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Arbeitsrollen

Arbeitsrollen sind Bestandteil des Pakets Wrike for Professional Services und der Zusatzfunktion Wrike Resource. Administratoren können Arbeitsrollen erstellen und verwalten. Normale und Externe Nutzer können Aufgaben an Arbeitsrollen zuweisen.

Überblick

Arbeitsrollen sind eine Gruppierungs-Kategorie in Wrike. Um die zukünftige Projektplanung zu erleichtern, können Sie unternehmensspezifische Arbeitsrollen, z. B. „Designer“ oder „Mobil-Entwickler“ erstellen und sie den Nutzern im Account zuweisen. In Kombination mit anderen Funktionen helfen Ihnen Arbeitsrollen die Arbeit unter Mitarbeitern zu verteilen unter Berücksichtigung ihrer jeweils verfügbaren Zeit und dem erforderlichen Aufwand. Dazu erfahren Sie mehr im nächsten Abschnitt Wie Arbeitsrollen verwendet werden.

Wichtige Informationen

  • Sie können allen Arten von Nutzern – auch Gastnutzern – Arbeitsrollen zuweisen.
  • Jedem Nutzer kann nur eine Arbeitsrolle zugewiesen werden.
  • Aufgaben in der Backlog-Box von Arbeitsauslastungs-Diagrammen können nach der Arbeitsrolle, die ihnen zugewiesen wurde, gruppiert werden.
  • Die Anzahl der Arbeitsrollen, die Sie in einem Account erstellen können, ist unbegrenzt.

Wie Arbeitsrollen verwendet werden

Die Funktion Arbeitsrollen wurde als Hilfe für die Planung und Besetzung neuer Projekte konzipiert und um die Arbeit unter den Mitarbeitern wirkungsvoll auf der Grundlage ihrer Arbeitsauslastung zu verteilen.

Benutzen Sie Arbeitsrollen:

  • Um Ihre neuen Projekte wirkungsvoll zu organisieren und zu prüfen, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, um sie erfolgreich abzuschließen.
  • Um Mitarbeiter danach zu gruppieren, was sie in Ihrem Unternehmen machen.
  • Um diesen Mitarbeitergruppen Aufgaben zuzuweisen, ohne sie zu benachrichtigen oder die Aufgabe mit ihnen zu teilen.

Wie Projekte mit Hilfe von Jobrollen besetzt werden

In Wrike lassen sich Projekte in wenigen Schritten mit Jobrollen besetzen:

  1. Jobrollen erstellen und diese dann Nutzern in Ihrem Account zuweisen.
  2. Ermitteln oder erstellen Sie Projekte, die mit Personal besetzt werden müssen, und weisen Sie Aufgaben in diesen Projekten Jobrollen zu. Auf diese Weise wissen alle Nutzer, die Zugriff auf die Projekte haben, genau, welche Kompetenzen für ihre Durchführung erforderlich sind.
  3. Bestimmen Sie den Aufwand für jede Aufgabe innerhalb des Projekts und legen Sie dann das Anfangsdatum und das Enddatum der Aufgaben fest. So erhalten Sie einen Überblick darüber, wie viel Zeit die Mitarbeiter benötigen werden, um die Aufgaben zu erledigen und über welchen Zeitraum.
  4. Erstellen oder öffnen Sie ein bestehendes Arbeitsauslastungs-Diagramm, um Aufgaben auf die Mitarbeiter zu verteilen. Das Arbeitsauslastungs-Diagramm zeigt die aktuelle Arbeitsauslastung der einzelnen Mitarbeiter an, sodass Sie bequem feststellen können, welcher von ihnen genügend Zeit hat, die Aufgaben zu erledigen, die Sie ihnen zuweisen möchten.
    Tipp! Erstellen Sie für jede Mitarbeitergruppe mit derselben Arbeitsrolle ein separates Arbeitsauslastungs-Diagramm. Es wird dann einfacher sein, die Arbeitsauslastung aller verfügbaren Mitarbeiter zu sehen, bevor man ihnen Aufgaben zuweist.
  5. Stellen Sie die horizontale Backlog-Box im Arbeitsauslastungs-Diagramm so ein, dass alle Aufgaben der Projekte angezeigt werden, die besetzt werden müssen. Die Aufgaben in der Box werden automatisch nach Arbeitsrolle und Projekt gruppiert.
  6. Sie müssen dann nur noch die Aufgaben den Nutzern zuweisen. Sobald Sie die Aufgabe, die einer bestimmten Arbeitsrolle zugeordnet ist, mit dem tatsächlichen Nutzer abgleichen, dem diese Arbeitsrolle zugeordnet ist, verschwindet die Arbeitsrolle automatisch aus der Liste der Verantwortlichen.

Arbeitsrollen und Nutzergruppen – ein Vergleich

Nutzergruppen erleichtern den Datenaustausch und die Benachrichtigung großer Gruppen von Account-Nutzern. Der Zweck von Arbeitsrollen hingegen ist es, Ihnen zu helfen, klar zu definieren, welche Talente Sie für die Erfüllung von Aufgaben benötigen.

Anders als bei Benutzergruppen, können Arbeitsrollen somit als Aufgabenverantwortliche hinzugefügt werden. Hinzu kommt, dass wenn Sie einer Arbeitsrolle eine Aufgabe zuweisen, die Nutzer mit dieser Rolle keine Benachrichtigung und auch keinen automatischen Zugriff auf diese Aufgabe bekommen. Auf diese Weise können Sie Projekte planen, ohne Ihre Mitarbeiter durch unnötige @Erwähnungen abzulenken. Später können Sie jedoch alle Aufgaben, die einer bestimmten Arbeitsrolle auf der Registerkarte Arbeitsauslastungs-Diagramm zugewiesen wurden, gruppieren und unter Ihre Mitarbeiter aufteilen, wobei Sie gleichzeitig überprüfen können, dass diese Mitarbeiter jeweils genügend Zeit haben, um die Aufgaben erfolgreich abzuschließen.

Eine Arbeitsrolle erstellen

Account-Administratoren können Arbeitsrollen erstellen. Bei Administratoren von Enterprise-Accounts kann dieses Recht deaktiviert sein.

Durch das Anlegen einer Arbeitsrolle wird Ihrem Account eine neue Gruppierungs-Kategorie hinzugefügt. Sie können Ihre Mitarbeiter nach der jeweiligen Rolle, die sie im Unternehmen einnehmen, gruppieren, z. B. „Entwickler“, „Berater“, „Designer“, usw.

Um eine Jobrolle anzulegen:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke der Seite.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Klicken Sie links auf „Arbeitsrollen“.
  4. Klicken Sie auf „Rolle hinzufügen“.
  5. Von dort aus können Sie:
    • Einen Namen für die Arbeitsrolle eingeben. Zum Beispiel „Designer“.
    • Wählen Sie die Farbe des Avatars, um eine Arbeitsrolle leicht von einer anderen zu unterscheiden.
    • Wählen Sie die Initialen aus, die auf dem Profilbild der Rolle angezeigt werden sollen.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“.

Ihre Arbeitsrolle ist nun angelegt. Jetzt können Sie fortfahren und die Rolle an Nutzer in Ihrem Account zuweisen oder Aufgaben an die Arbeitsrolle> zuweisen.

Nutzern Arbeitsrollen zuweisen

Administratoren können Arbeitsrollen an andere Administratoren und Nutzer zuweisen. Bei Administratoren von Enterprise-Accounts kann dieses Recht deaktiviert sein.

Nachdem Sie den Nutzern Arbeitsrollen zugewiesen haben, können Sie diese Informationen im Profil der jeweiligen Nutzer einsehen und separate Arbeitsauslastungs-Diagramme für Mitarbeiter mit derselben Arbeitsrolle erstellen.

Einem Nutzer eine Arbeitsrolle zuweisen

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke der Seite.
  2. Wählen Sie Account Management.
  3. Standardmäßig öffnet sich das Nutzermanagement-Diagramm.
  4. Klicken Sie auf den Nutzernamen im Diagramm.
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen bearbeiten“.
  6. Klicken Sie auf das Drop-down-Menü Symbol unter dem Arbeitsrollen-Bereich.
  7. Wählen Sie eine der Rollen für den Nutzer.
  8. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Die Arbeitsrolle ist nun dem Nutzer zugewiesen und ist im persönlichen Profil des Nutzers und in der Spalte Arbeitsrolle im Nutzermanagement-Diagramm zu sehen.

Die Zuweisung von Arbeitsrollen an Nutzer kann jederzeit aufgehoben werden. Wählen Sie dazu im Dropdown-Menü bei dem oben beschriebenen Schritt 7 „Keine“.

Arbeitsrollen mehreren Nutzern zuweisen / Zuweisung aufheben

Sie können auch für mehrere Nutzer gleichzeitig Arbeitsrollen zuweisen und aufheben:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke der Seite.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Standardmäßig öffnet sich das Nutzermanagement-Diagramm.
  4. Ticken Sie die Kontrollkästchen neben den Nutzern an, deren Arbeitsrollen Sie ändern möchten.
  5. Wählen Sie in dem rechts erscheinenden Menü „Arbeitsrolle aktualisieren“.
  6. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Arbeitsrolle, die Sie dem Nutzer zuweisen möchten oder wählen Sie „Keine“, um eine bestehende Rollenzuweisung aufzuheben.
  7. Klicken Sie auf „Aktualisieren“.

Die Arbeitsrolle wird allen gewählten Nutzern erfolgreich zugewiesen bzw. die Zuweisung aufgehoben.

Aufgaben an Arbeitsrollen zuweisen oder Zuweisungen aufheben

Normale und Externe Nutzer können Aufgaben an Arbeitsrollen zuweisen, es sei denn, dies wird durch ihre jeweilige Zugangsrolle eingeschränkt.

Durch die Zuweisung von Aufgaben an Arbeitsrollen haben Sie die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Personen an den jeweiligen Aufgaben arbeiten sollten. Wenn Sie bereit sind, die Aufgaben echten Mitarbeitern zuzuweisen, können Sie die Aufgaben auch in der Backlog-Box eines Arbeitsauslastungs-Diagramms gruppieren.

Den folgenden Aufgaben können Sie Arbeitsrollen hinzufügen, die dann als Verantwortliche fungieren:

  • Alle Aufgaben in Ihrem Account
  • Aufgaben-Vorlagen
  • Blueprint-Aufgaben, wenn Blueprints in Ihrem Account aktiviert ist

Eine Aufgabe als Arbeitsrolle zuweisen

  1. In der Aufgaben-Ansicht, klicken Sie auf „+ Verantwortlichen hinzufügen“.1 Alternativ klicken Sie auf das Symbol Verantwortlicher in der Listen-Ansicht2
  2. In dem nun erscheinenden Fenster, fangen Sie an, den Namen der Rolle einzutippen und klicken Sie dann auf die Rolle, wenn sie erscheint.

Die Aufgabe wird der Arbeitsrolle zugewiesen. Sie können Aufgaben auch in der Tabellen-Ansicht und im Tabellen-Teil des Gantt-Diagramms an Arbeitsrollen zuweisen.

Wrike Tipp! Benutzen Sie die Massenbearbeitung, um mehrere Aufgaben an Arbeitsrollen zuzuweisen oder die Zuweisung aufzuheben.

Job_Roles_-_Assign_Tasks_to_Job_Roles.png

Hinweis: Nutzer erhalten keine Benachrichtigungen, dass ihrer zugewiesenen Arbeitsrolle eine Aufgabe zugeteilt wurde. Sie können später im Arbeitsauslastungs-Diagramm diese Aufgabe einem Nutzer zuweisen, der daran arbeiten wird. Wird eine Aufgabe einem Nutzer zugewiesen, der dieselbe Arbeitsrolle hat, wird die Aufgabe automatisch von ihrer Arbeitsrolle getrennt.

Um die Zuweisung einer Aufgabe von einer Arbeitsrolle aufzuheben, fahren Sie mit der Maus über die Arbeitsrolle im Verantwortlichen-Bereich und klicken Sie auf das dort erscheinende „X“.

Hinweis: Wenn Sie Aufgaben, die Arbeitsrollen als Verantwortliche haben, einen Basic- oder Vollzeit-Aufwand hinzufügen, werden bei der Aufwandsberechnung durch Wrike auch Arbeitsrollen berücksichtigt. Ein flexibler Aufwand kann nur an Nutzer und nicht an Arbeitsrollen zugewiesen werden.

Arbeitsrollen bearbeiten oder löschen

Administratoren können Arbeitsrollen verwalten. Bei Administratoren von Enterprise-Accounts kann dieses Recht deaktiviert sein.

Um eine Arbeitsrolle zu bearbeiten oder zu löschen:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke der Seite.
  2. Wählen Sie „Account Management“.
  3. Klicken Sie links auf „Arbeitsrollen“.
  4. Wählen Sie eine Arbeitsrolle aus der Liste aus.
  5. In dem nun erscheinenden Pop-up-Fenster können Sie:
    • Den Namen, die Initialen und die Avatar-Farbe einer Arbeitsrolle bearbeiten.
    • Auf das Schaltfeld „Löschen“ klicken, um die Rolle komplett zu löschen.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Bearbeitung der Arbeitsrolle abzuschließen.
  7. Oder, wenn Sie die Rolle löschen möchten, bestätigen Sie Ihre Entscheidung, sodass die Rolle aus Ihrem Account gelöscht wird.

Wenn Sie eine Arbeitsrolle löschen, verschwindet sie von allen Aufgaben und von den Informationen aller Nutzer, denen sie zugeordnet wurde. Gelöschte Arbeitsrollen können nicht wiederhergestellt werden.

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