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Vorlagen

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Überblick

Statt immer wieder ähnliche Aufgaben, Ordner oder Projekte einzurichten, erstellen Sie Vorlagen und verwenden Sie dann diese Vorlagen, um schnell mit Ihrem nächsten Projekt beginnen zu können.

Wrike Tipp! Wenn Sie ein Business-Abonnement oder höher haben, können Sie auch mal  Blueprints ausprobieren, um Ihre Vorlagen zu verwalten und die Arbeit zu planen. 

Eine Ordner- oder Projektvorlage erstellen

  1. Einen neuen Ordner mit dem Namen „Vorlagen“ erstellen.
  2. Im Ordner “Vorlagen”, erstellen Sie einen neuen Ordner oder ein neues Projekt. Da dies Ihre Vorlage werden wird, empfehlen wir einen beschreibenden Namen. Zum Beispiel: Fakturierungsplan-Vorlage.
  3. Fügen Sie alle relevanten Aufgaben und Teilaufgaben hinzu, von denen Sie wissen, dass diese für den Abschluss des Projekts erforderlich sein werden. Wenn Sie mit diesem Schritt fertig sind, sollte Ihr Projekt für jeden erforderlichen Schritt Aufgaben enthalten.
  4. Fügen Sie Ihren Aufgaben und Teilaufgaben Daten hinzu. Tragen Sie Daten für so viele Aufgabenattribute wie möglich ein (z.B. Dauer, Verantwortliche, Beschreibungen und Anhänge). Benutzen Sie Aufgabenbeschreibungen, mit denen jemand, der die Aufgabe zum ersten Mal liest, weiß, was zu tun ist.

Ihre Vorlage ist benutzbar, sobald alle Informationen hinzugefügt wurden.

Schauen Sie sich auch unseren Blog-Beitrag zum Thema Vorlagen an; er enthält weitere Tipps zum Erstellen von Vorlagen und wie man ein Projekt mit einer Vorlage startet. 

Eine Ordner- oder Projektvorlage benutzen

  1. Im linken Navigationsbereich des Workspaces klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten.
  2. Wählen Sie "Duplizieren" aus dem Dropdown-Menü, das angezeigt wird.
  3. Verwenden Sie das Duplizieren-Fenster, um das, was Sie von der Vorlage haben möchten, zu duplizieren. Benennen Sie den neuen Ordner um und geben Sie ihm einen passenden Titel*.

Arbeiten Sie nun an Ihrem Projekt und benutzen Sie dazu den neu erstellten Ordner oder das neu erstellte Projekt.

*Sie können den Ordner auch noch später verschieben, indem Sie ihn an die gewünschte Position im Ordnerbaum ziehen. 

Eine Aufgabenvorlage erstellen

  1. Einen neuen Ordner erstellen mit dem Namen “Aufgaben-Vorlagen” (oder erstellen Sie einen Unterordner für Aufgaben innerhalb Ihres Vorlagen-Ordners).
  2. Eine neue Aufgabe zum Ordner Aufgaben-Vorlagen hinzufügen. Da diese Aufgabe Ihre Vorlage werden wird, empfehlen wir einen beschreibenden Namen. Zum Beispiel: Wöchentliche Sitzung Vorlage.
  3. Fügen Sie der Aufgabe alle relevanten Details hinzu. Geben Sie alle Informationen ein, die nützlich sein könnten, wenn Sie die Vorlage verwenden. Beispielsweise können Sie der Aufgabenbeschreibung Text hinzufügen, Verantwortliche zuweisen, Start- und Enddatum setzen, und mehr.

Ihre Vorlage ist benutzbar, sobald alle Informationen hinzugefügt wurden. Um eine Vorlage zu verwenden, einfach duplizieren, umbenennen und an den gewünschten Ort verschieben.

Erweiterte Tipps

Empfohlene Aufgaben-Status Einstellungen

Ändern Sie den Status der Aufgaben der Vorlage auf „Zurückgestellt“. Zurückgestellte Aufgaben erscheinen nicht im Abschnitt "überfällig" der To-Do E-Mails oder in den Dashboard-Widgets für überfällige Aufgaben. Dadurch werden die Nutzer nicht durch Vorlagen-Aufgaben in ihren To-Do-Listen gestört. Beim Duplizieren einer Ordner-Vorlage werden die Status aller kopierten Aufgaben automatisch auf aktiv geschaltet.

Massenbearbeitung

Mit der Massenbearbeitung können Sie schnell den Status mehrerer Aufgaben gleichzeitig ändern.

Vorlagen mit Excel erstellen

Vorlagen können auch in Verbindung mit Excel verwendet werden. Exportieren Sie eine Ordner-Vorlage nach Excel und importieren Sie sie dann später (in einen neuen Ordner) und starten Sie Ihr Projekt ganz bequem. Eine Projekt-Vorlage kann als Beispiel hier heruntergeladen werden.  

MS Project

Bequem Vorlagen von Microsoft zu Wrike importieren.

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