Schritt 3: Den Workspace einrichten (für Account-Manager)
Tipp
Dieser Schritt behandelt Grundlagen der Account-Verwaltung. Sofern Sie nicht mit der Verwaltung Ihres Wrike Accounts beauftragt sind, können Sie mit Schritt 5: Mit der Zusammenarbeit beginnen fortfahren.
Jetzt, wo Sie sich damit vertraut gemacht haben, wie man in einem Wrike Account navigiert und wie die verschiedenen Wrike Kernfunktionen Ihnen helfen können, Ihre Arbeitsprozesse zu verbessern, schauen wir uns einige Tipps und Best Practices zur Vorbereitung Ihres Accounts an, bevor Sie Teammitglieder einladen.
Spaces sind Drehscheiben, in denen alle Arbeitselemente eines Themas gespeichert werden. Standardmäßig verfügt Ihr Account über einen öffentlichen Team-Space, auf den alle Mitglieder Ihres Accounts zugreifen können, sowie einen persönlichen Space, wo Sie Ihre privaten Arbeiten lagern können.
Um zu beginnen, folgen Sie eine dieser Daumenregeln, um Ihre Space-Struktur einzurichten. Es lässt sich später noch alles ändern, sodass es besser zu den Prozessen Ihres Teams passt:
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1 Wenn Sie ein kleines Team haben, können sie alle ihre Projekte im Team-Space verwalten.
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2 Bei mehreren Teams, richten Sie für jedes Team einen eigenen Space ein. Beispielsweise Marketing, Design, Personalwesen, IT.
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3 Wenn Ihre Arbeit nach Kunden organisiert wird, dann richten Sie für jeden Kunden einen Space ein.
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4 Wenn Sie Dutzende Kunden haben, gruppieren Sie sie nach Region, Größe oder Wichtigkeit und richten Sie für jede Gruppe einen eigenen Space ein.
Ordner helfen dabei, Aufgaben und Projekte in Spaces zu kategorisieren, z. B. nach Region, Art der Arbeit, Sprint, usw. Außerdem können Ordner als Tags 1 verwendet werden, um Aufgaben oder Projekte für einen schnellen Zugriff zu kategorisieren, da sie in mehreren Ordnern gleichzeitig platziert werden können. Ordnernamen können farblich codiert werden 2, damit sich Ihre Tags optisch abheben.
Tipp
Es wird empfohlen, Ihrem Account die folgenden Ordner hinzuzufügen:
Archiv-Ordner: Verwenden Sie diesen Ordner, um erledigte oder veraltete Arbeitselemente zu speichern. Zusätzlicher Tipp: Nennen Sie den Archiv-Ordner zArchiv, sodass er unten in der Ordner-Struktur Ihres Space erscheint.
Wissensdatenbank-Ordner: Füllen Sie diesen Ordner mit Aufgaben, die Regeln für die Verwendung von Wrike und Antworten auf die häufigsten Fragen Ihres Teams enthalten. Weitere Informationen lesen Sie in Erfahrungen aus erster Hand, wie Wrike-Nutzer ihre Teammitglied-Schulungen optimieren, indem ihre Wissensdatenbank in Wrike geführt wird.
Vorlagen-Ordner: Ordner- und Projektvorlagen kommen hier rein. Richten Sie einen Unterordner ein, um individuelle Aufgabenvorlagen zu speichern.
Wenn Sie ein Business- oder höheres Abonnement haben, können Sie auch Blueprints verwenden. Mit Blueprints lassen sich Projekte und Aufgaben erstellen, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen.
Aktualisieren Sie die Account-Einstellung, die sich auf alle Arbeitsbereiche Ihres Teams auswirken wird:
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Laden Sie Ihr Firmenlogo hoch um Ihren Arbeitsbereich und E-Mail-Benachrichtigungen mit Ihrem Logo zu versehen.
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Tragen Sie die gesetzlichen Feiertage Ihres Landes in den standardmäßigen Arbeitsplan Ihres Teams ein.
Hinweis
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen sind für Accounts mit Business- und Enterprise-Abonnements verfügbar.
Jedes Team folgt einzigartigen Prozessen – auch Ihr Team! Wrike verfügt über leistungsstarke Funktionen, die Ihnen helfen, Arbeitsprozesse zu organisieren, die zum Arbeitsstil und den Bedürfnissen des Teams passen.
Analysieren Sie Ihre Team-Prozesse und implementieren Sie erweiterte Funktionen, die Ihnen helfen, Ihr Team und Ihre Projekte effizienter zu verwalten.
Richten Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe ein, um Ihre Prozesse abzubilden. Ihr Account verfügt über einen Standard-Arbeitsablauf, der fünf Status umfasst: Neu, In Arbeit, Erledigt, Zurückgestellt und Abgebrochen. Sie können auch weitere Arbeitsabläufe einrichten, um besser zu verfolgen, in welchem Stadium sich die Arbeit befindet.
Richten Sie Anfrageformulare ein, um den Arbeitseingangsprozess zu rationalisieren. Anfrageformulare helfen, eingehende Arbeiten strukturiert in Empfang zu nehmen, ohne dabei mit E-Mails mit zusätzlichen Fragen jonglieren zu müssen.
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um KPIs wie Budget, Ziele, Ausgaben usw. zu verfolgen. Um die Sache weiter zu vertiefen, können Sie darüber hinaus berechnete Felder und farbcodierte Ergebnisse verwenden.
Durch die Verwendung von Nutzergruppen wird die Kommunikation und das Teilen von Daten verbessert. Statt Daten zu teilen oder jede Person einzeln zu @erwähnen, verwenden Sie Nutzergruppen, um schnell Informationen mit ganzen Personengruppen zu teilen und Gruppenbenachrichtigungen zu erstellen.
Durch den Einsatz von Projektvorlagen sparen Sie Zeit beim Starten von wiederkehrenden Arbeiten. Mit Blueprints haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgabenvorlagen zu verwalten und Ihre Arbeit zu planen und dabei getrennt von der laufenden Arbeit zu halten.
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Arbeit trennen, um geplante Inhalte in einem dedizierten Workspace-Bereich zu verwalten;
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Inhalte präemptiv erstellen, ohne Benachrichtigungen zu versenden;
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Aufgaben und Projekte zuweisen, ohne zu teilen und Benachrichtigungen zu versenden;
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Tatsächliche Arbeit aus Blueprints erstellen, mit Benachrichtigungen (durch das Starten von Massenarbeit werden intelligente Massenbenachrichtigungen versendet);
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Verfügbarkeit von präemptiv erstellten Arbeiten über das Teilen und Berechtigungen steuern;
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Zukünftige Arbeit planen, ohne sofort an Projekten und Aufgaben arbeiten zu müssen.
Verbinden Sie Wrike mit Ihren bevorzugten Applikationen, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und Daten mit vorgefertigten Integrationen zu synchronisieren, oder erstellen Sie eigene Integrationen mit dem Wrike Integrate Add-on oder mit der Wrike-API.
Die beliebtesten Integrationen:
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Wrike for Gmail: Steigern Sie die Produktivität und sparen Sie Zeit, indem Sie die Arbeit aus E-Mails erfassen und Aufgaben direkt in Gmail on Web und auf Android verwalten.
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Slack: Schaffen Sie mehr, indem Sie Chats in strukturierte Arbeit umsetzen.
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Github: Richten Sie eine Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen GitHub-Repository-Issues und Wrike-Aufgaben ein, um eine bessere Sichtbarkeit und eine bessere Zusammenarbeit über Projekte hinweg zu ermöglichen.
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Salesforce: Geben Sie Ihren Account-Teams Verantwortlichkeit und eine 100%ige Einsicht in die Projekte des Kunden.
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Microsoft Teams: Bringen Sie Projektmanagement in Microsoft Teams ein und verwandeln Sie Gespräche in strukturierte Arbeit.
Zu Ihrer Unterstützung haben wir eine Reihe von Toolkits für verschiedene Arten von Teams vorbereitet:
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Schritt 4: Die Team-Einführung