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Anfrageformulare in Wrike

Kurzfassung:

In Wrike ermöglichen Anfrageformulare Admins, benutzerdefinierte Erfassungsformulare zu erstellen, über die Nutzer oder externe Einreichende Anfragen senden können. Sie können sie auf Konto- oder Space-Ebene erstellen, auswählen, was erstellt werden soll (Aufgabe, Projekt, Benutzerdefinierter Element-Typ oder Blueprint), und mehrere Formulare gleichzeitig verwalten. Nur Admins, Space-Admins und Kontoinhaber können Formulare bearbeiten oder löschen. Wrike stellt außerdem Daten zur Verfügung, um Einreichungen und Aktivitäten nachzuverfolgen, sodass Teams eingehende Arbeit organisieren und verwalten können.

Tabelle 1. Verfügbarkeit - Legacy-Pläne

Free

Professional

Business

Enterprise

Verfügbarkeit: Legacy Business, Legacy Enterprise.; Nichtverfügbarkeit: Legacy Free, Legacy Professional.;

Tabelle 2. Verfügbarkeit

Free

Team

Business

Enterprise

Pinnacle

Verfügbarkeit: Business, Enterprise, Pinnacle. ; Nichtverfügbarkeit: Free, Team;

Übersicht

In Wrike bestehen Anfragen aus zwei Teilen: dem Anfrageformular-Editor, mit dem Administratoren Anfrageformulare erstellen und verwalten, sowie Einreichungsformulare, mit dem alle Nutzer und, optional, nicht-Wrike-Nutzer Anfragen einreichen können.

Wenn Sie eine Anfrage senden, wird Wrike automatisch:

  • Erstellt eine Aufgabe, ein Projekt, einen benutzerdefinierten Element-Typ oder einen Blueprint. Administratoren geben beim Einrichten des Formulars an, welcher Elementtyp erstellt werden soll.

  • Füllt die Aufgabe oder das Projekt mit Informationen aus den Feldern des Anfrageformulars.

  • Fügt die Aufgabe oder das Projekt an einem Ort hinzu.

  • Weist die Aufgabe den vorgesehenen Nutzern zu oder fügt einen Verantwortlichen zum Projekt hinzu (falls vom Anfrage-Ersteller vorgegeben).

  • Einen Freigabeprozess starten (sofern vom Anfrage-Ersteller vorgegeben).

Anfrageformulare in Wrike existieren auf zwei Ebenen:

Anfrageformulare auf Konto-Ebene:

Kontobesitzer und Administratoren mit der erforderlichen Berechtigung können Anfrageformulare auf Konto-Ebene erstellen. In den Editionen Standard und Pinnacle können Administratoren festlegen, wer die Berechtigung hat, diese Formulare zu erstellen. Externe Benutzer, Gastbenutzer, Beitragende und Betrachter können keine Anfrageformulare auf Konto-Ebene erstellen.

Kontoinhaber und Administratoren können alle Formulare an einem zentralen Ort unter Kontoeinstellungen verwalten, indem sie eine tabellenbasierte Schnittstelle verwenden. Diese zentrale Ansicht ermöglicht es Ihnen:

  • Durchsuchen Sie alle Formulare in einer sortierbaren und filterbaren Tabelle.

  • Suche nach bestimmten Formularen nach Namen.

  • Gruppieren und organisieren Sie Formulare nach Kriterien wie Status oder Beschreibung.

  • Passen Sie die Ansicht an, indem Sie auswählen, welche Felder und Attribute angezeigt werden.

RequestForms_Account-level.png

Anfrageformulare auf Space-Ebene:

Erstellen Sie Anfrageformulare auf Space-Ebene, um Anfragen an die Arbeitsabläufe Ihres Teams oder Ihrer Abteilung anzupassen. Nur Space-Administratoren können diese Formulare verwalten und über die Formulareinstellungen steuern, wer Anfragen einreichen kann und wohin die Antworten gehen. Eigentümer und Space-Administratoren können ein Space-Ebenen-Formular bei Bedarf auch für das gesamte Konto sichtbar machen.

Space-Administratoren können alle Space-Ebenen Anfrageformulare einfach über den Anfrageformulare-Tab in den Space-Einstellungen verwalten. Diese zentrale Ansicht ermöglicht es Ihnen:

  • Durchsuchen Sie alle Formulare in einer sortierbaren und filterbaren Tabelle.

  • Suche nach bestimmten Formularen nach Namen.

  • Gruppieren und organisieren Sie Formulare nach Kriterien wie Status oder Beschreibung.

  • Passen Sie die Ansicht an, indem Sie auswählen, welche Felder und Attribute angezeigt werden.

Sie können steuern, wer Anfragen einreichen darf, indem Sie in den Formulareinstellungen die Option Formular ist sichtbar für anpassen. Damit können Sie das Formular bestimmten Nutzern oder Gruppen oder allen Personen im Konto verfügbar machen und so sicherstellen, dass die richtigen Informationen von den richtigen Personen gesammelt werden.

RequestForms_Space.png

Tipp

Sie können alle auf Space- oder Konto-Ebene erstellten Anfrageformulare in eine Excel-Datei exportieren. Klicken Sie einfach auf das Drei-Punkte-Menü in der Symbolleiste und wählen Sie Diese Tabelle nach Excel exportieren.

RequestForms_Export.png

Die Datei wird automatisch auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Arten von Fragen, die gestellt werden können

Folgende Fragetypen können Sie Ihrer Anfrage hinzufügen:

  • Einzeiliger Text: einzeiliges Antwort-Feld.

  • Absatz: mehrzeiliges Antwort-Feld.

  • Einzelne Antwort: Dropdown-Liste, Nutzer können eine Option aus der Liste wählen.

  • Mehrere Antworten: Checkliste, Nutzer können eine oder mehrere Optionen aus der Liste wählen.

  • Datum: Kalenderauswahl, Nutzer können ein Datum wählen.

  • Anhang: Nutzer können einen Anhang hochladen.

  • Wichtigkeit: Nutzer können die Wichtigkeit einer Aufgabe bestimmen. (Nur für Aufgaben-Anfrageformulare verfügbar).

  • Zuständige Person: Nutzer können eine Option aus der Liste aller aktiven Kontobenutzer wählen.

  • Nummer: Ermöglicht es Nutzern, numerische Daten als Antwort einzugeben.

    Note

    Bei externen Anfrageformularen können keine Nutzerfragen hinzugefügt werden. Wenn Sie ein Formular mit solchen Fragen extern machen, werden alle Nutzerfragen automatisch entfernt.

Zusätzlich zu den Fragen kann man im Anfrageformular auch Abschnittsüberschriften hinzufügen, um das Formular zu strukturieren.

Massenaktionen in Anfrageformularen

Sie können mehrere Anfrageformulare gleichzeitig verwalten, indem Sie in der Verwaltungstabelle für Anfrageformulare Massenaktionen verwenden.

Space-Niveau

  1. Öffnen Sie den Space, in dem Sie Anfrageformulare verwalten möchten.

  2. Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol neben der Registerkarte Space-Übersicht, um die Space-Einstellungen zu öffnen, und wählen Sie anschließend im Menü Anfrageformulare.

    Goto_Space_settings_Mass_actions_in_RF.gif

  3. Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Anfrageformular im Menü „Anfrageformulare“.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Anfrageformular, das Sie auswählen möchten.

    • Verwenden Sie Alle auswählen, um alle Anfrageformulare auf einmal auszuwählen.

    • Klicken Sie auf Alle abwählen, um alle Auswahlmarkierungen zu entfernen.

    Mass_actions_in_RF_select_unselect.gif

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status, um den Status der ausgewählten Anfrageformulare zu ändern.

    • Sie können die Formulare aktivieren oder deaktivieren.

      Screen_Recording_2025-11-06_at_1_59_54_PM.gif

    Wichtig

    Wenn ein Formular deaktiviert ist, können andere Nutzer nicht darauf zugreifen oder darüber Anfragen einreichen.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen, um die ausgewählten Anfrageformulare zu entfernen.

    Mass_actions_in_RF.gif

Lesen Sie die Warnmeldung im Dialogfeld und bestätigen Sie anschließend, ob Sie fortfahren möchten.

Konto-Ebene

Hinweis

Nur Admins und Kontoinhaber können auf Konto-Ebene Anfrageformulare löschen oder bearbeiten.

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der linken oberen Ecke.

  2. Wählen Sie „Einstellungen“ und dann unter „Kontoverwaltung“ Anfrageformulare.

    RF_Goto_account_settings_Mass_actions_.gif

  3. Bewegen Sie im Menü den Mauszeiger über jedes Anfrageformular.

  4. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Anfrageformularen, die Sie auswählen möchten.

    • Verwenden Sie Alle auswählen, um alle Anfrageformulare auf einmal auszuwählen.

    • Klicken Sie auf Alle abwählen, um alle Auswahlmarkierungen zu entfernen.

    Mass_actions_in_RF_select_unselect_account.gif

  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Status, um den Status der ausgewählten Anfrageformulare zu ändern.

    • Sie können die Formulare aktivieren oder deaktivieren.

      Screen_Recording_2025-11-06_at_2_06_28_PM.gif

      Wichtig

      Wenn ein Formular deaktiviert ist, können andere Nutzer nicht darauf zugreifen oder darüber Anfragen einreichen.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen, um die ausgewählten Anfrageformulare zu entfernen.

    Mass_actions_in_RF_DELETE_ACCOUNT.gif

Lesen Sie die Warnmeldung im Dialogfeld und bestätigen Sie anschließend, ob Sie fortfahren möchten.

Tipp

  • Um alle Anfrageformulare auf einmal auszuwählen, können Sie auch das Kontrollkästchen oben in der Seriennummer-Spalte anklicken.

    Mass_select_all_RF.gif

  • Sie können bis zu 100 Formulare gleichzeitig löschen. Es ist nicht möglich, mehr als 100 Formulare auf einmal zu löschen.

Datenpunkte

Anfrageformulare in Wrike helfen Ihnen, eingehende Arbeit zu erfassen und zu organisieren. Jedes Anfrageformular enthält eine Reihe von Datenpunkten, die wichtige Details zu Einreichungen, Aktivitäten und Sichtbarkeit liefern. Wenn Sie diese Datenpunkte verstehen, können Sie Anfragen leichter verfolgen, Arbeitsabläufe verwalten und Informationen mit Ihrem Team teilen.

Sie können diese Spalten ein- oder ausblenden, indem Sie den Kippschalter unter der Option Felder aktivieren bzw. deaktivieren.

Requestforms_fieldsoption.png

Die Datenpunkte sind:

  • Status: Zeigt an, ob das Anfrageformular aktiv oder inaktiv ist.

  • Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Anfrageformular erstellt wurde.

  • Beschreibung: Ein von Nutzern hinzugefügtes Feld, in dem Sie eigene Details oder eine Zusammenfassung des Arbeitsablaufs eingeben können.

  • Autor: Der Nutzer, der das Anfrageformular erstellt hat.

  • Zugehörig zu: Gibt an, mit welchem Space das Anfrageformular verknüpft ist.

  • Sichtbar für: Listet die Nutzer oder Gruppen auf, die das Formular sehen und absenden können.

  • Öffentlich geteilt: Zeigt an, ob das Formular über einen öffentlichen Link für externe Einreichungen verfügt.

  • Speichert in: Legt fest, wo eingereichte Anfragen gespeichert werden (z. B. in einem Ordner, Projekt oder Space).

  • Erstellt: Zeigt, was beim Absenden des Formulars erstellt wird (z. B. Aufgabe, Projekt oder Benutzerdefinierter Element-Typ).

  • Zuletzt bearbeitet von: Der Nutzer, der das Anfrageformular zuletzt aktualisiert hat.

  • Zuletzt bearbeitet am: Das Datum, an dem das Anfrageformular zuletzt geändert wurde.

  • Insgesamt eingereicht: Die Gesamtanzahl der Einsendungen dieses Formulars.

  • Diesen Monat eingereicht: Wie oft das Formular im aktuellen Monat eingereicht wurde.

  • Zuletzt eingereicht von: Der Nutzer, der das Formular zuletzt eingereicht hat.

  • Zuletzt eingereicht am: Das Datum der letzten Einreichung.

Hinweis

Für bestehende Accounts sind rückwirkende Daten ab 2024 verfügbar.

Anwendungsfälle

Für Prozessverantwortliche helfen Anfragen, den Eingangs-Arbeitsablauf zu vereinfachen und dem Anfragesystem eine Struktur zu geben. Für Nutzer, die Anfragen einreichen: Anfragen bringen Klarheit für den Anfrageprozess, stellen sicher, dass Anfragen der richtigen Stelle zugeordnet werden, und verringern die Gefahr, dass Anfragen verloren gehen.

Hier einige Beispiele, wie Anfrageformulare Ihrem Team helfen können:

  • Für Marketing: Erstellen Sie Anfragen für Grafik-Materialien, Blog-Beiträge oder Flyer.

  • Für IT: Anfragen für neue Hardware erstellen, Softwareprobleme melden oder Zugriff auf Firmensoftware erbitten.

  • Für Personalabteilungen: Erstellen von Anfragen für die Einrichtung des Arbeitsplatzes neuer Mitarbeiter, neue Stellenangebote oder Kandidaten-Empfehlungen.

  • Für Entwickler: Erstellen Sie Anfragen für Fehlerberichte, neue Produktfunktionen oder technische Hilfe.

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