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Schritt 3: Zusammenarbeit und Ausführung

Das Team zu Wrike einladen

Bevor Sie Ihr Team in den Workspace einladen, planen Sie ein Meeting, um Ihr Team mit Wrike bekanntzumachen:

  • Geben Sie eine ausführliche Erläuterung. Teilen Sie, mit welcher Absicht Wrike eingesetzt werden soll und wie der Einsatz von Wrike Teams dabei helfen wird, ihre Ziele zu erreichen – mit besserer Transparenz, weniger Status-Update-Meetings und einer Single Source of Truth für alle Arbeitselemente.
  • Erklären Sie die Grundlagen von Wrike. Zeigen Sie ihnen Aufgaben, Ordner und Projekte, erläutern Sie, wie das Teilen funktioniert und führen Sie Ihr Team durch ein Beispielprojekt. Das wird ihnen helfen zu verstehen, wie das Tool funktioniert.
  • Stellen Sie Ihre Champions und den Wrike Support und Schulungs-Tools vor (Hilfe-CenterCommunityVideo-Tutorials und Wrike Discover-Kurse), sodass jeder weiß, wo man hingehen kann, wenn man Hilfe braucht.

Jetzt können Sie Nutzer in Ihren Account einladen. Das können Sie über die Registerkarte Account Management oder über die Symbole „Verantwortlichen hinzufügen“ und „Geteilt mit“. In der Registerkarte Account Management können Sie Benutzerrollen festlegen (Normale Nutzer für Ihre Teammitglieder, Externe Nutzer für externe Stakeholder, die Bearbeitungsrechte in Ihrem Account benötigen, oder Gastnutzer für externe Stakeholder mit eingeschränkten Rechten), Admin-Rechte gewähren und Nutzergruppen in Business- und Enterprise-Abonnements erstellen.

Wichtig: Ihr Team wird nur die Arbeitselemente sehen, die mit ihnen geteilt werden. Vergessen Sie also bei der Einladung nicht, Ihrem Team Zugriff auf Spaces, Ordner und Projekte zu gewähren. Erfahren Sie mehr darüber, wie man Zugang zu Informationen gewährt.

Die Arbeit finden

Inbox

Beginnen Sie Ihren Tag damit, in Ihrer Inbox nachzuschauen. Sie enthält Benachrichtigungen über neue @Erwähnungen und Aufgabenzuweisungen und wenn eine Aufgabe, ein Ordner oder ein Projekt mit Ihnen geteilt wird.

Es empfiehlt sich, beim Umgang mit Benachrichtigungen die Zwei-Minuten-Regel zu beachten: Wenn Sie für die Antwort weniger als zwei Minuten benötigen, antworten Sie sofort. Wenn zur Beantwortung mehr Zeit benötigt wird, schlummern Sie die Benachrichtigung, um sie dann später zu priorisieren.

Inbox.png

Dashboards

Dashboards sind die anpassbarste Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen. Sie sehen, woran Sie als Nächstes arbeiten sollen oder wie die Dinge vorankommen. Dashboards werden verwendet, um Elemente (Aufgaben, Projekte oder Ordner) nach bestimmten Kriterien in Widgets zu gruppieren, beispielsweise überfällige Aufgaben, Aufgaben die in dieser Woche zu erledigen sind, auf Backlog gestellte Aufgaben usw. Es können zusätzliche Widgets hinzugefügt werden, beispielsweise Datei-Widgets, alle Aufgaben, die Sie zugewiesen haben, und alles andere, was Ihnen wichtig ist. Erfahren Sie mehr über Ihr Persönliches Dashboard.

Personal_Dashboard.png

Meine To-do-Liste im Persönlichen Space

Eine weitere Möglichkeit, die eigene Arbeit anzusehen, ist der Smart Ordner „Meine To-dos“. Er hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, und enthält:

  • Alle Aufgaben und Teilaufgaben, die Ihnen zugewiesen worden sind
  • Aufgaben, die Sie manuell zu „Meine To-dos“ hinzugefügt haben

Anpassen lässt sich das, was Sie in Meine To-dos sehen, durch die Anwendung von Filtern, durch Ändern der Sortierreihenfolge, oder indem Sie Aufgaben und Teilaufgaben als einfache Liste darstellen.

My_To-Do.png

Zusammen an Aufgaben arbeiten

Jetzt, wo Sie wissen, wo Sie Ihre Arbeit finden können, wollen wir mit der Arbeit beginnen. Wrike stellt Ihnen und Ihren Teamkollegen einen geteilten Workspace zur Verfügung, wo Sie den Fortschritt teilen, Probleme diskutieren und eine Single Source of Truth für die endgültige Version von Dateien und Aufgaben finden können.
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die Liste der Funktionen, die Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Wrike erleichtern werden.

FunktionFunktionsweiseAnwendungsbeispiel
@ErwähnungIm Kommentarfeld tippen Sie das Zeichen @ gefolgt von einem Nutzernamen ein. Verwenden Sie @Verantwortliche, um alle Aufgaben-Verantwortliche zu erwähnen und @Follower, um alle Aufgaben-, Ordner- oder Projekt-Follower zu erwähnen.
  • Teilen Sie eine Aufgabe und erklären Sie, warum Sie die Aufgabe mit jemandem teilen.
  • Machen Sie deutlich, welcher Teil der Unterhaltung für die andere Person relevant ist.
Aufgabenbeschreibung

Die Aufgabenbeschreibung speichert Änderungen automatisch und sofort. Mehrere Personen können gleichzeitig Aufgaben bearbeiten und Sie sehen genau, wer an welcher Stelle gerade Änderungen vornimmt.

  • Den Verantwortlichen und Stakeholdern alle Aufgaben-Details mitteilen.
  • Notizen während eines Meetings machen (als Team oder alleine).
  • An der Textbearbeitung zusammenarbeiten – für Remote-Teams.
Änderungen verfolgenÄndert jemand die Beschreibung einer Aufgabe, wird dem Aufgaben-Stream ein Link „Beschreibung aktualisiert“ hinzugefügt. Klicken Sie auf diesen Link, um die Änderungen zu sehen.
  • Wenn Sie im Team arbeiten und sehen möchten, welche Änderungen eines der Teammitglieder gemacht hat.
Text zitierenText in einem Beschreibungsfeld oder Kommentar hervorheben und auf die dann erscheinenden Anführungszeichen klicken. Es wird ein neuer Kommentar begonnen, in dem der von Ihnen hervorgehobene Text zitiert wird.
  • Einen bestimmten Teil einer Aufgabe referenzieren, um jedem deutlich zu machen, worauf Sie Bezug nehmen.
EmojisBei Kommentaren in Wrike lassen sich Emojis einfügen. Klicken Sie auf das Kommentarfeld und dann auf das Smiley-Symbol, um eine vollständige Liste der verfügbaren Emojis zu sehen.
  • Zeigen Sie Teammitgliedern, wie sie Ihre Kommentare verstehen sollen oder bereichern Sie den Workspace mit etwas mehr Persönlichkeit und Humor.
Freigaben
(verfügbar für Business- and Enterprise-Tarife)
Sie können Genehmiger zuweisen und Termine für Aufgaben und Projekte festlegen. Jeder Genehmiger kann die Aufgabe genehmigen oder ablehnen. Um den Prozess zu automatisieren, fügen Sie Freigaben in benutzerdefinierte Arbeitsabläufe hinzu.
  • Den Freigabe-Prozess optimieren.
  • Sehen, wer für die Freigabe von Arbeiten in Ihrem Team verantwortlich ist.
  • Ermitteln, ob ausstehende Freigaben zu einer Verzögerung Ihres Projekts führen könnten
  • Benutzerdefinierte Dashboard-Widgets erstellen wollen, basierend auf Freigaben.

An Dateien zusammenarbeiten

FunktionFunktionsweiseAnwendungsbeispiel
Dateien anhängenDateien von Ihrem Computer oder von Cloud-Storage-Anbietern aus an Aufgaben anhängen.Sie haben Dateien, die zu Projekten gehören, und möchten, dass sich alles an einem einzigen Ort befindet.
Wrike Proof und Wrike Publish sind als kostenpflichtige Add-ons verfügbar.
ProofingSie können Kommentare direkt in Bilder, Videos, PDFs und Microsoft Office Dateien hinzufügen. Beantworten und diskutieren Sie Feedback direkt und schließen Sie Kommentare, wenn Bearbeitungen durchgeführt wurden.Dies ist eine bequeme Möglichkeit, Feedback zentral zu sammeln ohne dazu mit E-Mails hin und her zu jonglieren.
Datei-FreigabenFordern Sie Prüfungen durch wichtige Stakeholder an und legen Sie Freigabefristen fest. Prüfer können Assets als freigegeben markieren oder bestimmte Änderungen anfragen, wodurch ein klares Bearbeitungs- und Freigabeprotokoll erstellt wird.Dateien/Dokumente müssen freigezeichnet werden, bevor sie verwendet oder veröffentlicht werden dürfen. Mit Gast-Reviews können Sie Kunden, die kein Wrike-Account haben, einladen, um Dateien zu prüfen.
Wrike Publish: MediaValet- und Bynder-IntegrationenVeröffentlichen Sie freigegebene Assets direkt von Wrike an Ihren Digital Asset Manager.Vereinheitlichen Sie Markenbotschaften und Visuals über integrierte Kampagnen hinweg. Genehmigte digitale Assets hochladen, finden und anhängen.

Wrike-Gewohnheiten entwickeln

Um erfolgreich mit Wrike zu arbeiten, ist es wichtig, dass Sie das Tool täglich einsetzen. Wenn Ihr Team nicht über den Fortschritt berichtet oder die Aktualisierungen nicht überwacht, fehlt Ihnen ein wichtiger Einblick in den Arbeitsfortschritt. Die folgende Checkliste täglicher Routinen wird Ihnen und Ihrem Team helfen, das Beste aus Wrike herauszuholen:

  1. Zeigen Sie Ihrem Team, wie man Aufgaben in Wrike finden kann:
    • In der Inbox nach neuen @Erwähnungen und eingehende Aufgaben nachsehen.
    • In der Meine To-dos Liste im Persönlichen Space nach zugewiesenen Aufgaben nachschauen.
    • Im Persönlichen Dashboard nachschauen, um den Arbeitsfortschritt zu verstehen.
  2. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Team versteht, wie man Fortschritte teilt.
    • Wenn etwas in Arbeit ist:
      • Kommentare hinzufügen und andere Personen @erwähnen
      • Den Aufgabenstatus ändern, um den aktuellen Stand und das Fälligkeitsdatum bei Bedarf darzustellen.
    • Wenn die Arbeit erledigt ist:
      • Erledigen Sie eine Aufgabe, indem Sie ihren Status ändern
      • Stakeholder @erwähnen
      • Gegebenenfalls Assets hinzufügen
  3. Machen Sie Wrike zu Ihrer Single Source of Truth:
    • Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, vergewissern Sie sich, dass der Titel deutlich ist, die Aufgabe zugewiesen und zeitlich geplant ist und die Aufgabenbeschreibung die Anforderungen und Erwartungen abdeckt. Wir empfehlen, im Aufgabentitel ein Verb zu verwenden, um ihn aktionsbezogen zu gestalten. Zum Beispiel: „Einen Blog-Beitrag schreiben“ statt „Blog-Beitrag“.
    • Setzen Sie die Regel durch: „Wenn sich etwas nicht in Wrike befindet, existiert es nicht“.
    • Um die Verantwortlichkeit zu steigern, vergewissern Sie sich, dass alle Aufgaben zugewiesen (1 Aufgabe: 1 Verantwortlicher) und zeitlich geplant sind.
    • Steuern Sie die Arbeitsauslastung des Teams: Jede Person sollte einen klaren priorisierten Plan für die nächste Woche haben, sodass sie nicht durch Dutzende unsortierte Aufgaben in den To-do-Listen gelähmt werden.
    • Erwähnen Sie @MyTeam, um teamweite oder unternehmensweite Bekanntmachungen herauszugeben.
    • Erfassen Sie Meeting-Notizen, Vereinbarungen und Aktionspunkte in Teilaufgaben.
    • Führen Sie durch Ihr eigenes Beispiel: Benutzen Sie Wrike für Ihre tägliche Arbeit.

Weitere Ressourcen

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