Automatisierung in Spaces und auf Account-Ebene erstellen

Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe zu optimieren, indem auf Basis definierter Auslöser und Bedingungen automatisch Aktionen für Aufgaben und Projekte ausgeführt werden. Sie können Regeln auf Space-Ebene für teamspezifische Prozesse einrichten oder auf Account-Ebene, um Arbeitsabläufe für mehrere Teams bzw. den gesamten Account zu automatisieren.

In Wrike lässt sich die Automatisierung bequem anwenden, und zur Einrichtung von Automatisierungsregeln ist keine Programmiererfahrung erforderlich.

Die Regeln haben eine einfache „WHEN …, THEN … (WENN …, DANN …)“-Struktur. Der Regelkonstrukteur für die Automatisierung führt Sie durch den Prozess der Regelerstellung.

Wer kann Automatisierungsregeln erstellen

In Wrike gibt es zwei Arten von Automatisierungsregeln: auf Account-Ebene und auf Space-Ebene. Die Berechtigung zum Erstellen dieser Regeln hängt von Ihrer Rolle ab:

• Regeln auf Account-Ebene: Können von Account-Admins und dem Account-Inhaber erstellt werden.
• Regeln auf Space-Ebene: Können von Space-Admins erstellt werden.

Bitte beachten Sie, dass diese Berechtigung in Enterprise-Accounts vom Account-Inhaber angepasst werden kann.

So erstellen Sie eine Automatisierungsregel auf Account-Ebene

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Ihr Profilbild.
2. Wählen Sie Einstellungen.
3. Klicken Sie im linken Bereich unter dem Abschnitt Account-Management auf Automation.
4. Wenn dies Ihre erste Automatisierungsregel ist, klicken Sie auf Automatisierungsregel erstellen.
   Wenn Sie bereits Regeln eingerichtet haben, klicken Sie auf + Regel, um eine neue zu erstellen.
5. Wählen Sie einen Regeltyp, indem Sie eine der folgenden Optionen nutzen:
   1. Wählen Sie eine vorgeschlagene Regel aus der Vorlagensammlung aus.
   2. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie Empfohlen für Sie, die beliebte Vorlagen und Best Practices anderer Nutzer enthält.
   3. Klicken Sie oben rechts auf + Benutzerdefinierte Regel, um eine neue benutzerdefinierte Regel zu erstellen.
6. Im Regelkonstrukteur:
   1. Bearbeiten Sie bei Bedarf den Titel der Regel oben links. (Standardmäßig wird der Titel automatisch anhand der Namen des Auslösers und der Aktion erstellt.)
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Regel anwenden auf …“, ob die Regel für Aufgaben oder Projekte gelten soll, und wählen Sie anschließend die entsprechenden Quellorte aus.
   3. Fügen Sie im Abschnitt „Wenn Folgendes passiert …“ einen Auslöser hinzu, um die Automatisierungsregel zu starten.
   4. Fügen Sie im Abschnitt „Und wenn …“ alle optionalen Bedingungen hinzu, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgelöst wird.
   5. Fügen Sie im Abschnitt „Dann mache Folgendes …“ eine oder mehrere Aktionen hinzu, die ausgeführt werden sollen, wenn die Regel ausgelöst wird. Für jede Regel können Sie bis zu 10 Aktionen hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Erstellen.

So erstellen Sie eine Automatisierungsregel auf Space-Ebene

1. Navigieren Sie zum jeweiligen Space.
2. Klicken Sie auf das Symbol des Zahnrads, um die Einstellungen des Space zu öffnen.
3. Wählen Sie den Tab Automatisierung.
4. Wenn dies Ihre erste Automatisierungsregel ist, klicken Sie auf Automatisierungsregel erstellen.
   Wenn Sie bereits Regeln eingerichtet haben, klicken Sie auf + Regel, um eine neue zu erstellen.
5. Wählen Sie einen Regeltyp, indem Sie eine der folgenden Optionen nutzen:
   1. Wählen Sie eine vorgeschlagene Regel aus der Vorlagensammlung aus.
   2. Wählen Sie eine Regel aus der Galerie Empfohlen für Sie, die beliebte Vorlagen und Best Practices anderer Nutzer enthält.
   3. Klicken Sie oben rechts auf + Benutzerdefinierte Regel, um eine neue benutzerdefinierte Regel zu erstellen.
6. Im Regelkonstrukteur:
   1. Bearbeiten Sie bei Bedarf den Titel der Regel oben links. (Standardmäßig wird der Titel automatisch anhand der Namen des Auslösers und der Aktion erstellt.)
   2. Wählen Sie im Abschnitt „Regel anwenden auf …“ -Abschnitt aus, ob die Regel auf reguläre Aufgaben, reguläre Projekte oder bestimmte benutzerdefinierte Element-Typen auf Space- oder Account-Ebene angewendet werden soll.
   3. Wählen Sie den Ort aus, an dem die Regel angewendet wird: Wählen Sie im Dropdown Bestimmte Orte und geben Sie dann die relevanten Ordner und Projekte innerhalb des Space an, oder wählen Sie Gesamter Space. Es können bis zu 10 Speicherorte ausgewählt werden.
   4. Fügen Sie im Abschnitt „Wenn Folgendes passiert …“ einen Auslöser hinzu, um die Automatisierungsregel zu starten.
   5. Fügen Sie im Abschnitt „Und wenn …“ alle optionalen Bedingungen hinzu, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgelöst wird.
   6. Fügen Sie im Abschnitt „Dann mache Folgendes …“ -Abschnitt eine oder mehrere Aktionen hinzu, die ausgeführt werden sollen, wenn die Regel ausgelöst wird. Für jede Regel können Sie bis zu 10 Aktionen hinzufügen.
7. Klicken Sie auf Erstellen.