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Integrazione per email

L'integrazione per email può essere utilizzata dagli utenti in possesso di qualsiasi tipo di abbonamento, in tutti gli account di Wrike. Collaboratori e utenti con autorizzazioni di cartella limitate non possono creare nuove attività e modificarne le informazioni.

10,5 minuti di lettura

Descrizione generale

Il motore di integrazione per email brevettato di Wrike ti permette di lavorare con attività di Wrike direttamente dalla tua email. Potrai: creare attività e cartelle, aggiungere commenti, aggiornare lo stato di un'attività, configurare date di scadenza delle attività e tanto altro ancora.

Grazie alla possibilità di inviare elementi importanti relativi alle attività di Wrike, tu e il tuo team potrete lavorare facilmente insieme e tenere tutto organizzato in un solo posto. Inserendo un'attività in Wrike è anche possibile ricevere notifiche per poter essere sempre informati sul progresso dei progetti.

Informazioni importanti

  • La creazione o la modifica di attività per email è possibile solo inviando messaggi da un indirizzo email associato al proprio account di Wrike. 
  • Normalmente, l'invio di email ad una cartella utilizzando l'indirizzo esclusivo della cartella o del progetto (wrike_intoFolderID@wrike.com), permette di inviare per email un'attività direttamente alla cartella o progetto associato (senza dover aggiungere il nome della cartella o del progetto nell'oggetto). Tuttavia, se nell'oggetto appare "RE", Wrike ignorerà l'indirizzo email unico. Se desideri inviare l'attività ad una cartella o progetto specifico e nell'oggetto appare "RE", è necessario modificare l'oggetto per specificare in quale cartella o progetto deve essere inserita l'attività.
  • Aggiungendo "RE:" e "FW:" al principio della linea dell'oggetto è possibile modificare le attività esistenti.
  • Crea un massimo di 250 attività o commenti all'ora con l'integrazione per email.

Impostazioni (prima di cominciare)

Prima di inviare email a Wrike, è importante controllare le proprie impostazioni dell'integrazione per email.

Configurazione delle impostazioni dell'integrazione per email:

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro. 
  2. Seleziona “Impostazioni del profilo”. 
  3. Passa alla scheda “Preferenze delle email”.
  4. Controlla le impostazioni dell'indirizzo email che stai configurando in "Email inviata da".
  5. Scegli una cartella nella sezione “Crea attività nella cartella” per indicare dove creare le attività. 
  6. Seleziona il tipo di attività da creare.
  7. Aggiungi un'ulteriore indirizzo email per poter creare e aggiornare attività con diverse email.

Tieni presente che puoi impostare le configurazioni di integrazione solo per un account alla volta. Se sei membro di diversi account, devi prima selezionare l'account per il quale desideri modificare le impostazioni di integrazione:

  1. Fai clic sull'immagine del tuo profilo, situata nell'angolo superiore destro dell'area di lavoro.
  2. Definisci l'account che stai visualizzando in questo momento.
  3. Se hai bisogno di cambiare l'account, passa il puntatore del mouse su "Passa ad un altro account" e seleziona l'account che desideri dall'elenco che compare.

Se le impostazioni attualmente sono applicate ad un account e vuoi applicarle ad un altro account, è necessario prima di tutto eliminare le impostazioni dell'account integrato. Per farlo:

  1. Apri le impostazioni del profilo dell'account in cui è già configurata l'integrazione.
  2. Passa il puntatore del mouse sull'indirizzo email per cui esiste l'integrazione.
  3. Fai clic sull'icona a forma di X che compare a destra.
  4. Fai clic su “Salva modifiche”.

Creare un'attività per email

Creare un'attività per email è facile, basta seguire i passi sottostanti:

  1. Scrivi il nome dell'attività nella linea dell'oggetto. (obbligatorio)
  2. Aggiungi qualsiasi informazione importante relativa all'attività. L'inserimento di informazioni addizionali sull'attività è opzionale. Se scegli di non specificare le date di scadenza o uno stato dell'attività, questa viene creata come attiva e Wrike applicherà i parametri relativi a data e cartella specificati nel tuo profilo. Se non specifichi la cartella o progetto in cui vuoi creare l'attività, questa verrà creata automaticamente nella cartella/progetto/spazio di lavoro specificato nelle impostazioni del profilo.
  3. Modificare l'oggetto. Oltre al nome dell'attività, puoi utilizzare la casella dell'oggetto per specificare tutte o qualcuna delle seguenti caratteristiche: la cartella o sottocartella in cui creare l'attività, lo stato dell'attività e le date di inizio e fine dell'attività. Per modificare l'oggetto: indica le informazioni in qualsiasi ordine, ma assicurati di inserire il nome della cartella, le date di inizio e fine e lo stato dell'attività tra parentesi quadre. Per esempio, puoi inserire: nome dell'attività [nome della cartella] [data di inizio - data di scadenza] [stato dell'attività].
  4. Aggiungere i destinatari dell'email nel campo “A”. L'attività verrà assegnata agli utenti di Wrike indicati nel campo “A”.
  5. Inviare attività a Wrike. Esistono diversi modi per farlo:
  • Includi “wrike@wrike.com” nel campo “A” o “CC”. Se “wrike@wrike.com” è l'unico destinatario, l'attività verrà assegnata a te. Se desideri mantenere l'attività come non assegnata, inserisci “wrike@wrike.com” nel campo “BCC” come unico destinatario.
  • Se invii frequentemente per email delle attività alla stessa cartella, puoi aggiungere il suo indirizzo email unico (@wrike+intoIDcartella@wrike.com) nella tua rubrica. Di seguito, potrai inviare per email l'attività direttamente all'indirizzo email in questione. In questo modo non dovrai includere il nome della cartella o del progetto nell'oggetto (a meno che nell'oggetto non appaia "RE"). Per trovare l'indirizzo email di una cartella, vai a “Info cartella” 1, fai clic sul “Permalink” 2, quindi copia l'indirizzo email elencato in “Email per inviare attività a questa cartella”.

Fai clic su Invia e la tua attività verrà aggiunta a Wrike!

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Aggiungere un'attività a una cartella per email

Quando crei un'attività per email, puoi aggiungere tale attività in una cartella esistente oppure in una cartella nuova.

Per aggiungere un'attività in una cartella esistente: aggiungi il nome dell'attività (tra parentesi quadra) alla linea dell'oggetto. Se esistono diverse cartelle o sottocartelle con lo stesso nome, specifica il percorso della cartella corretta in cui inserire l'attività. Per creare il percorso di una cartella, elenca tutte le cartelle principali, separando ciascuna di esse con una barra e inserendo la lista tra parentesi quadre. Ad esempio: [marketing/events/conferences]

Puoi anche utilizzare l'indirizzo email unico della cartella per inviare l'attività direttamente alla cartella desiderata.

Aggiungere un'attività a una nuova cartella: inserisci il nome della nuova cartella (tra parentesi quadre) nell'oggetto. Se la cartella non esiste, Wrike creerà una nuova cartella e vi inserirà l'attività. Se invii un'email all'indirizzo wrike@wrike.com, verrà creata una nuova cartella nella sezione “Condiviso con me”. È anche possibile creare un'attività in una nuova sottocartella, specificando il percorso della cartella e aggiungendo il nome della nuova sottocartella al termine del percorso. Le nuove cartelle create per email saranno condivise esclusivamente con chi dispone di accesso alla relativa cartella principale e, qualora non esista una cartella padre, la nuova cartella sarà privata. Le cartelle create per email non vengono condivise automaticamente con i destinatari dell'email.

Nota che i nomi delle cartelle fanno distinzione tra lettere maiuscole e minuscole. Per assicurarti che le attività vengano aggiunte alla cartella corretta, verifica che il nome della cartella che hai inserito corrisponda esattamente a quello della cartella a cui desideri inviare per email le attività create.

Modificare informazioni di un'attività per email

L'integrazione per email non permette solo di creare attività, potrai anche modificare o aggiungere diverse informazioni sull'attività direttamente per email:

Nota: 1) Non puoi aggiornare il campo descrizione dell'attività per email 2) Le email con oggetto vuoto non provocheranno aggiornamenti dell'attività.    

Assegnare un'attività per email

Per assegnare un'attività a utenti specifici basta inserire i loro indirizzi email nel campo “A”.

Per riassegnare un'attività inserisci l'indirizzo email del nuovo assegnatario nel campo “A” ed aggiungi “FW:” all'inizio dell'oggetto.

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Condividere un'attività

Quando si crea un'attività per email, viene condivisa con i destinatari dell'email, così come con le persone con cui è già condivisa la cartella in cui è stata inserita l'attività. Quando si inserisce un'attività in una cartella esistente di Wrike, gli utenti che seguono la cartella ricevono una notifica dell'attività appena creata.

Puoi condividere un'attività con altri membri del team del tuo account di Wrike aggiungendo i loro indirizzi email nel campo “CC:”.

Se i destinatari dell'email dispongono della condivisione della cartella in cui è stata inserita l'attività, quest'ultima viene automaticamente condivisa con loro. Tuttavia, puoi evitare che un'attività venga condivisa con altri destinatari dell'email (con cui la cartella non è stata ancora condivisa) aggiungendo il loro indirizzo email nel campo “BCC”.

Aggiungere allegati

Se nell'email includi file o immagini come allegati, questi verranno visualizzati nell'elenco di file allegati dell'attività in Wrike.

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Pianificare un'attività

Se non inserisci nessuna data nell'oggetto dell'email, l'attività verrà processata in base alle impostazioni del tuo profilo e verrà configurata come da pianificare o pianificata per oggi. Se le tue impostazioni sono configurate per creare attività della durata di un giorno, puoi ancora programmare attività da pianificare inserendo [backlogged] nell'oggetto.

Puoi anche pianificare un'attività per date specifiche aggiungendo la data di inizio e la data di scadenza nell'oggetto dell'email. Assicurati di inserire le date di inizio e fine nel formato MM/GG (o GG/MM a seconda delle tue impostazioni relative al formato della data) e ricorda che le date devono essere inserite tra parentesi quadre: [MM/GG-MM/GG]. L'attività verrà pianificata automaticamente per l'anno in corso, ma potrai anche pianificare un'attività per un anno futuro. Per farlo utilizza il formato: [MM/GG/AA-MM/GG/AA] o [GG/MM/AAAA-GG/MM/AAAA] a seconda delle tue impostazioni relative al formato della data).

Per ripianificare un'attività, assicurati che l'email contenga RE: nell'oggetto ed usa il seguente formato per specificare le date di inizio e di scadenza: [MM/GG-MM/GG] (o GG/MM se utilizzi questo tipo di configurazione nel tuo account).

Nota: se scegli l'opzione “attività di un giorno pianificata per oggi” nella sezione "Tipi di attività" della scheda degli indirizzi email del tuo profilo di Wrike, le attività create per email saranno assegnate automaticamente alla persona che le invia.

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Stato dell'attività

Se non specifichi lo stato delle attività inviate per email, queste verranno create come attive in modo predefinito. Per utenti dei piani Business ed Enterprise, se non viene specificato lo stato di un'attività (e quest'ultima viene creata in una cartella con un Flusso di lavoro personalizzato) l'attività viene assegnata al primo stato attivo di tale flusso di lavoro.

Per modificare o specificare lo stato di un'attività basta aggiungere lo stato desiderato (tra parentesi quadre) nell'oggetto dell'email. Se desideri utilizzare uno stato personalizzato, inserisci “CS:” prima di digitare il nome dello stato. Ad esempio: [CS:Nuova]. Tieni presente che gli stati predefiniti* non distinguono le maiuscole dalle minuscole, mentre gli stati personalizzati sì. Quando aggiungi lo stato dell'attività “completata” per email, l'attività viene contrassegnata automaticamente come completata in Wrike.

*Per gli account creati prima del 20/12/2016, gli stati predefiniti sono: completata, attiva, sospesa e annullata. Per gli account creati dopo questa data, gli stati predefiniti sono: nuova, in corso, completata, in sospeso, annullata)

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Importanza dell'attività

Wrike dà alle attività create per email la stessa importanza indicata come priorità dell'email, pertanto puoi modificare la priorità dell'email per aggiornare l'importanza dell'attività.

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Inviare per email un commento relativo ad un'attività esistente

Ci sono diversi modi per inviare un commento ad un'attività esistente:

  1. Se hai ricevuto un'email di notifica sull'attività, basta rispondere a questa email e mantenere wrike@wrike.com (o wrike+IDattività@wrike.com) tra i destinatari. L'Intelligent Email Engine™ di Wrike taglia le firme e il testo ripetuto e aggiunge solo il messaggio come commento.
  2. Nel caso si desideri inviare un'email ad un'attività, aggiungerne il contenuto come commento, inviarla a wrike@wrike.com e scrivere Re: [Nome della cartella] Nome dell'attività nell'oggetto 1. Quando Wrike riceve un'email che contiene Re: nell'oggetto, cerca l'attività per il suo nome e aggiunge il tuo commento inserito nel corpo dell'email al flusso di attività dell'attività. Se, nella cartella specificata, dovessero essere presenti diverse attività con lo stesso nome, riceverai un'email che ti informerà del problema. Qualora Wrike non riesca a trovare la tua attività nella cartella che hai indicato, proverà a cercare nell'intera area di lavoro un'attività corrispondente.
  3. L'altro modo per aggiungere un commento a un'attività esistente è inviando un'email all'indirizzo unico dell'attività 2. In questo caso Wrike colloca l'attività mediante il suo ID, ciò significa che non è necessario specificare il percorso della cartella corrispondente nell'oggetto (è però necessario che nell'oggetto sia presente del contenuto perché se resta vuoto non verrà aggiunto nessun commento).

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Funzionalità avanzate

Inviare per email un'attività a una sottocartella

Puoi inviare per email un'attività a una sottocartella nello stesso modo in cui la invieresti ad una cartella. Se esistono diverse sottocartelle con lo stesso nome, specifica il percorso della sottocartella corretta in cui inserire l'attività. Per creare il percorso di una cartella, elenca tutte le cartelle principali, separando ciascuna di esse con una barra e inserendo la lista tra parentesi quadre.

EmailSubfolder.png

Inviare per email un'attività a diverse cartelle

Per farlo, inserisci i nomi di tutte le cartelle in cui desideri inserire l'attività, separando ciascuno di essi con virgole, e assicurati di inserire l'elenco delle cartelle tra parentesi quadre. A meno che tu non abbia specificato uno stato, il flusso di lavoro dell'attività verrà preso dalla prima cartella dell'elenco.

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Creare un'attività milestone

Invece di inserire la data di inizio e quella di scadenza, specifica solo la data di scadenza: [MM/GG].

Taggare un collega in un commento per email

In molti casi @menzione non può essere utilizzato quando si invia un commento a Wrike per email. Tuttavia, se qualcuno ti @menziona, e rispondi per email, la tua risposta verrà pubblicata come commento in Wrike e la persona che ti ha @menzionato sarà @menzionata automaticamente a sua volta nel tuo commento.

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