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Ações de automação disponíveis

Tabela 199. Disponibilidade - planos obsoletos


Visão geral

As ações de automação são uma parte essencial das regras de automação. Estamos falando das declarações “… ENTÃO …” que definem o que deve acontecer com tarefas e projetos aos quais a regra de automação se aplica uma vez que ela seja acionada. Cada regra pode ter até 10 ações.

É possível aplicar todas as ações de automação disponíveis tanto a tarefas quanto a projetos.

Ações de automação disponíveis

Alterar status da tarefa/projeto para

Descrição

Configurações adicionais obrigatórias

Observações

Mediante o acionamento da regra, essa ação altera o status de tarefas ou projetos para o status que você especifica.

P. ex., “Se …. então altere o status da tarefa para Concluído.”

Clique em Selecionar status para especificar o status que as tarefas ou projetos receberão quando a regra for acionada.

A regra será desativada se pelo menos um dos status de fluxo de trabalho for excluído da conta.

Essa ação substituirá qualquer configuração de Fluxo de trabalho fixo que você tenha definido para o fluxo de trabalho/status selecionado. Além disso, atribuições automáticas e aprovações automáticas configuradas no fluxo de trabalho selecionado serão ignoradas se o status tiver sido alterado por meio da regra de automação.

Adicionar tarefa/projeto a

Descrição

Configurações adicionais obrigatórias

Observações

Mediante o acionamento da regra, essa ação adiciona tarefas ou projetos a um ou mais locais que você especifica.

P. ex., “Se …, então adicione o projeto a Operações de marketing.”

Clique em Selecionar projeto, pasta ou espaço para especificar o local ou locais de destino.

É possível selecionar até 10 locais diferentes onde deseja adicionar os projetos ou tarefas. A regra de automação será desativada se ao menos uma dessas pastas, projetos ou espaços de destino for excluído.

Mover tarefa/projeto para

Descrição

Configurações adicionais obrigatórias

Observações

Mediante o acionamento da regra, essa ação move tarefas ou projetos para um ou mais locais que você especifica. Também é possível especificar se as tarefas/projetos devem ser removidos de todas as pastas, projetos ou espaços onde foram localizados antes que a regra seja acionada.

P. ex., “Se …, então mova o projeto para Repositório.”

Clique em Selecionar projeto, pasta ou espaço para especificar o local ou locais de destino.

Em seguida, especifique de onde as tarefas/projetos devem ser movidos. Selecione todos os projetos, pastas e espaços caso deseje remover as tarefas/projetos de todos os locais existentes e movê-los para o local de destino quando a regra for acionada.

Ou selecione projetos, pastas e espaços específicos e especifique o local ou os locais exatos de onde deseja remover as tarefas/projetos. Nesse caso, quando a regra for acionada, as tarefas/projetos serão (1) movidos para o local de destino que você especificou, (2) serão removidos de alguns dos locais anteriores também especificados por você e (3) alguns dos locais anteriores serão mantidos.

É possível selecionar até 10 locais diferentes para onde os projetos ou tarefas serão movidos e até 10 locais de onde eles serão movidos.

A regra de automação será desativada em caso de exclusão de ao menos uma pasta, projeto ou espaço de destino para o qual ou do qual as tarefas/projetos devam ser movidos.

Adicionar comentário ou menção

Descrição

Configurações adicionais obrigatórias

Observações

Mediante o acionamento da regra, essa ação adiciona um comentário a tarefas ou projetos. Além disso, é possível optar por @mencionar um usuário específico ou um grupo de usuários especial.

P. ex., “Se ..., então adicione um comentário com @aprovadores e @Melissa Silva.”

Digite o texto do seu comentário no campo Digite seu comentário.

(Opcional) Marque a caixa de seleção ao lado de uma ou mais das opções especiais de @menção:

  • Seguidores: todos os usuários que seguem as tarefas/projetos

  • Autor: um espaço reservado para o criador de tarefas/projetos

  • Aprovadores: um espaço reservado para todos os aprovadores que não tenham informado as respectivas decisões na aprovação ativa

(Opcional) Clique em Selecionar usuário ou grupo específico para @mencionar um ou mais usuários ou grupos de usuários da conta.

(Opcional) Caso sua regra de automação seja ativada pelo acionador O projeto está em risco (com base em IA), você pode optar por incluir automaticamente as informações sobre o risco do projeto no comentário. Para fazer isso, marque a caixa Incluir detalhes sobre o nível de risco abaixo do campo de comentário.

Uma prévia do comentário é exibida na seção Visualizar na parte inferior.

Quando a regra de automação for acionada e o comentário criado, o espaço reservado de @autor será substituído pelo nome do usuário que criou a tarefa ou projeto.

Os @aprovadores também serão substituídos pelos nomes dos aprovadores, se for o caso. Caso contrário, ele será adicionado ao comentário como texto sem formatação.

O espaço reservado @seguidores permanecerá inalterado e todos os usuários que seguem a tarefa ou projeto receberão a notificação.

O Bot de automação é o autor de todos os comentários criados por meio de automação.

É possível selecionar até 20 usuários ou grupos de usuários específicos para @mencionar no comentário. A regra será automaticamente desativada caso ao menos um deles seja excluído da conta.

Atribuir tarefa/projeto a

Descrição

Configurações adicionais obrigatórias

Observações

Mediante o acionamento da regra, essa ação adiciona um ou mais usuários que você especificou como responsáveis da tarefa ou proprietários do projeto. Além disso, ela também pode remover todos os responsáveis ou proprietários existentes das tarefas/projetos.

P. ex., “Se …. então atribua a tarefa a Melissa Silva.”

Clique em Selecionar usuário e selecione pelo menos uma pessoa para adicionar como responsável da tarefa ou proprietário do projeto. Clique em + para adicionar outros usuários.

(Opcional) Marque a caixa de seleção ao lado de e reatribuir de outros usuários para remover automaticamente a atribuição de tarefa de todos os responsáveis existentes ou remover todos os proprietários de projeto existentes quando a regra for acionada.

É possível selecionar até 20 responsáveis de tarefa ou proprietários de projeto por ação. A regra de automação será desativada caso ao menos um deles seja excluído da conta.

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