Filtrar opções do banco de dados em Campos Personalizados de Link para banco de dados

TL;DR

A filtragem por seleção estática limita quais registros do banco de dados aparecem em campos personalizados vinculados e formulários de solicitação. Ela ajuda os usuários a ver apenas opções relevantes, filtrando registros usando apenas condições fixas de coluna = valor, tornando a seleção mais rápida, limpa e precisa.

• Panorama
  • O que é a filtragem de opções do banco de dados
  • Como a filtragem de opções do banco de dados funciona
  • Caso de uso comum
• Como usar um filtro estático
• Configurar campos Datahub filtrados em formulários de solicitação
• Como a filtragem funciona em formulários de solicitação
• O que vem a seguir?

Panorama

A filtragem por seleção estática limita quais registros você pode escolher em um campo Link para banco de dados aplicando um filtro fixo ao banco de dados vinculado. Diferentemente da filtragem dependente, ela não muda com base na seleção de outro campo. Ela sempre mostra o mesmo conjunto predefinido de registros. Isso ajuda a reduzir opções irrelevantes, melhorar a precisão dos dados, acelerar a seleção e tornar grandes conjuntos de dados mais fáceis de usar.

O que é a filtragem de opções do banco de dados

Quando você tem um grande banco de dados conectado a um campo personalizado, os usuários podem ver opções demais ao tentar escolher um valor. A filtragem por seleção estática ajuda aplicando regras predefinidas para que apenas registros relevantes sejam exibidos. 
Ela torna a seleção mais fácil, rápida e precisa ao reduzir a desordem no seletor.

Como a filtragem de opções do banco de dados funciona

O campo está vinculado a um banco de dados, mas, em vez de mostrar todos os registros, exibe apenas aqueles que correspondem a um filtro definido.

Exemplos

• Ocultar registros arquivados
  Se o banco de dados contiver itens ativos e arquivados, o seletor poderá ser filtrado para mostrar apenas os ativos.
  Exemplo: não mostrar Disciplinas arquivadas no seletor do campo.
• Mostrar apenas registros que correspondam a um valor de campo específico

As opções disponíveis podem ser restringidas usando um filtro fixo baseado em um valor predefinido.

Exemplo: mostrar apenas Disciplinas que pertençam à categoria Humanidades.

Outros exemplos: mostrar apenas registros de um país, status ou departamento específico.

Caso de uso comum

Suponha que você tenha um banco de dados de Disciplinas vinculado a um campo personalizado:

• Sem filtragem: os usuários veem todas as disciplinas no banco de dados.
• Com filtragem por seleção estática: os usuários veem apenas as disciplinas que atendem a determinadas condições, como:
  • o status não é arquivado
  • a categoria corresponde à categoria escolhida

Como usar um filtro estático

1. Configure seus bancos de dados
   Certifique-se de que seu banco de dados esteja pronto para ser usado como fonte para um campo personalizado vinculado.
2. Adicione uma coluna \"Em uso\"
   Crie uma coluna, como Em uso, para indicar se uma disciplina está ativa ou arquivada.

3. Configure o campo personalizado
   Abra o campo personalizado Link para banco de dados 1 que você deseja editar.
4. Adicione filtros com base em colunas do banco de dados
   Aplique um ou mais filtros para controlar quais registros aparecem no seletor do campo.

5. Adicione um filtro de status
   Inclua um filtro usando a coluna e o valor desejados, por exemplo:
   Em uso = ativo 2.

   

6. Refine as opções de disciplina com filtros em camadas
   Aqui, além do filtro estático, você também pode adicionar um filtro dinâmico para Disciplinas que atualiza as opções disponíveis com base no Currículo e na Categoria de Estudo selecionados 3 . Essa filtragem em duas camadas ajuda a mostrar apenas disciplinas relevantes e específicas do contexto. Saiba como adicionar um filtro dinâmico aqui.
7. Salve o campo
   Clique em Salvar 4 para aplicar os filtros ao campo personalizado.

Configurar campos Datahub filtrados em formulários de solicitação

Quando você configura um formulário de solicitação e mapeia uma pergunta para um campo Datahub, quaisquer filtros definidos nesse campo se aplicam apenas à visualização de quem envia o formulário. No construtor/editor de formulários, os administradores do formulário ainda verão todas as opções existentes do banco de dados.

Como a filtragem funciona em Formulários de solicitação

• Um filtro estático limita a lista a registros que sempre correspondem a uma condição fixa durante o envio do formulário, como mostrar apenas opções ativas.

Exemplo

Se você definir:

• Filtro estático: Em uso = ativo

Então o usuário verá apenas disciplinas ativas.

O que vem a seguir?

• Filtragem dependente por campos de Link para banco de dados em formulários de solicitação