Atribuir itens de trabalho com Agentes de IA

Resumindo 

Os agentes de IA personalizados do Wrike podem renomear e atribuir itens de trabalho automaticamente analisando o contexto e a contagem de tarefas. Você deve definir um pool claro de usuários (por nome, grupo, atributos ou carga de trabalho) e incluir regras de contingência. Os agentes não podem acessar dados de capacidade/carga de trabalho além da contagem de tarefas – use campos calculados como solução alternativa. Teste os prompts no Playground antes de colocá-los em produção.

• Panorama
• Como funciona a atribuição automática
• Requisitos de configuração
• Métodos de atribuição compatíveis
• Limitações Atuais
• Prompts de exemplo
• Melhores práticas
• Solução de problemas
• O que vem a seguir?
   

Panorama

Agentes de IA podem alterar automaticamente os nomes dos itens de trabalho e atribuí-los a usuários analisando contexto, disponibilidade e carga de trabalho. Essa ação está disponível para Agentes personalizados e ajuda sua equipe a alocar o trabalho de forma dinâmica.

Como funciona a atribuição automática

Quando você configura um agente de IA personalizado e define os detalhes, escolha a ação para atualizar o campo Responsável. O agente analisa as informações de usuário disponíveis e segue as regras definidas no seu prompt.

O agente de IA pode contar as tarefas que vê atribuídas a cada usuário, mas ele não tem acesso à visualização de carga de trabalho do Wrike, nem a dados de planejamento de capacidade ou agendamento. Para um balanceamento de carga de trabalho mais preciso, use um campo calculado que faça referência a dados de capacidade ou carga de trabalho do sistema – os agentes podem ler os valores de campos calculados.

Requisitos de configuração

Você deve especificar um pool claro de usuários para o agente de IA escolher. O agente não atribuirá tarefas a qualquer pessoa.

Formas válidas de definir o pool de usuários:

• Especifique usuários exatos pelo nome: \"Atribuir a Lisa ou Alex\"
• Combine critérios: \"Atribuir a Morgan ou Casey se a tarefa mencionar 'design' ou 'UI'. Entre eles, prefira quem tiver menos tarefas atribuídas.\"

Formas inválidas:

• \"Atribuir a um usuário aleatório\" (nenhum pool definido).
• \"Atribuir à melhor pessoa\" (nenhum pool definido).

Métodos de atribuição compatíveis

• Por nome completo ou UID do usuário.
• Por parte única do nome.
• Por atributos do perfil do usuário (departamento, cargo, fuso horário, país).
• Por pertencimento a grupo de usuários (\"atribuir a um membro do grupo Design\").
• Para os mesmos responsáveis de outra tarefa (lê os responsáveis de itens relacionados).
• Para os responsáveis da tarefa pai.
• Para \"mim\" (a pessoa que criou o agente).
• Para membros ou administradores de um grupo de usuários.
• Para usuários sem permissões específicas.
• Para o criador da tarefa.
• Para vários usuários de uma vez.
• Entre grupos diferentes.
• Por localidade, fuso horário, função de trabalho, departamento ou país.
• Pela carga de trabalho (como a pessoa menos ocupada de um grupo).
• Usando estratégias de rotação (por exemplo, um usuário diferente a cada semana).
• Com opções de contingência caso ninguém atenda aos seus critérios principais.

Limitações Atuais

• Atribuir a admins do espaço (as informações de administrador ainda não são passadas ao agente de IA).
• Atribuir com base nas funções da conta ou em permissões.
• Atribuir usando dados de carga de trabalho ou de capacidade além da contagem de tarefas. Agentes de IA podem ver assignedTaskCount por usuário, mas não podem acessar esforço, horas agendadas ou planejamento de capacidade.
  • Solução alternativa: Use um campo calculado que faça referência a dados de capacidade – os agentes podem ler valores de campos calculados.

Prompts de exemplo

Atribuição básica:

Quando uma nova tarefa for criada nesta pasta, atribua-a a Lisa ou Alex. Se a tarefa mencionar \"design\", prefira Lisa. Caso contrário, prefira Alex.

Atribuição considerando carga de trabalho:

Atribua novas tarefas ao usuário desta lista que atualmente tiver menos tarefas atribuídas: Morgan, Casey, Alex. Se houver empate entre usuários, escolha aleatoriamente.

Estratégia de rotação:

Gire a atribuição de tarefas entre os membros da equipe de Design semanalmente. Às segundas-feiras, atribua ao Usuário A; às terças, ao Usuário B e assim por diante.

Atribuição com vários critérios:

Atribua tarefas a usuários que atendam a estes critérios: membros do grupo de usuários Engineering; localizados na Europa (GMT a GMT+3); menos de 10 tarefas ativas. Se ninguém atender, atribua ao administrador do grupo de usuários Engineering.

Melhores práticas

• Defina sempre seu pool de usuários com clareza.
• Inclua lógica de contingência para casos em que ninguém atenda aos seus critérios.
• Teste seus prompts no Playground antes de entrar em produção.
• Comece com regras simples e adicione complexidade conforme necessário.
• Documente sua lógica de atribuição para referência futura.

Solução de problemas

Se o agente de IA não atribuir ninguém:

• Verifique se seu prompt define um pool de usuários.
• Certifique-se de que os usuários tenham as permissões corretas para a pasta ou projeto.

Se a pessoa errada for atribuída:

• Revise seu prompt para eliminar ambiguidades.
• Garanta que os perfis de usuário estejam atualizados.
• Teste no Playground.

Se a atribuição parecer aleatória:

• Garanta que seus critérios sejam específicos e claros.
• Lembre-se de que agentes de IA podem ocasionalmente fazer escolhas diferentes com opções semelhantes.

O Que Vem a Seguir?

• Referência de ações do agente
• Escrever Prompts Eficazes para Agentes