y vencimiento al asunto del correo. Asegúrate de escribir las fechas en formato DD/MM (o MM/DD, dependiendo de tu configuración para el formato de fecha) y de poner las cifras entre corchetes: [DD/MM-MM/DD]. La tarea se programará automáticamente para el año en curso, pero no puedes programar ninguna tarea para años posteriores: [DD/MM/AA-DD/MM/AA] o [DD/MM/AAAA-DD/MM/AAAA], dependiendo de tu configuración para el formato de fecha.
Para reprogramar una tarea, asegúrate de que el asunto de tu correo electrónico empieza por "RE:" y, después, utiliza el siguiente formato para especificar las fechas de inicio y vencimiento: [DD/MM-DD/MM], o MM/DD si has configurado un formato de fecha distinto en tu cuenta.
Nota
Si eliges la opción Tarea de 1 día para hoy en la sección Tipo de tareas de la pestaña de direcciones de correo electrónico de los ajustes de tu perfil de Wrike, entonces las tareas creadas por correo electrónico se asignan automáticamente a la persona que las ha enviado.
Si no especificas los estados de las tareas enviadas por correo electrónico, entonces se establecen como activas de forma predeterminada. Si se trata de usuarios con cuentas Business y Enterprise, si no se especifica ningún estado para una tarea, y dicha tarea se crea en una carpeta, un proyecto o un espacio con un flujo de trabajo personalizado, entonces a la tarea se le asigna el primer estado activo de ese flujo de trabajo personalizado.
Para cambiar o especificar el estado de una tarea, solo tienes que incluir el estado deseado (entre corchetes) en la línea del asunto de tu correo electrónico. Si quieres utilizar un estado personalizado, incluye "CS:" antes de escribir el nombre del estado; por ejemplo, [CS:Nuevo]. Si añades el estado "Completado" de la tarea en el correo electrónico, entonces la tarea se marca automáticamente como completada en Wrike.
Nota
Ten en cuenta que los estados predeterminados, a diferencia de los personalizados, no distinguen mayúsculas de minúsculas. Para las cuentas creadas antes del 20 de diciembre de 2016, los estados predeterminados son: Completado, Activo, Aplazado y Cancelado. Para las cuentas creadas después de esa fecha, los estados predeterminados son: Nuevo, En curso, Completado, En espera y Cancelado.
Wrike da a las tareas creadas por correo electrónico la misma importancia que la prioridad del correo electrónico. Por lo tanto, puedes cambiar la prioridad del correo electrónico para actualizar la importancia de la tarea.
Hay varias formas de enviar un comentario a una tarea existente:
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Si has recibido un correo electrónico de notificación sobre la tarea, puedes simplemente responder al correo manteniendo wrike@wrike.com (o wrike+Id. de tarea@wrike.com) entre los destinatarios. Intelligent Email Engine™ de Wrike corta las firmas y el texto que se repite y, a continuación, añade solo el mensaje como comentario. Ten en cuenta que aún debes añadir la línea del asunto, porque, si está vacía, el comentario no se añadirá.
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Si quieres reenviar un correo electrónico a una tarea como comentario, envíalo a wrike@wrike.com e incluye "RE: [Nombre de la carpeta] Nombre de la tarea" en la línea del asunto. Cuando Wrike recibe un correo electrónico que contiene "RE:" en la línea del asunto, busca la tarea por su nombre y añade el comentario desde el cuerpo del correo electrónico al flujo de actividad de la tarea. Si en la carpeta especificada hay varias tareas con el mismo nombre, recibirás un correo avisándote del problema. Si Wrike no puede encontrar la tarea en la carpeta mencionada, intentará buscar en todo el espacio de trabajo una tarea que coincida.
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También puedes añadir un comentario a una tarea existente enviando un correo electrónico a la dirección de correo electrónico exclusiva de la tarea. En este caso, Wrike localiza la tarea a través de su ID, para que no tengas que especificar en el asunto la ruta de acceso a la carpeta correspondiente. Sin embargo, es necesario especificar algún texto en la línea del asunto, porque, si está totalmente vacía, no se añadirá ningún comentario.
Consejo
Por norma general, no se pueden realizar @menciones al enviar un comentario a Wrike por correo electrónico. Sin embargo, si alguien te @menciona a ti y tú respondes por correo electrónico, entonces tu respuesta se publicará como un comentario en Wrike, y la persona que te @mencionó será automáticamente @mencionada en tu comentario.