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承認

Wrike Proofアドオン付属のWrike for Marketers、Wrike for Marketers Enterprisee、Business以上のアカウントの全ユーザー(コラボレータを含む)は、承認を利用することができます。 2019年1月10日以降に作成されたアカウントには初期設定でその機能が搭載されています、アカウントに承認が表示されない場合は、Wrike Labsからそれを有効化できます。

3分で読めます

概要

承認は、チームの審査プロセスの整理に役立ちます。 承認を使用する場合:

  • 承認が必要な作業を常に追跡する
  • チームの作業の承認者を表示する
  • 承認待ちがプロジェクトを遅延させるかどうかを決定する
  • 承認タブおよびフォルダー/プロジェクト/タスクのストリームのタスク/プロジェクト/フォルダーに関する全決定を表示する
  • カスタムダッシュボードウィジェットを承認に基づいて作成する
  • ワークフロー状況を使用して、承認ステップの自動移行のプロセスを設定する
  • リクエストフォーム(内部および外部の両方)の送信時に承認プロセスを自動的に開始します。

さらに、承認状況、承認者として指名されたユーザー、開始日または期限などに従って、タスク、フォルダー、およびプロジェクトをフィルターできます。

重要な情報

  • 承認はタスク、フォルダー、およびプロジェクトに追加できますが、スペースには追加できません。
  • 1つのタスク、フォルダー、またはプロジェクト内で同時に複数の承認を開始することはできません。 ただし、前の承認が完了するとすぐに新規の承認を開始できます。
  • 承認は下書きには追加できません。 有効な承認を持つタスク、フォルダー、またはプロジェクトを下書きに変更した場合、その承認は作成された下書きの一部として保存されません。
  • 参加する承認に関する情報を含むEメールを受信する場合は、Eメール通知が有効になっていることを確認してください。
  • ユーザーグループを承認者として指名することはできませんが、リストビュー、テーブルビュー、ファイルビュー、ガントチャートでは、承認者として指名された特定のユーザーグループのユーザーによる承認を含むタスク/フォルダー/プロジェクトをフィルタすることができます。

タスク、フォルダー、プロジェクトに承認を追加

承認をタスク/フォルダー/プロジェクトに追加する手順:

  1. 承認を追加したいタスクをタスクビューで開きます。または、左側のナビゲーションパネルからフォルダーまたはプロジェクトを選択します。
  2. 説明フィールドの上部のパネル内にある「承認」1をクリックします。
  3. 説明フィールドの最上部の「+新規承認の開始」2ボタンをクリックします。
  4. 次に実行できること:
    • タスク/フォルダー/プロジェクトの承認者を選択3
    • 承認の期限を設定4
    • 承認に必要なことに関する説明を追加5
    • 承認にファイルを追加* 6
  5. タスク/フォルダー/プロジェクトへの承認を追加するには「承認を立ち上げ」7をクリックします。

Approvals_-_Start_Approval.png

*ファイルの承認は、Wrike for MarketersおよびWrike for Marketers Enterpriseのアカウントでご利用いただけます。 Professional以上のアカウントは、ファイルの承認をWrike Proofアドオンの一部として購入することができます。 ファイルの承認の詳細については、ファイルの承認ヘルプセンターページをご覧ください。

承認担当者の受信トレイには通知が表示されるだけでなく、Eメール通知を受信します。 新規承認に関する情報もタスク/フォルダー/プロジェクトのストリームに追加されます。 すべての承認者を削除すると、承認がキャンセルされ、決定が消去されることに注意してください。

タスク、フォルダー、またはプロジェクトを承認

承認を待っているタスク/フォルダー/プロジェクトはすべて受信トレイで見つかります。または、承認状況、開始日、期限、作成日、指定承認者に従ってタスク、フォルダー、プロジェクトをフィルターできます。

🔥Wrikeのヒント!ダッシュボードウィジェットを作成して、承認を待っているタスクやプロジェクトをすべて1箇所に表示します。

タスク/フォルダー/プロジェクトを承認する手順:

  1. 承認が必要なタスク、フォルダーまたはプロジェクトを開きます。
  2. 承認パネルを説明フィールドの最上部で見つけます。
  3. 「承認」ボタンの左側の承認者数にカーソルを合わせて、タスク/フォルダー/プロジェクトの他の承認担当者、および待機中の承認を表示します。
  4. 決定に基づいて、「承認」1または「拒否」2をクリックします。
  5. 次に、コメントフィールドが表示されるので、承認に関する詳細を追加できます。
  6. 「コメントを送信」をクリックします。 3

Task_Approvals_-_Approve_a_task.png

あなたが唯一の承認者(または最後の承認者)である場合、作業スペース上部に最終決定したバナーが表示されます。 承認パネルは説明フィールドに表示されません、あなたが送信したコメントと決定に関する情報は、タスクやプロジェクトのストリーム、および承認履歴に追加されます。

承認待ちファイルがある場合、タスク/フォルダー/プロジェクトの承認を閉じるには、最初にそのファイルに決定を設定する必要があります。

承認をワークフローに追加

アカウント管理者は、承認をカスタムワークフローに追加できます。

承認をワークフローに追加する場合:

  • 状況が変更された場合に、タスク、フォルダーまたはプロジェクトに承認を自動作成する。
  • 承認者の決定に基づいて、タスク/プロジェクトの状況の変更を事前に定義する。
  • 状況が変更され次第、ファイルを承認に追加する。

プロジェクトのカスタムワークフローは、2019年4月15日以降に作成されたアカウントで利用できることに注意してください。

承認を追加する手順:

  1. 右上隅のプロフィール画像1をクリックします。
  2. 「アカウント管理」を選択します。
  3. 「ワークフロー」2タブに進みます。
  4. 承認を追加する、または承認を新規に作成するワークフローを選択します。
  5. 承認を追加したい状況をクリックします。
  6. 「承認を追加」をクリックします。 3
  7. 次に実行する作業:
    • 選択した状況におけるタスク/プロジェクトの承認者を選択します4。 タスク/プロジェクトの状況が選択したものに変更されると、承認が自動作成され、承認者が選定されます。
    • 状況の変更時に、タスクの作成者をタスク承認者として指名します。
    • 作成された承認の期限を設定します。 ここでは承認プロセスを完了する日数を入力できます。 状況が変更された日と同じ日にタスク/プロジェクトを承認する必要がある場合は、このフィールドに 0日と入力します。
    • タスク/プロジェクトが承認された場合、状況の自動変更を設定します。6
  8. ファイルの承認を含むアカウントでは、状況の変化に伴って承認が必要になるファイルも追加することができます。5 次の3オプションがあります:
    • 全ファイルを自動追加。 タスク/プロジェクトからの全添付ファイルが承認に追加されます。
    • 前の承認からファイルを追加。 前の承認からのファイルが新規に追加され、状況が変更され次第立ち上がります。
    • ファイルの選択が必要。 状況の変更後には、承認するファイルの選択が求められます。
  9. 状況ウィンドウを閉じます。
  10. 右上隅の「保存」7をクリックします。

Approvals_-_Add_approval_to_workflow.png

状況が変更されると、承認プロセスが自動的に立ち上がり、承認者全員が受信トレイでその通知を受信します。 承認プロセスが完了すると、承認パネルは非表示になります、新規記録が承認履歴、タスクやプロジェクトのストリームに追加され、状況は自動的に変更されます(上記ステップ7で設定されている場合)。 注:指名されたすべての承認者が決定した後でのみ、状況が変更されます。

ファイルの選択が必要な状態で状況の変更時に承認を開始するように選択した場合、タスクビュー以外のビューで状況を変更すると、承認下書きのみが作成され、始動しないことに注意してください。 承認を開始したユーザーと承認担当者は、ファイルを承認に追加する必要があることを示す通知を受信トレイで受信します。

リクエストフォームの承認

アカウント管理者とスペース管理者は、リクエストフォームに承認を追加できます。

リクエストフォームに承認を追加する手順:

  1. 編集するリクエストフォームを開くか、新規リクエストフォームの作成を開始します。
  2. 次に、右側のパネルで、「承認を作成」下の「承認を追加」をクリックします。
  3. その後、次を実行できます:
    • 作成中のタスクまたはプロジェクトに承認者を追加します。 承認者を選択しない場合、承認下書きのみが作成されることに注意してください。 下書きから手動で承認を作成する必要があります。
    • 承認期限を設定します。
    • 承認者の決定に応じて、タスク/プロジェクトの状況を選択して変更します。
    • 承認の説明を追加します。
    • リクエストフォームを使用して、タスク/プロジェクトに添付されたファイルを承認に自動的に追加します。
  4. 「保存」または(新しいフォームを作成する場合は)「発行」をクリックします。

リクエストフォームに条件付き承認を追加できます。 この方法では、特定の回答が選択された場合にのみ承認が作成されます。

条件が異なる承認と条件付き承認の両方を追加すると、リクエストフォームで(条件付き承認と一般承認の両方から)承認者として指名されたすべてのユーザーが、タスクまたはプロジェクトの承認者として追加されます。

完了した承認の詳細を表示

承認に関する全情報はタスク/フォルダー/プロジェクトのストリームに保持されますが、タスク、フォルダーまたはプロジェクトに関して選択した決定に戻って、その他の詳細を1箇所で確認することもできます。 その手順:

  1. 説明フィールド上部のパネルの「承認」(または「承認済」) ボタンをクリックします。
  2. 詳細を表示したい承認を選択します。
  3. 「詳細を表示」ボタンをクリックします。
  4. 開くポップアップには次が表示されます:
    • 承認プロセスを開始した人、およびその時期
    • 承認の承認者または拒否者
    • 決定に関して残されたコメント
    • 承認にファイルが追加された場合、ファイルタブに切り替えて詳細とコメントを表示できます
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