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リクエストフォームの作成

テーブル 5. 利用可能 - 従来のプラン


概要

スペース管理者は、自分のスペースでリクエストフォームを作成できます。 アカウント管理者およびオーナーは、アカウントレベルのリクエストフォームを作成できます。 Enterpriseアカウントでは、アカウント管理者のこの権限を無効化することができます。

リクエストフォームを作成すると、任意のユーザーまたは(オプションで)Wrike以外のユーザーによって送信することができます。

リクエストフォーム作成機能へのアクセス

スペース管理者の場合

スペース管理者は、自分が管理しているスペースにしかリクエストフォームを作成できません。

  1. リクエストフォームを作成するスペースに移動します。

  2. スペース名の下にあるギアアイコンをクリックして、スペース設定を開きます。

  3. リクエストフォームタブを選択します。

  4. スペースの最初のリクエストフォームの場合はリクエストフォームを作成をクリック、スペースにすでにフォームが含まれている場合は+新規フォームをクリックします。

space_create.gif

アカウント管理者の場合

  1. プロフィール画像 1 をクリックします。

  2. ドロップダウンメニューから設定 2 を選択します。

    profile.png
  3. サイドバーのリクエストフォーム 3 セクションをクリックします。

    section.png

または、作業スペースの右上隅にある+をクリックし、ドロップダウンメニューからリクエストオプションを選択し、フォームの管理オプションをクリックしてリクエストフォームにアクセスすることもできます。

リクエストフォームの設定

Create_panel.png

リクエストフォーム作成機能にアクセスすると、いくつかの情報が必要になります。

  1. リクエストフォームの名前を入力します 1

  2. (オプション)ユーザーがフォームの目的と送信するタイミングを理解できるように、フォームに説明を入力します 2

  3. 左側のパネルに移動して以下を指定します。

    • 応答の設定:

      • フォームで新規タスクまたはプロジェクトを作成するか、カスタム項目タイプブループリント、既存の項目から作成するかを選択します 3

        補足事項

        既存の項目から作成するには、このドロップダウンで...からタスクを作成または ...からプロジェクトを作成を選択し、ポップアップで該当するタブを選択して、該当するオプションをクリックします。

      • (オプション)フォームの送信後に作成されるタスクまたはフォルダーのステータスを選択します 4

      • フォーム設定でステータスが明示的に設定されていない場合は、次のような状況が考えられます。

        • フォームでブループリントなどのテンプレートや既存のタスクから項目を作成する場合、作成された項目は、保存先のデフォルトのワークフローに関係なく、元の項目のステータスを保持します。

        • フォームでカスタム項目タイプから項目を作成する場合、項目は、保存先のデフォルトのワークフローに関係なく、カスタム項目タイプ設定で指定されたワークフローの最初の有効ステータスとして作成されます。

        • フォームで項目を最初から作成する場合、保存先のデフォルトのワークフローが反映されます。

      • (オプション)フォームを使用して作成された項目を配置するフォルダー、プロジェクト、スペースを選択します 5

        補足事項

        このステップで何も選択しない場合、フォーム送信により作成された項目は共有されたアイテムフォルダーに配置されます。

      • (オプション)作成したタスクまたはプロジェクトを割り当てるユーザーを選択します 6

      • (オプション)リクエストフォームから作成する承認を設定します 7

      • (オプション)スケジュールを変更します 8

        この機能を使用すると、リクエストフォーム内のスケジュールを簡単に調整できます。 特定のタスクの開始日または終了日に基づいてスケジュールを変更できます。特定のタスクは、必ずしもプロジェクト内で最も早い/最も遅いタスク(タスク内のサブタスク)であるとは限りません。

      • (オプション)接頭辞を追加します 9

        タスク/プロジェクトを...から作成オプションを選択した場合、このフォームで作成された項目に接頭辞を設定したり、スケジュールを変更したりできます。 誰かがフォームを送信すると、接頭辞を設定するために指定された質問に対する回答が、新たに作成されたタスクのタイトルに追加されます。プロジェクトの場合は、そのプロジェクト内の全項目のタイトルに追加されます。

    • フォーム共有:

      • フォームを表示できるユーザー(アカウント内のすべてのユーザー、特定のユーザーとグループ、またはアカウント内の誰も選択しない)を選択します。 アカウントの誰も選択していない場合は、公開リンクを有効にする必要があります。そうしなければ、Wrikeは変更を公開できません 10

      • (オプション) フォームへの公開リンク(Wrikeユーザー以外の人用)を有効にする場合、メール通知をトリガーする必要がある場合、CAPTCHAセキュリティ機能を含める場合には、チェックボックスをオンにします 11

質問をフォームに追加する

  1. リクエストフォームを作成した後、+追加ボタン 1 をクリックすることで、さらに質問を追加できます。

  2. リストから追加する質問の種類を選択します 2

    add_questions.png
  3. 質問 3と、質問の種類に応じた使用可能な回答を入力します。

  4. (オプション)質問に関する詳細情報を追加するために説明 4 を入力します。 この情報はリクエスト作成者には表示されますが、成果物のタスクまたはプロジェクトには表示されません。

  5. 回答が必要 5 トグルをオンにすると、フォームの完了にあたって所定の質問を必須に設定できます。

  6. リクエストフォームの質問と回答を条件付きにすることで、ユーザーが回答に基づいて異なる質問にリダイレクトされるようにすることができます。

  7. 回答をマッピングして、作成したタスクやプロジェクトで特定の回答をどのように使用するかをWrikeに指示することができます。

    補足事項

    既存のフォームを設定または編集するときに、「http://」または「https://」で始まるクリック可能なリンクを質問、ヘルパーテキスト、ヘッダーに追加できます。

  8. リクエストフォームを公開または保存します 6

    • 保存をクリックすると、公開されていない下書きフォームを作成して後で編集することができます。 下書きの段階で保存されたリクエストは管理者にのみ表示されます。

    • 公開をクリックしてフォームを公開します。 リクエストが公開されると、そのリクエストを共有しているすべてのユーザーがアクセスして送信できるようになります。

    add_ques_2.png

ヒント

質問またはその説明にクリック可能なリンクを追加する場合は、そのリンクがhttp://またはhttps://で始まることを確認してください。

リクエストフォームにマッピングされたカスタムフィールドの自動更新

カスタムフィールドが変更されるたびに、リクエストフォームの対応するオプションが自動的に更新されます。 これにより、すべてのフォームで一貫性が確保され、手作業での更新が不要になるため時間が節約でき、ワークフロー全体が合理化されます。

仕組み

自動更新は、ユーザーが次の操作を行ったときに実行されます:

  • カスタムフィールドの名前を変更する(すべてのカスタムフィールドタイプに適用されます)。

  • 単一選択または複数選択のカスタムフィールドのオプションの順序を変更する

  • カスタムフィールドに新しいオプションを追加する

たとえば、ユーザーがリクエストフォームで単一選択のカスタムフィールドを使用する場合、そのカスタムフィールドで指定された利用可能なオプションから選択できます。

設定方法:

  1. 編集するカスタムフィールドに移動します。

  2. カスタムフィールドに必要な変更を加えます。

  3. カスタムフィールドを編集すると、このカスタムフィールドを使用しているすべてのリクエストフォームが自動的に更新されます。

カスタムフィールドの設定:

BEFORE_1.png

リクエストフォームのオプション:

before_2.png

カスタムフィールド設定のオプションを編集すると、変更内容が自動的にリクエストフォームに反映されます。

カスタムフィールドの設定:

AFTER_1.png

リクエストフォームのオプション:

AFTER_2.png

補足事項

フォームのカスタムフィールドオプションにアクションを追加しても、自動更新はトリガーされません。 この場合、警告通知を受け取ることになります。 この場合、新しいカスタムフィールドオプションに合わせて条件ロジックを手動で更新するか、これらのオプションを更新をクリックして、削除されたオプションにリンクされているアクションを自動的に削除するかを選択できます。 これにより、条件付きアクションにリンクされているオプションが削除される可能性があることにも注意が必要です。進める際は慎重に操作してください。 自動更新は、アクションが付加されていないカスタムフィールドでのみ使用できます。

warning_1.png
warning_2.png

日付タイプの質問に対する制約の設定

リクエストフォームの作成時に、日付タイプの質問に日付制約を設定することで、選択する日付がフォームの送信日から特定の日数以上経過した日付になるよう設定できます。 つまり、フォームに入力するユーザーは、フォーム作成者が指定した条件を満たす日付(期限など)しか選択できません。

例えば5日という制約を設定した場合、ユーザーが1月1日にフォームを送信すると、1月6日以降の日付しか選択できなくなります。

日付制約の設定方法:

  1. フォーム作成ページに移動します。

  2. リクエストフォームの作成を開始します。

  3. 日付フィールドの設定で、送信日からの最低日数を指定します 1

  4. リクエストフォームを保存 2 します。

    date.png
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