Wrikeのリクエストフォーム
Wrike のリクエストフォームを使用すると、管理者はユーザーや外部の送信者がリクエストを送信するためのカスタム入力フォームを作成できます。 アカウントまたはスペースレベルで作成し、既存のタスク型またはプロジェクト型のカスタム項目タイプに基づいて、タスク、プロジェクト、またはアイテムのどれを作成するかを選択し、複数のフォームを同時に管理できます。 フォームを編集または削除できるのは、管理者、スペース管理者、およびアカウントオーナーのみです。 Wrike では、送信内容とアクティビティを追跡するためのデータも提供され、チームは受信した作業を整理・管理できます。
| 利用可能：レガシー Business、レガシー Enterprise。利用不可：レガシー Free、レガシー Professional。 |
Wrikeのリクエストは2つの部分で構成されています。管理者がリクエストフォームの作成および管理に使用するリクエストフォーム作成機能と、すべてのユーザーとWrike以外のユーザー（オプション）がリクエストを送信できる送信フォームです。
リクエストを送信すると、Wrikeが自動的に次の処理を行います：
- タスク、プロジェクト、カスタム項目タイプ、またはブループリントを作成します。 管理者がフォームの設定時に作成すべき項目タイプを指定します。
- リクエストフォームフィールドからタスクまたはプロジェクトに情報を入力します。
- タスクまたはプロジェクトを場所に追加します。
- タスクを指定ユーザーに割り当てるか、オーナーをプロジェクトに追加します（リクエストの作成者により指定された場合）。
- 承認プロセスを開始します（リクエスト作成者が指定した場合）。
Wrikeのリクエストフォームは2つのレベルにあります：
アカウントレベルのリクエストフォーム:
必要な権限を持つアカウントオーナーおよび管理者は、アカウントレベルのリクエストフォームを作成できます。 Standard と Pinnacle では、管理者はこれらのフォームを作成する権限を誰に付与するかカスタマイズできます。 外部ユーザー、コラボレーター、貢献者、および閲覧者はアカウントレベルのリクエストフォームを作成できません。
アカウントオーナーと管理者は、アカウント設定内の 1 か所でテーブルベースのインターフェースを使用して、すべてのフォームを管理できます。 この集中ビューを使用すると、
- 全てのフォームを並べ替え、フィルター可能なテーブルでブラウズ。
- 名前で特定のフォームを検索します。
- ステータスや説明などの基準でフォームをグループ化して整理します。
- ビューをカスタマイズして、表示するフィールドと属性を選択します。
注
- フォームがあなたと共有されていません。
- このスペースレベルのリクエストフォームが配置されているスペースへのアクセス権がありません。
- フォームはロック済みのスペースに属しています。
スペースレベルのリクエストフォーム：
チームや部門のワークフローに合わせてスペースレベルのリクエストフォームを作成します。 これらのフォームを管理できるのはスペース管理者のみであり、フォームの設定を通じて、誰がリクエストを送信できるかや回答の送信先を制御できます。 必要に応じて、オーナーとスペース管理者はスペースレベルのフォームをアカウント全体に公開することもできます。
スペース管理者は、スペースの設定内の「Request forms」タブで、すべてのスペースレベルのフォームを管理できます。 この集中ビューを使用すると、
- 全てのフォームを並べ替え、フィルター可能なテーブルでブラウズ。
- 名前で特定のフォームを検索します。
- ステータスや説明などの基準でフォームをグループ化して整理します。
- ビューをカスタマイズして、表示するフィールドと属性を選択します。
Form is visible to オプションをフォーム設定で調整することで、誰がリクエストを送信できるかを制御できます。 これにより、特定のユーザーやグループ、あるいはアカウント内の全員にフォームを公開でき、適切な情報を適切な人から収集できます。
ヒント
スペースまたはアカウントレベルで作成されたすべてのリクエストフォームを Excel ファイルにエクスポートできます。 3ドット メニューをツールバーでクリックし、このテーブルを Excel にエクスポート を選択します。
ファイルは自動的にデバイスにダウンロードされます。
リクエストには次のようなタイプの質問を追加できます：
- 1行テキスト：１行の回答フィールド。
- パラグラフ：複数行の回答フィールド。
- 単一回答：ドロップダウンリスト。ユーザーはリストから1つのオプションを選択できます。
- 複数回答：チェックリスト。ユーザーはリストから1つまたは複数のオプションを選択できます。
- 日付：カレンダー選択。ユーザーは日付を選択します。
- 添付ファイル：ユーザーは添付ファイルをアップロードできます。
- 重要度：ユーザーはタスクの重要度を設定できます。 （タスクリクエストフォームでのみ利用可能）。
- 担当者：すべての有効なアカウントユーザーのリストから選択できます。
-
数値：ユーザーは数値データを回答として入力できます。
注
ユーザーの質問は外部リクエストフォームに追加できません。 このような質問を含む外部用のフォームを作成すると、ユーザーの質問はすべて自動的に削除されます。
質問に加えて、セクションヘッダーをリクエストフォームに追加してフォームを構造化することができます。
リクエストフォーム管理テーブルで一括操作を使用して、複数のリクエストフォームを同時に管理できます。
スペースレベル
- リクエストフォームを管理したいスペースを開きます。
-
Space overview タブの横にある歯車アイコンをクリックしてスペース設定を開き、メニューから リクエストフォーム を選択します。
- リクエストフォームメニューでリクエストフォームにカーソルを合わせます。
-
選択したい各リクエストフォームの横にあるチェックボックスを選択します。
- すべて選択 を使用して、すべてのリクエストフォームを一度に選択します。
- すべての選択を解除するには、すべて選択解除をクリックします。
-
選択したリクエストフォームのステータスを変更するには、ステータス ボタンをクリックします。
-
フォームをアクティブ化または非アクティブ化できます。
重要
フォームが非アクティブ化されると、他のユーザーはそのフォームにアクセスしたりリクエストを送信したりできなくなります。
-
-
ツールバーの 削除 ボタンをクリックして、選択したリクエストフォームを削除します。
ダイアログボックスの警告メッセージを確認し、続行する場合は確定します。
アカウントレベル
補足事項
アカウントレベルでリクエストフォームを削除または変更できるのは、管理者 と アカウント所有者 のみです。
- 左上隅のプロフィール画像をクリックします。
-
「設定」を選択し、アカウント管理の下で リクエストフォーム を選択します。
- メニューで各リクエストフォームにカーソルを合わせます。
-
選択したいリクエストフォームの横にあるチェックボックスをオンにします。
- すべて選択 を使用して、すべてのリクエストフォームを一度に選択します。
- すべての選択を解除するには、すべて選択解除をクリックします。
-
選択したリクエストフォームのステータスを変更するには、ステータス ボタンをクリックします。
-
フォームをアクティブ化または非アクティブ化できます。
重要
フォームが非アクティブ化されると、他のユーザーはそのフォームにアクセスしたりリクエストを送信したりできなくなります。
-
-
ツールバーの 削除 ボタンをクリックして、選択したリクエストフォームを削除します。
ダイアログボックスの警告メッセージを確認し、続行する場合は確定します。
ヒント
-
すべてのリクエストフォームを一度に選択するには、シリアル番号列の最上部にあるチェックボックスをクリックすることもできます。
- 一度に最大100件のフォームを削除できます。 一度に100件を超えるフォームを削除することはできません。
Wrike のリクエストフォームは、受信した作業を取り込み整理するのに役立ちます。 各リクエストフォームには、送信状況、アクティビティ、可視性に関する重要な詳細を示すデータポイントが含まれています。 これらのデータポイントを理解することで、リクエストの追跡やワークフローの管理、チームとの情報共有を容易に行えます。
これらの列は、フィールド オプションの下にあるトグルボタンをオン/オフにすることで表示・非表示を切り替えられます。
データポイントは次のとおりです。
- ステータス：リクエストフォームがアクティブか非アクティブかを表示します。
- 作成日：リクエストフォームが作成された日付です。
- 説明：ワークフローの詳細や概要を入力できるユーザー追加フィールドです。
- 作成者：リクエストフォームを作成したユーザー。
- 所属：リクエストフォームが関連付けられているスペースを示します。
- 表示対象：フォームを閲覧および送信できるユーザーまたはグループを一覧表示します。
- 公開共有：外部提出用の公開リンクがあるかどうかを表示します。
- 保存先: 送信されたリクエストが保存される場所を指定します（例：フォルダー、プロジェクト、スペース）。
- 作成内容: フォーム送信時に何が作成されるかを示します（例：タスク、プロジェクト、または カスタム項目タイプ）。
- 最終編集者: リクエストフォームを最後に更新したユーザーです。
- 最終編集日: リクエストフォームが最後に変更された日付です。
- 総送信数: フォームが送信された合計回数です。
- 今月の送信数: 当月にフォームが送信された回数です。
- 最終送信者: フォームを最後に送信したユーザーです。
注
このフィールドに Wrike Bot が表示されている場合、フォームは外部リンクから最後に送信されたことを示します。
- 最終提出日: 最新の提出日。
注
既存のアカウントでは、2024年から過去のデータが利用可能です。
プロセスオーナーにとって、リクエストは受け入れワークフローを簡素化し、リクエストシステムを構造化します。 リクエストを送信するユーザーの場合、リクエストによりリクエストプロセスが明確になり、リクエストが確実に適切な場所に追加されて失われる可能性を軽減できます。
ここでは、チームにとって役立つリクエストの使用事例をいくつかご紹介します。
- マーケティング向け: クリエイティブな資料、ブログ投稿、またはワンページ資料のリクエストを作成します。
- IT向け: 新しいハードウェアのリクエスト、ソフトウェアの問題の報告、または会社のソフトウェアへのアクセス権のリクエストを作成します。
- 人事向け: 新入社員のデスク準備、新規求人、または候補者紹介のリクエストを作成します。
- 開発者向け: バグ報告、新機能のリクエスト、または技術サポートを求めるリクエストを作成します。