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E-Mail-Integration

Alle Lizenztypen auf allen Wrike-Accounts können die E-Mail-Integration verwenden. Gäste und Nutzer mit begrenzten Ordner-Berechtigungen haben keine Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen und Aufgabendetails zu bearbeiten.

10.5 Minuten Lesezeit

Überblick

Das patentierte E-Mail-Integrationsmodul von Wrike ermöglicht es Ihnen, Wrike-Aufgaben direkt per E-Mail zu bearbeiten. Sie können: Aufgaben und Ordner erstellen, Kommentare hinzufügen, den Status einer Aufgabe aktualisieren, Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegen und vieles mehr.

Wichtige Handlungsanweisungen als Aufgaben an Wrike zu senden bedeutet, dass Sie und Ihr Team die Aufgabe einfach und effektiv gemeinsam erledigen und dabei alle Informationen gut organisiert an einem einzigen Ort aufbewahren können. Sobald eine Aufgabe in Wrike abgelegt ist, können Sie auch Benachrichtigungen erhalten, damit Sie einen besseren Überblick darüber haben, wie Ihr Projekt voranschreitet.

Wichtige Informationen

  • Sie können Aufgaben nur per E-Mail erstellen oder bearbeiten, wenn Sie Nachrichten von einer E-Mail-Adresse aus senden, die Ihrem Wrike-Konto zugeordnet ist
  • Normalerweise können E-Mails von Nachrichten an einen Ordner über die E-Mail-Adresse des Ordners oder des Projekts (wrike+intoFolderID@wrike.com) direkt in den zugehörigen Ordner oder das Projekt (ohne Hinzufügen des Ordners oder Projektnamens in der Betreffzeile) erfolgen. Wenn jedoch „RE“ in der Betreffzeile steht, ignoriert Wrike die eindeutige E-Mail-Adresse. Wenn Sie die Aufgabe an einen bestimmten Ordner / Projekt senden möchten und „RE“ in der Betreffzeile steht, müssen Sie Ihre Betreffzeile formatieren, um festzulegen, welchem Ordner / Projekt die Aufgabe hinzugefügt werden soll.
  • Sie können bestehende Aufgaben bearbeiten, indem Sie „RE:“ und „FW“ in der Betreffzeile voranstellen.
  • Maximal 250 Berichte oder Kommentare pro Stunde über die E-Mail Integration erstellen.

Einstellungen (Bevor Sie beginnen)

Vor dem Versenden von E-Mails an Wrike ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Integrationseinstellungen prüfen.

E-Mail-Integrationseinstellungen anpassen:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke des Workspace. 
  2. Wählen Sie "Profileinstellungen". 
  3. Wechseln Sie in die Registerkarte "E-Mail-Präferenzen".
  4. Ticken Sie die E-Mail-Adressen Einstellungen an, die Sie unter "E-Mail gesendet von" anpassen.
  5. Wählen Sie einen Ordner im Bereich "Aufgaben in einem Ordner erstellen", um festzulegen, wo die Aufgaben erstellt werden sollen. 
  6. Wählen Sie die Art der Aufgabe, die erstellt werden soll.
  7. Fügen Sie eine zusätzliche E-Mail-Adressen hinzu, um Aufgaben von mehreren E-Mail-Adressen aus erstellen und aktualisieren zu können.

Beachten Sie, dass Integrationseinstellungen gleichzeitig jeweils immer nur für einen Account gemacht werden können. Wenn Sie Mitglied mehrerer Accounts sind, müssen Sie zuerst den Account angeben, für den Sie die Integrationseinstellungen ändern möchten:

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der rechten oberen Ecke Ihres Workspace.
  2. Legen Sie das Account fest, das Sie sich gerade ansehen.
  3. Wenn Sie das Account wechseln wollen, bewegen Sie die Maus über "Zu einem anderen Account umschalten", und wählen Sie dann aus der nun erscheinenden Liste das gewünschte Account aus.

Gelten die Einstellungen derzeit nur für einen Account und Sie möchten sie auch auf andere Accounts anwenden, dann müssen Sie zuerst die Einstellungen des integrierten Accounts entfernen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Profil-Einstellungen des Accounts, wo die Integration bereits eingestellt ist.
  2. Bewegen Sie die Maus über die E-Mail-Adresse, für die die Integration besteht.
  3. Klicken Sie auf das rechts erscheinende Symbol „X“.
  4. Klicken Sie auf „Änderungen speichern“.

Eine Aufgabe per E-Mail erstellen

Aufgaben können ganz bequem per E-Mail erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Geben Sie den Titel der Aufgabe in die Betreffzeile ein. (Pflichtangabe)
  2. Fügen Sie alle relevanten Aufgabendetails hinzu. Zusätzliche Aufgabendetails können optional hinzugefügt werden. Wenn Sie keine Fälligkeitstermine oder keinen Status für die Aufgabe bestimmen wollen, dann wird die Aufgabe als aktiv erstellt und Wrike übernimmt den Standardordner und die Terminparameter, die in Ihrem Profil festgelegt sind. Wenn Sie nicht angeben, in welchen Ordner/Projekt die Aufgabe erstellt werden soll, dann wird die Aufgabe automatisch in dem Ordner/Projekt/Space erstellt, der in den Profileinstellungen vorgegeben ist.
  3. Formatieren Sie Ihre Betreffzeile. Abgesehen von dem Aufgabentitel können Sie die Betreffzeile dafür nutzen, einige oder alle der folgenden Angaben zu machen: den Ordner/Unterordner, in dem eine Aufgabe erstellt werden soll, den Status und Start- und/oder Fälligkeitstermin der Aufgabe. Um Ihre Betreffzeile zu formatieren: listen Sie die Informationen in beliebiger Reihenfolge auf. Der Ordnertitel, die Start-/Fälligkeitstermine und der Aufgabenstatus müssen jedoch in Klammern gesetzt werden. Beispiel: Aufgabentitel [Ordnertitel] [Startdatum – Fälligkeitsdatum] [Aufgabenstatus].
  4. Fügen Sie im „An“-Feld E-Mail-Empfänger hinzu. Die Aufgabe wird den Wrike-Nutzern zugewiesen, deren E-Mail-Adressen im „An“-Feld aufgeführt sind.
  5. Senden Sie die Aufgabe an Wrike. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun:
  • Sie tragen “wrike@wrike.com” in das “An”- oder “CC”-Feld ein. Ist “wrike@wrike.com” der einzige Empfänger, dann wurde die Aufgabe Ihnen zugewiesen. Soll die Aufgabe unzugewiesen bleiben, tragen Sie “wrike@wrike.com” in das “BCC”-Feld als einzigen Empfänger ein.
  • Wenn Sie regelmäßig Aufgaben an den gleichen Ordner senden, können Sie seine eindeutige E-Mail-Adresse (wrike+intoOrdnerID@wrike.com) in Ihr Adressbuch eintragen. Dann können Sie die Aufgabe direkt an diese E-Mail-Adresse senden. In diesem Fall muss der Name des Ordners nicht in der Betreffzeile enthalten sein (es sei denn „RE“ ist auch in der Betreffzeile). Die E-Mail-Adresse eines Ordners finden Sie, indem Sie auf „Ordner-Informationen“ 1 gehen, auf „Permalink“ 2 klicken und dann die E-Mail-Adresse unter „E-Mail-Adresse, um Aufgaben an diesen Ordner zu senden“ kopieren.

Klicken Sie auf Senden und Ihre Aufgabe wird zu Wrike hinzugefügt!

Create.png

Eine Aufgabe per E-Mail zu einem Ordner hinzufügen

Beim Erstellen einer Aufgabe per E-Mail können Sie diese Aufgabe zu einem vorhandenen oder einem neuen Ordner hinzufügen.

Um eine Aufgabe in einen vorhandenen Ordner einzufügen: Fügen Sie den Ordnernamen (in eckigen Klammern) in die Betreffzeile mit ein. Sind mehrere Ordner oder Unterordner mit dem gleichen Namen vorhanden, dann geben Sie den Ordnerpfad an, um die Aufgabe in dem richtigen Ordner zu platzieren. Einen Ordnerpfad erstellen Sie, indem Sie alle Überordner getrennt durch Schrägstriche auflisten und die gesamte Liste in eckige Klammern setzen. Beispiel: [marketing/events/conferences]

Sie können auch die eindeutige E-Mail-Adresse des Ordners nutzen, um eine Aufgabe direkt an diesen Ordner zu senden.

Eine Aufgabe zu einem neuen Ordner hinzufügen: Fügen Sie den Namen Ihres neuen Ordners (in eckigen Klammern) in die Betreffzeile ein. Existiert der Ordner noch nicht, erstellt Wrike einen neuen Ordner und fügt die Aufgabe zu diesem Ordner hinzu. Wenn Sie eine E-Mail an die wrike@wrike.com Adresse senden, wird im Bereich „Mit mir geteilt“ ein neuer Ordner erstellt. Sie können auch eine Aufgabe in einem neuen Unterordner erstellen, indem Sie den Pfad des Ordners angeben und am Ende des Pfades dann den Namen des neuen Unterordners anfügen. Neue, per E-Mail erstellte Ordner werden nur mit Personen geteilt, die Zugriff auf den jeweiligen Überordner haben. Ist kein Überordner vorhanden, bleibt der Ordner privat. Per E-Mail erstellte Ordner sind nicht automatisch für die E-Mail-Empfänger freigegeben.

Bitte beachten Sie bei Ordnernamen die Groß- und Kleinschreibung. Um sicherzustellen, dass Aufgaben in den richtigen Ordner eingefügt werden, achten Sie bitte darauf, dass der von Ihnen eingegebene Ordnername genau mit dem Namen des Ordners übereinstimmt, in dem Sie per E-Mail gesendete Aufgaben erstellen möchten.

Aufgabendetails per E-Mail bearbeiten

Mithilfe der E-Mail-Integration können Sie noch mehr tun als nur Aufgaben zu erstellen, Sie können direkt von Ihrem Posteingang aus verschiedene Aufgabendetails bearbeiten oder hinzufügen:

Bitte beachten: 1) Das Beschreibungsfeld einer Aufgabe kann nicht per E-Mail aktualisiert werden 2) E-Mails mit leeren Betreffzeilen können keine Aufgaben-Aktualisierungen auslösen.  

Eine Aufgabe per E-Mail zuweisen

Um eine Aufgabe bestimmten Nutzern zuzuweisen, geben Sie deren E-Mail-Adressen einfach im „An“-Feld ein.

Um eine Aufgabe neu zuzuweisen, geben Sie die E-Mail-Adresse des neuen Verantwortlichen in das „An“-Feld ein und fügen „FW:“ am Anfang der Betreffzeile hinzu.

AssignTask.png

Eine Aufgabe teilen

Wird eine Aufgabe per E-Mail erstellt, dann wird sie mit den E-Mail-Empfängern sowie allen Personen geteilt, mit denen bereits der Ordner geteilt wird, in den die Aufgabe eingefügt wird. Wird eine Aufgabe zu einem vorhandenen Wrike-Ordner hinzugefügt, erhalten die Nutzer, die dem Ordner folgen, eine Benachrichtigung über die neu erstellte Aufgabe.

Sie können eine Aufgabe mit weiteren Mitgliedern Ihres Wrike-Accounts teilen, indem Sie deren E-Mail-Adressen in das „CC:“-Feld eingeben.

Werden E-Mail-Empfänger in dem Ordner geteilt, der eine Aufgabe hinzugefügt wurde, dann wird die Aufgabe automatisch auch mit ihnen geteilt. Sie können jedoch verhindern, dass eine Aufgabe mit E-Mail-Empfängern geteilt wird (mit denen der Ordner nicht bereits geteilt wird), indem Sie ihre E-Mail-Adresse in das „BCC“-Feld der E-Mail eintragen.

Anhänge hinzufügen

Wenn Sie Dateien oder Bilder an Ihre E-Mail anfügen, erscheinen diese in Wrike in der Liste der angehängten Dateien dieser Aufgabe.

AddAttachment.png

Eine Aufgabe planen

Wenn Sie keine Termine in die E-Mail-Betreffzeile einfügen, dann wird die Aufgabe entsprechend Ihrer Profil-Einstellungen erstellt und entweder als auf Backlog gestellt oder als für heute geplant eingetragen. Sind Ihre Einstellungen so festgelegt, dass standardmäßig eintägige Aufgaben erstellt werden, können Sie immer noch auf Backlog gestellte Aufgaben planen, indem Sie [backlogged] in die Betreffzeile eingeben.

Sie können auch eine Aufgabe für bestimmte Termine planen, indem Sie das Startdatum und das Fälligkeitsdatum in die Betreffzeile der E-Mail eingeben. Achten Sie darauf, dass Sie Start- und Enddaten im Format MM/TT (oder TT/MM je nach dem von Ihnen festgelegten Datumsformat) eingeben und diese in eckige Klammern setzen: [MM/TT-MM/TT]. Die Aufgabe wird automatisch für das laufende Jahr geplant, Sie können jedoch auch eine Aufgabe für ein zukünftiges Jahr planen. Verwenden Sie hierzu folgendes Format: [MM/TT/JJ-MM/TT/JJ] oder [TT/MM/JJJJ-TT/MM/JJJJ] je nach dem von Ihnen festgelegten Datumsformat.

Möchten Sie eine Aufgabe neu planen, dann muss die Betreffzeile Ihrer E-Mail „RE:“ enthalten. Nutzen Sie dann das nachfolgende Format zur Angabe des Start- und Fälligkeitsdatums: [MM/TT-MM/TT] (oder TT/MM, falls Sie ein anderes Datumsformat in Ihrem Account festgelegt haben).

Bitte beachten: Wenn Sie im Abschnitt „Aufgabentyp“ der Registerkarte E-Mail-Adressen Ihres Wrike-Profils die Option „1 Tagesaufgabe für heute geplant“ wählen, werden die neu per E-Mail erstellte Aufgaben automatisch dem Nutzer zugewiesen, der diese Aufgaben gesendet hat.

SchedulingTask.png

Aufgabenstatus

Legen Sie für per E-Mail gesendete Aufgaben keinen Status fest, werden diese standardmäßig als „aktiv“ erstellt. Für Wrike Business und Enterprise Nutzer: Ist der Status einer Aufgabe nicht festgelegt (und die Aufgabe wird in einem Ordner mit einem benutzerdefinierten Arbeitsablauf erstellt), dann wird der Aufgabe der erste aktive Status dieses benutzerdefinierten Arbeitsablaufes zugewiesen.

Zum Ändern oder Festlegen eines Aufgabenstatus einfach den gewünschten Status (in Klammern) in die Betreffzeile Ihrer E-Mail einfügen. Möchten Sie einen benutzerdefinierten Status verwenden, dann „CS:“ gefolgt von Ihrer Statusbezeichnung eingeben. Beispiel: [CS:Neu]. Beachten Sie bitte, dass Standardstatus* nicht groß- und kleinschriftabhängig sind, Benutzerdefinierte Status dagegen schon. Wenn Sie per E-Mail den Aufgabenstatus „abgeschlossen“ hinzufügen, wird die Aufgabe in Wrike automatisch als abgeschlossen gekennzeichnet.

*Bei Accounts, die vor dem 20.12.2016 erstellt wurden, sind folgende Standardstatus vorhanden: Erledigt, Aktiv, Zurückgestellt und Abgebrochen. Bei Accounts, die nach diesem Datum erstellt wurden, sind die Standardstatus: Neu, In Arbeit, Erledigt, On Hold und Abgebrochen)

TaskStatus.png

Die Wichtigkeit von Aufgaben

Wrike gibt per E-Mail erstellten Aufgaben die gleiche Wichtigkeit wie die Priorität der E-Mail. Sie können also die Priorität Ihrer E-Mail ändern, um die Wichtigkeit der Aufgabe zu aktualisieren.

TaskImportance.png

Einen Kommentar zu einer vorhandenen Aufgabe per E-Mail senden

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Kommentar zu einer vorhandenen Aufgabe zu senden:

  1. Wenn Sie Benachrichtigung-E-Mails zu der Aufgabe erhalten, beantworten Sie einfach die Benachrichtigung und behalten wrike@wrike.com (oder wrike+AufgabenID@wrike.com) als einen der Empfänger bei. Die Intelligent Email Engine™ von Wrike schneidet Signaturen und sich wiederholenden Text heraus und fügt nur Ihre Botschaft als Kommentar ein.
  2. Haben Sie eine E-Mail, die Sie an eine Aufgabe weiterleiten und deren Inhalt Sie als Kommentar einfügen möchten, senden Sie diese an wrike@wrike.com und setzen Re: [Ordnername] Aufgabentitel in die Betreffzeile 1. Erhält Wrike eine E-Mail, die Re: in der Betreffzeile enthält, sucht die Software die Aufgabe über ihren Titel und fügt Ihren Kommentar aus dem E-Mail-Text zum Activity Stream der Aufgabe hinzu. Werden im angegebenen Ordner mehrere Aufgaben mit dem gleichen Namen gefunden, erhalten Sie eine E-Mail, die Sie über diesen Konflikt informiert. Kann Wrike Ihre Aufgabe in dem von Ihnen genannten Ordner nicht finden, durchsucht sie Ihren gesamten Arbeitsbereich nach einer übereinstimmenden Aufgabe.
  3. Die andere Möglichkeit, einen Kommentar zu einer vorhandenen Aufgabe hinzuzufügen, besteht darin, eine E-Mail an die eindeutige E-Mail-Adresse 2 der Aufgabe zu senden. In diesem Fall lokalisiert Wrike die Aufgabe über ihre ID, so dass man nicht gezwungen ist, den richtigen Ordner-Pfad in der Betreffzeile einzugeben (allerdings muss der richtige Text in der Betreffzeile stehen, denn ein Kommentar kann nicht hinzugefügt werden wenn die Betreffzeile komplett leer ist).

EmailComment.png

Erweiterte Funktionen

Per E-Mail eine Aufgabe an einen Unterordner senden

Sie können eine Aufgabe per E-Mail an einen Unterordner senden, genauso wie Sie diese an einen Ordner senden würden. Sind mehrere Unterordner mit dem gleichen Namen vorhanden, geben Sie den Ordnerpfad an, um die Aufgabe an dem richtigen Ort zu platzieren. Einen Ordnerpfad erstellen Sie ganz einfach, indem Sie alle Überordner getrennt durch Schrägstriche auflisten und die gesamte Liste in eckige Klammern setzen.

EmailSubfolder.png

Per E-Mail eine Aufgabe an mehrere Ordner senden

Hierzu listen Sie, getrennt durch Kommas, die Namen aller Ordner auf, in die Sie die Aufgabe einfügen möchten, und setzen die Ordnerliste in Klammern. Sofern Sie keinen Status angeben, wird der Arbeitsablauf der Aufgabe dem Ersten in der Liste angegebenen Ordner entnommen.

SeveralFolders.png

Erstellen einer Meilenstein-Aufgabe

Sie geben nicht das Startdatum, sondern nur das Fälligkeitsdatum an: [MM/TT].

Per E-Mail einen Kollegen in einem Kommentar kennzeichnen

In den meisten Fällen ist @erwähnen nicht möglich, wenn Sie per E-Mail einen Kommentar an Wrike senden. Aber wenn jemand Sie @erwähnt und Sie per E-Mail antworten, dann wird Ihre Antwort in Wrike als Kommentar veröffentlicht und die Person, die Sie @erwähnt, wird automatisch auch in Ihrem Kommentar @erwähnt.

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