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Calendari

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Gli utenti regolari ed esterni di tutti gli account Business ed Enterprise possono creare calendari e livelli di calendari. I collaboratori possono visualizzare calendari condivisi con loro.

4 minuti di lettura

Descrizione generale

I calendari ti aiutano a tenere traccia del lavoro necessario e delle tempistiche. I calendari sono formati da livelli. Ciascun livello mostra attività o progetti in base ai filtri e ad altri parametri configurati durante la loro creazione. È possibile aggiungere uno o più livelli a ciascun calendario e configurarli per mostrare diverse attività e progetti.

Esistono 2 tipi di livelli:

  • Livelli intelligenti basati su attività o progetti: mostrano automaticamente attività o progetti di cartelle, progetti o spazi di lavoro specifici e con filtri specifici applicati.
  • Livelli classici: si aggiungono manualmente attività con qualsiasi proprietà al livello del calendario da qualsiasi progetto, cartella o spazio di lavoro e le attività si creano direttamente nel livello.

Puoi personalizzare la vista del calendario per mostrare attività di calendari o livelli multipli contemporaneamente. Verifica qualsiasi combinazione di calendario e livelli per visualizzare tutte le tue attività nella griglia.

Informazioni importanti

  • I livelli intelligenti vengono contrassegnati con un'icona a forma di imbuto nell'elenco dei calendari.
  • Ciascun calendario può contenere livelli di due tipi diversi: intelligenti e classici.
  • Non ci sono limiti al numero di calendari e livelli che puoi creare. Non ci sono limiti nemmeno al numero di calendari che possono essere condivisi con te.
  • Puoi sovrapporre nella stessa vista un numero illimitato di livelli classici o intelligenti basati su progetti e un massimo di 30 livelli intelligenti basati sulle attività.
  • I progetti devono disporre sia della data di inizio che della data di fine per apparire sulla griglia dei calendari.
  • Le attività devono disporre di una data di fine per apparire sui calendari. Pertanto, sui calendari appariranno le attività e le milestone pianificate e ma non quelle da pianificare.

Creare un calendario

Gli utenti regolari ed esterni possono creare calendari e aggiungervi livelli.

  1. Seleziona la scheda Calendari nella parte superiore dell'area di lavoro.
  2. Poi:
  • Se si tratta del tuo primo calendario: fai clic su “Crea nuovo”.
  • Se disponi già di calendari: espandi il pannello del calendario a sinistra e fai clic su "+ Nuovo calendario".
  • Inserisci il nome del calendario e fai clic su “Crea”.
  • Ora puoi procedere alla creazione dei livelli del calendario.

    Calendario classico v/ Livelli di calendari intelligenti

    Utilizza i livelli classici se:

    • Le attività che devi monitorare sono suddivise in diverse cartelle, progetti e spazi di lavoro e il gruppo di attività no si trova in una cartella in concreto.
    • Se desideri solo mostrare determinate attività (e i filtri non ti aiutano a specificarle).

    Utilizza livelli intelligenti basati su attività se:

    • Le attività che devi monitorare sono nelle stesse cartelle, progetti o spazi di lavoro.
    • Vuoi applicare filtri e mostrare attività in base a tali filtri.
    • Le attività devono essere mostrate automaticamente in base alla cartella, progetto o spazio di lavoro selezionato e i filtri applicati (invece di aggiungerli manualmente).

    Utilizza livelli intelligenti basati su progetti se:

    • Vuoi monitorare progetti taggati in determinate cartelle, progetti o spazi di lavoro.

    Creare il livello di un calendario

    1. Passa il puntatore del mouse sul nome del calendario a cui desideri aggiungere un livello.
    2. Fai clic sull'icona + 1 che compare. In alternativa, puoi fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario e selezionare “Crea livello” dal menu che compare.
    3. Dalla finestra popup:
      • Inserisci il nome del livello 2.
      • Scegli un tipo di livello 3: classico, intelligente basato su attività o intelligente basato su progetti.
      • Scegli come visualizzare le attività o i progetti 4. Le barre delle attività o dei progetti possono indicare la durata completa o solo la data di scadenza.
      • Per i calendari intelligenti 5: seleziona da quale cartella, progetto o spazio di lavoro vuoi estrarre le attività o i progetti, scegli se includere o meno attività o progetti di sottocartelle e sottoprogetti ed applica filtri.
    4. Fai clic su “Salva” 6.

    Il tuo livello è così creato!

    Calendars_-_Create_layer.png

    Navigare nei calendari

    Comprimere/espandere il pannello del calendario: il pannello a sinistra 1 mostra tutti i calendari disponibili (sia creati da te che condivisi con te) e tutti i livelli di tali calendari. Fai clic sull'icona per comprimere ed espandere 2 per nascondere l'elenco dei calendari.

    Comprimere/espandere calendari: fai clic sull'icona 3 situata a sinistra del nome del calendario per comprimere o espandere l'elenco dei livelli che contiene.

    Modificare l'intervallo dei tempi: dal menu 4 puoi scegliere come visualizzare il tuo calendario: per settimane, mesi, trimestri o anni.

    Passare ad un mese/anno/trimestre/settimana diverso: fai clic sulle icone 5 situate ad entrambi i lati del pulsante "Oggi".

    Navigare all'indietro rispetto al periodo di tempo attuale: fai clic sul pulsante “Oggi”.

    Aprire un progetto o un'attività nella vista sovrapposta: fai clic sulla barra che rappresenta un'attività o un progetto sulla griglia.

    Cercare la data odierna nelle viste trimestre o anno: la linea verticale rossa sulla griglia indica la data odierna.

    Trovare fine settimana: i giorni in grigio nelle viste della settimana e del mese e le linee grigie verticali che appaiono quando trascini attività o progetti per ripianificarli nella vista dei trimestri indicano i fine settimana.

    Eseguire la revisione delle impostazioni dei livelli del calendario intelligente: passa il puntatore del mouse sull'icona a forma di imbuto 6, a destra del nome di un livello del calendario, per realizzare la revisione delle impostazioni e vedere quali filtri sono stati applicati alle attività o ai progetti in questo livello.

    Calendars_-_Navigate.png

    Personalizzare la vista del calendario

    Riorganizzare calendari e livelli sul pannello del calendario: puoi modificare l'ordine dei calendari sul pannello e puoi spostare livelli nello stesso calendario o da un calendario all'altro. Per riorganizzare calendari e livelli:

    1. Seleziona il calendario o il livello che vuoi spostare.
    2. Fai clic sul calendario e trascinalo al luogo scelto.

    Aggiungere calendari alla griglia: ciascun calendario e livello dispone di una casella di controllo 1 situata vicino al nome. Selezionando o deselezionando la casella puoi aggiungere o rimuovere attività e progetti del calendario o del livello corrispondente alla griglia. Quando selezioni la casella vicina a un calendario, si controllano automaticamente tutti i suoi livelli.

    Visualizzare solo un calendario o livello specifico: fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di un calendario o di un livello e seleziona "Mostra solo questo" 2 dal menu che compare.

    Mostrare o nascondere fine settimana: nelle viste delle settimane o dei mesi, fai clic sul pulsante del menu con tre punti 3 nell'angolo superiore destro del calendario e seleziona "Mostra/nascondi fine settimana" 4.

    Mostrare o nascondere i numeri della settimana: nelle viste di settimane/mesi/trimestri, fai clic sul pulsante del menu con tre punti 3 nell'angolo superiore destro del calendario e seleziona "Mostra/nascondi numeri della settimana". Nota: questa opzione è disponibile solo se hai impostato il lunedì come primo giorno della settimana.

    Mostrare attività o progetti per colore del calendario o dello stato: fai clic sul pulsante del menu con tre punti nell'angolo superiore destro di un calendario e seleziona "Per colore di calendario" o "Per stato" 5. È disponibile nelle viste di qualsiasi periodo di tempo.

    Calendars_-_Customize.png

    Modificare il modo in cui appaiono attività e progetti sui calendari. Nelle viste dei trimestri e degli anni:

    1. Fai clic sul pulsante del menu con tre punti nell'angolo superiore destro del calendario.
    2. Seleziona “Durata precisa dell'evento” per fare in modo che le barre che rappresentano le attività o i progetti sulla griglia del indichino la durata esatta di tali attività o progetti.
    3. Seleziona “Stima eventi sulla griglia” per fare in modo che le barre visualizzino la durata stimata di un'attività o progetto.

    Passare dal calendario all'anno fiscale: nella vista degli anni, fai clic sul pulsante dei menu con tre punti situato nell'angolo superiore destro di un calendario e seleziona "Fiscale" o "Calendario".

    Ridimensionare il pannello del calendario: passa il puntatore del mouse sulla linea che separa il pannello del calendario dalla griglia fino a quando il cursore si trasforma nella freccia di ridimensionamento Resizing_icon.jpg. Quindi fai clic con il tasto sinistro del mouse e trascina verso sinistra per restringere il pannello del calendario o verso destra per ampliarlo.

    Modificare calendari e livelli

    Gli utenti regolari ed esterni possono modificare ed eliminare calendari e livelli.

    Modificare il nome del calendario

    1. Seleziona la scheda Calendario nella parte superiore dell'area di lavoro.
    2. Fai clic con il tasto destro del mouse sul calendario del quale vuoi modificare il nome.
    3. Seleziona “Rinomina” dal menu che compare.

    Inserisci un nuovo nome per il calendario e premi Invio per salvare le modifiche.

    Modificare il livello di un calendario

    1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul livello del calendario che vuoi modificare.
    2. Seleziona “Impostazioni” dal menu che compare 1.
    3. Nella finestra che si apre puoi:
      • Modificare il nome del livello 2.
      • Modificare cosa deve visualizzare il livello: la durata totale dell'attività o del progetto o le relative date di scadenza 3.
      • Per i calendari intelligenti: modifica la cartella o il progetto da cui prelevare attività o progetti, includere o escludere attività o progetti da sottocartelle e sottoprogetti ed applicare diversi filtri 4.
    4. Fai clic su “Salva” 5.

    Le tue impostazioni sono state applicate.

    Calendars_-_Edit_Layers.png

    Eliminare calendari e livelli

    1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul calendario o sul livello che vuoi eliminare. 
    2. Seleziona “Elimina” dal menu che compare 1.
    3. Fai clic su “Sì” nella finestra popup che appare per confermare la tua scelta 2.

    Tieni presente che quando elimini un calendario vengono eliminati anche tutti i suoi livelli dalla tua area di lavoro. Tutti gli elementi eliminati scompaiono anche dalle aree di lavoro degli utenti che vi avevano accesso per condivisione.

    Calendars_-_Delete_Layers.png

    Modificare il colore dei livelli del calendario

    Per modificare il colore delle attività o dei progetti in un calendario:

    1. Fai clic con il tasto destro del mouse sul nome di un livello nel pannello di sinistra.
    2. Passa il cursore del mouse su "Modifica colore" nel menu che compare.
    3. Seleziona un colore dal pannello.

    Le attività o i progetti del calendario cambiano immediatamente colore (a meno che non hai applicato il colore per stato).

    Scegliere il primo mese di un anno fiscale

    Gli amministratori degli account di piani Business ed Enterprise possono nominare un mese dal quale l'anno fiscale deve iniziare. Per gli amministratori di account del piano Enterprise questo diritto potrebbe essere disabilitato.

    1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro 1.
    2. Seleziona “Gestione account” 2.
    3. Passa alla scheda "Impostazioni" 3.
    4. Fai clic sul campo "Primo mese dell'anno fiscale" in "Impostazioni dell'anno fiscale" 4 e seleziona un mese dall'elenco a discesa.
    5. Fai clic su "Salva modifiche" 5.

    Calendars_-_Fiscal_Year.png

    Ulteriori informazioni

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